12 outils gratuits et applications pour le travail à distance et les nomades digitaux

Les avancées technologiques ont grandement facilité le travail à distance aux freelances, entrepreneurs, employés virtuels, étudiants, retraités, et parents au foyer. Pour certains, travailler à distance signifie travailler depuis un coffee shop. D’autres préfèrent les climats tropicaux. Et pour la grande majorité, travailler depuis le canapé dans le confort de son domicile constitue la meilleure option. Quelle que soit la façon dont les gens choisissent d’aborder un style de vie centré sur le travail à distance, ce sont les nouveaux outils aujourd’hui disponibles qui rendent tout cela possible.

Les avancées technologiques ont grandement facilité le travail à distance aux freelancers, entrepreneurs, employés virtuels, étudiants, retraités, et parents au foyer.

Pour certains, travailler à distance signifie travailler depuis un coffee shop. D’autres préfèrent les climats tropicaux. Et pour la grande majorité, travailler depuis le canapé dans le confort de son domicile constitue la meilleure option.

Quelle que soit la façon dont les gens choisissent d’aborder un style de vie centré sur le travail à distance, ce sont les nouveaux outils aujourd’hui disponibles qui rendent tout cela possible.

Applications de productivité et de voyage pour les travailleurs à distance

1. WiFi Map : trouvez du wifi gratuit près de chez vous 

Commençons par la chose la plus importante qui permet d’utiliser pratiquement toutes les autres applications de cette liste et dont tous les travailleurs à distance et les nomades digitaux ont besoin : le wifi.

Vous avez probablement déjà du mal à trouver une connexion Internet gratuite et stable là où vous vivez, et vous savez déjà que la tâche se complique davantage lorsque vous êtes en voyage. C'est ici qu'entre en jeu WiFi Map.

Grâce à la magie du crowdsourcing, cette application signale plus de 100 millions de points wifi à travers le monde, ainsi que les mots de passe et les vitesses de téléchargement et de mise en ligne soumis par les utilisateurs. L’application vous permet également de connaitre le type d’établissement qui héberge la connexion. Vous pouvez par exemple savoir s’il est possible de prendre un café ou de manger quelque chose pendant que vous êtes connecté.

Mieux encore, vous pouvez télécharger à l’avance des cartes wifi et les consulter ultérieurement même si vous êtes hors-ligne dans les villes où vous comptez voyager. Cela vous permet de ne pas dépendre d’une connexion en premier lieu pour trouver un accès à Internet lors de votre arrivée.

Gardez simplement à l’esprit que les informations soumises par les utilisateurs risquent de devenir obsolètes au fil du temps. Assurez-vous donc de vérifier les dates des soumissions.

Disponible pour : iOS, Android

2. Google Drive : stockez vos fichiers dans le cloud

Bien que le stockage dans le cloud puisse parfois être pris pour acquis, il acquiert une importance capitale si vous travaillez à distance, en particulier en tant que membre d’une petite équipe qui doit partager des fichiers et rendre ceux-ci facilement accessibles depuis un seul et même endroit.

Google Drive reste l’une des plateformes de stockage en ligne les plus généreuses, puisque 15 Gb d’espace vous sont offerts gratuitement dès l’ouverture de votre compte.

De plus, avec Docs, Slides, Sheets, et les autres applications qui sont incluses dans la suite d’outils de Google, vous pouvez consulter plusieurs de vos fichiers et les partager même quand vous êtes en déplacement.

Disponible pour  : iOS, Android, Web

3. Slack : un espace de collaboration pour les équipes virtuelles

Bien que l’e-mail soit un outil de communication fiable, il y a plusieurs avantages à disposer d’un espace de collaboration réservé à votre équipe, en particulier si plusieurs de ses membres travaillent à distance.

Slack est l’une des solutions les plus populaires pour la communication d’équipe compte tenu de ses nombreuses fonctionnalités axées sur la collaboration. Vous pouvez créer des canaux de communication qui servent différentes fins ; p.ex. un pour les tickets d’assistance (#service-client), ou un pour recueillir les mentions de votre marque qui ont récemment été publiées sur les réseaux sociaux (#mentions-sociales).

Avec son nombre croissant d’applications et d’intégrations connexes, Slack peut être personnalisé en fonction de vos propres flux de travail. Slack peut aussi être synchronisé avec plusieurs autres outils de cette liste de façon à vous permettre de configurer des notifications automatiques d’autres services.

Disponible pour  : iOS, Android, Web

4. Trello : gestion de projet et collaboration

Trello est un outil de gestion de projet de style kanban qui peut être utilisé pour gérer pratiquement tout type de tâche, du développement de produit et de la planification de contenu, à la gestion des tâches quotidiennes et la communication avec les freelancers.

C’est la convivialité et la facilité d’utilisation qui différencient Trello des autres outils similaires. Par exemple, il vous est possible de glisser-déposer des fichiers et du texte, et de copier des images à partir de votre presse-papiers sur des cartes pour les rassembler. Vous pouvez affecter à vos projets des dates limites, des étiquettes, des membres d’équipe, et des commentaires pour mettre en place une stratégie et suivre son avancement.

Une limite de 10 Mo par pièce jointe est imposée dans le forfait gratuit, mais il est tout à fait possible de partager des liens qui redirigent vers Google Drive ou Dropbox pour maintenir idées et documents dans un seul et même endroit.

Disponible pour : iOS, Android, Web

5. Google Traduction  : traduisez le monde autour de vous

Si vous comptez vous rendre dans une région où une langue que vous ne maitrisez pas est parlée, Google Traduction  peut se révéler très pratique — en particulier avec sa fonctionnalité de traduction de texte sur des images prises avec l’appareil photo de votre smartphone.

Il vous suffit de prendre le texte en photo (ou de le scanner avec l’application Google Assistant) pour que la version traduite apparaisse superposée sur l’originale. Cette fonctionnalité est disponible pour plusieurs langues et même pour les caractères non latins. Nous l’avons testée avec succès avec le français, l’espagnol, le coréen, et le japonais.

Il vous est également possible de parler à travers votre microphone et l’application traduira ce que vous dites à haute voix dans la langue que vous avez spécifiée. Des mots et des expressions peuvent également être enregistrés dans un guide de conversation pour une consultation ultérieure plus pratique.

Disponible pour  : iOS, Android

6. TripAdvisor : trouvez des choses amusantes à faire près de chez vous

Cette liste ne présente pas uniquement des outils liés au travail en ligne. Parfois, vous aurez envie de vous ressourcer et de vous divertir. Après tout, le travail à distance ne fonctionnerait pas sans une harmonie entre vie professionnelle et vie personnelle.

C'est ici qu'entre en jeu une application comme TripAdvisor. TripAdvisor vous permet non seulement de comparer et de réserver des billets d’avion et des chambres d’hôtel, mais également de trouver des choses intéressantes à faire dans la ville de votre choix. Vous pouvez aussi consulter des avis, des prix, des images, et plus encore.

Vous voulez découvrir les meilleurs restaurants dans une région donnée ? Visiter les attractions les plus populaires ? TripAdvisor vous permettra de découvrir des attractions intéressantes pendant que vous êtes en voyage ou que vous travaillez à l’étranger.

Disponible pour : iOS, Android

7. Hangouts : communication à distance

Parfois, les e-mails ne vous permettront pas d’échanger efficacement avec vos partenaires et vous devrez rencontrer ces derniers en personne ou choisir la deuxième meilleure option à votre disposition : une vidéoconférence.

Google Hangouts est l’un des meilleurs outils de vidéoconférence gratuits, notamment parce que votre interlocuteur n’a pas besoin d’un compte Google pour accepter votre appel vidéo. En outre, l’outil s’intègre à Google Agenda pour simplifier la planification des appels.

Vous pouvez organiser des conversations individuelles ou en groupe, et partager votre écran pour mieux présenter des instructions, évaluer des résultats, et partager ou obtenir un retour sur une idée.

Disponible pour : iOS, Android, Web

8. Zapier et IFTTT : gagnez du temps avec l’automatisation

Le temps. Il n’y en a jamais assez pour les entrepreneurs. Mais l’automatisation peut vous aider à en gagner.

S’il y a un processus répétitif qui pourrait selon vous être réalisé par n’importe qui, il y a de fortes chances que vous puissiez l’automatiser avec Zapier ou IFTTT (« If This Then That »). Téléchargez des photos publiées sous un hashtag lié à votre marque. Rassemblez des mentions de vos produits sur Reddit et Twitter dans une feuille de calcul. Connectez deux applications qui ne s’intègrent pas en temps normal.

Il existe de nombreuses façons d’utiliser ces services pour alléger votre charge de travail, accomplir des tâches pendant que vous dormez, et transmettre des informations entre des applications ou des personnes.

Nous avons inclus à la fois Zapier et IFTTT car les deux outils fournissent des avantages bien particuliers :

• Zapier est conçu pour une utilisation en entreprise et les prix dépendent de votre utilisation.
• IFTTT vous permet de créer des processus personnels et des flux de travail gratuitement et de façon illimitée.

Disponible pour : iOS (IFTTT uniquement), Android (IFTTT uniquement), Web

9. Momentum : un nouvel onglet de navigateur pour rester concentré

La discipline est l’un des aspects les plus challengeants du travail à distance. Lorsque personne ne suit votre temps de travail ni votre progrès, vous pourriez facilement vous laisser distraire, surtout si vous avez l’habitude de procrastiner.

Momentum est une extension de navigateur très populaire qui affiche sur chaque nouvel onglet que vous ouvrez un rappel de la tâche la plus importante que vous devez accomplir et le temps qu’il vous reste pour la terminer.

Vous pouvez l’utiliser en conjonction avec ces autres extensions Google Chrome pour rendre votre navigateur moins distrayant et le convertir en l’outil de productivité qu’il est censé être.

Disponible pour : Chrome, Firefox

10. Evernote : capturez des idées lorsque vous êtes en déplacement

Tous les entrepreneurs ont besoin d’un journal d’idées pour documenter leurs recherches et capturer des moments d’inspiration éphémères.

Evernote est l’une des applications les plus recommandées à cet effet. Elle vous permet de créer des blocs-notes pour enregistrer des notes qui peuvent comprendre des images, des liens, du texte, et même des extraits d’informations importantes avec son outil Web clipper.

Avec Skitch, l’une des applications complémentaires d’Evernote (disponible uniquement pour Mac, iPad et iPhone), vous pouvez également prendre des captures de votre écran et enregistrer automatiquement ces images dans Evernote.

Si vous êtes à la recherche d’un outil un peu plus simple à utiliser, vous pourriez également essayer Google Keep pour mettre par écrit vos idées et vos listes de tâches.

11. Google Docs (mode sans distraction) : concentrez-vous sur ce que vous écrivez

Google Docs est un très bon éditeur de texte. L’outil est hébergé dans le cloud, et il vous permet d’ajouter des images, de formater votre texte de plusieurs façons, de facilement partager votre contenu avec des tiers pour obtenir des retours, et bien plus encore.

Mais un mode sans distraction manquait à l’outil pour éliminer toutes les options supplémentaires et permettre à l’utilisateur de se concentrer entièrement sur ce qu’il écrit. Cette extension de navigateur gratuite vous sera d’une grande utilité si vous utilisez fréquemment Google Docs pour rédiger du contenu (que ce soit un article de blog, un premier jet de contenu promotionnel pour votre site web, ou tout autre élément de contenu écrit similaire).

Activez cette extension, basculez en mode plein écran, et préparez-vous à écrire sans aucune distraction.

Disponible pour : Chrome, Firefox, Safari

12. Work From : environnements propices au travail près de chez vous

En tant que travailleur à distance ou nomade digital à l’étranger, vous devez souvent établir une base opérationnelle pour pouvoir travailler et vous concentrer au cours de la journée. Work From vous facilite la tâche en vous présentant des recommandations recueillies via crowdsourcing auprès d’une grande communauté de travailleurs à distance.

Qu’il s’agisse d’un coffee shop ou d’un espace de coworking, vous pouvez trouver des endroits près de chez vous en fonction de préférences comme la qualité de la connexion wifi, le niveau de bruit, le nombre de points de vente à proximité, et la probabilité de rencontrer de nouvelles personnes.

Chaque site reçoit un score de 0 à 4 censé représenter sa convivialité pour le travail. Ce score vous permet de choisir un endroit agréable pour installer votre ordinateur et vous mettre au travail. En outre, en tant que membre, vous pouvez également partager vos propres endroits préférés.

Disponible pour : iOS, Android, Web

Surmonter les défis du travail à distance

Bien que les entrepreneurs, les rédacteurs, les traducteurs, les développeurs, les marketeurs, et les travailleurs à distance soient spécialisés dans des domaines différents, ils font face aux mêmes défis — qu’il s’agisse de trouver une bonne connexion wifi ou d’atteindre la concentration nécessaire pour finaliser des tâches données.

Heureusement, en vous appuyant sur la technologie et les outils d’aujourd’hui, vous pouvez vous aussi profiter des opportunités qu’offre le travail à distance — la flexibilité pour vivre une vie plus épanouie et la liberté de choisir votre environnement de travail, entre autres.

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À propos de l'auteure

Aleks Ignjatovic est la rédactrice en chef du blog de Shopify en français. Elle est responsable du marketing de contenu et de la localisation pour les marchés francophones chez Shopify.

Article original en anglais : Braveen Kumar
Traduction : Mehdi Chakir