Politique de confidentialité : comment la rédiger de façon claire et exhaustive ?

Lorsqu’on possède une boutique en ligne, il est indispensable de rédiger une politique de confidentialité. Elle sert à informer vos consommateurs sur votre façon de traiter leurs données personnelles. Vous souhaitez rédiger votre politique de confidentialité ? Alors découvrez tous nos conseils.

Lorsqu’on possède une boutique en ligne, il est indispensable de rédiger une politique de confidentialité (aussi appelée charte de confidentialité), celle-ci sert avant tout à informer et à protéger vos consommateurs. Le rôle de cette politique de confidentialité est d’expliquer aux visiteurs de votre boutique en ligne ou de votre site, la façon dont vous recueillez, traitez et publiez leurs données personnelles.

Rédiger une politique de confidentialité répond à un besoin de transparence du consommateur et vous permet de renforcer la confiance entre votre entreprise et vos clients.

Pour vous aider à y voir plus clair, vous découvrirez dans cet article toutes les informations clés pour vous lancer dans la rédaction de votre politique de confidentialité. Pour vous assurer que votre charte de confidentialité est conforme aux lois françaises et européennes en vigueur, nous vous recommandons cependant de vous faire aider d’un professionnel ou de faire vérifier votre document final par un avocat.

Qu’est-ce qu’une politique de confidentialité ?

Politique de confidentialité : Une politique de confidentialité est une déclaration écrite d’une entreprise sur la façon dont elle collecte, classe, stocke et supprime les données de ses clients. C’est un document qui permet d’assurer aux visiteurs d’un site que leurs données personnelles sont bien en sécurité et qu’elles ne sont pas utilisées ou cédées à une entreprise ou organisation tierce sans leur consentement.

Pour être réglementaire, la politique de confidentialité doit être conforme aux réglementations européennes, dont le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Pourquoi faut-il rédiger une politique de confidentialité ?

Grâce à votre boutique en ligne, vous recueillez de nombreuses informations personnelles sur vos clients ; leur nom, leur adresse, mais aussi leur moyen de paiement. Il est donc essentiel d’établir une politique de confidentialité pour prouver votre sérieux et votre transparence auprès de vos clients et visiteurs. Elle permet d’instaurer une relation de confiance avec le consommateur et de lui garantir votre honnêteté.

Quelles informations doit-on renseigner dans une politique de confidentialité ?

Pour que votre politique de confidentialité soit suffisamment claire, compréhensible et transparente pour vos clients, il est important de faire apparaître des informations qui vont leur permettre de connaître les raisons de la collecte de leurs informations personnelles et la manière dont celles-ci vont être traitées.

Voici les principales informations qui doivent impérativement apparaître dans votre politique de confidentialité :

• Le droit des personnes concernées

Les utilisateurs qui vous communiquent leurs données disposent d’un certain nombre de droits qu’on appelle communément le droit des personnes concernées. Parmi ces droits, on retient celui d’être informé sur la raison de la collecte de données et la durée de rétention de ces mêmes données. De plus, les utilisateurs disposent aussi, sous certaines conditions, du droit de faire rectifier et/ou supprimer leurs données personnelles. Il est recommandé d’avertir vos clients de ces droits en prenant soin de citer les articles du RGPD les concernant et de leur offrir la possibilité de les consulter grâce à des liens de redirection.

• Le type d’informations que vous recueillez et la façon dont vous le faites

Comme vous l’aurez compris, le consommateur qui vous cède des informations personnelles est en droit de savoir et de comprendre la façon dont vous les recueillez. Il convient de séparer les informations recueillies de façon directe – lorsque le client les communique de lui-même dans le cadre d’un achat, d’un abonnement à une newsletter, d’un jeu-concours, d’un paiement ou de la création d’un compte client – des informations recueillies de manière indirecte, c’est-à-dire à travers l‘utilisation de cookies.

• À quoi vous servent ces informations et pourquoi vous les stockez

Il est rassurant pour vos clients de bien comprendre en quoi stocker leurs données vous est utile.

Expliquez-donc de façon claire et honnête si ces informations vous servent dans un but de prospect commercial, pour leur proposer par la suite des informations et des offres adaptées à leur besoin (précisez s’il peut s’agir également d’offres partenaires) ou bien simplement à gérer leurs commandes par exemple.

Dans le cas, souvent plus flou, des cookies, pensez à expliquer le bénéfice client. Sans entrer dans des détails trop techniques, informez vos clients sur le rôle de « traceurs » des cookies ; qu’ils permettent d’optimiser la navigation sur votre site au moment de son utilisation, mais aussi lors de ses prochaines visites. N’oubliez pas de préciser que le consommateur est en droit de refuser d’implanter des cookies, mais que la fluidité de sa navigation sur votre boutique en ligne pourrait en pâtir et que son accès à certaines fonctions pourrait être limité.

• Les informations financières et les conditions générales de ventes

En tant que marchand en ligne, vous avez accès lors des transactions à des informations financières privées. Il est essentiel de rassurer vos clients sur le fait que ces informations cryptées ne sont en aucun cas divulguées à un tiers. Renvoyez également vers vos conditions générales de vente qui permettent de préciser la responsabilité de chacune des parties dans le cadre des transactions.

• L’identité et les coordonnées complètes de la personne ou de l’organisme en charge des données

C’est une évidence, mais pensez bien à communiquer des coordonnées complètes ; adresse email, adresse postale et numéro de téléphone.

• Les différents destinataires des données

Il s’agit là d’être exhaustif et, une fois de plus, transparent en mentionnant les personnes et autres organismes qui ont besoin d’accéder à ces données (c’est le cas notamment des sous-traitants).

• Le délai de conservation des données

Il peut être difficile d’apporter une réponse très précise à la question de la durée de rétention des données, mais faites-le dès que vous le pouvez. La plupart du temps, les données recueillies grâce aux cookies sont effacées après fermeture de la page, si c’est le cas pour votre boutique en ligne, mentionnez-le.

• Les conditions de suppression des données

Intégrez un paragraphe sur la façon dont les visiteurs de votre site peuvent se désabonner de vos listes d’envoi.

• La façon dont vous protégez les informations personnelles des visiteurs

Indiquez que votre site ne vendra ni ne partagera les informations personnelles de vos clients à un tiers et soyez le plus précis possible sur la façon dont vous sécuriser les données personnelles de vos clients.

Comment rédiger une politique de confidentialité ?

Votre politique de confidentialité doit respecter scrupuleusement les règles imposées par le RGPD et doit impérativement être claire, transparente et concise.

• Structurez parfaitement toutes vos informations

Pour faciliter la lecture et la compréhension des informations, faites en sorte de faire apparaître vos informations dans un ordre d’importance. C’est une technique parfaite pour vous assurer que les visiteurs ont bien pu prendre connaissance des informations les plus essentielles. Les internautes doivent pouvoir trouver rapidement les informations qu’ils recherchent sans perdre de temps inutilement.

• Utilisez un langage très clair et facile à comprendre

Là encore, il est question de faciliter la lecture pour les internautes. Utilisez donc des mots simples et des phrases concises et évitez autant que possible les termes trop techniques et juridiques. Vous devez rendre votre texte accessible à toutes et tous.

• Présentez une page de politique de confidentialité bien aérée

Utilisez une police lisible et n’oubliez de bien espacer vos paragraphes pour ne pas rendre votre document trop chargé. Pensez à mettre en avant les informations importantes en les rédigeant en gras par exemple.

Rédiger une politique de confidentialité étant une étape importante et délicate, vous pouvez si vous le souhaitez vous aider d’un générateur de politique de confidentialité ou de l’application Legal France, disponible sur l’App Store de Shopify. Legal France vous propose un kit de mentions légales tout-en-un. Cette application vous permet de générer des politiques de confidentialité personnalisées (mais aussi des conditions générales de ventes, des mentions légales et des politiques de retours et de remboursement) très simplement et ce, même sans avoir de connaissances légales. Ces documents ont été élaborés par un cabinet d’avocat et sont donc conformes aux lois françaises et européennes et aux règles en vigueur.

Cependant, quelle que soit l’option que vous choisirez, pour vous assurer que votre politique de confidentialité est conforme aux lois en vigueur, suffisamment claire et exhaustive, nous vous recommandons d’en faire vérifier le contenu final par un avocat.

Où doit apparaître la politique de confidentialité sur votre site ?

Vous pouvez choisir de faire apparaître votre politique de confidentialité à l’emplacement que vous souhaitez et qui vous semble le plus judicieux. Elle peut être rédigée sur une page de votre site et accessible en lien dans votre page « à propos », l’entête ou le pied de page de votre boutique en ligne. Elle peut aussi être hébergée par un site spécialisé dans les politiques de confidentialité. Mais, quelle que soit l’option que vous choisirez, vous devrez vous assurer que les visiteurs se rendant sur votre boutique en ligne pourront y avoir accès facilement.

S’il vous est tout à fait possible de présenter votre politique de confidentialité au moment de la création d’un compte par le client par exemple, il reste tout de même impératif que toutes vos pages proposent également un lien redirigeant vers votre politique de confidentialité. Nous ne le répéterons jamais assez : votre politique de confidentialité doit être visible par le client où qu’il soit sur votre site !

FAQ sur la politique de confidentialité

Est-il obligatoire d’avoir une politique de confidentialité sur sa boutique en ligne ?

Rédiger une politique de confidentialité est obligatoire dans le sens où toute entreprise collectant et traitant des données personnelles doit pouvoir s'assurer que celles-ci sont sécurisées. Dans le cadre du RGPD (le Règlement général sur la protection des données), toutes les entreprises (qu’elles soient situées en Europe, en Chine, aux États-Unis ou au Japon) recueillant des données personnelles européennes doivent s’y conformer.

À quel moment rédiger une politique de confidentialité ?

En tant que marchand en ligne, vous devez rédiger une politique de confidentialité dès lors que vous commencez à collecter des informations personnelles, que ce soit de façon directe à travers des formulaires de contact, des créations de comptes clients ou d’achats en ligne, mais aussi à travers des cookies. Nous vous recommandons donc de rédiger votre politique de confidentialité au plus tôt.

Quels outils utiliser pour rédiger une politique de confidentialité ?

Rédiger une politique de confidentialité peut prendre du temps, d’autant que celle-ci doit être écrite de façon très claire tout en étant parfaitement exhaustive. C’est pourquoi il peut être utile de se faire aider. Vous pouvez faire appel à un avocat ou bien passer par des générateurs de politiques de confidentialité. L’application Legal France vous permet par exemple de générer très simplement une politique de confidentialité conforme aux règles en vigueur et respectant les lois européennes et françaises. Legal France est disponible sur l’App Store de Shopify.

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Publié par Maud Leuenberger. Maud est la rédactrice en chef du blog français de Shopify. Rédaction par Caroline Lanau-Imbert. Image : Burst.