Voorraadbeheer – de beste methodes voor jouw bedrijf (2024)

Voorraadbeheer gaat over het bestellen, opslaan en verzenden van goederen en materialen. Volg de tips en technieken van de experts uit deze blog om je toeleveringsketen nog soepeler te laten draaien.

Voorraadbeheer is het proces van het organiseren van voorraad terwijl het een toeleveringsketen doorloopt.

Het doel van voorraadbeheer is om de kosten van het opslaan van voorraad zo laag mogelijk te houden terwijl je de voorraadniveaus consistent houdt en zorgt dat klanten de producten sneller in huis hebben.

Weet je niet waar je kunt beginnen met het verbeteren van je voorraadbeheer? In deze blog ontdek je tips en technieken van experts in voorraadbeheer, om je voorraad te monitoren en je klanten tevreden te houden.

Voorraadbeheer is het proces van het bewaken en controleren van de goederenstroom binnen een bedrijf. Het omvat het volgen van de weg die goederen en materialen afleggen, het monitoren van de omloopsnelheid en het optimaliseren van de bevoorrading om te zorgen dat producten altijd verkrijgbaar zijn.

Het doel van voorraadbeheer is om de kosten van het aanhouden van voorraad zo laag mogelijk te houden. Dankzij voorraadbeheer weet je wanneer het tijd is om producten aan te vullen of meer materialen in te kopen om ze te produceren. 

Wat telt als voorraad?

• Grondstoffen: materialen en substanties die worden gebruikt voor de productie of fabricage van producten. Grondstoffen omvatten hout, metalen, plastics of stoffen die worden gebruikt om eindproducten te maken. Ze worden geleverd door één of meer leveranciers of producenten.
• Work-in-progress (WIP): een gedeeltelijk eindproduct dat nog moet worden afgemaakt. WIP omvat productiekosten zoals kosten voor arbeid en machines. Deze kosten worden overgedragen op de eindproducten en de prijs die de consument betaalt.
• Eindproducten: dit type voorraad verwijst naar het aantal producten dat op voorraad is en dat klanten kunnen kopen. Wanneer een WIP is voltooid, wordt dit toegevoegd aan de voorraad eindproducten. 
• MRO-goederen: materialen en apparatuur die in het productieproces worden gebruikt maar niet als onderdeel van het eindproduct. MRO-goederen omvatten persoonlijke beschermingsmiddelen, schoonmaakmiddelen, kantoorbenodigdheden en technische apparatuur. 

Typen voorraadbeheer

Voorraadbeheer ziet er voor elk bedrijf anders uit. Voor retailers zijn factoren als seizoensinvloeden, promotionele evenementen en uitverkopen, en een concurrerend retourbeleid bepalend voor de strategie voor voorraadbeheer. 

Voor bedrijven met meerdere vestigingen is een nauwkeurig en gecentraliseerd overzicht van de voorraad essentieel. Dit gaat over meer dan alleen de juiste voorraad voor je winkels: je moet ook je magazijnopslag zo organiseren, dat zo veel mogelijk klanten een goede service-ervaring krijgen.

Voordelen van voorraadbeheer

Het maakt niet uit of je een klein bedrijf bent of een ERP-systeem gebruikt, voorraadbeheer heeft altijd een aantal belangrijke voordelen:

1. Je voorkomt verspilling

Als je producten met een uiterste houdbaarheidsdatum verkoopt, heeft elke verkoopkans een tijdslimiet. Voorraadbeheer helpt je om onnodige verspilling te voorkomen, doordat het de controle over je voorraad optimaliseert.

2. Je voorkomt dead stock

Dead stock kun je niet verkopen. Niet omdat de uiterste houdbaarheidsdatum is verstreken, maar omdat het seizoen voorbij is, het item niet meer in de mode is of op een andere manier irrelevant is geworden. Door de juiste voorraadstrategie te kiezen, kun je deze kostbare voorraadmisser voorkomen.

Aan de andere kant van het spectrum moet je je voorraadniveaus ook monitoren om het risico te verkleinen dat je meer verkoopt dan je daadwerkelijk op voorraad hebt.

3. Je bespaart op opslagkosten

Magazijnkosten zijn vaak variabele kosten die fluctueren afhankelijk van de opslag die je nodig hebt. Wanneer je te veel producten tegelijkertijd opslaat of blijft zitten met een product dat lastig verkoopt, stijgen je opslagkosten. Door dit te voorkomen, bespaar je geld.

4. Je verbetert je cashflow

Voorraad staat rechtstreeks in verbinding met verkoop (doordat het bepaalt hoeveel je kunt verkopen) en uitgaven (doordat het bepaalt wat je moet inkopen). Beide elementen hebben veel invloed op het saldo van de lopende rekening van je bedrijf (hoeveel geld je kunt uitgeven). Beter voorraadbeheer leidt tot beter beheer van je cashflow.

5. Het optimaliseert je fulfilment

Goed voorraadbeheer kan je order fulfilment verbeteren. Je kunt strategieën als voorraadspreiding toepassen, waarbij je in meerdere fulfilmencentra voorraad aanhoudt, zodat je producten altijd in de buurt van de locaties van je klanten zijn. Dit verkort de levertijd en verlaagt de verzendkosten: twee factoren die bijdragen aan tevreden klanten.

Goed voorraadbeheer betekent ook dat je kopers een probleemloze retourervaring biedt en zorgt dat nog bruikbare voorraad weer in omloop komt.

Voorraadbeheersystemen: software en apps

Moderne voorraadbeheersystemen zijn digitaal en cloud gehost. Ze kunnen via meerdere apparaten en door meerdere gebruikers worden gebruikt, zodat iedereen op dezelfde manier interactie kan hebben met de toeleveringsketen.

Een voorraadbeheersysteem (inventory management system, IMS) is een programma dat alle elementen van voorraadbeheer monitort en organiseert en gegevens synchroniseert met je POS-systeem. Er zijn drie grote systemen: doorlopende, periodieke en handmatige voorraadbeheersystemen.

Een doorlopend voorraadbeheersysteem houdt de voorraad continu in realtime bij. Bij een periodiek systeem daarentegen moet je de voorraadniveaus aan het begin en eind van een specifieke periode tellen. Een handmatig systeem is de old school pen-en-papieraanpak. Deze laatste optie is alleen zinvol als je maandelijkse verkoop zeer beperkt is.

Voorraadbeheersoftware

Voorraadbeheersoftware is een op zichzelf staand programma of ingebouwd in een e-commerceplatform zoals Shopify. Met behulp van deze software kun je je planning voor het aanvullen van je voorraad monitoren en bijstellen. Ook kun je via deze software bestellingen volgen, van verkoop tot bezorging.

Voorraadbeheerapps

Met voorraadbeheerapps kun je de live status van je magazijn in de gaten houden. Apps zijn handig voor medewerkers die betrokken zijn bij de actieve bedrijfsvoering: ze hebben dan vanaf een smartphone of tablet direct toegang tot de gegevens.

De meeste voorraadbeheerapps bieden opties voor het bijhouden van voorraadniveaus, locatietracking, waarschuwingen bij een laag voorraadniveau en opties voor het monitoren van bestellingen.

Als je verkoopt via Shopify, probeer dan de volgende populaire voorraadbeheerapps voor je webshop:

• Stocky: krachtige, gedetailleerde voorraadtracking in realtime.
• Thrive by Shopventory: koppel meerdere Shopify-accounts en automatiseer inkooporders.
• ShipHero: voorspelling van de verwachte vraag, inkoopautomatisering en meer.
• Zoho: kun je integreren met Zoho CRM en Zoho Books.

11 technieken voor voorraadbeheer

Welk systeem je ook gebruikt, de volgende technieken verbeteren altijd je voorraadbeheer en cashflow:

1. Six Sigma

Six Sigma is een optimalisatiemethode voor het beheer van je toeleveringsketen, waarmee je voorkomt dat je overtollige of verouderde voorraad moet afschrijven: voorraad die vaak onder de kostprijs wordt verkocht of gedoneerd. 

2. Buffervoorraad

Bufferniveaus zijn de minimale productvoorraad die je te allen tijde nodig hebt. Je weet dat het tijd is om een bestelling te plaatsen als je voorraad onder deze vooraf bepaalde niveaus komt.

Bufferniveaus moeten variëren afhankelijk van het product, de klantvraag en hoelang het duurt voordat nieuwe voorraad binnen is (je IMS houdt dit soort gegevens bij in een detailhandelverkooprapport).

3. First in, first out (FIFO)

First in, first out (FIFO) bepaalt de kosten van je verkochte producten (cost of goods sold, COGS). Het betekent dat je je oudste voorraad als eerste verkoopt, wat vooral belangrijk is om verspilling te voorkomen. 

4. Goede relaties met leveranciers

Goede relaties met leveranciers geven je meer speelruimte wanneer zich onverwachte problemen voordoen. Als je een bestaande relatie hebt met een leverancier, kun je vaak onderhandelen over minimale bestelhoeveelheden.

Om de relatie met je leverancier goed te houden, kun je de leverancier laten weten wanneer je een verkoopstijging verwacht of veel inkooporders tegelijk genereert, zodat de leverancier zijn productie- en doorlooptijden hierop kan afstemmen. 

5. Plannen voor noodscenario’s

Wacht niet tot voorraadproblemen zich voordoen, maar zorg dat je strategieën hebt klaarliggen voor de volgende situaties:

• Onverwachte verkooppieken, waardoor je meer verkoopt dan je op voorraad hebt
• Tijdelijke tekorten aan cashflow
• Overbelaste of te kleine magazijnen
• Te weinig producten op voorraad
• Producten met lage doorloopsnelheden
• Verkooporders die je niet kunt verwerken vanwege problemen bij de leverancier
• Producten waarvoor de productie is stopgezet

6. Regelmatige controles

Het is erg belangrijk dat je regelmatig controleert of je voorraadcijfers nog kloppen. Meestal vertrouw je op voorraadbeheersoftware en rapporten van je magazijnbeheersysteem om te zien hoeveel producten je op voorraad hebt. Maar het is belangrijk dat je controleert of deze cijfers overeenkomen met de realiteit. De beste manier om gemoedsrust te krijgen, is je voorraad fysiek controleren of inventariseren.

7. ABC-prioritering

Categoriseer je voorraad via een ABC-analyse. Je kunt een ABC-analyse gebruiken om de waarde van je voorraad te bepalen op basis van het percentage van je omzet:

• A = percentage van de voorraad dat zorgt voor 80% van je omzet
• B = percentage van de voorraad dat zorgt voor 15% van je omzet
• C = percentage van de voorraad dat zorgt voor 5% van je omzet

Je A-voorraad zijn je meest winstgevende en waardevolle producten. Zorg dat je deze producten altijd op voorraad hebt, zodat je geen toekomstige verkoop misloopt. C-voorraad daarentegen heeft een lange doorlooptijd of is niet meer in trek bij klanten. Geef korting op deze items om geld en ruimte vrij te maken.

8. Nauwkeurige voorspellingen

Een groot deel van goed voorraadbeheer draait om het nauwkeurig voorspellen van de vraag. Bij het voorspellen van toekomstige verkoop spelen veel verschillende variabelen een rol, maar let extra goed op de verkoop van vorig jaar in dezelfde periode, gegarandeerde verkoop via contracten en abonnementen, seizoensinvloeden en geplande promoties.

9. Last in, first out (LIFO)

Bij last in, first out (LIFO) voorraadbeheer verkoop je de producten die je het meest recent hebt ingekocht, als eerste.

Als de prijzen in de loop van de tijd stijgen, heb je je meest recente voorraad ook voor de hoogste prijzen ingekocht. Dat betekent hogere voorraadkosten, een lagere bedrijfswinst en daardoor een lager belastbaar inkomen. Je betaalt dan dus minder belasting.

10. Just-in-time (JIT) 

Just-in-time (JIT) voorraadbeheer betekent dat je zo laag mogelijke voorraadniveaus aanhoudt, zodat je nog net aan de vraag kunt voldoen. Je vult de voorraad dan pas aan vlak voordat een product opraakt.

JIT vereist zorgvuldige planning en voorspellingen. Maar het kan een goede strategie zijn voor merken die snel groeien en hun lanceringen en nieuwe producten strak gepland hebben.

💡 Tip: wil je een melding krijgen als je voorraad bijna op is? Installeer dan een voorraad-alertapp uit de Shopify App Store.

11. Je voorraadopslag en fulfilment outsourcen

Als je klanten in de VS of Canada hebt, kun je de Shopify Fulfillment Network (SFN)-app gebruiken. Via deze app kun je de fulfilment uitbesteden aan Flexport, die je voorraad namens jou distribueert vanuit magazijnen in de VS. Zo kun je je klanten betaalbare levering binnen twee werkdagen aanbieden. 

Als je fulfilmentpartner neemt Shopify de bestellingen en retouren van je klanten aan en brengt het nog bruikbare voorraad weer in omloop.

Voorraadbeheer op Shopify 

Elk bedrijf moet ernaar streven menselijke fouten in het voorraadbeheer zoveel mogelijk te voorkomen, en voorraadbeheersoftware kan daarbij helpen. Als je je webshop runt via Shopify, is deze software automatisch ingebouwd.

In het gedeelte Inventory van je Shopify admin panel kun je voorraadtracking instellen, je voorraad bekijken en je voorraadniveaus aanpassen. Je kunt hier ook de geschiedenis van voorraadaanpassingen en -overdrachten bekijken voor varianten die door Shopify worden bijgehouden.

Shopify biedt ook voorraadrapporten die je een momentopname geven van je voorraad aan het eind van de maand. Je kunt verschillende rapporten bekijken, waaronder:

• Gemiddelde verkochte voorraad per dag
• Percentage verkochte voorraad
• ABC-analyse per product
• Doorloopsnelheid per product
• Dagen resterende voorraad

Je kunt deze rapporten als volgt bekijken:

• Ga vanuit je Shopify admin panel naar Analytics > Reports.
• Klik op Categories.
• Klik op Inventory om de rapporten te filteren, zodat je alleen voorraadrapporten ziet.

Voorraadbeheertips voor retail

Of je nu een nieuw bedrijf bent of een nieuwe winkellocatie opent, houd altijd deze voorraadbeheertips in gedachten:

• Werk voorraadgegevens in realtime bij. Toegang tot actuele, kloppende voorraadgegevens is cruciaal voor een snelle, efficiënte productdoorloop.
• Controleer je voorraad regelmatig. Voer maandelijkse en jaarlijkse controles uit om te zorgen dat je daadwerkelijke voorraad en wat in je financiële registratie staat, overeenkomen. 
• Bekijk de prestaties van leveranciers. Identificeer wat leveranciers kunnen verbeteren of wanneer je beter een andere leverancier kunt kiezen. 
• Maak één iemand verantwoordelijk voor voorraadbeheer. Het helpt om één persoon de eindverantwoordelijkheid te geven voor het aanvullen van de voorraad, onderhandelen met leveranciers en het betalen van facturen.
• Investeer in voorraadbeheersoftware. Zoek naar software die werkt met je bedrijfstools en die je kunt integreren met toekomstige multichannel verkoop.

De toekomst van voorraadbeheer 

Technologie groeit en ontwikkelt zich in een razend tempo. Veel van de onderstaande nieuwe en opkomende technologieën bieden toepassingen voor voorraadbeheer:

RFID

RFID (radio-frequency identification)-technologie heeft zeker een plek in de toekomst van voorraadbeheer. Veel bedrijven gebruiken RFID-tags al om voorraad te zoeken en te voorkomen dat ze te weinig of te veel op voorraad hebben.

AI

Kunstmatige intelligentie (AI) blijft zich ontwikkelen. Ook binnen oplossingen voor voorraadbeheer blijven nieuwe toepassingen ontstaan. Dankzij zelfcorrigerende AI-oplossingen kunnen bedrijven voorraadbesluiten automatiseren en in realtime op de klantvraag reageren.

IoT

IoT (Internet of Things)-apparaten bieden locatiegegevens in realtime, waardoor medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het vinden van voorraad. Deze gegevens kunnen je ook helpen beter geïnformeerde en effectievere voorraadbeheerbesluiten te nemen, doordat je precies weet hoeveel voorraad je hebt en waar deze zich bevindt.

Neem de controle over je voorraad

Een voorraadbeheersysteem verlaagt je opslagkosten, helpt je om verkooppatronen te analyseren, toekomstige verkoop te voorspellen en je voor te bereiden op het onverwachte. Met goed voorraadbeheer vergroot je als bedrijf je winst- en overlevingskansen.

Veelgestelde vragen over voorraadbeheer

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is het proces waarbij je je voorraad bijhoudt om het volgende te beheren: het bestellen en opslaan van goederen, het gebruik van onderdelen en materialen, de distributie van eindproducten en de verkoop.

Welke vier typen voorraad zijn er?

De vier typen voorraad zijn grondstoffen, works-in-process, eindproducten en MRO-goederen.

Wat is een voorbeeld van voorraadbeheer?

Een voorbeeld van voorraadbeheer is een webshop die een barcodescansysteem gebruikt om productvoorraadniveaus bij te houden. De webshop gebruikt vraagvoorspelling om verkooptrends te voorspellen en optimale voorraadhoeveelheden te bepalen. Ze gebruiken een automatisch aanvulsysteem om producten bij te bestellen als deze onder een vooraf ingestelde drempel komen. De webshop heeft ook een goed geordend magazijn, wat zorgt voor een efficiënte verwerking en fulfilment van bestellingen. Tot slot analyseren ze verkoop- en voorraadgegevens om goed geïnformeerd besluiten te nemen over het productassortiment, prijzen en promoties, wat hun voorraadbeheerproces optimaliseert.

Wat is het hoofddoel van voorraadbeheer?

Het hoofddoel van voorraadbeheer is voorkomen dat producten niet meer op voorraad zijn, overtollige voorraad minimaliseren en de efficiëntie van de bedrijfsprocessen maximaliseren. Op de lange termijn bespaar je hier als bedrijf geld en tijd mee.

Wat zijn de 5 stappen van het voorraadbeheerproces?

De vijf stappen van voorraadbeheer zijn: vraagvoorspelling, wat de toekomstige vraag voorspelt om voorraadniveaus te optimaliseren. Bevoorrading, wat ervoor zorgt dat producten op tijd worden aangevuld. Verwerking van bestellingen, wat de fulfilment van bestellingen stroomlijnt. Opslag en organisatie, wat zorgt voor een efficiënt magazijn. Rapportage en analyse, wat gegevensgestuurde voorraadbesluiten mogelijk maakt.

Wat is de beste manier van voorraadbeheer?

De beste manier van voorraadbeheer is een uitgebreid voorraadbeheersysteem implementeren. In dit systeem komen vraagvoorspelling, efficiënte bevoorradingsstrategieën, gestroomlijnde verwerking van bestellingen, geordende opslag en gegevensgestuurde rapportage en analyse samen. De technologie en automatisering van dit systeem helpen voorraadniveaus te optimaliseren en je kosten te verlagen.

Wat is VMI?

VMI staat voor vendor-managed inventory. Het is een bedrijfsmodel waarin de leverancier of producent verantwoordelijk is voor het beheren en aanvullen van de voorraad van zijn producten op de locatie van de klant. Bij VMI monitort de producent de voorraadniveaus, voorspelt hij de vraag en start hij de bevoorrading, zonder input van de klant. Deze aanpak zorgt voor een betere afstemming tussen de producent en de klant, vermindert producten die niet op voorraad zijn en overtollige voorraad en verbetert tegelijkertijd de algehele efficiëntie van de toeleveringsketen.

Wat is de eerste stap in voorraadbeheer?

De eerste stap in een voorraadbeheerplan is om de huidige voorraadsituatie nauwkeurig in kaart te brengen en te analyseren. Dit omvat het uitvoeren van een uitgebreide voorraadcontrole, waarbij je gegevens verzamelt over bestaande voorraadniveaus, voorraaditems categoriseert en hun waarde en vraagpatronen onderzoekt. Dankzij inzicht in de huidige status van je voorraad, kun je als bedrijf verbeterpunten identificeren, realistische doelen stellen en effectieve strategieën ontwikkelen voor voorraadbeheer, zoals het optimaliseren van re-order points, safety stock levels en bevoorradingsmethoden.

Wat is EOQ in voorraadbeheer?

EOQ staat voor economic order quantity. Het is een formule die in voorraadbeheer wordt gebruikt om de optimale bestelhoeveelheid te bepalen, waarbij je de totale voorraadkosten zo laag mogelijk houdt. EOQ houdt rekening met bestelkosten, transportkosten en vraagcijfers om de hoeveelheid te vinden waarbij de kosten voor het aanhouden van voorraad en de kosten voor het bestellen van nieuwe voorraad met elkaar in evenwicht zijn. Je kunt je EOQ als volgt berekenen: EOQ = √((2 * D * S) / H). D staat daarbij voor de vraag naar het product op jaarbasis, S voor de bestelkosten per bestelling en H voor de opslagkosten per eenheid per jaar. Door de EOQ te berekenen, kun je als bedrijf goed geïnformeerde besluiten nemen over hoeveel voorraad je per keer moet bestellen, waarbij je een evenwicht vindt tussen het minimaliseren van de opslagkosten (kosten voor het opslaan van voorraad) en de bestelkosten (kosten voor het plaatsen van bestellingen).