À mesure que les entreprises se complexifient, elles peuvent également devenir moins efficaces. Plus vous ajoutez de personnes à votre équipe, plus vous avez besoin d’une infrastructure sophistiquée afin de garantir le bon fonctionnement de votre entreprise. Sans plan, il peut s’avérer difficile de déterminer si vous maximisez la productivité dans tous les domaines de votre activité en pleine croissance.
Une bonne compréhension des opérations commerciales peut aider les dirigeants à maintenir l’efficacité à mesure que l’activité évolue. Voici comment optimiser vos opérations commerciales pour assurer à votre entreprise une réussite pérenne.
Que sont les opérations commerciales ?
Les opérations commerciales désignent l’ensemble des tâches et processus routiniers qu’une entreprise exécute pour générer des revenus. Des opérations efficaces maximisent les ressources de l’entreprise, réduisant ainsi les coûts associés aux activités quotidiennes tout en augmentant la production.
À mesure qu’une entreprise se développe, ses besoins opérationnels se complexifient. Le propriétaire d’une petite boutique e-commerce peut gérer tous les aspects des opérations commerciales par lui-même, ou bien externaliser certaines tâches, comme la comptabilité ou le traitement des salaires.
Une grande entreprise, en revanche, peut employer plus de 100 personnes rien que dans son service de comptabilité. Les grandes entreprises délèguent généralement la gestion des opérations commerciales à un directeur des opérations, qui est responsable de la supervision et de l’amélioration de chaque aspect des activités commerciales quotidiennes.
Éléments des opérations commerciales
Les quatre éléments clés d’une stratégie d’opérations commerciales sont les personnes, les processus, la technologie et l’emplacement. Voici ce que chacun apporte :
Personnes
À mesure que les entreprises se développent, les propriétaires ont tendance à moins s’impliquer dans les opérations quotidiennes, pour se concentrer davantage sur des tâches de développement commercial telles que les réunions avec les investisseurs ou la planification à long terme. Cela signifie que les employés de l’entreprise sont responsables de l’exécution de toutes (ou presque toutes) les opérations commerciales quotidiennes.
Les considérations liées aux personnes incluent le recrutement des bonnes personnes pour les bonnes tâches et l’attention portée à la morale et à la productivité des employés. Dans les grandes entreprises, c’est généralement le service des ressources humaines qui gère les tâches liées aux personnes, telles que le recrutement, l’intégration, la formation et le perfectionnement.
Processus
Les processus commerciaux sont des protocoles clairs concernant la manière dont votre entreprise accomplit ses tâches. Les entreprises prospères définissent des processus clairs pour tout, du développement de produits à la planification des publications sur les réseaux sociaux. Les meilleures pratiques incluent l’établissement et la consignation de processus cohérents, qui aident à identifier et à atténuer les inefficacités opérationnelles, à limiter les erreurs et à accroître la transparence.
Les processus commerciaux peuvent également faciliter l’intégration de nouveaux employés et vous aider à garantir la conformité aux lois nationales et européennes. Il est par exemple beaucoup plus facile de confirmer que votre système de paie respecte la législation en vigueur si vous avez mis votre processus par écrit et l’avez appliqué à la lettre.
Technologie
La technologie fait référence aux outils que vous utilisez pour accomplir des tâches opérationnelles. Cela peut inclure des logiciels, du matériel, des machines et d’autres ressources physiques.
Les entreprises de différents secteurs ont des besoins en équipement variés. Par exemple, une entreprise de fabrication peut avoir besoin de centaines de milliers d’euros d’équipements lourds, tandis qu’une petite entreprise e-commerce peut principalement investir dans des plateformes SaaS.
Emplacement
L’emplacement renvoie à tout lieu physique associé à votre entreprise. Cela peut inclure des bureaux, des installations de fabrication et d’entreposage, ainsi que des magasins de détail.
Dans chaque cas, un emplacement optimal réduit les coûts et maximise les revenus. Par exemple, une entreprise de vente au détail aurait tout intérêt à investir dans un magasin physique situé dans une zone à fort passage piéton et un entrepôt proche d’un grand hub de transport.
Comment optimiser les opérations commerciales
Au fond, l’optimisation des opérations commerciales consiste à accroître l’efficacité, ce qui signifie que les améliorations réduisent soit le temps, soit le coût nécessaire pour atteindre un objectif. Les huit stratégies suivantes peuvent y contribuer :
- Définir des objectifs et identifier les KPI
- Améliorer les processus existants
- Automatiser les processus
- Investir dans les bons outils
- Évaluer l’allocation des ressources
- Rester informé
- Rechercher de l’aide extérieure
- Élaborer un plan
1. Définir des objectifs et identifier les KPI
L’optimisation des opérations commerciales est une entreprise de longue haleine. Définissez des objectifs et identifiez les indicateurs clés de performance (KPI) pour cibler vos efforts et suivre vos objectifs de performance à long terme.
Demandez à différents services de définir des objectifs opérationnels spécifiques qui s’alignent sur vos objectifs commerciaux globaux. Pour chaque objectif, identifiez les KPI à surveiller pour évaluer la performance et déterminer le succès.
Par exemple, si l’un de vos objectifs commerciaux est d’augmenter votre clientèle de 10 % au quatrième trimestre, votre service clientèle pourrait se fixer pour objectif d’augmenter votre score de satisfaction client de 15 %, tandis que votre service marketing pourrait viser à accroître le trafic organique vers votre boutique en ligne de 20 %.
2. Améliorer les processus existants
Une fois que vous avez défini des objectifs, vous devez examiner les différentes opérations commerciales qui peuvent les soutenir.
Commencez par vous assurer que vous avez bien consigné vos processus actuels et que la documentation correspondante reflète fidèlement vos pratiques commerciales. Dans le cas contraire, demandez à un membre de l’équipe concernée de prendre des notes sur ce que vous faites.
Par exemple, votre manuel d’entreprise pourrait contenir un processus en 10 étapes pour l’intégration d’un nouvel employé, mais à des fins d’optimisation, mieux vaudrait partir du processus réellement mis en œuvre par votre responsable des ressources humaines.
Une fois que vous avez consigné un processus, recherchez les redondances, l’utilisation de technologies obsolètes ou le désalignement avec vos valeurs d’entreprise, et travaillez avec les membres de l’équipe concernée pour identifier les améliorations possibles. L’optimisation est une tâche continue, alors donnez à vos employés les moyens de tester et de retester de nouveaux processus au fil du temps.
3. Automatiser les processus
Les technologies d’automatisation des processus s’améliorent rapidement, ce qui implique que même si vous avez audité chaque aspect de vos opérations commerciales l’année dernière, de nouvelles opportunités d’automatisation pertinentes ont probablement émergé depuis. Recherchez des opportunités d’automatisation pour tout processus que vous devez exécuter plus d’une fois.
Par exemple, une entreprise de vente au détail pourrait être en mesure d’automatiser la gestion des stocks, la planification des réseaux sociaux et certains aspects du service et de l’assistance client.
4. Investir dans les bons outils
Évaluez les outils que vos employés utilisent pour effectuer des tâches opérationnelles clés. Dans certains cas, il peut être difficile de savoir ce qui vous manque. Vous pouvez trouver des idées en lisant des publications sectorielles ou en examinant les outils de vos concurrents.
Par exemple, si vous possédez une entreprise technologique, vous pourriez comparer les outils de votre équipe de vente à ceux utilisés par vos concurrents. Si vos principaux concurrents utilisent un outil de gestion de la relation client (CRM) axé sur les ventes et que vous vous fiez à Google Sheets, vous pourriez évaluer l’intérêt de votre équipe pour l’adoption de la technologie CRM.
Vous pouvez également demander aux membres de l’équipe d’identifier les processus qui prennent le plus de temps (comme la prospection ou la négociation de contrats) et d’estimer combien de temps ils passent sur chaque tâche. Vous pourrez alors utiliser ces informations pour réaliser une analyse coût-bénéfice avant d’investir dans un nouvel outil. Et si vous décidez de le faire, vous pouvez faire part de votre raisonnement aux membres de l’équipe pour augmenter leur adhésion.
5. Évaluer l’allocation des ressources
Évaluez vos budgets, votre infrastructure et la capacité de votre équipe en l’état actuel des choses.
Par exemple, si votre équipe de comptabilité est à pleine capacité, que votre équipe marketing ne l’est pas et que vous avez les fonds pour recruter, vous pourriez envisager de renforcer les effectifs de votre équipe de comptabilité ou d’investir dans une aide contractuelle pour soutenir votre service comptable. Vous pourriez également demander au responsable de votre service marketing d’utiliser ses ressources supplémentaires pour soutenir l’objectif que le service marketing a identifié lors de votre première séance de définition des objectifs.
6. Rester informé
Le fait de surveiller les tendances du secteur et du marché peut vous aider à rester compétitif, en vous assurant que vous concentrez vos efforts de manière appropriée. Par exemple, si le suivi des tendances du commerce de détail vous indique que vos publics cibles préfèrent de plus en plus acheter des produits sur les réseaux sociaux plutôt qu’en personne, vous devriez consacrer un budget plus important au développement d’une stratégie de commerce social plutôt que d’ouvrir une nouvelle boutique physique.
7. Rechercher de l’aide extérieure
Les directeurs des opérations commerciales sont responsables de maintenir le focus sur les objectifs commerciaux, de gérer les opérations quotidiennes, de surveiller les fluctuations du marché et de suivre les avancées technologiques. C’est une tâche exigeante, et même les meilleurs gestionnaires des opérations peuvent bénéficier d’une perspective extérieure. Envisagez de faire appel à un consultant en opérations commerciales, qui pourra auditer vos pratiques actuelles et recommander des améliorations.
Les consultants en affaires (business consultants) se spécialisent généralement dans un secteur particulier, donc un consultant peut aussi vous fournir des informations opérationnelles spécifiques à votre secteur. Par exemple, un consultant en industrie manufacturière spécialisé dans les stratégies de gestion de la chaîne d’approvisionnement pourrait vous aider à réduire vos coûts d’expédition. Il pourrait également vous aider à vous approvisionner en matières premières de qualité plus efficacement et à identifier des améliorations à apporter à votre système de production pour réduire vos besoins énergétiques.
8. Élaborer un plan
Comme nous l’avons dit, l’optimisation de vos opérations commerciales est une tâche continue. C’est pourquoi la fonction de directeur des opérations est un rôle permanent dans la plupart des grandes entreprises. En plus de procéder périodiquement à des audits intensifs des opérations ou de faire appel à un consultant en opérations, faites de l’amélioration des opérations commerciales une tâche quotidienne ou, en d’autres termes, un aspect de vos opérations commerciales.
Surveillez les KPI pour suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et des KPI précédemment identifiés, et assumez votre responsabilité à cet égard. Vous pouvez également envisager de fixer des dates à intervalles réguliers pour faire le point avec des services spécifiques, recueillir des retours sur de nouveaux processus et outils, et identifier d’autres aspects à améliorer.
FAQ sur les opérations commerciales
Que font les responsables des opérations commerciales ?
Les responsables des opérations commerciales supervisent les activités quotidiennes de l’entreprise et dirigent les efforts d’optimisation des opérations de l’entreprise.
Quels sont les différents types d’opérations commerciales ?
Les quatre principaux types d’opérations commerciales sont la production, la finance, le marketing et les ressources humaines.
- Les opérations de production créent des biens et des services pour la distribution.
- Les opérations financières gèrent l’argent et s’occupent des tâches comptables.
- Les opérations marketing promeuvent et vendent les produits ou services.
- Les opérations des ressources humaines gèrent les employés.
Quel est l’objectif des opérations commerciales ?
L’objectif principal des opérations commerciales est d’accroître l’efficacité. Une bonne stratégie d’opérations commerciales permet de réduire les coûts et d’augmenter la production d’une entreprise.
