Loss prevention: Zo zorg je voor minder derving en meer winst

Wat is verliespreventie nu eigenlijk precies en wat betekent het voor jouw winkel? In dit artikel lees je alles over de verschillende vormen van derving en de beste strategieën om dit te voorkomen.

Loss prevention of verliespreventie heeft te maken met alle maatregelen die een bedrijf neemt om diefstal en fraude te voorkomen. Deze vermijdbare verliezen die worden veroorzaakt door onder andere winkeldiefstal, diefstal door personeel, fraude door leveranciers en administratieve fouten, worden derving genoemd.

Binnen de detailhandel is dit een groot probleem: in 2018 bedroeg de totale derving voor winkeliers in Nederland 1,8 miljard euro. Onder andere de opkomst van zelfscanners en -kassa’s zorgt ervoor dat het aantal gevallen van diefstal alleen maar toeneemt. Reden voor winkels om te investeren in nieuwe technologieën om inkomstenderving te beperken.

Welke preventieve maatregelen kun je inzetten om derving te voorkomen en je winst te beschermen? In dit artikel bespreken we verschillende typen voorraadderving en geven we je strategieën en voorbeelden om het risico op derving voor jouw winkel te beperken.

Verliespreventie

Verliespreventie is alles wat een bedrijf doet om diefstal, fraude en fouten te beperken. Het doel van verliespreventie is om vermijdbare verliezen te voorkomen en je winst te beschermen. Het wordt vooral ingezet in retail, maar ook in andere branches.

Verliespreventie houdt zich bezig met het vaststellen van oorzaken van derving en het bedenken van oplossingen om derving te voorkomen. Voorbeelden van strategieën zijn het in dienst nemen van een loss prevention manager of het installeren van beveiligingscamera’s.

Verliespreventie is vooral een uitdaging voor digitale en retailbedrijven, die te maken kunnen krijgen met allerlei vormen van derving: van geraffineerde cybercriminelen tot kleine winkeldieven die het op kleine, goedkopere artikelen gemunt hebben. Volgens het onderzoek Retail Security in Europe zijn winkeldiefstal en diefstal/fraude door werknemers de twee grootste oorzaken van derving:

• Er zijn twee typen winkeldieven: individuele dieven en kleine groepjes van 2 tot 3 mensen. Deze laatste zijn vaak goed voorbereid en uitgerust met allerlei apparatuur om bijvoorbeeld de beveiliging van een artikel te verwijderen.
• Diefstal/fraude door werknemers komt het meest voor in de vorm van diefstal/consumptie van goederen en verduistering van geld uit de kassa.
• Meer dan twee derde van de winkeliers gaf aan ten minste één keer een geval van leveranciersfraude te hebben meegemaakt.

Verlies, of derving, kost je winkel winst. Hoe hoger je derving is, hoe moeilijker het wordt om je staande te blijven houden. Door derving aan te pakken, bespaar je niet alleen geld, maar zorg je ook voor beter getrainde werknemers, betere voorzorgs- en beveiligingsmaatregelen en een betere klantenservice.

Derving: wat is het precies

(Voorraad)derving is een boekhoudkundige term om aan te geven dat een winkel minder artikelen op voorraad heeft dan in de inventarislijst zijn opgenomen. Oorzaken van derving zijn onder andere diefstal door werknemers, winkeldiefstal, administratieve fouten, leveranciersfraude en productschade. Derving houdt direct verband met winst: hoe hoger je derving, hoe lager je winst.

Volgens het Retail Security in Europe Survey bedroegen in 2018 de totale dervingskosten (dit is inclusief de investeringskosten om winkelcriminaliteit te bestrijden) voor de Nederlandse retail 1,9 procent van de jaarlijkse omzet.

Laten we eens kijken hoe derving in de praktijk werkt: Stel je ontvangt van een leverancier producten om te verkopen ter waarde van 10.000 euro. Je voert de waarde van de voorraad in je boekhouding in als vlottende activa. Elke keer dat je een artikel verkoopt, wordt de voorraadtelling verminderd met de kosten van het product en boek je winst voor de verkoop.

Stel nu dat je om wat voor reden dan ook voorraad verliest. Er ontstaat een verschil tussen je fysieke (werkelijk aanwezige) voorraad en je geboekte voorraad. Dit verschil is je derving.

Als je geboekte voorraad 10.000 euro bedraagt, maar je fysieke voorraad slechts 9000 euro, heb je dus een voorraadverlies en een derving van 1000 euro. Het grootste probleem?

Als je voorraad verliest door derving, kun je de kosten van de koopwaar niet terugkrijgen. Er is namelijk niets om te verkopen of terug te sturen. Dit heeft dus directe gevolgen voor je winst.

Sommige bedrijven proberen de kosten van derving te dekken door de prijzen voor de klant te verhogen. Klanten draaien dan in feite op voor diefstal en inefficiëntie. Als je klanten gevoelig zijn voor de prijs, kan derving op die manier ook nadelige gevolgen hebben voor je klantrelaties en verkoop.

Typen voorraadderving

Nu we de basisbeginselen van verliespreventie en de gevolgen voor winkeliers gehad hebben, gaan we eens kijken naar de meestvoorkomende typen van voorraadderving:

• Winkeldiefstal
• Retourfraude
• Diefstal door werknemers
• Administratieve fouten
• Leveranciersfraude
• Verlies met onbekende oorzaak

Winkeldiefstal

Volgens de Retail Security in Europe Survey is winkeldiefstal de vorm van derving die het vaakst voorkomt, en nog altijd toeneemt. Van alle derving uit de Nederlandse detailhandel in 2019 was maar liefst 25,6% afkomstig van winkeldiefstal. Ook blijkt dat grotere winkels, winkels in een drukke omgeving of in de buurt van een station en winkels met zelfscankassa’s gemiddeld vaker slachtoffer zijn van winkeldiefstal.

Wanneer je aan winkeldiefstal denkt, zie je misschien al gauw iemand voor je die met een product onder de jas de winkel uitloopt. Maar winkeldiefstal gebeurt op allerlei manieren. Soms werken winkeldieven alleen, soms in een groep. Voor sommigen is het eenmalig, anderen komen elke week terug. En het kan gaan om artikelen in allerlei prijscategorieën, van 1 euro tot 1000 euro.

Winkeldiefstal manifesteert zich dus in allerlei vormen en elke winkelier kan ermee te maken krijgen. Daarom is het zo belangrijk dat je actie onderneemt om de mogelijkheden voor winkeldiefstal in jouw winkel tot een minimum te beperken.

Enkele manieren waarop je dat kunt doen:

• Zichtbare bewaking en borden. Onderschat de kracht van bewakingscamera’s niet! Installeer ze en laat klanten duidelijk weten dat ze er zijn. Met bewakingscamera’s kun je winkeldieven op heterdaad betrappen en door klanten er met borden op te wijzen dat je winkel is uitgerust met camera’s, kun je winkeldiefstal ook flink ontmoedigen.
• Je winkel doelgericht inrichten. De manier waarop je winkel is ingericht, maakt ook een verschil. Donkere, onbewaakte hoekjes en volle, ongeordende schappen zijn bijvoorbeeld erg aantrekkelijk voor winkeldieven. Want als je geen goed overzicht over je koopwaar hebt, hoe weet je dan of er iets ontbreekt? Liggen er dure artikelen of artikelen die vaak worden gestolen in je winkel? Doe deze artikelen dan in een vergrendelde kast.
• Uitstekende klantenservice. Spoor je personeel aan om altijd alle klanten te begroeten wanneer ze de winkel binnenkomen en aan te spreken wanneer ze rondkijken. En zorg dat kwetsbare plekken in de winkel, zoals de paskamers, altijd bemand zijn. Zo laat je klanten duidelijk zien dat er personeel in de buurt is en dat is een andere effectieve manier om winkeldiefstal te ontmoedigen.

Retourfraude

Retourfraude is een vorm van derving die vaak over het hoofd wordt gezien. Deze vorm van fraude is namelijk niet zo makkelijk te herkennen en komt vaak pas aan het licht naarmate het verlies begint op te lopen. Retourfraude komt op verschillende manieren voor:

• Terugbrengen van gestolen goederen
• Terugbrengen van goederen die zijn gekocht met vals geld
• Terugbrengen van gebruikte goederen
• Terugbrengen van goederen met vervalste kassabonnen
• Terugbrengen van geruilde goederen

Omdat retourfraude zich op zoveel verschillende manieren kan manifesteren, is deze vorm van derving moeilijker te bestrijden dan winkeldiefstal. Toch kom je al een heel eind met een goed doordacht retour- en omruilbeleid dat consequent wordt nageleefd door het personeel:

• Geen geld terug zonder kassabon. Bij veel winkels moeten klanten de kassabon laten zien als ze geld terug willen wanneer ze een artikel terugbrengen. Zonder kassabon kunnen klanten dan alleen een winkeltegoed krijgen of het artikel omruilen voor iets anders. Zorg dat je personeel dit beleid altijd toepast.
• Train werknemers om retourfraude te herkennen. Retourfraude is niet zo makkelijk te herkennen als winkeldiefstal. Daarom is het belangrijk dat medewerkers deze vorm van fraude goed leren spotten.
• Een identiteitsbewijs vereisen. Hoe goed je retourbeleid ook in elkaar zit en hoe goed je personeel ook is getraind, er kunnen altijd wat frauduleuze retouren doorheen glippen. Door een geldig legitimatiebewijs te vereisen bij alle retouren en omruilingen kun je klanten eruit pikken die vaak iets komen terugbrengen of ander verdacht gedrag vertonen.

Lees meer over hoe je een goed retourbeleid maakt.

Diefstal door werknemers

Als winkeleigenaar wil je natuurlijk liever niet denken aan de mogelijkheid dat je werknemers van je stelen. Liever ga je ervan uit dat je werknemers betrouwbaar zijn en laat je het daarbij.

Maar het maakt je juist kwetsbaar als je niet voldoende voorzorgsmaatregelen treft tegen interne diefstal. Na diefstal door klanten is diefstal/fraude door werknemers immers de grootste oorzaak van derving. In 2019 was 18,6% van alle derving in de retail in Nederland afkomstig van interne diefstal.

Diefstal door werknemers komt in allerlei vormen voor en is niet altijd zo duidelijk als zodanig te herkennen als je misschien zou denken. Diefstal door werknemers kan de volgende vormen aannemen:

• Diefstal van goederen
• Valse retouren aanslaan en frauduleuze cadeaubonnen uitgeven
• ‘Sweethearting’ (vrienden of familie niet het volledige bedrag in rekening brengen of kortingen aanbieden, of onjuist gebruik van personeelskorting)
• Geld uit de kassalade nemen – vaak in kleine bedragen per keer die uiteindelijk behoorlijk kunnen oplopen

Hoe voorkom je diefstal door je eigen werknemers? Je kunt bewakingscamera’s ophangen in ruimtes waar alleen personeel komt, borden plaatsen die aangeven dat werknemers in de gaten worden gehouden en de tassen van werknemers controleren voordat ze weggaan. Maar zoals je je kunt voorstellen, is dit niet echt bevorderlijk voor de werksfeer en werkomgeving.

Enkele personeelsvriendelijkere manieren:

• Maak verliespreventie onderdeel van je wervingsbeleid. Dit is misschien niet iets waar je als eerste aan denkt als je op zoek gaat naar nieuwe mensen, maar toch is het goed om zorgvuldig na te denken over wie je aan je zijde wilt hebben om diefstal en fraude tegen te gaan. Ga op zoek naar consciëntieuze, integere medewerkers. Dit soort medewerkers maken minder snel misbruik van hun positie als werknemer en zijn vaak ook goede bondgenoten in de strijd tegen andere vormen van derving.
• Train je medewerkers. Als je eenmaal de juiste medewerkers hebt aangenomen, is het zaak om ze een goede training te geven, zodat ze zo goed mogelijk in staat zijn om fouten en verliezen te voorkomen, winkeldiefstal en fraude te herkennen en het dervingspercentage terug te brengen.
• Kijk naar de werksfeer in je winkel. Werknemers blijven langer hangen en voelen meer verantwoordelijkheid voor het succes van je winkel in een prettige werkomgeving. Zorg dus voor een positieve werkcultuur met weinig verloop en je zult zien dat de mate van diefstal en fraude door werknemers afneemt.

Administratieve fouten

Het is nooit fijn als je winst een klap te verduren krijgt, maar niet alle verliezen worden veroorzaakt door kwaadwillig of illegaal gedrag. Eenvoudige boekhoudkundige of administratieve fouten zijn zelfs verantwoordelijk voor een verlies van 12% van de omzet.

Dat is dus een aanzienlijk deel dat je gemakkelijk kunt voorkomen door de juiste systemen te implementeren en je voorraad en verkopen nauwkeurig bij te houden.

Hoe leidt een administratieve fout tot verliezen? Fouten als het verkeerde etiket, onjuiste afprijzingen en boekhoudfouten, kunnen ertoe leiden dat artikelen voor minder worden verkocht of dat er meer geld wordt terugbetaald dan de bedoeling is. Dit kost je dus letterlijk geld.

Administratieve fouten gebeuren vaak onopzettelijk, maar dat betekent niet dat ze niet voorkomen kunnen worden. Laten we eens kijken hoe je deze vorm van verlies kunt vermijden:

• Personeelstraining. Het maakt niet uit welke taak je medewerkers uitvoeren – voorraadcontrole, artikelen van prijzen voorzien of retouren verwerken – feit is dat goed getraind personeel minder fouten maakt.
• Cyclustellingen: Afhankelijk van hoeveel producten en varianten je in je assortiment hebt, kan het nogal een tijdrovende klus zijn om de hele voorraad te tellen. In plaats daarvan kun je ook zogenaamde cyclustellingen doen (ook wel gedeeltelijke inventarisatie genoemd). Hierbij tel je de voorraad van bijvoorbeeld één producttype in plaats van alle producten in een keer. Cyclustellingen kosten minder tijd en kunnen daardoor vaker worden gedaan dan volledige voorraadtellingen, waardoor je eventuele derving sneller op het spoor bent en je er op tijd iets aan kunt doen. 

Leveranciersfraude

Dit type derving heeft twee kanten: fraude in de vorm van geknoei met cheques en facturen, en leveranciers die iets uit de winkel stelen wanneer ze voorraad komen leveren.

Enkele manieren om leveranciersfraude tegen te gaan:

• Voer een degelijk antecedentenonderzoek uit bij nieuwe leveranciers. Leveranciers zijn een verlengde van je winkel, zeker als ze bestellingen aan je winkel leveren. Hoe goed ken je je leveranciers en hun medewerkers? Doe een achtergrondonderzoek om te controleren op boetes of rechtszaken. Kijk ook naar hun sociale media en eventuele strafrechtelijke veroordelingen.
• Zet een anonieme meldlijn op. Sommige werknemers of externe partijen vinden het moeilijk om fraude te melden. Ze willen liever niet dat hun naam in een rapport terechtkomt uit angst voor eventuele gevolgen. Je kunt een anonieme meldlijn of ander systeem opzetten waar mensen fraude kunnen melden zonder dat ze persoonlijke gegevens hoeven te vermelden.
• Machtig bepaalde werknemers voor voorraad- en factureringstaken. Doe je niet zelf alle facturering en inkoop? Wijs deze taken dan afzonderlijk toe aan bepaalde werknemers. Eén voor de inkoop en één voor facturering.

Verlies met onbekende oorzaak

Dit is waarschijnlijk de meest frustrerende vorm van derving: onbekende oorzaak. Hier is helaas niet veel aan te doen, maar het goede nieuws is dat dit doorgaans slechts een klein percentage van de totale derving betreft.

Strategieën voor verliespreventie in retail

Hoewel er veel verschillende bekende en onbekende oorzaken zijn voor voorraadverlies, zijn er gelukkig ook genoeg manieren om derving tegen te gaan. Met een combinatie van de volgende methoden kom je al een heel eind:

• Maak verliespreventie onderdeel van werving en training
• Stel een helder beleid op
• Implementeer ontmoedigende maatregelen
• Zorg voor draagvlak
• Neem een loss prevention manager aan
• Ontwikkel nauwgezette werkwijzen voor de boekhouding
• Verbeter het voorraadbeheer

Maak verliespreventie onderdeel van werving en training

Ondanks alle nieuwe technologieën en hulpmiddelen om de bedrijfsvoering te verbeteren, herontdekken steeds meer bedrijven de waarde van een goede personeelstraining.

Door verliespreventie op te nemen in het wervings- en inwerktraject, verklein je het risico op de twee grootste oorzaken van derving: winkeldiefstal en diefstal door werknemers.

Bij diefstal door werknemers denk je misschien al gauw aan winkelmedewerkers die artikelen achterover drukken voor zichzelf. Maar ook misbruik van terugbetalingen en overmatig gebruik van kortingen zijn vormen van diefstal.

Denk dus goed na over de kwaliteiten en vaardigheden die je zoekt in medewerkers voordat je nieuwe mensen gaat aannemen. Ga op zoek naar consciëntieuze, integere kandidaten.

Medewerkers die op dit gebied uitblinken, zijn waardevol in de strijd tegen voorraadderving. Ze zijn minder geneigd om misbruik te maken van hun positie als medewerker, voelen zich verantwoordelijker voor het succes van de winkel en zetten zich graag in om voorraadderving tegen te gaan.

Maar je moet ze daarvoor wel de juiste hulpmiddelen en training geven. Het kan een groot verschil maken voor je totale derving als je je medewerkers leert om winkeldiefstal te herkennen en tegen te houden.

Stel een helder beleid op

Een duidelijk beleid is onmisbaar als je voorraadderving wilt tegengaan. Veel bedrijven gebruiken een gedragscode als onderdeel van hun verliespreventieprogramma. Hoewel je hiermee niet direct crimineel gedrag van medewerkers voorkomt, maak je zo wel duidelijk dat je bedrijf ethisch verantwoord gedrag hoog in het vaandel heeft staan en weten medewerkers welk gedrag van hen verwacht wordt.

Leg in je beleid uit wat aanvaardbaar gebruik van bedrijfseigendommen is en neem dit mee in het inwerktraject. Laat ook duidelijk weten wat de disciplinaire maatregelen zijn wanneer iemand wordt betrapt op fraude of diefstal.

Het is belangrijk dat voor iedereen dezelfde normen gelden. Als je bijvoorbeeld niet wilt dat winkelmedewerkers geld of benodigdheden gebruiken voor persoonlijke doeleinden, sta dit dan ook niet toe bij managers.

Implementeer ontmoedigende maatregelen

Georganiseerde winkelcriminaliteit blijft een groot probleem voor de detailhandel. In 2019 was 12,4% van de totale derving in de Nederlandse detailhandel afkomstig van dit type diefstal. Vaak gaat het om kleine, waardevolle spullen, zoals cosmetica en elektronische apparaten, die vervolgens worden doorverkocht.

Veel bedrijven gebruiken meerdere hulpmiddelen als het gaat om de strijd tegen winkelcriminaliteit (door medewerkers of klanten). Mensen het idee geven dat je winkel goed beveiligd is, is net zo belangrijk als het daadwerkelijk hebben van een goede beveiliging. Daarmee laat je zien dat je verlies serieus neemt en ontmoedig je crimineel gedrag.

Wanneer heb jij voor het laatst je verliespreventiemaatregelen onder de loep genomen?

Enkele van de meest gangbare methoden voor verliespreventie in de retailbranche:

• Inbraakalarm
• Beveiligingslabels
• Zichtbare of onzichtbare videobewaking
• Gepantserde geldwagens
• Beveiligingskabels of afgesloten kasten

Point of Sale-analyses en zichtbare camerabeveiliging worden steeds meer gebruikt. Tegelijkertijd vertrouwen winkels ook nog altijd op klassiekers als een inbraakalarm. De vraag is: welke nieuwe of bestaande technologieën zijn interessant voor jouw winkel?

Zorg voor draagkracht

Effectieve verliespreventie begint in de top van de organisatie en verspreidt zich van daaruit naar de rest van het bedrijf. Als je derving tegen wilt gaan, moet je dus zorgen dat iedereen meedoet: van de eigenaar tot aan de winkelmedewerkers.

Maar hoe doe je dat?

Daar zijn enkele eenvoudige technieken voor:

1. Wees transparant over het probleem.
2. Deel dervingscijfers met het hele bedrijf.
3. Maak voor je team duidelijk wat de aanpak van derving precies oplevert voor het bedrijf.
4. Maak je verliespreventiedoelstellingen duidelijk en informeer je team regelmatig over de voortgang die jullie maken.

Voor veel (senior-)managers is het voordeel van verliespreventie vooral zichtbaar in de cijfers. Maar hoe zit dat met winkelmedewerkers die minder betrokken zijn bij de resultaten van het bedrijf? Ook onder hen heb je draagvlak nodig.

Zo krijg je dat:

1. Stel winkelmedewerkers in staat om verantwoordelijkheid te nemen voor het succes van de winkel.
2. Stel duidelijke normen en beloon medewerkers die hun doelen halen en overtreffen.
3. Deel teamsuccessen met al het personeel.

Neem een loss prevention manager aan

Verliespreventie bespreken tijdens sollicitatiegesprekken en het inwerktraject is een goed begin in de strijd tegen verlies. Maar veel winkels vinden het lastig om te bepalen wie verantwoordelijk is voor het verfijnen en uitvoeren van de verliespreventiestrategie.

In dat geval kan het uitkomst bieden om iemand aan te nemen die die specifieke rol op zich neemt.

Loss prevention managers zie je in winkels van allerlei soorten en maten. Hun taken zijn onder andere:

• Leidinggeven, begeleiden en resultaten boeken op het gebied van onderzoek naar diefstal, fraude, geweld op de werkplek en andere ernstige incidenten
• Winkeleigenaren informeren over belangrijke kwesties en de voortgang van de verliespreventiestrategie
• Gegevens analyseren, controles uitvoeren en trends herkennen om plannen van aanpak op te stellen om risico’s te verminderen
• Optimale werkwijzen op het gebied van beveiliging promoten en uitvoeren
• Ad hoc controles uitvoeren in de winkel

Een andere optie: Je kunt ook een beveiligingsmedewerker inhuren die is gespecialiseerd in de detailhandel. Op die manier ben je niet afhankelijk van je eigen personeel om winkeldieven te herkennen en tegen te houden.

Ontwikkel nauwgezette werkwijzen voor de boekhouding

Niet alle derving gebeurt in de winkel. Soms kom je alleen verliezen tegen in je boekhouding. Als je je verliespreventie wilt verbeteren, kan het de moeite waard zijn om de administratie te optimaliseren.

In je boekhouding moet je als winkeleigenaar de kostenbasis bepalen van alle voorraad. ‘Cost accounting’ of kostenberekening is een redelijk eenvoudige methode om de waarde van de voorraad te bepalen en werkt op basis van de kosten. Je waardeert de voorraad uitsluitend op basis van wat je ervoor hebt betaald bij ontvangst. Het is alleen niet de beste methode om voorraadderving te bepalen.

‘Retail accounting’ is daarentegen een methode waarbij je de waarde van de voorraad bepaalt aan de hand van de retailprijs. Hiermee kun je de prijzen na verloop van tijd bijhouden, inclusief prijsverhogingen en -verlagingen en verkoopprijzen van afzonderlijke producten. Deze methode vergt wat meer aandacht en werk, maar is wel handig om derving te identificeren.

Nog een reden om nieuwe boekhoudmethoden te implementeren: Als je voorraadrapporten en verkoopcijfers niet overeenkomen, ben je veel tijd kwijt om alles weer gelijk te trekken. En als je boekhouding vol fouten zit, trekt dat mogelijk ook de aandacht van de belastingdienst.

Verbeter het voorraadbeheer

Voorraadbeheer is een van de belangrijkste aspecten waar je je op moet richten als je je verliespreventie wilt verbeteren. Met een goede voorraadcontrole heb je een beter overzicht over al je artikelen en kun je derving voorkomen.

Enkele manieren om voorraadbeheer te verbeteren:

• Implementeer een methode om je artikelen te volgen. Het is heel gemakkelijk om artikelen te volgen en het helpt je vast te stellen waar een product is verdwenen, in het magazijn of in de winkel. Je kunt bijvoorbeeld RFID-tags aan je producten bevestigen. RFID staat voor 'radio-frequency identification’. Het is een techniek waarmee je via radiofrequenties artikelen kunt volgen en automatisch je voorraad(niveau) kunt bijhouden.
• Tel je voorraad regelmatig. Het kost waarschijnlijk te veel tijd om regelmatig je volledige voorraad te tellen, maar je kunt ook deeltellingen doen. Met Shopify kun je het niveau van de daadwerkelijk aanwezige voorraad in je winkel vergelijken met het voorraadniveau in je POS-systeem, en dat voorraadniveau gelijktrekken en bijwerken wanneer je verschillen vindt.
• Voer onverwachte controles uit. Als je vermoedt dat een medewerker artikelen verduistert, voer dan een onverwachte controle uit. Op die manier kun je afwijkingen in de voorraad ontdekken voordat medewerkers tijd hebben om zich voor te bereiden op de controle.
• Investeer in voorraadbeheertechnologieën. Gebruik voorraadbeheersoftware in plaats van pen en papier of spreadsheets. Dat is minder foutgevoelig en je beschikt daarmee over tools, gegevens en rapporten waarmee je je voorraad efficiënter kunt beheren en je rendement op investering kunt maximaliseren.

Met Shopify POS kun je bijvoorbeeld vanaf één plek een onbeperkt aantal producten en varianten ordenen en categoriseren, voorraad bijhouden, tellen en afstemmen binnen meerdere winkellocaties, en rapporten over de beschikbare voorraad bekijken om de kostprijs en winkelwaarde van je huidige beschikbare voorraad te zien.

Naarmate je bedrijf groeit en het voorraadbeheer ingewikkelder wordt, neemt de kans op voorraadderving ook toe. Investeer in goede hulpmiddelen om inzicht te krijgen in potentiële zwakke plekken en het risico te verkleinen, zodat je uiteindelijk je winst kunt vergroten.

Voorbeelden van effectieve verliespreventie

Nu je een beetje bekend bent met de basisbeginselen, gaan we eens kijken naar wat succesvolle praktijkvoorbeelden. Of je budget nu 100.000 of 0 euro is, van deze casestudy’s steek je altijd wat op.

Sears Canada

Hoewel Sears Canada begin 2018 de laatste deuren sloot, kunnen we nog steeds iets leren van hun verliespreventiemethode.

Sears Canada maakte gebruik van een combinatie van oude bewezen methoden en geavanceerde technologieën. Ze gaven hun verliespreventiemedewerkers beschikking over de beste tools, niet alleen maar de nieuwste. Ze maakten gebruik van videobewaking in alle winkels, maar niet om winkeldieven te identificeren na de daad.

Ze gebruikten de videobeelden om patronen te ontdekken, zoals plekken in de winkel waar klanten veel tijd doorbrengen. Door deze patronen te analyseren en te delen met alle winkels, was het verliespreventieteam beter in staat om zich te richten op bepaalde ‘hot spots’ of plekken die gevoelig waren voor diefstal. Zo konden ze winkeldiefstal in de kiem smoren.

Target

Bron

Een recente ontwikkeling binnen de detailhandel is de opkomst van de zelfscankassa’s bij grotere winkelketens. Het verdwijnen van de kassamedewerker (die elk artikel scant, contact heeft met de klant en gedrag van klanten observeert) betekent een extra uitdaging op het gebied van verliespreventie.

Target pakte dit probleem aan door extra in te zetten op een van de hierboven genoemde tactieken: opvallende camerabewaking. Als je bij de zelfscankassa van een Target-winkel afrekent, zie je jezelf in beeld op een beeldscherm op ooghoogte. De boodschap is meteen duidelijk: ‘je wordt gezien’. Ook de scanner is voorzien van een beveiligingsfunctie en verliespreventiepersoneel kan zien welke artikelen door de klant zijn gescand en welke niet.

Meijer

Bron

Camerabeelden bekijken op zoek naar bewijs van diefstal kan nogal een vervelende en tijdrovende klus zijn. Je kunt de hele dienst van een medewerker bekijken om uiteindelijk nul bewijs van diefstal tegen te komen. Niet echt efficiënt dus.

Het verliespreventieteam van Meijer pakt het anders aan. Zij gebruiken een slim POS-systeem waarmee ze bergen gegevens verzamelen. Vervolgens laten ze de software alle gegevens analyseren om zo gebeurtenissen te identificeren die niet binnen het gebruikelijke transactiepatroon vallen. Dat betekent dat ze meer tijd kunnen besteden aan het beperken van verlies en het wegnemen van de oorzaken van derving waar ze controle over hebben.

Burberry

Bron

Het gebruik van RFID-tags wordt steeds populairder in de detailhandel. Je kunt artikelen volgen in de hele toeleveringsketen, tot aan de verkoop aan toe. Ook Burberry maakt gebruik van RFID-technologie om producten te identificeren. De RFID-technologie bevindt zich in een kleine chip die meestal in het label van de kleding wordt verwerkt, maar soms in de kleding zelf via een stoffen RFID-label.

Burberry legt dit als volgt uit op hun website: “We zijn in bepaalde winkels begonnen met het gebruik van RFID-technologie voor alle Burberry-producten voor een betere voorraad- en kwaliteitscontrole. Ook willen we zo de klantervaring verbeteren.”

De RFID-chip bevat ook multimediacontent specifiek voor het product in kwestie. Klanten kunnen dan op de beeldschermen in de winkel of op hun telefoon meer informatie over dat product bekijken. Zo zien ze bijvoorbeeld waar het product is gemaakt of hoe ze het product kunnen combineren.

Een verliespreventieplan ontwikkelen voor je winkel

Voorraadderving is helaas onvermijdelijk in de detailhandel, maar dat betekent niet dat je je er dus maar bij neer moet leggen dat je jaarlijks een deel van je potentiële omzet verliest.

Het blijft een groot probleem voor winkeliers, zeker als je sowieso al te maken hebt met krappe marges. Elektronische beveiliging van artikelen, geavanceerde bewakingscamera’s en gezichtsherkenning zijn slechts enkele van de tactieken waar winkeliers naar grijpen op zoek naar een effectieve manier om voorraadverlies in te dammen.

Uiteindelijk is het vooral belangrijk om een goed verliespreventieplan op te stellen waarin je een combinatie van tactieken gebruikt die goed passen bij jouw situatie. Dat is de enige manier om problemen als winkeldiefstal en diefstal door werknemers effectief te bestrijden.

Dit artikel is een vertaling van een origineel Shopify-artikel van Michael Keenan.

Veelgestelde vragen over loss prevention (minder derving en meer winst)

Wat is loss prevention?

Loss prevention of verliespreventie is alles wat een bedrijf doet om diefstal, fraude en fouten te beperken. Het doel van verliespreventie is om vermijdbare verliezen te voorkomen en je winst te beschermen. Het wordt vooral ingezet in retail, maar ook in andere branches. Verliespreventie houdt zich bezig met het vaststellen van oorzaken van derving en het bedenken van oplossingen om derving te voorkomen.

Wat zijn vermijdbare verliezen voor de detailhandel?

Vermijdbare verliezen worden onder andere veroorzaakt door winkeldiefstal, diefstal door personeel, fraude door leveranciers, cybercrime en administratieve fouten. Ook wel derving genoemd. Binnen de detailhandel is dit een groot probleem. Onder andere de opkomst van zelfscanners en -kassa’s zorgt ervoor dat het aantal gevallen van diefstal alleen maar toeneemt.

Welke strategieën zijn er voor verliespreventie in retail?

Hoewel er veel verschillende bekende en onbekende oorzaken zijn voor voorraadverlies, zijn er gelukkig ook genoeg manieren om derving tegen te gaan. Met een combinatie van de volgende methoden kom je al een heel eind: Maak verliespreventie onderdeel van werving en training. Stel een helder beleid op. Implementeer ontmoedigende maatregelen. Zorg voor draagvlak. Neem een loss prevention manager aan. Ontwikkel nauwgezette werkwijzen voor de boekhouding. En verbeter het voorraadbeheer.

Hoe kun je winkeldiefstal tot een minimum beperken?

Enkele manieren waarop je dat kunt doen: zichtbare bewaking en borden, je winkel doelgericht inrichten en uitstekende klantenservice. In onze blog lichten we deze punten toe.