Gestion des stocks : tout ce qu’il faut savoir en 2024

La gestion des stocks couvre la commande, le stockage et l'expédition. Suivez ces conseils pour assurer la fluidité de votre chaîne d'approvisionnement.

La gestion des stocks consiste à organiser le flux des marchandises et des matériaux tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

L'objectif de la gestion des stocks ? Minimiser les coûts de stockage tout en maintenant des niveaux de stock constants et en livrant les produits aux clients plus rapidement.

Vous ne savez pas par où commencer la gestion des stocks ? Ce guide pratique vous propose des conseils et des techniques d'experts en gestion des stocks pour assurer un suivi optimal de vos articles et ainsi satisfaire vos clients. 

Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks consiste à suivre les marchandises stockées par votre entreprise et à en contrôler le poids, les dimensions, les quantités et l'emplacement. Le stock, c’est ce que vous avez à disposition (biens et marchandises) pour vos clients.

L'objectif de la gestion des stocks est de minimiser le coût de rétention de la marchandise en vous aidant à savoir quand il est temps de réapprovisionner les produits, ou d'acheter à nouveau votre matière première pour les fabriquer.

Quant au contrôle des stocks, qui ressemble de près à la gestion des stocks, il désigne précisément le moment où vous contrôlez votre stock, généralement grâce à des outils ou des méthodes efficaces de gestion. Il est beaucoup plus facile de conserver le contrôle de votre stock à l’aide d’une gestion centralisée.

Les différents types de stocks

À présent que vous savez ce qu'est la gestion des stocks, passons en revue les types de stocks existants :

Les matières premières

Les matières premières sont des matériaux ou des substances utilisés au début de la production ou de la fabrication des biens. On pense notamment au bois, aux métaux, aux plastiques ou aux tissus utilisés dans la création de produits finis. Un propriétaire d'entreprise ou un fabricant acquiert ces matières auprès d'un ou plusieurs fournisseurs ou producteurs.

On peut diviser les matières premières en deux groupes :

• Les matières directes, qui sont utilisées dans le produit final. Par exemple, le tissu que vous utilisez pour fabriquer des vêtements.
• Les matières indirectes, qui sont utilisées tout au long de la production, mais qui ne sont pas incluses dans le produit final. Par exemple, l'huile que vous utilisez pour entretenir une machine.

Les matières premières représentent un actif dans le bilan de votre entreprise. Vous tirez des matières premières au fil du temps et les utilisez pour produire des produits finis.

Les produits en cours de fabrication

Les produits en cours de fabrication sont des produits non finis qui ne pourront être mis en vente qu’après transformation par votre entreprise.

Dans un bilan, les produits finis englobent tous les coûts de production : main-d'œuvre, machines, matières premières et autres équipements. A ce stade, sa valeur n’est que celle des matières, du temps et de la main d’œuvre investis.

Les produits finis

Le stock de produits finis correspond au nombre de produits en stock disponibles pour les clients. Une fois qu’un produit en cours de fabrication est transformé et terminé, il fait alors partie du stock de produits finis.

Les produits finis font l'objet d'une majoration, ce qui signifie que le prix auquel ils sont vendus est supérieur à ce que les articles vous ont coûté.

Les produits d'entretien, de réparation et d'exploitation

On fait ici référence aux matériaux et aux différents équipements utilisés dans le processus de production, mais qui ne font cependant pas partie du produit final.

Voici quelques exemples de produits d'entretien, de réparation et d'exploitation :

• Les équipements de protection individuelle comme les masques faciaux, les gants et les lunettes de sécurité,
• Les fournitures de nettoyage comme les désinfectants, les balais et les seaux,
• Les fournitures de bureau comme les cahiers, les stylos et le ruban adhésif,
• Des équipements techniques tels que des ordinateurs portables, des imprimantes, des scanners, etc.
• Des équipements de laboratoire pour tout test et toute recherche visant à créer des produits,
• Des outils de réparation.

Les bénéfices de la gestion des stocks

Une gestion efficace des stocks est essentielle pour garantir qu'une entreprise dispose de marchandises suffisantes pour répondre à la demande de ses clients.

Si la gestion des stocks n'est pas correctement gérée, l'entreprise peut soit perdre de l'argent sur des ventes potentielles qui ne pourront pas être réalisées, soit gaspiller de l'argent en stockant trop de produits inutilement.

La gestion des stocks peut vous servir de plusieurs autres façons :

1. Éviter le gaspillage

Si vous vendez des produits qui possèdent une date d’expiration (comme les produits alimentaires ou les produits de beauté par exemple), vous rencontrerez des difficultés si vous ne réussissez pas à vendre votre marchandise à temps. Une gestion des stocks optimisée vous permettra d’éviter que vos produits ne se périment.

2. Éviter les stocks dormants

Un stock dormant ne peut plus être vendu, mais pour des raisons autres que la péremption des produits. Il se pourrait que vos produits soient passés de mode, non adaptés aux saisons à venir, ou tout simplement obsolètes. En gérant efficacement vos stocks, vous pourrez éviter ce problème.

3. Optimiser les coûts de stockage

Les coûts de stockage sont des coûts variables, ce qui signifie qu’ils évoluent en fonction de la quantité de produits entreposés. Si vous conservez trop de produits en stock ou que vous ne réussissez pas à vendre certains articles, vos coûts de stockage augmenteront. Éviter cela vous permettra d'économiser de l'argent.

4. Améliorer les flux de trésorerie

Les stocks affectent directement les ventes (en dictant la quantité que vous pouvez vendre) et les dépenses (en déterminant ce que vous devez acheter). Ces deux éléments ont une influence majeure sur l'actif circulant de votre entreprise, c'est-à-dire la quantité de liquidités dont vous disposez. Une meilleure gestion des stocks conduit à une meilleure gestion de vos flux de trésorerie.

5. Optimiser la gestion des commandes

Une bonne gestion des stocks peut améliorer l'exécution des commandes. Vous pouvez utiliser des tactiques telles que la distribution des stocks, qui consiste à stocker des articles dans plusieurs centres de traitement des commandes, afin de garantir la proximité de vos produits avec les clients. Cela permet d'accélérer les délais de livraison tout en réduisant les frais d'expédition, pour booster la satisfaction des clients.

Une gestion optimale des stocks passe également par une expérience de retour fluide pour les acheteurs, tout en garantissant la remise en circulation des articles encore utilisables.

Systèmes de gestion des stocks : Logiciels et applications

Un système de gestion des stocks (SGS) est un programme qui surveille et organise tous les éléments impliqués dans la gestion des stocks et synchronise les données avec votre système de point de vente (PDV).

Les systèmes de gestion des stocks d'aujourd'hui sont numériques et hébergés dans le cloud. Ils fonctionnent sur plusieurs appareils et pour plusieurs utilisateurs afin de maintenir l'interaction de tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement.

Il existe trois principaux types de systèmes : les systèmes de stocks permanents, périodiques et manuels :

• Permanent : suit en continu les stocks en temps réel.
• Périodique : nécessite des comptages physiques des stocks au début et à la fin d'une période spécifique.
• Manuel : Il s’agit de la méthode traditionnelle basée sur le papier et le stylo. Cette option n'est viable que si vos ventes mensuelles se chiffrent en unités.

Logiciels de gestion des stocks

Les logiciels de gestion des stocks peuvent être des programmes autonomes ou intégrés à une plateforme de e-commerce telle que Shopify. Ils vous permettent de surveiller et d'ajuster votre calendrier de réapprovisionnement des stocks, et de suivre les commandes de la vente à la livraison.

Applications de gestion des stocks

Les applications de gestion des stocks vous permettent de suivre l'état en direct de votre stock. Elles sont pratiques pour les employés impliqués dans la gestion courante de votre entreprise, leur permettant d'accéder aux informations depuis un smartphone ou une tablette.

La plupart des applications de gestion des stocks proposent des fonctionnalités de suivi de la quantité et de l'emplacement des stocks, des alertes sur les niveaux de stock et de suivi des commandes.

Exemples d'apps pour les e-commerçants Shopify

Bien que Shopify dispose de fonctions de gestion des stocks intégrées, certaines applications populaires de gestion des stocks sont utilisées pour profiter de fonctionnalités supplémentaires :

• Stocky : Suivi des stocks en temps réel, puissant et détaillé.
• Thrive by Shopventory : Connectez plusieurs comptes Shopify et automatisez les bons de commande.
• ShipHero : Prévision de la demande, automatisation des achats, etc.

10 techniques de gestion des stocks

Quel que soit le système que vous utilisez, les techniques suivantes vous permettront d'améliorer votre gestion des stocks et, par conséquent, votre trésorerie.

• Implémentation de Six Sigma

Six Sigma est une méthode d'optimisation utilisée dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement pour réduire les surplus et les obsolescences, stocks souvent vendus à un prix inférieur au coût ou donnés.

• Définition des niveaux de stock minimum (niveaux Par)

Les niveaux Par représentent la quantité minimale de produit requise à tout moment. Vous savez qu'il est temps de passer une commande lorsque votre stock descend en dessous de ces niveaux prédéterminés.

Les niveaux Par doivent varier en fonction du produit, de la demande des clients et du délai d'arrivée du nouveau stock (votre système de gestion des stocks suivra ces informations dans un rapport de ventes au détail).

• Suivre le principe du premier entré, premier sorti (FIFO)

Le principe du premier entré, premier sorti (FIFO) permet de déterminer le coût des marchandises vendues. Cela signifie que votre stock le plus ancien est vendu en premier, ce qui est particulièrement important pour éviter la détérioration.

• Gestion des relations fournisseurs

Des relations solides avec les fournisseurs vous donnent plus de marge de manœuvre en cas de problèmes imprévus. Lorsque vous avez une relation existante avec un fournisseur, les quantités minimales de commande sont souvent négociables.

Pour maintenir votre part du marché en tant que détaillant, informez votre fournisseur lorsque vous prévoyez une augmentation des ventes, ou que vous générez un grand nombre de bons de commande afin qu'il puisse ajuster la production et les délais de livraison.

• Établir des plans d'urgence

N'attendez pas que des problèmes de stock surviennent avant de planifier une solution. Mettez en place des stratégies pour faire face à :

• Survente due à une augmentation imprévue des ventes
• Pénuries de trésorerie
• Entrepôts occupés ou pleins
• Rupture de stock
• Produits à faible rotation
• Commandes clients non honorées
• Produits discontinués

• Effectuer des audits réguliers

Un rapprochement régulier des stocks est essentiel. Dans la plupart des cas, vous vous baserez sur les logiciels de gestion des stocks et les rapports de votre système de gestion des entrepôts pour connaître la quantité de produits en stock. Cependant, il est important de s'assurer que les faits correspondent à la réalité. Il n'y a pas de meilleur moyen d'avoir l'esprit tranquille qu'un inventaire physique ou un comptage des stocks.

• Prioriser avec la classification ABC

Catégorisez votre stock à l'aide d'une analyse ABC. Vous pouvez utiliser un rapport ABC pour noter la valeur de votre stock en fonction d'un pourcentage de votre chiffre d'affaires :

A = % de stock représentant 80 % de votre chiffre d'affaires B = % de stock représentant 15 % de votre chiffre d'affaires C = % de stock représentant 5 % de votre chiffre d'affaires

Votre stock A représente vos produits les plus rentables et les plus précieux. Vous voudrez vous assurer d'avoir toujours ces produits à portée de main afin de ne pas manquer des ventes futures. À l'inverse, le stock C est à rotation lente ou mort. Remisez ces articles pour libérer de l'argent et de l'espace sur les étagères.

• Pratiquer des prévisions précises

Une bonne partie de la gestion des stocks consiste à prévoir la demande avec précision. Bien que d'innombrables variables soient impliquées dans la projection des ventes futures, prêtez une attention particulière aux ventes de l'année dernière pendant la même période, aux ventes garanties par des contrats et des abonnements, à la saisonnalité et aux promotions à venir.

• Appliquer la méthode du dernier entré, premier sorti (LIFO)

La gestion des stocks en LIFO (dernier entré, premier sorti) suppose que la marchandise que vous avez acquise le plus récemment a également été vendue en premier.

Si les prix augmentent au fil du temps, alors le stock le plus récemment acheté sera également le plus cher. Cela signifie que des coûts de stocks plus élevés se traduiront par des profits plus faibles et, par conséquent, par un impôt sur le revenu moins élevé.

• Essayer l'approche juste-à-temps (JAT)

La gestion des stocks juste-à-temps (JAT) consiste à maintenir les niveaux de stocks les plus bas possibles pour répondre à la demande, en les reconstituant juste avant qu'un produit ne soit en rupture de stock.

Le JAT nécessite une planification et des prévisions minutieuses, mais fonctionne bien pour les marques en forte croissance avec des lancements programmés et des extensions de gammes de produits.

Astuce : Si vous avez besoin de recevoir des notifications directes de niveaux de stock bas, installez une application d'alerte de stock depuis l'App Store Shopify.

Gestion des stocks sur Shopify

Toute entreprise devrait s'efforcer d'éliminer autant d'erreurs humaines que possible de ses processus de gestion des stocks, ce qui signifie profiter des logiciels de gestion des stocks. Si vous gérez votre entreprise avec Shopify, la gestion des stocks est déjà intégrée.

Vous pouvez configurer le suivi des stocks, afficher votre inventaire et ajuster vos niveaux de stock dans la section Stock de votre interface administrateur Shopify. Vous pouvez également consulter l'historique des ajustements et des transferts de stocks pour les variantes suivies par Shopify.

Shopify fournit également des rapports de stock qui vous montrent un instantané de votre inventaire à la fin du mois. Vous pouvez accéder à divers rapports tels que :

• Stock moyen vendu par jour
• Pourcentage de stock vendu
• Analyse ABC par produit
• Taux de vente des produits
• Jours de stock restants

Pour trouver ces rapports :

• Dans votre interface administrateur Shopify, rendez-vous dans Analyses > Rapports.
• Cliquez sur Catégories.
• Cliquez sur Stock pour filtrer les rapports et n'afficher que les rapports de stock.

Prenez le contrôle de votre inventaire !

N'oubliez pas qu'avec un outil de gestion des stocks efficace, vous pouvez contribuer à réduire vos coûts, à maintenir la rentabilité de votre entreprise, à analyser les tendances des ventes, à prévoir les ventes futures, mais aussi à vous préparer aux imprévus. Avec une bonne gestion des stocks, une entreprise a de meilleures chances de rentabilité et de survie.

Alors il est temps pour vous de prendre le contrôle de la gestion de vos stocks ! Choisissez les bonnes techniques et les bons outils de gestion des stocks et commencez à les mettre en œuvre dès aujourd'hui.

FAQ sur la gestion des stocks

Qu’est-ce-que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks (ou inventaires) est le processus de suivi des articles et matières premières. Elle permet de contrôler la commande et le stockage des marchandises, l'utilisation des pièces et des matériaux, ainsi que la distribution des produits finis et des achats.

Quel est le rôle de la gestion des stocks ?

La gestion des stocks sert à gérer et à répartir des stocks, selon les besoins en inventaire des différents marchés, mais aussi à définir une stratégie commerciale. La gestion des stocks permet par exemple aux entreprises de gérer les risques liés à leurs approvisionnements afin d'éviter une baisse du chiffre d'affaires en cas de rupture de stock ou à l’inverse d’avoir trop d’invendus.

Quels sont les outils de la gestion des stocks ?

Plus que des outils, il existe différentes méthodes propres à chaque activité : premier entré premier sorti (pour des produits périssables par exemple), le réapprovisionnement à la commande (pour avoir toujours la même quantité en stock), ou encore le dropshipping pour n’avoir aucun stock ni frais de stockage.

Comment améliorer la gestion des stocks ?

Vérifier régulièrement le stock :

• Identifier les produits phares et fixer un seuil de stock critique.
• Surveiller les niveaux de stock pour éviter les ruptures.
• Limiter le stock dormant en identifiant les produits invendus.

Varier les fournisseurs :

• Réduire la dépendance vis-à-vis d'un seul fournisseur.
• Négocier de meilleurs prix et conditions de livraison.
• Augmenter la flexibilité de la chaîne d'approvisionnement.

Réduire les stocks dormants :

• Mettre en place des promotions pour écouler les stocks invendus.
• Proposer des remises ou des offres groupées.
• Liquider les produits en fin de vie.

Contenu adapté et mis à jour par Aurélie Desprez.