Votre petite entreprise en ligne qui vend des cafés gourmets est en plein essor, les ventes par le biais de l'adhésion à des clubs de café ayant doublé au cours de l'année écoulée. Vous êtes un peu euphorique face à ce succès, mais vous êtes en retard sur la paperasse. Votre bureau est encombré de factures de vente et de reçus de dépenses, et vous n'avez pas examiné les comptes de l'entreprise ni les relevés bancaires depuis trois mois. Il est temps de prendre au sérieux la comptabilité et la tenue des livres. Voici quelques conseils pour y parvenir.
Table of contents
Qu'est-ce que la comptabilité ?
La comptabilité est le processus de collecte et de présentation des données financières d'une entreprise. Elle est utilisée pour analyser la santé financière d'une société, suivre ses opérations et prendre des décisions concernant l'expansion, l'embauche, le réinvestissement des bénéfices, l'emprunt ou la recherche d'investisseurs.
La tenue des livres fournit une grande partie des informations utilisées en comptabilité. Elle consiste à rassembler les factures, les reçus, les paies et les paiements fiscaux, et à enregistrer les données financières contenues dans ces documents. Une comptabilité et une tenue des livres précises et à jour augmentent les chances de succès d'une petite entreprise.
10 conseils en comptabilité pour les petites entreprises
Les conseils en comptabilité e-commerce pour les propriétaires de petites entreprises pourraient remplir un livre ; les conseils suivants constituent un bon point de départ.
- Séparer les dépenses professionnelles et personnelles
- Utiliser un logiciel de comptabilité
- Établir un budget
- Tenir des registres détaillés
- Comprendre les lois sur la TVA
- Gérer la trésorerie
- Rester organisé, mettre de l'ordre dans vos comptes
- Choisir une méthode comptable
- Automatiser la facturation
- Prévoir les impôts, respecter les délais
1. Séparer les dépenses professionnelles et personnelles
Ouvrez un compte bancaire professionnel pour éviter la confusion engendrée par le mélange des fonds personnels et des transactions commerciales. Cela facilite la collecte et la vérification des dépenses professionnelles pour les déductions fiscales, et garder les fonds d'entreprise séparés aide à limiter la responsabilité légale potentielle du propriétaire face aux dettes commerciales. En France, pour ouvrir un compte bancaire professionnel, les auto-entrepreneurs (équivalent des entrepreneurs individuels) peuvent utiliser leur numéro de SIRET, qui est attribué lors de l'immatriculation de leur activité. Ce numéro est essentiel pour les démarches administratives et financières.
Les entreprises ayant des salariés ou exerçant sous d'autres formes juridiques (SARL, SAS, etc.) utilisent leur numéro SIREN ou un numéro de TVA intracommunautaire pour ouvrir des comptes professionnels. Ces identifiants sont délivrés par l'INSEE via le registre national des entreprises.
L'ouverture d'un compte professionnel est obligatoire pour les entreprises ayant un chiffre d'affaires annuel supérieur à 10 000 € pendant deux années consécutives et fortement recommandée pour bien séparer les finances personnelles et professionnelles.
Évitez d'utiliser votre carte de crédit personnelle pour des dépenses professionnelles et procurez-vous une carte de crédit professionnelle. Cela peut aider à combler les pénuries de trésorerie temporaires et à établir un score de crédit professionnel, tout en veillant à ce que votre score de crédit personnel ne soit pas affecté par les finances de votre entreprise.
2. Utiliser un logiciel de comptabilité
Suivre correctement les revenus et les dépenses est essentiel pour une bonne comptabilité. Les logiciels de comptabilité et de tenue de livres peuvent automatiser de nombreuses tâches manuelles fastidieuses, telles que l'envoi et le suivi des factures clients, le tri des dépenses et le paiement des employés. Ces logiciels aident également à réduire les erreurs.
3. Établir un budget
Un propriétaire de petite entreprise devrait établir un budget pour les revenus et les dépenses prévus, puis le vérifier périodiquement par rapport aux résultats réels. Le budget aide les petites entreprises à analyser leurs opérations pour améliorer l'efficacité des coûts, ainsi qu'à identifier d'éventuelles opportunités d'expansion.
Il est important de créer un budget, et les entreprises qui le font rapportent généralement de meilleurs résultats financiers, selon diverses études en anglais et de la Banque centrale. Celles qui n'ont pas de budget peuvent ne pas voir de problème jusqu'à ce qu'une crise de liquidité survienne.
4. Tenir des registres détaillés
Des registres précis augmentent les chances de succès d'une petite entreprise. Les registres sont également cruciaux lors de la période fiscale, lorsque l'entreprise doit documenter toutes les dépenses déductibles. Les règles fiscales exigent que les entreprises conservent des registres pendant au moins trois ans ; les comptables recommandent sept ans.
Comme première étape, une petite entreprise peut créer des dossiers pour les reçus papier en fonction du type de dépense, du fournisseur ou du vendeur. Certains logiciels de comptabilité permettent aux utilisateurs de numériser électroniquement les reçus avec des appareils mobiles, puis de les trier et de les classer dans le système de comptabilité en ligne de l'entreprise.
5. Comprendre les lois sur la TVA
Un propriétaire d'entreprise doit se tenir informé des lois concernant la TVA dans les régions où il opère ou vend. Tout entrepreneur ou société en France qui vend des biens ou services est soumis à la TVA, sauf dans certains cas d'exonération pour les micro-entreprises (seuils spécifiques pour le chiffre d'affaires annuel).
Les entreprises doivent collecter la TVA sur leurs ventes et la déclarer périodiquement à l'administration fiscale. Le taux standard en France est de 20 %, avec des taux réduits (5,5 %, 10 %, ou 2,1 %) pour certains produits et services comme l'alimentation ou la presse.
Depuis le 1er juillet 2021, pour les ventes en ligne intra-européennes, les entreprises doivent respecter les règles du guichet unique (OSS), qui facilite la déclaration de TVA pour les ventes transfrontalières.
Pour les entrepreneurs, notamment ceux qui gèrent des ventes complexes ou internationales, il est souvent conseillé de consulter un expert-comptable ou un conseiller fiscal pour assurer leur conformité.
En résumé, comprendre et gérer la TVA en France nécessite une bonne connaissance des taux applicables et des seuils légaux, en particulier pour les activités en ligne ou à l'étranger.
6. Gérer la trésorerie
Le flux de trésorerie d'une entreprise indique la liquidité, c'est-à-dire la quantité d'argent dont elle dispose pour payer immédiatement ses dépenses. De nombreuses petites entreprises échouent parce qu'elles ne génèrent pas suffisamment de trésorerie.
Une petite entreprise peut créer un état des flux de trésorerie pour évaluer le moment où l'argent entre par rapport à celui qui sort. Voici quelques moyens d'améliorer la trésorerie :
- Timing. Raccourcir les délais de paiement des clients, par exemple de 60 à 30 jours, tout en allongeant les délais de paiement des fournisseurs, de 30 à 60 jours.
- Marge de manœuvre. Inclure une marge d'erreur dans les prévisions de trésorerie.
- Fonds d'urgence. Établir une réserve de trésorerie pour les périodes où la trésorerie fluctue.
- Ligne de crédit. Obtenir une ligne de crédit professionnelle ou une carte de crédit à utiliser en cas de besoin.
7. Rester organisé, mettre de l'ordre dans vos comptes
Une comptabilité et une tenue des livres organisées signifient moins de temps passé à chercher des documents au lieu de développer l'entreprise. Cela facilite également l'analyse et la prise de décision pour l'entreprise lorsqu'elle envisage une expansion ou une embauche.
8. Choisir une méthode comptable
Une petite entreprise doit choisir l'une des deux méthodes comptables : la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice.
- La comptabilité de caisse est généralement plus simple pour une startup ou une jeune entreprise : les ventes et les dépenses sont enregistrées uniquement au moment du paiement.
- La comptabilité d'exercice est plus complexe. Une vente ou une dépense est enregistrée au moment où elle est engagée, même si les paiements peuvent ne pas avoir lieu avant des semaines ou des mois. La méthode d'exercice englobe une vision à long terme de l'entreprise sur plusieurs périodes, et c'est la norme parmi les grandes entreprises et les institutions financières.
Les normes comptables sont également importantes. En France, les entreprises doivent se conformer au Plan Comptable Général (PCG). Les sociétés cotées en bourse sont tenues d'appliquer les Normes internationales d'information financière (NIIF) pour leurs états financiers consolidés. Les PME et entreprises non cotées peuvent utiliser les règles du PCG, mais peuvent opter pour les NIIF si nécessaire. Ces normes sont surveillées par des régulateurs comme l'Autorité des normes comptables (ANC) et l’Autorité des marchés financiers (AMF). Contrairement aux normes comptables françaises, les NIIF sont utilisées internationalement, bien que certains pays comme la Chine ou l'Inde aient leurs propres systèmes convergents.
9. Automatiser la facturation
Envoyer des factures automatiquement peut rationaliser la facturation et économiser du temps et des ressources. Par exemple, vous pourriez configurer un programme utilisant un logiciel de facturation pour envoyer automatiquement une facture dans les 48 heures suivant une vente, suivie de rappels de paiement et d'avis de retard si nécessaire.
10. Prévoir les impôts, respecter les délais
En France, une entreprise doit estimer et régler ses impôts tout au long de l'année pour éviter des majorations et des intérêts de retard. Les entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés (IS) effectuent généralement quatre acomptes trimestriels, à des dates spécifiques (15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre). Le solde est à payer dans les quatre mois suivant la clôture de l'exercice fiscal.
En cas de retard ou de sous-paiement, une pénalité de 5 % est appliquée, avec un intérêt de retard supplémentaire de 0,2 % par mois. Il est recommandé de collaborer avec un expert-comptable pour anticiper les paiements fiscaux et respecter les obligations, en particulier pour les petites entreprises ou celles ayant une activité en ligne.
FAQ sur les conseils en comptabilité
Comment puis-je rester conforme aux lois sur la TVA ?
Vous devez vous assurer de connaître les lois sur la TVA en France et dans chaque pays de l'UE où vous vendez. Consultez les règles fiscales sur le site des impôts français ou sur le portail fiscal de l'UE. Vous pouvez également utiliser des logiciels spécialisés pour automatiser la collecte et le suivi de la TVA, particulièrement utile pour les entreprises d’e-commerce qui vendent dans plusieurs pays.
Comment puis-je gérer ma trésorerie ?
Voici quelques moyens de gérer et d'améliorer la trésorerie :
À quelle fréquence devrais-je rapprocher mon compte bancaire ?
Le rapprochement consiste à mettre en accord les registres de votre entreprise avec son compte bancaire. Faire cela au moins une fois par mois est judicieux, car les relevés bancaires mensuels facilitent le processus de rapprochement. Le rapprochement vous permet de vérifier la trésorerie, de repérer les écarts ou les fonds manquants, et de prévenir la fraude.
Quelles sont les déductions fiscales courantes pour les propriétaires de petites entreprises ?
De nombreuses dépenses peuvent être déductibles des bénéfices imposables, en tout ou en partie, selon l’activité de votre entreprise. Parmi les déductions courantes figurent : les loyers et charges des locaux professionnels, l'achat de matériel informatique et logiciels, les fournitures de bureau, l’amortissement des immobilisations, les frais téléphoniques et internet professionnels, les frais de déplacement et d’entretien du véhicule d’entreprise, les voyages d’affaires, les taxes locales comme la CFE, ainsi que les primes d’assurances professionnelles et frais liés à la santé des salariés.
Est-il nécessaire d'engager un comptable professionnel pour ma petite entreprise ?
Souvent, un propriétaire de petite entreprise peut gérer la comptabilité et la tenue des livres par lui-même, en fonction de la simplicité et de l'échelle de l'entreprise. Cependant, les entreprises plus grandes et plus complexes engagent presque toujours des comptables professionnels.
