Bedrijfsvoering voor kleine ondernemers: tips & trucs van een expert

Ben je jouw eigen webwinkel gestart? Gefeliciteerd! En goed dat je wilt starten met e-boekhouden. Online boekhouden hoeft niet moeilijk te zijn. Wij delen 12 tips om je daarmee op weg te helpen en het goed te doen.

Veel ondernemers vinden de boekhouding niet het leukste onderdeel van hun bedrijf. Toch is het belangrijk dat je dit goed doet, bijvoorbeeld om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Wij helpen je op weg. Met onze tips merk je dat e-boekhouden voor jouw webwinkel niet moeilijk hoeft te zijn.

In deze gids en handleiding leggen we je uit wat er belangrijk is. Zo voldoe je netjes aan de regels. Daarnaast zorgt het voor inzicht in de financiën van jouw bedrijf. Dat kan bijvoorbeeld helpen als je financiering zoekt om te groeien. 

Wat is e-boekhouden voor kleine bedrijven?

e-Boekhouden voor kleine bedrijven gaat over de financiële administratie. Het gaat bijvoorbeeld om de omzet, de kosten, de voorraad en de belastingen die je afdraagt. Wij leggen je precies uit hoe het werkt en hoe je daarmee kunt starten.

Wat moet je regelen voor de boekhouding?

1. Open een bankrekening voor kleine bedrijven
2. Kies een boekhoudpakket voor kleine bedrijven
3. Houd de inkomsten en uitgaven bij
4. Optioneel: voeg de salarisadministratie toe
5. Optioneel: houd rekening met invoerrechten
6. Koppel of verwerk inkomende betalingen
7. Draag de btw over de omzet af
8. Onderzoek welke belastingen je moet betalen
9. Bereken de brutomarge van je verkopen
10. Optioneel: vraag financiering aan om te groeien
11. Optioneel: werk samen met een boekhouder
12. Evalueer regelmatig hoe je er (financieel) voor staat

1. Open een bankrekening voor kleine bedrijven

Een aparte bankrekening voor bedrijven beschermt jouw persoonlijke bezittingen bij een eventueel faillissement, rechtszaken of audits. Als je later financiering wilt aanvragen, van crediteuren of investeerders, helpt een aparte zakelijke bankrekening daarbij.

Begin met het openen van een betaalrekening, gevolgd door eventuele spaarrekeningen. Gebruik die om bijvoorbeeld de btw apart te zetten (daarover later meer). Reserveer op een (andere) spaarrekening de inkomstenbelasting die je moet afdragen. Zet bijvoorbeeld 30 tot 50% van de inkomsten apart, zodat je daarmee voldoende apart zet voor de belastingen.

Tip: wil je liever niet achteraf belasting afdragen? Vraag een voorlopige aanslag aan bij de Belastingdienst. Dat voorkomt (grote) verrassingen achteraf.

Wil je inkopen op krediet? Overweeg Shopify Credit. Dan gebruik je een zakelijke creditcard, waarmee je op krediet kunt inkopen. Een zakelijke creditcard is bijvoorbeeld handig als je veel reist, om producten in te kopen of andere partners te bezoeken. Een bijkomend voordeel van Shopify Credit is dat je Shopify-tegoed opbouwt.

Je opent een zakelijke bankrekening bij een bank naar keuze. Houd er rekening mee dat je er een KvK-nummer voor nodig hebt, als bewijs van inschrijving van jouw bedrijf bij de Kamer van Koophandel. 

2. Kies een boekhoudpakket voor kleine bedrijven

e-Boekhouden is het dagelijkse boekhoudproces waarbij je de transacties registreert, categoriseert en in de administratie verwerkt.

Je bepaalt zelf hoe je de boekhouding wilt doen, bijvoorbeeld zelf of met hulp:

1. Doe het zelf: begin met een Excel-spreadsheet of kies voor een boekhoudprogramma. Met zo’n programma kun je boekhouden in de cloud, zodat de boekhouding altijd beschikbaar is als je een internetverbinding hebt.

Let op: kies je een online boekhoudprogramma? Zorg ervoor dat dit programma geschikt is voor webwinkels. Er bestaan boekhoudprogramma’s speciaal voor zzp’ers, maar die zijn vaak ontworpen voor dienstverleners. Je kunt bijvoorbeeld geen voorraad van je webwinkel registreren. 

1. Werk samen met een boekhouder, bijvoorbeeld in een boekhoudprogramma in de cloud. De boekhouder kijkt met je mee en kan controleren wat je zelf invoert.
2. Besteed de boekhouding uit aan een boekhouder of accountant. Dit is de duurste optie, maar dan weet je zeker dat de administratie goed gebeurt. 

3. Houd de inkomsten en uitgaven bij

De basis van een solide boekhouding is de nauwkeurige omzet- en kostenregistratie. Het is een cruciale stap waarmee je de groei van jouw bedrijf kunt volgen, financiële overzichten kunt opstellen, aftrekbare kosten kunt bijhouden, belastingaangiften kunt voorbereiden en aangiften kunt legitimeren.

Zorg dat je in het boekhoudprogramma alle bonnen en facturen kunt bewaren. Of bewaar de bonnetjes en facturen zelf, handmatig of digitaal. De Belastingdienst verplicht je om deze documenten minimaal 7 jaar te bewaren, zodat je achteraf altijd kunt aantonen wat je hebt ingekocht en verkocht. 

Bewaar in ieder geval alle verkoopfacturen, net als de bonnetjes en (inkoop)facturen van:

1. Maaltijden en entertainment. Houd je een zakelijke bijeenkomst in een café of restaurant? Vraag om de bon of een factuur. Vermeld op de achterkant van de bon wie er aanwezig was en wat het doel van de maaltijd of het uitje was.
2. Zakelijke reizen. Bewaar bonnetjes van een vlucht of ander vervoer, van hotelovernachtingen en andere kosten die je maakte. Zorg dat je kunt aantonen dat het ging om zakelijke kosten. 
3. Reiskosten. Registreer waar, wanneer en waarom je een voertuig zakelijk hebt gebruikt. Of registreer welke kosten voor de trein, tram, metro of bus je maakte. Vermeld waar je naartoe reisde en om hoeveel kilometer het ging. 
4. Relatiegeschenken. Bewaar de bonnetjes van relatiegeschenken. Schrijf op de achterzijde aan wie je het geschenk cadeau deed. 
5. Kantoorartikelen of materialen voor thuiswerken. Bewaar de bonnetjes en facturen, om aan te tonen welke materialen je hebt ingekocht om je werk uit te voeren. 

Start je jouw bedrijf vanuit huis? Je mag zakelijke kosten voor internet en telefonie aftrekken. Bewaar daarvan de bonnetjes en facturen, om aan te tonen wat je hebt betaald. Zorg dat je aannemelijk kunt maken welke kosten je zakelijk hebt gemaakt.

Gebruik je de telefoon of het internetabonnement ook privé? Je moet een privécorrectie doen in de administratie. Corrigeer de zakelijke uitgaven bijvoorbeeld voor 50%, als je daar de helft van de tijd zakelijk en de helft van de tijd privé gebruik van maakt. In dat geval boek je 50% als privé-uitgaven, zodat je deze niet meerekent als zakelijke kosten. 

4. Optioneel: voeg de salarisadministratie toe

Veel online winkels beginnen als eenmanszaak, zonder personeel. Maar als eigenaar van een klein bedrijf dat groeit komt er een moment waarop het zinvol is hulp van buitenaf inhuren. Je kunt een freelancer inhuren of iemand in dienst nemen.

Voor eigen werknemers moet je een salarisadministratie bijhouden. Kies in dat geval voor een boekhoudprogramma waarin je de salarissen kunt verwerken.

Kies je voor een freelancer? Vraag dan om een factuur voor de gewerkte uren of de geleverde inzet. Onderteken daarnaast een overeenkomst van opdracht. Daarmee voorkom je dat jij verantwoordelijk bent voor het afdragen van werkgeverspremies, over de vergoeding die je betaalt. 

5. Optioneel: houd rekening met invoerrechten

Afhankelijk van jouw webwinkel wil je misschien goederen uit andere landen inkopen en importeren om deze in jouw winkel te verkopen. Wanneer je producten importeert, moet je mogelijk belastingen en heffingen betalen. Vooral als je kiest voor dropshipping is de kans groot dat je daarmee te maken krijgt. 

Importeer je goederen, om te verkopen vanuit jouw webshop? Zorg dat je goed op de hoogte bent van de eventuele invoerrechten en andere belastingen die je moet betalen. Houd daar rekening mee in de administratie, door deze als kosten te registreren. 

6. Koppel of verwerk inkomende betalingen

Zodra de verkopen beginnen te lopen en je omzet gaat maken heb je een manier nodig om betalingen te accepteren. Shopify biedt allerlei mogelijkheden om betalingen te accepteren. In veel gevallen kun je de binnenkomende betalingen koppelen aan het systeem voor e-boekhouden dat je gebruikt. Dat scheelt veel tijd, omdat je de transacties dan niet handmatig hoeft te verwerken. 

Stel je een externe betaalprovider in voor Shopify? Houd er rekening mee dat je kosten maakt om de betalingen te accepteren. Die kosten berekenen de providers vaak per maand of per kwartaal. Boek steeds de betalingskosten, als ‘bankkosten’. 

7. Draag de btw over de omzet af

Je kunt met jouw webshop zowel in Nederland als over de grens verkopen. In Nederland bereken je btw over jouw omzet. Hiervoor geldt standaard het hoge tarief, en in een aantal gevallen het lage tarief. Verkoop je in het buitenland, binnen de EU? Dan bereken je geen btw, maar ‘verleg’ je de btw als je verkoopt aan bedrijven met een btw-nummer. Aan particulieren in andere EU-landen bereken je wel gewoon de btw. Als je verkoopt buiten de EU bereken je geen btw en hoef je die niet te verleggen. 

8. Onderzoek welke belastingen je moet betalen

Je draagt btw af over de omzet die je maakt, bijvoorbeeld over alle verkopen in Nederland. Dat geldt voor verkopen aan particulieren en aan bedrijven. Daarnaast betaal je inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting, afhankelijk van de manier waarop je jouw bedrijf inschrijft bij de Kamer van Koophandel.

Heb je een eenmanszaak? Dan doe je aangifte inkomstenbelasting. Je hebt ‘winst uit onderneming’, als vorm van inkomen uit de webshop. Heb je bijvoorbeeld een BV? Dan betaal je vennootschapsbelasting over de winst. Daarnaast betaal je inkomstenbelasting over het dividend dat je eventueel uitkeert. 

9. Bereken de brutomarge van je verkopen

Je wilt jouw producten voor de juiste prijs verkopen, zodat je daar voldoende winst mee maakt. Hoe hoog de prijzen moeten zijn kan je op meerdere manieren berekenen.

Ga bijvoorbeeld uit van de brutomarge. Dat is de marge tussen de kosten die je maakt om producten in te kopen en de prijs waarvoor je kunt verkopen. Je hoeft bij de brutomarge nog geen rekening te houden met algemene (overhead)kosten die je maakt.

Zo kun je de brutomarge berekenen:

Brutomarge (%) = (omzet - inkoopkosten) / omzet

Zorg voor een voldoende hoge brutomarge. Die marge gebruik je namelijk om de vaste kosten te betalen, zoals de kosten voor Shopify en andere vaste kosten die je maandelijks betaalt. 

10. Optioneel: vraag financiering aan om te groeien

Wil je groeien, bijvoorbeeld door te investeren in meer voorraad, nieuwe systemen of nieuwe medewerkers? Of heb je tijdelijk extra geld nodig, als financiering voor een zwaar seizoen? De administratie kan je helpen om een financiering aan te vragen. 

Gebruik je e-boekhouden voor jouw webwinkel? Dan zijn de administratieve gegevens online beschikbaar. Je kunt die makkelijk exporteren, om ze bijvoorbeeld te delen met een bank of andere financier.

Belangrijke onderdelen van de administratie die je wilt delen zijn de:

• Balans
• Winst- en verliesrekening
• Kasstroomoverzicht

Zoek je een manier om meer geld vrij te maken? Met Shopify Capital kun je een voorschot krijgen. Zo zorg je ervoor dat je kunt inkopen, om te groeien dankzij meer omzet. Een goede boekhouding helpt je om meer kapitaal vrij te maken, zodat je sneller kunt groeien. 

Wil je geld lenen voor jouw webwinkel? Zorg ervoor dat je de ROI berekent van investeringen die je gaat doen. Dus wil je geld lenen om voorraad in te kopen? Of om te investeren in een nieuw systeem? Bereken welke extra omzet je daarmee verwacht te maken. Bereken het rendement ten opzichte van de kosten. De kosten bestaan bijvoorbeeld uit de rente die je betaalt over het krediet. 

11. Optioneel: werk samen met een boekhouder

Een boekhouder kan je helpen om de boekhouding te doen, als e-boekhouden te ingewikkeld blijkt of te veel tijd kost. Daarnaast kan een belastingadviseur je helpen, om de juiste belastingen af te dragen:

• Boekhouder. De boekhouder beheert de dagelijkse administratie, controleert de rekeningen regelmatig, categoriseert de uitgaven en beheert de debiteuren en crediteuren.
• Belastingadviseur. Een belastingadviseur vult de benodigde formulieren in en kan deze tijdens het belastingseizoen namens jou indienen. Sommigen zullen ook de geschatte belastingbetalingen opgeven.

Tip: groeit jouw webshop en werk je samen met een accountant? Die kan je helpen om te voldoen aan de administratieve GAAP-regels. 

12. Evalueer regelmatig hoe je er (financieel) voor staat

Als je net begint, kun je ervoor kiezen om een ​​eenvoudige spreadsheet te gebruiken om de boekhouding te beheren. Naarmate jouw webshop groeit is een boekhoudprogramma waarschijnlijk een betere keuze.

Beoordeel regelmatig hoe je de boekhouding doet en of dat niet te veel tijd kost. De investering in een boekhoudpakket kost bijvoorbeeld een paar tientjes per maand, maar scheelt je veel tijd. Bovendien krijg je inzicht in hoe je er financieel voor staat.

De juiste boekhoudoplossing betekent dat je meer tijd in het bedrijf kunt steken, omdat de boekhouding niet langer veel tijd kost. Zo bespaar je onderaan de streep, terwijl je bovendien fouten voorkomt.

Beste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven

Met de beste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven ga je goed van start met jouw webwinkel. Je administreert de inkopen en verkopen, net als de kosten die je maakt en de belastingen die je moet afdragen. Bovendien kun je bijvoorbeeld betaalmethoden koppelen en samenwerken met een boekhouder. 

Bij de keuze voor de beste boekhoudsoftware kunnen deze tips je helpen:

• Platformintegraties. Het helpt als boekhoudsoftware integreert met het e-commerceplatform dat je gebruikt. Een app-integratie is de makkelijkste manier om de webshop en de boekhouding te koppelen.
• Uitgebreide rapportages. De meeste boekhoudsoftware biedt basisrapportage. Je wilt er een die geavanceerde rapporten biedt, ook over de inventaris en uitgaven, zodat je de financiële gezondheid van jouw bedrijf goed kunt controleren.
• Btw-aangifte. Weten welke omzetbelasting je moet afdragen is belangrijk voor de administratie. De beste boekhoudsoftware maakt het gemakkelijk om omzetbelasting te verantwoorden.
• Uitstekende support. Bekijk recensies en beoordelingen om te zien hoe de klantenondersteuning van een softwarebedrijf is. Zoek naar mogelijkheden om contact op te nemen. En probeer dat een keer uit, om zelf te ervaren hoe snel het bedrijf reageert.

Er zijn veel gebruiksvriendelijke opties voor boekhoudsoftware voor kleine bedrijven, zowel gratis als betaald. Blader door de Shopify App Store voor boekhoudsoftware die naadloos integreert met jouw e-commerce winkel.

Dit zijn een aantal van de opties voor e-boekhouden met jouw webshop.

Xero

Xero is een boekhoudprogramma in de cloud, ontworpen voor kleine en groeiende bedrijven. Je kunt erin samenwerken met een boekhouder of een adviseur. De software is toegankelijk vanaf elk apparaat. Bovendien kun je met de geavanceerde boekhoudfuncties van Xero de cashflow, transacties en andere financiële informatie overal bekijken.

Voordelen: 

• Voorraad- en voorraadbeheer
• Betaalbare prijzen
• Koppeling met grote banken
• Gemakkelijk te bekijken en aanpasbare rapporten
• Contactdatabase en segmentatie
• Loonlijst
• Applicatie voor de mobiele telefoon

QuickBooks Online

QuickBooks Online is boekhoudsoftware voor kleine bedrijven, beheerd door Intuit. Je kunt het gebruiken om bonnetjes voor uitgaven vast te leggen en op te slaan, de inkomsten en uitgaven bij te houden, en meer. 

QuickBooks toont alle kosten, zoals voorraad- en onderhoudskosten, en elke verkoop die jouw bedrijf gedurende een bepaalde periode maakt. Het biedt ook voorraadautomatisering met inventaris tracking, zodat de verkoop- en voorraadkosten elke keer dat je iets verkoopt, worden bijgewerkt. Je kunt QuickBooks zelfs integreren met Shopify.

Voordelen:

• Applicatie voor de mobiele telefoon
• Cloudgebaseerd
• Kilometerregistratie
• Beheer van aannemers
• Voorraad volgen
• Zakelijke en persoonlijke uitgaven scheiden

Golf

Golf is een boekhoudoplossing in de cloud, die is gebouwd voor kleine bedrijven. Met de bankkoppeling kun je je bankrekeningen, PayPal-rekeningen en andere databronnen koppelen om realtime zakelijke transacties te bekijken. Je kunt ook rapporten genereren voor de debiteuren, balansen, winst- en verliesrekeningen, omzetbelastingrapporten en crediteuren.

Voordelen:

• Betaalbaar
• Concurrerende creditcardverwerkingskosten
• Gratis scannen van boekhouding en bonnen
• Geen transactie- of factureringslimieten 
• Onbeperkt aantal gebruikers
• Applicatie voor de mobiele telefoon

Fresh Books

Fresh Books is cloudgebaseerde boekhoud- en factuurbeheersoftware voor kleine bedrijven. Het biedt onkostenbeheer, basisboekhouding en alles wat je nodig hebt voor de basisboekhouding.

Voordelen:

• Makkelijk te gebruiken
• Integreert met Shopify
• Eenvoudige prijzen 
• Aanpasbare facturen
• Gedetailleerde selfservice-ondersteuning

Ken je cijfers om jouw bedrijf te laten groeien

Met de juiste software voor e-boekhouden ben je goed op de hoogte van de financiële situatie van jouw bedrijf. Dat voorkomt verrassingen. Je kent de inkomsten, de uitgaven en weet welke belastingen je moet afdragen. Ook koppel je de software bijvoorbeeld om de transacties te verwerken, zodra er betalingen binnenkomen. Dat scheelt tijd en geld. 

Veelgestelde vragen over e-boekhouden voor kleine bedrijven

Hoe doe ik de boekhouding voor mijn kleine onderneming?

Je kunt de basisboekhoudgegevens voor kleine bedrijven in een spreadsheet instellen, maar dit is lastiger, foutgevoeliger, en tijdrovender dan boekhoudsoftware voor kleine bedrijven. Een programma voor e-boekhouden in de cloud werkt een stuk makkelijker.

Wat kost een boekhouder of accountant voor mijn kleine onderneming?

Boekhouder voor kleine bedrijven variëren in prijs, afhankelijk van een aantal factoren. Houd rekening met enkele honderden tot duizenden euro’s per jaar. Werk je samen met een boekhouder? Dan heb je aan een paar uur per maand aan ondersteuning voldoende.

Wat doet een accountant voor eigenaren van kleine bedrijven?

Een accountant voor kleine bedrijven doet veel dingen, waaronder het volgende:

• Hulp bij het schrijven van een businessplan
• Controleren van de cashflow
• Vindt mogelijkheden om kosten te besparen
• Adviseren over bedrijfsstrategie
• Beheer van schulden
• Opvolgen van betalingen
• Kredietaanvragen schrijven en indienen
• Budgetten plannen
• Boekhoudsoftware installeren
• Voorraad beheren
• Zakelijke tools aanbevelen
• Meehelpen met het openen van nieuwe bankrekeningen
• Houdt toezicht op de loonadministratie
• Financiële rapportage aan het einde van het jaar
• Adviseert over persoonlijke financiën

Wat doet een boekhouder voor een klein bedrijf?

Boekhouders voeren doorlopende administratieve taken uit voor de boekhouding van kleine bedrijven, waaronder:

• Rekeningen controleren
• Transacties vastleggen
• Beheren van debiteuren en crediteuren
• Jaarrekening opstellen
• Facturen versturen
• Tools instellen en beheren
• Adviseren over wet- en regelgeving
• Basis salarisadministratie