Imaginez la scène : la journée touche à sa fin dans votre boutique, le dernier client vient de partir. Vous balayez votre regard sur les présentoirs et les rayonnages élégants, esquissez un sourire, puis vous préparez à effectuer l’inventaire. Vous comptez chaque article manuellement et notez les quantités sur votre feuille. Dans la pénombre, vous plissez les yeux pour vous assurer de n’avoir rien oublié. Ce processus lent et fastidieux vous oblige à vous y reprendre à plusieurs fois. Et voilà, votre lieu de vente agréable est devenu le théâtre d’un parcours du combattant.
Pourtant, vous pourriez vous débarrasser de cette tâche ingrate avec un système de gestion des stocks par code-barres. Si ces tracas logistiques vous parlent, il est temps de vous faciliter la vie. Dans cet article, vous allez découvrir le fonctionnement de la gestion de stock par code-barres, vous familiariser avec les meilleurs logiciels en la matière et tout savoir sur la mise en pratique de ce système.
Qu’est-ce que la gestion de stock par code-barres ?
La gestion de stock par code-barres consiste à suivre les entrées et sorties des produits de votre boutique en utilisant des codes-barres et des scanners. Les codes-barres sont un enchaînement de lignes verticales et d’espaces. Lorsqu’ils sont scannés, ils révèlent des informations importantes sur le produit, comme son nom, son prix et sa quantité.
Ce système vous permet de gérer les stocks en indiquant les articles disponibles, ceux qui se vendent rapidement et ceux pour lesquels il faut bientôt repasser commande.
En automatisant le suivi des produits de leur entrée dans votre boutique jusqu’à leur vente, le système vous donne une vue précise et en temps réel de l’état de vos stocks. Vous pouvez ainsi prendre des décisions plus éclairées et satisfaire davantage votre clientèle.
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Comment fonctionne un système de gestion des stocks par code-barres ?
Dans le secteur du retail, les systèmes de gestion des stocks par code-barres simplifient le suivi et la gestion des produits. Leur fonctionnement suit l’ordre suivant.
- Attribution des codes-barres : Chaque produit de votre stock se voit attribuer un code-barres unique. Ce code renferme des informations détaillées sur l’article, comme son SKU (sa référence interne), son prix et sa description.
- Scan au point de vente : Lorsqu’un client achète un produit, le vendeur scanne son code-barres en caisse. L’opération déduit immédiatement l’article du stock enregistré dans le système, ce qui permet une mise à jour en temps réel du niveau de stock.
- Réception des produits et mise à jour des stocks : À chaque nouvelle livraison, vous scannez les codes-barres des produits entrants. Le système actualise alors les quantités disponibles, ce qui garantit la fiabilité de vos données.
- Suivi des stocks et réapprovisionnement : Le système surveille en continu vos niveaux de stock. Dès qu’un produit atteint un seuil critique, un signal d’alerte se déclenche et vous incite à repasser commande. Vous évitez donc d’être à court de vos produits les plus demandés.
- Analyse de données et reporting : Le système va au-delà du simple suivi, il analyse les tendances de ventes et produit des rapports. Ces informations vous aident à déterminer quels produits stocker en plus grande quantité et quels produits commander moins souvent, voire plus du tout.
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Les avantages d’un système de gestion des stocks par code-barres
Que vous dirigiez une grande boutique en ligne ou un petit commerce, l’implémentation d’un système de gestion des stocks par code-barres offre de nombreux avantages.
Des processus simplifiés
La gestion de stock par code-barres améliore vos processus au passage en caisse comme en réapprovisionnement. Il est plus rapide et précis de scanner un code-barres que de saisir des données manuellement. Les transactions s’en trouvent accélérées et les files d’attente réduites.
Par ailleurs, ces codes optimisent aussi vos processus internes, ce qui booste le développement de votre activité.
Yann Max, associé de l’entreprise américaine innovante Momo Lifestyle, souligne que lorsqu’on externalise sa logistique (modèle 3PL), l’utilisation des codes-barres permet d’établir un langage commun entre le commerçant et le prestataire.
« Nous ne pouvons pas attendre du prestataire qu’il connaisse nos produits et leurs spécifications aussi bien que nous. C’est là que les codes-barres nous viennent en aide, explique-t-il. Un point important pour faciliter la mise à l’échelle des processus est d’utiliser deux codes-barres distincts : un pour l’emballage unitaire du produit et un autre pour son carton d’expédition. Cela permet au prestataire d’envoyer des cartons complets aux entrepôts B2B tout en expédiant des unités individuelles directement aux consommateurs finaux. »
« Nous ne pouvons pas attendre du prestataire qu’il connaisse nos produits et leurs spécifications aussi bien que nous. C’est là que les codes-barres nous viennent en aide. »
Un contrôle des stocks plus précis
Scanner un code-barres permet d’afficher des informations précises sur le produit, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs humaines dans la gestion des stocks. Cette fiabilité vous aide à éviter les surplus ou, au contraire, les ruptures de stock.
Des décisions plus avisées
Le système fournit des données précieuses sur les tendances de ventes et les mouvements de stock. Les retailers peuvent s’appuyer sur ces informations pour prendre des décisions éclairées à propos des commandes de produits, des stratégies de tarification et des promotions.
Les inconvénients d’un système de gestion des stocks par code-barres
Aussi pratique soit-elle, toute solution présente aussi ses inconvénients. Avant de vous lancer, prenez en compte ces quelques limites liées aux codes-barres.
Un investissement initial
La mise en place d’un système de gestion des stocks par code-barres requiert un investissement de départ pour le matériel, les logiciels et l’infrastructure. Vous devrez évaluer le rapport coût/bénéfice et vous assurer que cette dépense est en adéquation avec la taille et le budget de votre entreprise.
Du temps de formation
Si, une fois formée, votre équipe gagnera un temps considérable, il faut prendre en compte que le temps de formation peut ralentir l’activité pendant quelques jours ou semaines.
Le risque de problèmes techniques
Comme toute technologie, le scan de codes-barres peut subir des dysfonctionnements. Parfois, le lecteur ne reconnaît pas un code-barres ou le logiciel rencontre un bug. Il est donc essentiel de disposer d’une assistance technique réactive pour résoudre ces problèmes au plus vite.
Comment organiser votre stock avec des codes-barres
L’utilisation de codes-barres vous tente ? Voici les quelques étapes à suivre pour intégrer ce système à votre entreprise.
1. Générez des codes-barres pour votre système
Commencez par créer des codes-barres uniques pour chaque produit de votre stock. Vous pouvez utiliser des générateurs de codes-barres en ligne ou un logiciel spécialisé. Assurez-vous que chaque code-barres correspond aux informations d’un produit spécifique.
💡 ASTUCE : L’outil en ligne gratuit de Shopify vous permet de générer rapidement et facilement de nouveaux codes-barres à télécharger ou à imprimer.
2. Étiquetez votre stock
Une fois les codes-barres créés, imprimez-les et collez-les sur vos produits. Veillez à ce que les étiquettes soient bien apposées et faciles à scanner. Cette étape est cruciale pour assurer un suivi précis et une identification rapide des articles.
3. Procurez-vous un lecteur de codes-barres
Investissez dans un lecteur de codes-barres fiable, capable de bien lire vos codes-barres. Les applications mobiles ou les lecteurs à poignée sont très prisés pour leur mobilité et leur prise en main. Cet outil s’avérera indispensable pour une gestion des stocks rapide et efficace.
💡 ASTUCE : L’application mobile Shopify permet de scanner votre inventaire en toute simplicité. Vous pouvez ainsi associer un code-barres à un produit existant ou augmenter la quantité en stock directement depuis l’application.
4. Choisissez un logiciel de gestion des stocks
Optez pour un logiciel de gestion des stocks compatible avec votre solution de lecture de codes-barres. Ce logiciel doit vous permettre de suivre les niveaux de stock, d’analyser les ventes et de générer des rapports. Recherchez une solution conviviale qui correspond aux besoins de votre entreprise.
5. Formez vos collaborateurs
Enfin, assurez-vous que vos équipes maîtrisent l’utilisation du système de codes-barres et du logiciel associé. Ils doivent comprendre comment scanner les articles, mettre les stocks à jour et résoudre les éventuels problèmes. Une formation adéquate garantira une transition harmonieuse et une gestion efficace au quotidien.
Les applications pour la gestion de stock par code-barres
Pour vous aider à choisir une solution adaptée à vos besoins, voici trois applications simples d’utilisation.
1. syncX
syncX est une application conviviale qui permet de scanner des codes-barres rapidement et de les déchiffrer. Son installation simplifiée en fait un outil idéal pour les commerçants qui débutent dans la gestion des stocks par codes-barres.
L’application facilite également l’ajout ou la déduction de quantités en stock en magasin, ainsi que le transfert de produits entre différents points de vente.
Avec syncX, vous pouvez :
- Scanner rapidement plusieurs formats de codes-barres (QR, UPC, EAN, etc.)
- Suivre les niveaux de stock, organiser les produits et mettre les stocks à jour en temps réel
- Exporter les données de scan au format CSV
- Consulter l’historique des scans pour un suivi facilité
- Transférer les stocks entre différents emplacements (magasins ou entrepôts)
2. EasyScan
Le point fort d’EasyScan réside dans sa compatibilité avec tous les types de lecteurs. En plus de générer des codes-barres imprimables, l’application permet de créer des SKU personnalisés.
Avec EasyScan, vous pouvez :
- Scanner des SKU et divers formats de codes-barres (QR, UPC, EAN, etc.)
- Générer des étiquettes de code-barres sur mesure
- Afficher l’emplacement exact de rangement des produits
- Surveiller les niveaux de stock en temps réel
- Accéder aux informations détaillées sur les produits (descriptions, prix, quantités)
- Exporter les données de scan et les rapports de stock en CSV ou XLS
3. iPacky
iPacky est une application conçue pour optimiser le processus de préparation des commandes. Elle offre des outils de scan, de préparation de lots et d’emballage, ce qui aide les commerçants à réduire le risque d’erreur et à améliorer l’efficacité de l’expédition.
Avec iPacky, vous pouvez :
- Préparer des lots et imprimer des listes de préparation ou des bordereaux d’expédition
- Afficher les emplacements de rangement
- Profiter d’itinéraires de préparation optimisés pour gagner du temps
- Gérer les lots en garantissant que tous les articles soient correctement regroupés
- Personnaliser le flux de travail selon vos besoins
- Avoir un accès multi-utilisateurs
Adoptez la gestion des stocks par code-barres
Les codes-barres sont une solution efficace pour simplifier votre contrôle des stocks. Plutôt que de vous interroger sur les quantités disponibles à chaque emplacement, un simple scan vous donne un aperçu précis des niveaux de stock et des emplacements de rangement.
Que vous veniez d’ouvrir votre boutique ou que vous dirigiez une entreprise florissante, le contrôle des stocks par code-barres vous fera gagner du temps et facilitera le développement de votre activité.
FAQ sur la gestion de stock par code-barres
Comment créer des codes-barres gratuitement pour mes stocks ?
Créer des codes-barres est simple et gratuit.
- Choisissez un générateur de codes-barres : Optez pour une application en ligne gratuite de génération de codes-barres.
- Entrez les informations produit : Ajoutez les détails que vous souhaitez voir figurer lorsque vous scannez le code, comme le nom du produit ou son prix.
- Générez et téléchargez les codes-barres : Cliquez pour créer vos codes-barres, puis téléchargez-les pour les imprimer ou les utiliser au format numérique.
Quelle est la différence entre un SKU et un code-barres ?
Les SKU (Stock Keeping Unit) et les codes-barres servent tous deux à identifier les produits, mais chacun a un rôle distinct.
- SKU : C’est un code unique créé par le commerçant pour repérer et gérer un produit spécifique. Les SKU servent en interne à différencier les articles selon des caractéristiques telles que la taille, la couleur ou le modèle.
- Code-barres : Il s’agit d’une représentation visuelle de données lisibles par des machines. Ils sont standardisés pour une utilisation mondiale et permettent une identification rapide du produit lors du scan.
Autrement dit, le SKU est destiné au suivi interne, tandis que le code-barres facilite la lecture universelle et l’identification.
Existe-t-il une application gratuite pour scanner des codes-barres pour l’inventaire ?
Oui, plusieurs applications gratuites permettent de scanner des codes-barres pour gérer vos stocks. La plupart offrent des périodes d’essai gratuites ou des versions basiques, complétées par des abonnements payants pour une utilisation plus poussée.
Voici quelques applications présentes sur le Shopify App Store qui pourraient vous intéresser.
- EasyScan : Cette application compatible avec tous les scanners USB permet de scanner des étiquettes de produits, de générer des codes-barres et des SKU et d’imprimer des étiquettes personnalisées. Elle propose un essai gratuit de 10 jours et un abonnement de base à partir de 9,99 $/mois.
- syncX : Cette application facilite la mise à jour des stocks et le transfert de produits entre différents points de vente. Elle permet également de créer et de réaliser des commandes en scannant les codes-barres des produits. Un essai gratuit de 14 jours est proposé, à l’issue duquel un abonnement est disponible à partir de 5 $/mois.
- iPacky : Conçue pour l’exécution des commandes et la gestion des stocks, iPacky prend en charge tous les types de lecteurs de codes-barres. Elle offre des fonctionnalités de génération de codes-barres et de SKU, d’impression d’étiquettes ou encore de préparation de lots. Elle est idéale pour un contrôle rapide des stocks avec une gestion des emplacements intégrée.
Comment mettre en place un système de gestion des stocks par code-barres avec Shopify ?
Pour mettre en place un système de gestion des stocks par code-barres avec Shopify, il vous suffit de suivre ces étapes.
- Choisissez votre type de code-barres : Sélectionnez le format de code-barres qui convient le mieux à vos produits. Les types courants sont l’UPC, l’EAN et les codes QR.
- Générez les codes-barres : Utilisez un outil de génération pour créer des codes-barres correspondant à chaque produit. L’application Retail Barcode Labels de Shopify peut vous aider à générer et à imprimer des étiquettes.
- Attribuez les codes-barres aux produits : Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à la fiche de chaque produit et affectez-lui le code-barres généré.
- Installez le matériel de scan : Faites votre choix entre les lecteurs de codes-barres à poignée et les applications mobiles. Les lecteurs manuels (filaires ou sans fil) et les applications qui utilisent la caméra de votre appareil sont d’excellentes options pour le scan.
- Intégrez le scan à la gestion des stocks : Utilisez l’application mobile Shopify ou un lecteur compatible pour mettre à jour vos niveaux de stock en temps réel lors du scan des produits.
- Formez votre personnel : Assurez-vous que votre équipe maîtrise le processus de scan et l’utilisation du système de gestion des stocks.
- Testez le système : Avant de l’implémenter complètement, procédez à des tests pour vérifier que tout fonctionne correctement.
