Inschrijven bij de Kamer van Koophandel: zo start je met jouw webshop een bedrijf

Je wilt een eigen webshop starten: moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel? Wat zijn daarvan de voordelen? En hoe werkt zo’n inschrijving als bedrijf precies? Dat leggen we je uit in deze blog.

Je hebt een bedrijfsidee uitgewerkt, je product bepaald, nagedacht over je bedrijfsnaam en misschien zelfs al een logo ontworpen: jouw bedrijf begint vorm te krijgen! De volgende stap? Inschrijven bij de Kamer van Koophandel. In andere woorden: jouw bedrijf officieel maken met een inschrijving in het Nederlandse Handelsregister. Dat doe je door een afspraak te maken bij de Kamer van Koophandel (KvK).

Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Inschrijven bij de Kamer van Koophandel: hoe werkt dat?
Het is best een spannende stap, als je dit voor het eerst gaat doen.

Toch hoef je nergens zenuwachtig voor te zijn. Het klopt dat je jouw bedrijf inschrijft in het officiële Handelsregister. Maar, de medewerkers bij de KvK helpen je daar graag bij. Bovendien leg je nu vast wat je met jouw bedrijf gaat doen, maar kun je dat op een later moment altijd aanpassen. 

Inschrijven werkt als volgt:

1. Log in met DigiD op de website van de KVK.
2. Vul het online formulier in (met jouw persoonlijke gegevens, naam/adres/ingangsdatum/rechtsvorm van je bedrijf en omschrijving van je bedrijfsactiviteit. Daarnaast wordt je gevraagd om een schatting te maken van je jaarlijkse omzet, kosten en winst: deze schattingen leggen verder niets vast, dus je kunt ze prima laag houden).
3. Controleer je gegevens.
4. Maak een afspraak bij een Kamer van Koophandel-kantoor bij jou in de buurt.
5. Neem naar de afspraak een geldig legitimatiebewijs mee. Tijdens de afspraak bespreek je het inschrijfformulier en doe je waar nodig aanvullingen. 

Wil jij je inschrijven bij de KvK? Je betaalt daarvoor eenmalig de inschrijfvergoeding.
Het is een goed idee om daarnaast een uittreksel aan te vragen, waarvoor je apart betaalt. Je hebt dat uittreksel bijvoorbeeld nodig als je een bankrekening wilt openen, kantoorruimte wilt huren of in sommige gevallen om social media-accounts te laten verifiëren.

Voorbereiden op het inschrijven

Wat kun je doen om je voor te bereiden op het inschrijven? Denk voordat je het online formulier invult alvast na over jouw bedrijfsnaam, de rechtsvorm en de UBO. 

Bedrijfsnaam kiezen

Je raadde het waarschijnlijk al. Maar voordat je inschrijving definitief maakt, heb je een bedrijfsnaam nodig. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Hier vind je een aantal tips om een naam voor je webshop te bedenken.

Kies in ieder geval geen bestaande merknamen. En noem je webshop niet net iets anders noemt dan de concurrent. In het Handelsregister controleert de medewerker van de KvK of niemand precies hetzelfde idee had als jij. Check voor je nieuwe bedrijfsnaam ook of het domein voor een website en de socialmediakanalen met deze naam nog vrij zijn.

Tip: hulp nodig? De Bedrijfsnaam-generator van Shopify helpt je met extra inspiratie.

Rechtsvorm kiezen

Voor jouw inschrijving bij de KvK kies je een rechtsvorm. Zorg dus dat je weet welke rechtsvorm je wilt voor je bedrijf. Voor beginnende ondernemers is een eenmanszaak het makkelijkst. Deze rechtsvorm biedt je veel belastingvoordelen. Je hebt onder bepaalde voorwaarden recht op de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Het nadeel is andersom dat je privé aansprakelijk bent voor de schulden van jouw bedrijf. Dat heb je niet als je voor een BV kiest, maar het opzetten van een BV is wel wat ingewikkelder en duurder.

Moet je ook UBO's inschrijven?

Start je geen eenmanszaak, omdat je samen met een partner een bedrijf begint (en waarschijnlijk een VOF inschrijft)? Dan moeten alle belanghebbenden (UBO's) zich inschrijven in het UBO-register. Lees hier meer over het UBO-register op KVK.nl.

Als je een eenmanszaak inschrijft kun je dit onderdeel overslaan.

Kamer van Koophandel nummer

Zodra je jouw nieuwe bedrijf inschrijft, krijg je een KVK-nummer. Dit inschrijfnummer wordt ook wel het handelsregisternummer genoemd. Je bent wettelijk verplicht deze te vermelden op je website en in factureren, offertes, orders en e-mails.

Raak je jouw KvK-nummer onverhoopt kwijt? Vraag je gegevens dan opnieuw op in het Handelsregister. Ook op de welkomstbrief en het eventuele uittreksel staat het nummer.

De inschrijving bij de Kamer van Koophandel is de officiële inschrijving in het Handelsregister. Vanaf dat moment heb je officieel een bedrijf.

Kan het ook zonder inschrijven bij de KvK?

Als je een webshop start moet je die in de meeste gevallen inschrijven bij de KvK. 

De wet stelt namelijk: 

• dat je een onderneming hebt als je zelfstandig goederen of diensten levert aan anderen, met de bedoeling om winst te maken. Dit geldt voor bijna alle webshops, en dus moeten ze voldoen aan de wet- en regelgeving die daarbij hoort.

Bovendien biedt het jou als ondernemer voordelen. Met een inschrijving bij de Kamer van Koophandel komt je webshop veel betrouwbaarder over. En wil je betalingen accepteren via iDeal? Dan heb je daarvoor een KvK-nummer nodig. iDeal is met afstand de meest gebruikte online betaalmethode in Nederland, dus je kunt eigenlijk niet zonder.

Denk je aan een webshop, maar wil je voorlopig alleen Shopify uitproberen? Dan heb je nog geen inschrijving bij de Kamer van Koophandel nodig. Dat hoeft pas op het moment dat je daadwerkelijk iets verkoopt. Wil je alvast aan de slag, ook al ben je nog niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Als je webshop nog niet live is heb je alle tijd om bekend te raken met het platform, en kun je al jouw ideeën uitproberen. 

Belastingaangifte doen

Als ondernemer ben je verplicht belastingaangifte te doen. Als je je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel ontvang je hierover een brief van de Belastingdienst. Je moet per kwartaal aangifte omzetbelasting (behalve als je de kleineondernemersregeling gebruikt) en jaarlijks aangifte inkomstenbelasting doen. 

Omzetbelasting

Omzetbelasting is de btw die jij namens de Belastingdienst int op alle producten die je verkoopt. Andersom gaat het ook om de btw die jij zelf betaalt aan derden, over de bedrijfskosten die je maakt. Voor de meeste goederen en diensten is dit 21% boven op de prijs die hebt bepaald. Bij de btw-aangifte geef je op hoeveel btw je van klanten hebt ontvangen, en hoeveel btw je betaalde aan leveranciers. Dit kun je heel gemakkelijk online doen, via het ondernemersportaal. Je kunt hier inloggen met DigiD. Je hebt na elk kwartaal een maand de tijd om aangifte te doen over dat kwartaal. Zorg dat je op tijd aangifte doet, om eventuele boetes te voorkomen.

Kleineondernemingsregeling

Als je webshop (nog) weinig omzet maakt kom je misschien in aanmerking voor de Kleineondernemersregeling. Je hoeft dan geen of minder btw te betalen. Je hebt hier recht op als je in een jaar minder dan 20.000 euro omzet maakt. Je moet van tevoren aangeven of je van de Kleineondernnemersregeling gebruik wil maken. In dat geval hoef je dus geen btw af te dragen en factureer je geen btw. Let op: als je gebruik maakt van de kleineondernemersregeling stuur je jouw klanten dus een factuur of rekening zónder btw. 

Aanmelden voor de Kleineondernemingsregeling kan via dit online formulier. Je krijgt dan binnen zes weken bericht. 

Inkomstenbelasting

Naast de omzetbelasting doe je jaarlijks aangifte voor de Inkomstenbelasting (als je een eenmanszaak of VOF hebt). Je betaalt belasting over de winst, dus over de omzet min de kosten. Daarbij heb je als eenmanszaak vaak recht op bijvoorbeeld de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Met deze aftrekposten wordt een deel van je winst vrijgesteld van belasting. Je moet dan wel voldoen aan het urencriterium.

Tip: Je aangifte inkomstenbelasting moet uiterlijk 1 mei binnen zijn bij de Belastingdienst. Je kunt ook uitstel aanvragen: dan heb je tot 1 september. 

Belastingaangifte: zelf doen of laten doen?

Ben je startende ondernemer? Dan kan de belastingaangifte best ingewikkeld zijn..

 Voor welke aftrekposten en regelingen kom je in aanmerking? Welke papieren moet je bewaren voor de Belastingdienst? En wat mag je allemaal aftrekken van je winst? 

Je kunt dit terugvinden op de site van de Belastingdienst, maar je kunt het ook overlaten aan een professional. Kost wat (voor een eenmanszaak betaal je zo’n 600 euro per jaar), maar dan heb je ook wat.

Is uitbesteden iets voor jou? In het algemeen geldt deze vuistregel: hoe ingewikkelder je bedrijfsadministratie, hoe aantrekkelijker een boekhouder wordt.

Onthoud wel dat het hebben van een boekhouder je niet compleet vrijstelt van administratieve rompslomp. Ook als je een boekhouder of accountant vraagt, is het goed bijhouden van de administratie een must. Wil je leren hoe je dat het beste doet? Lees er alles over in deze blog met tips en trucs van een expert. 

Meer lezen:

• Bespaar honderden euro’s met de belangrijkste aftrekposten voor zzp’ers
• Tijd voor de belastingaangifte: 5 vragen en antwoorden over de zelfstandigenaftrek
• Financieel advies: 7 geldbesparende tips voor startende ondernemers

Veelgestelde vragen over je webshop inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK).

Hoe werkt inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK)?

Dit gaat in 3 stappen. Je vult als eerst het digitale inschrijfformulier in, daarnaast word je gevraagd om een schatting te maken van je jaarlijkse omzet, kosten en winst: deze schattingen zijn nog niet definitief, dus je kunt ze prima laag houden. De laatste stap is het maken van een afspraak bij een KvK-vestiging bij jou in de buurt (en leg je legitimatie vast klaar!).

Moet ik voor mijn webshop ingeschreven staan bij de KvK?

In de meeste gevallen wel. Volgens de wet heb je een onderneming als je zelfstandig goederen of diensten levert aan anderen, met de bedoeling om winst te maken. Dit gaat op voor bijna alle webshops, en dus moeten ze voldoen aan de wet- en regelgeving die daarbij hoort.

Heb ik bij de start van een Shopify webshop een KvK-nummer nodig?

Voor het kennismaken met Shopify heb je geen KVK inschrijving nodig. Dat hoeft pas op het moment dat je daadwerkelijk gaat verkopen. Wil je alvast aan de slag? Als je webshop nog niet live is heb je alle tijd om bekend te raken met het platform, en kun je al jouw ideeën uitproberen.

Waarom is het aan te raden een KvK nummer te hebben bij de start van je webshop?

Om te voldoen aan alle wet- en regelgeving is het belangrijk dat je verkoopt met een KvK-nummer.. Bovendien komt je webshop betrouwbaarder over met een KVK-inschrijving. Ook kan je zonder KvK-nummer geen betaling via iDeal ontvangen. Omdat iDeal met afstand de meest gebruikte betaalmethode in Nederland is, zal een webshop die dit niet aanbiedt veel potentiële klanten afschrikken.