Pour un client, peu de choses sont plus décourageantes que de vouloir faire un achat et de découvrir que l’article désiré est en rupture de stock. Cela signifie que l’entreprise perd une vente et peut même perdre l’affinité avec la marque. Pour un chef d’entreprise, savoir ce que l’on a en stock, ce qui se vend et quand commander à nouveau un produit est donc un aspect essentiel d’une activité bien huilée.
C’est le rôle des logiciels de gestion des stocks, qui remplacent les enregistrements analogiques fastidieux et peu fiables. Voici plus d'informations sur ce sujet, ainsi qu’une présentation des différents types de logiciels disponibles, accompagnée de quelques recommandations pour vous aider à bien démarrer.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des stocks ?
Un logiciel de gestion des stocks est une application qui centralise les données d'une entreprise et automatise les tâches liées à leur gestion. Vous pouvez l’utiliser pour gérer et suivre vos niveaux de stocks, vos commandes, vos ventes et d’autres processus connexes.
Les logiciels de gestion des stocks modernes peuvent également s’intégrer à l’application de planification des ressources de l’entreprise (ERP) et au logiciel de comptabilité de votre entreprise. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble de la logistique de commande et d’approvisionnement et de suivre les prix des articles achetés et vendus.
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Avantages des logiciels de gestion des stocks
Les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs utilisent des logiciels pour gérer leurs stocks. Les avantages de l’utilisation d’un tel logiciel sont les suivants :
- L’amélioration de la précision et de la facilité d’utilisation. Avant l’avènement de l’informatique, les entreprises géraient leurs stocks à la main. Elles remplissaient des bons de commande, les fournisseurs délivraient des reçus papier et elles conservaient des registres imprimés des achats et de ce qu’elles avaient en stock. La saisie manuelle prend beaucoup de temps et est sujette à des erreurs. Les logiciels de gestion des stocks numérisent ce processus, ce qui améliore la précision et permet aux entreprises de tenir plus facilement des registres et de rationaliser leurs opérations.
- L’intégration. Une solution logicielle vous permet d’intégrer vos données de stock à d’autres systèmes, comme la comptabilité, ce qui réduit les erreurs de saisie - en éliminant les doubles saisies et en minimisant les saisies manuelles - et centralise les informations importantes.
- L’amélioration de l’efficacité. Les logiciels de gestion des stocks peuvent vous aider à ne passer des commandes que lorsque les stocks sont faibles. Cela élimine le problème des stocks morts (ou dormants), c’est-à-dire des stocks excédentaires susceptibles d’expirer ou d’être invendus, et réduit le risque de rupture de stock ou de surstockage.
- La réduction des coûts. Grâce à un suivi précis des stocks, votre entreprise peut économiser de l’argent sur les achats de stocks et les coûts de stockage. Vous n’achetez que les stocks que vous êtes certain de pouvoir vendre, et vous n’achetez pas de stocks supplémentaires. Les systèmes automatisés peuvent également réduire le nombre d’heures consacrées par les employés à la saisie des données de stock, ce qui peut réduire les coûts salariaux.
3 types de systèmes de gestion des stocks
Avant de vous abonner à un logiciel de gestion des stocks, déterminez l’approche que vous souhaitez adopter pour gérer vos stocks. Il s’agit notamment de
1. La gestion du juste à temps (JAT)
La gestion des stocks JAT est une stratégie qui consiste à ne commander les stocks que lorsqu’ils sont nécessaires pour répondre à la demande des clients, c’est-à-dire en fonction des besoins. Cette stratégie permet de réduire les stocks à conserver, de diminuer les coûts et de réduire les besoins en matière de gestion des entrepôts. Toutefois, les systèmes JAT ont parfois du mal à répondre à une demande sans précédent ou à des changements imprévus dans la chaîne d’approvisionnement.
2. L’expédition en vrac
Contrairement à la méthode JAT, l’expédition en vrac signifie que vous commandez des stocks en grandes quantités pour les stocker dans votre entrepôt dans l’attente d’une commande. Cette approche peut permettre de réaliser des économies, car elle permet de transporter de grandes quantités de marchandises en une seule fois, réduisant ainsi les coûts de transport par unité de marchandise, mais elle peut également entraîner des commandes excessives et des problèmes de stocks morts.
3. Les stratégies perpétuelles et périodiques
Contrairement aux systèmes JAT, les systèmes de stock permanent mettent leurs données à jour en permanence, quels que soient les niveaux de stock, ce qui permet d’avoir une vision en temps réel de vos stocks. Ces systèmes sont généralement plus coûteux et nécessitent davantage de données de la part de l’utilisateur. En revanche, les systèmes de stock périodique cataloguent les stocks sur une période donnée (mensuelle ou trimestrielle), ce qui vous offre une vue abordable, mais souvent moins à jour de vos stocks.
Il convient de noter qu’il existe différents types de logiciels pour chaque système de gestion des stocks ; les logiciels utilisés pour la gestion des stocks JAT diffèrent des logiciels utilisés pour l’expédition en vrac ou les systèmes de stock perpétuel et périodique. S’il est possible de combiner différents logiciels, cela n’est pas toujours pratique ou efficace, car certains ne sont pas compatibles avec d’autres, ce qui peut entraîner des problèmes d’intégration.
Caractéristiques communes des logiciels de gestion des stocks
Compte tenu de l’abondance des meilleurs logiciels de gestion des stocks, il convient d’examiner attentivement les fonctions qui sont essentielles à vos activités. Certains outils de gestion des stocks peuvent être inutiles pour certaines entreprises. Lorsque vous recherchez un logiciel de gestion des stocks, voici quelques caractéristiques clés à prendre en compte :
- L’intégration du commerce électronique. Pour les petites et moyennes entreprises qui proposent à la fois des ventes en ligne et au détail, il est essentiel de disposer d’un système de stock capable de s’intégrer de manière transparente à toute une série de systèmes de gestion, tels que les logiciels de comptabilité, pour une efficacité et une précision accrues.
- Le réapprovisionnement automatique. L’automatisation du processus de réapprovisionnement - généralement dès que l’offre tombe en dessous d’un certain seuil - est un avantage crucial des logiciels de gestion des stocks. Elle peut vous aider à éviter les retards dus aux ruptures de stock et vous permettre de vous concentrer sur d’autres aspects essentiels de votre activité. Les systèmes avancés peuvent utiliser les données historiques des ventes pour prédire quand un réapprovisionnement sera nécessaire.
- L’intégration des points de vente. Les logiciels de gestion des stocks offrent une intégration avancée avec les systèmes modernes de point de vente (POS). Cela signifie que lorsque vous vendez un produit, en ligne ou en personne, le logiciel de gestion des stocks effectue un comptage automatique des stocks et suit les données de vente actuelles et historiques.
- Un catalogage précis. L’objectif premier d’un système de stock est de fournir des informations précises et actualisées sur le nombre d’articles en stock. Que vous enregistriez les données par identification par radiofréquence (RFID), par codes à barres ou manuellement, le logiciel doit stocker les données de manière précise et fiable. Il doit également être en mesure de cataloguer des informations détaillées sur les articles, telles que les numéros de série, les couleurs ou les tailles, et être rapidement consultable pour faciliter la recherche.
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5 logiciels de gestion des stocks populaires
Il existe des dizaines de logiciels de gestion des stocks. Voici cinq options pour les propriétaires d’entreprises d’e-commerce, chacune ayant des points forts qui conviennent à différents types d’entreprises.
1. Shopify
Si vous utilisez la plateforme Shopify, vous pouvez utiliser les fonctions de gestion des stocks intégrées (et incluses dans les frais mensuels). Configurez le suivi des stocks, visualisez votre stock et ajustez vos niveaux de stock dans la section Stock de Shopify. Vous pourrez également consulter l’historique des ajustements de stock pour les produits et les variantes dont le stock est suivi par Shopify. Vous pouvez analyser les modifications apportées au niveau des stocks dans la section Rapports de stock de Shopify. Enfin, si vous souhaitez recevoir des notifications directes en cas de baisse des stocks, installez une application d’alerte de stock à partir de l’App Store de Shopify.
2. Oracle NetSuite
NetSuite est un logiciel ERP doté de fonctions de gestion des stocks, qui vous permet de surveiller les niveaux de stock sur les canaux numériques et physiques et d’éviter les ruptures de stock grâce à des mises à jour en temps réel. NetSuite utilise diverses données historiques et saisonnières, notamment le délai de livraison moyen et le nombre de jours d’approvisionnement, pour automatiser les commandes et veiller à ce que vos stocks soient toujours bien garnis. Netsuite facture des frais de mise en œuvre à partir de 25 000 dollars, auxquels s’ajoutent des frais de licence annuels en fonction de la taille de l’entreprise et de toute personnalisation ou intégration supplémentaire.
3. Sumtracker
Sumtracker offre aux commerçants des outils d’optimisation des stocks sur plusieurs sites et la possibilité de définir des alertes de rupture de stock. En utilisant des données historiques, Sumtracker génère des rapports sur les jours de stocks restants et vous permet de recevoir des stocks partiels sur vos bons de commande. Sumtracker s’intègre à des plateformes d’e-commerce telles que Shopify et coûte 25 $ par mois pour la version pro.
4. Lightspeed Retail
Lightspeed est un logiciel de gestion des stocks et des points de vente (PDV) tout-en-un, basé sur le cloud, qui permet d’importer les fichiers des catalogues des fournisseurs et d’obtenir ainsi des informations actualisées sur les produits. La plateforme vous permet également de créer et d’envoyer des bons de commande et de calculer le coût des marchandises vendues (CMV) directement à partir d’un appareil mobile. Lightspeed est disponible à partir de 69 $ par mois et propose des vidéos de formation sur sa page d’accueil.
5. Cin7 Orderhive
Cin7 Orderhive est une option de gestion des stocks polyvalente, basée sur le Web, destinée aux entreprises de toutes tailles. Avec un nombre illimité d’unités de gestion des stocks (UGS) et plusieurs fonctions automatisées, notamment un flux de travail pour les expéditions et les retours, Cin7 Orderhive s’adapte aux bases de produits à grande échelle. Il propose également des rapports de prévision des stocks et d’autres analyses, et peut être intégré à Shopify. La plateforme est proposée à partir de 125 $ par mois pour son offre de base.
FAQ sur les logiciels de gestion des stocks
Comment un logiciel de gestion des stocks peut-il suivre les niveaux et les mouvements des stocks en temps réel ?
De nombreuses plateformes de gestion des stocks intègrent des systèmes automatisés de suivi des stocks qui permettent de garder un œil sur les pièces et les produits de votre entreprise. Que ce soit dans le nuage ou par l’intermédiaire d’un dispositif sur site, ces informations peuvent contribuer à éclairer les décisions que vous prenez en matière de vente ou de programmation.
Puis-je intégrer un logiciel de gestion des stocks à mes systèmes et processus existants ?
Oui, les logiciels de gestion des stocks peuvent être adaptés aux systèmes existants d’une entreprise. Shopify propose une variété de logiciels de gestion des stocks que vous pouvez installer et utiliser en même temps que vos plateformes de vente, vos systèmes de comptabilité et d’autres offres d’e-commerce. D’autres logiciels commerciaux, comme les systèmes de point de vente, intègrent parfois la gestion des stocks.
Quel est le prix d’un logiciel de gestion des stocks ?
Les logiciels de gestion des stocks font généralement l’objet d’une facturation mensuelle, allant de 20 à quelques milliers de dollars, en fonction de la taille de votre entreprise et de l’étendue du progiciel. Certains systèmes facturent également une licence unique ou des frais d’assistance à la clientèle, souvent facturés séparément des frais d’utilisation mensuels.
