Le chemin qui mène à la création d’une entreprise est parsemé de jalons.
Il y a le jour où votre produit est prêt à être commercialisé, le jour où vous ouvrez votre boutique en ligne au monde entier, et le jour où vous réalisez votre première vente, une étape majeure qui mérite d’être célébrée. Pour un entrepreneur e-commerce, peu de choses sont plus excitantes que de voir l’argent commencer à affluer sur son compte bancaire.
Toutefois, avant de sabrer le champagne, il est crucial d’avoir un plan de suivi et de gestion de vos revenus et dépenses. En d’autres termes, vous avez besoin d’un système de comptabilité e-commerce.
Qu’est-ce que la comptabilité e-commerce ?
La comptabilité e-commerce consiste à consigner, organiser et gérer toutes les données financières et les transactions commerciales pertinentes pour le fonctionnement d’une entreprise e-commerce. Pensez-y comme à un sous-ensemble de la comptabilité des petites entreprises, spécifiquement configuré pour répondre aux besoins uniques d’un fournisseur e-commerce.
Basiquement, la comptabilité est la pratique qui consiste à suivre et consigner les transactions et à les classer comme revenus ou dépenses. Plutôt simple, non ?
Cependant, il est facile de se perdre dans le jargon comptable, surtout si vous êtes novice en matière de finances d’entreprise. Pour simplifier, voici quelques-uns des éléments clés de la comptabilité e-commerce :
- Bon de commande. Un bon de commande est un document légal émanant d’un client, qui indique la quantité et le type d’articles qu’il souhaite acheter, avec un engagement à payer le prix fixé pour ces articles. Bien qu’un bon de commande ne soit pas un paiement, il doit contenir les détails du paiement. Votre entreprise peut en utiliser un pour commander des matières premières à un fournisseur, ou un client peut vous en soumettre un pour vous commander un volume spécifique de biens ou de services.
- Commande client. Une commande client est un document préparé par le vendeur (souvent en réponse à un bon de commande) qui détaille toutes les informations relatives à une vente. Une commande de vente doit inclure des informations sur le client, la description et la quantité de biens ou services vendus, le montant de la vente, les informations de paiement, ainsi que l’adresse et la date de livraison.
- Comptes créditeurs et débiteurs. Ces termes font référence aux factures et aux créances impayées, ou au montant total des dépenses non encore réglées et des revenus non encore perçus.
- Coût des produits vendus (CPV). Il s’agit du coût total de production et de distribution d’un produit. Il est souvent calculé pour inclure les frais d’expédition, d’entreposage, de carte de crédit et tout autre coût directement lié à la vente de produits ou services. Il n’inclut pas les dépenses générales telles que les salaires, le marketing, les licences logicielles ou l’espace de bureau.
- Taxe sur la valeur ajoutée (TVA). La TVA est un impôt indirect qui s’applique sur le prix de vente hors taxes des biens et services. Elle est calculée en fonction de la valeur ajoutée tout au long de la chaîne de production et de distribution. Il s’agit d’un impôt supporté par les consommateurs, que les entreprises collectent avant de le reverser à l’État.
Que comprend la comptabilité e-commerce ?
Comme toute comptabilité d’entreprise, la comptabilité e-commerce inclut :
- Des fonctions basiques de comptabilité e-commerce, comme la gestion de la facturation, des salaires et des bilans
- Des fonctions de planification et de reporting plus sophistiquées, comme la préparation des états financiers et la création d’un plan fiscal stratégique
La gestion fiscale, la tenue des comptes et la planification de la croissance sont souvent trois domaines majeurs.
Gestion fiscale
La gestion fiscale peut s’avérer complexe, et les erreurs de déclaration ou d’interprétation du code des impôts peuvent avoir de graves conséquences pour les propriétaires d’entreprise. C’est pourquoi la gestion fiscale (qui inclut notamment la planification et la préparation fiscales) est un service central de nombreux cabinets comptables.
La gestion fiscale e-commerce comprend le suivi et le versement de toutes les taxes nationales et locales applicables, le calcul et la déclaration des impôts trimestriels estimés et la déclaration de fin d’année.
Tenue des comptes
Une comptabilité précise est une exigence de base pour la planification et l’exploitation d’une entreprise. Il s’agit notamment de suivre et de classer les revenus et les dépenses, d’assurer la gestion des stocks et d’examiner les bilans.
La tenue des comptes inclut également le suivi des retours clients, une commodité qui peut à la fois renforcer la fidélité des clients et causer des casse-tête comptables. Sans un suivi rigoureux, un seul retour peut perturber les ventes, l’inventaire, les dépenses, les prévisions et les registres de TVA.
Un système de comptabilité e-commerce doit prendre en compte les retours clients et vous permettre de les accepter sans perturber vos rapports financiers.
Planification de la croissance
Il y a peu de choses aussi stimulantes que de faire évoluer une entreprise. Heureusement, la comptabilité e-commerce est plus qu’un simple devoir pour les propriétaires d’entreprise. C’est aussi le processus de collecte de toutes les informations nécessaires pour atteindre vos objectifs commerciaux.
La comptabilité e-commerce peut vous aider à analyser :
- Les produits ou services les plus rentables pour votre entreprise
- L’évolution de vos bénéfices au fil du temps
- Vos frais et éléments de passif les plus importants
- Les possibilités d’augmenter vos marges bénéficiaires
La comptabilité e-commerce peut également vous fournir des références financières que vous pouvez utiliser pour évaluer le succès de nouvelles initiatives (par exemple, le retour sur investissement, ou ROI, d’une nouvelle campagne marketing) et envisager l’avenir de façon stratégique.
Pouvez-vous vous permettre de racheter un concurrent ? Combien dépensez-vous chaque année en frais d’expédition, et pourriez-vous faire des économies en stockant vos marchandises dans un autre entrepôt ? Quelle sera la prochaine période de forte activité, et serez-vous prêt ?
La comptabilité e-commerce inclut également la génération de rapports financiers tels que les états de profits et pertes et les états de flux de trésorerie. Considérez ces documents comme le manuel du propriétaire de votre entreprise ; vos états financiers et rapports représentent tout ce que vous devez savoir sur le fonctionnement de votre entreprise, le tout compilé à un seul et même endroit.
Quels éléments les propriétaires d’entreprises e-commerce doivent-ils surveiller ?
La comptabilité d’entreprise nécessite de suivre toutes les transactions d’une entreprise, son inventaire et ses données financières. Cela inclut des indicateurs tels que le flux de trésorerie et le bénéfice brut, les bilans et les états de profits et pertes.
- Flux de trésorerie. Le flux de trésorerie désigne les mouvements d’argent entrant (et sortant) de votre entreprise. La gestion du flux de trésorerie peut vous aider à respecter toutes vos obligations et à éviter de contracter des dettes non intentionnelles.
- Bénéfice brut. Comptant parmi les indicateurs clés pour gérer votre entreprise, le bénéfice brut se définit comme le revenu total moins le coût des produits vendus (CPV). Exprimé sous forme de formule, cela nous donne : bénéfice brut = revenu - CPV.
- Marge brute. La marge brute est calculée à l’aide des mêmes données que le bénéfice brut, mais cet indicateur est exprimé en pourcentage du revenu total. La formule pour calculer la marge brute est la suivante : marge brutes = (revenu - CPV) / revenu. Par exemple, si votre entreprise réalise 10 000 € de ventes de biens qui vous coûtent 4 000 €, votre bénéfice brut est de 6 000 € et votre marge brute est de 60 %.
- Bilan. Votre bilan comprendra trois grandes catégories : actifs (dont les liquidités, les comptes clients et l’inventaire), passifs (dont les comptes fournisseurs, les salaires et les impôts sur le revenu) et les capitaux propres combinés de tous les actionnaires.
- Profits et pertes. Le compte de profits et pertes ou compte de résultat fournit une vue d’ensemble de la rentabilité de votre entreprise sur une période donnée. Ici, le calcul consiste à déduire du revenu total tous les coûts associés à la gestion de votre entreprise, notamment le CPV, les dépenses marketing, les salaires et les frais généraux. Si ce chiffre est positif, vous avez réalisé un profit. S’il est négatif, vous avez subi une perte.
Méthodes comptables pour les vendeurs e-commerce
Il existe de nombreux fournisseurs de solutions de comptabilité, des plateformes de logiciels comptables aux cabinets comptables traditionnels. Cependant, avant de commencer à travailler avec un fournisseur, vous devrez choisir une méthode comptable.
Il existe deux grandes méthodes comptables : comptabilité d’exercice et comptabilité de trésorerie (ou comptabilité de caisse). Une entreprise e-commerce peut utiliser l’une ou l’autre, mais pas les deux en même temps. Tout changement de méthode implique de remplir des formalités auprès de l’administration fiscale.
Comptabilité de trésorerie
La comptabilité de caisse est une méthode de comptabilité qui mesure le transfert de liquidités.
Voici un exemple de fonctionnement de la comptabilité de caisse :
| Date | Transaction | Liquidités reçues | Liquidités payées | Flux de trésorerie net |
|---|---|---|---|---|
| 1er jan | Démarrer les opérations avec 10 000 € | 10 000 € | 10 000 € | |
| 5 jan | Payer le loyer de janvier (2 000 €) | 2 000 € | 8 000 € | |
| 10 jan | Fournir des services, facturés 5 000 € | 5 000 € | 8 000 € | |
| 15 jan | Payer des fournitures de bureau (50 €) | 50 € | 7 950 € | |
| 25 jan | Recevoir le paiement pour des services | 5 000 € | 12 950 € | |
| 30 jan | Payer les employés (6 000 €) | 6 000 € | 6 950 € |
Ça semble simple, n’est-ce pas ? Avec cette méthode, vous pourriez recevoir un bon de commande pour une table basse artisanale à 800 €, fabriquer la table, puis l’expédier à votre client. Avec la méthode de comptabilité de trésorerie, vous ne consignez les revenus de la table que lorsque le paiement de l’acheteur arrive sur votre compte.
Il en va de même pour les dépenses. Vous pourriez devoir 10 000 € à un vidéaste pour une série de vidéos de produits à réaliser au début du deuxième trimestre, mais comme ces 10 000 € sont encore sur votre compte bancaire à la fin du premier trimestre, vous finirez par payer des impôts dessus au cours du premier trimestre. Pour les besoins de la comptabilité, cette dette n’a d’importance que lorsque l’argent quitte votre compte.
Comptabilité d’exercice
La comptabilité d’exercice, contrairement à la comptabilité de trésorerie, mesure une transaction lorsque les fonds sont gagnés ou que les dépenses sont engagées, et non lorsque le paiement est effectué.
La méthode de comptabilité d’exercice est plus fréquemment utilisée par les grandes entreprises, et elle nécessite des connaissances comptables plus solides, ainsi qu’une approche plus pratique de la gestion des comptes que la méthode de comptabilité de trésorerie.
Voici comment cela fonctionne :
| Date | Transaction | Revenus | Dépenses | Revenu net |
|---|---|---|---|---|
| 1er jan | Démarrer les opérations avec 10 000 € | 10 000 € | 10 000 € | |
| 5 jan | Payer le loyer de janvier (2 000 €) | 2 000 € | 8 000 € | |
| 10 jan | Fournir des services, facturés 5 000 € | 5 000 € | 13 000 € | |
| 15 jan | Payer des fournitures de bureau (50 €) | 50 € | 12 950 € | |
| 25 jan | Recevoir le paiement pour des services | 5 000 € | 12 950 € | |
| 30 jan | Payer les employés (6 000 €) | 6 000 € | 6 950 € |
Bien que la comptabilité d’exercice fournisse une image plus précise de la situation financière à long terme de votre entreprise, elle peut également induire les propriétaires d’entreprise en erreur quant à l’état actuel de leurs comptes. Par exemple, le fabricant de tables basse mentionné précédemment « gagnerait » 800 € dès qu’il aurait terminé sa table, mais son compte bancaire pourrait encore être vide.
Comment choisir le bon logiciel de comptabilité e-commerce
Le choix d’un logiciel de comptabilité e-commerce pour votre boutique est une décision importante. En comparant vos différentes options, gardez à l’esprit les considérations suivantes :
- Intégrations. Lorsque vous combinez le logiciel avec le vôtre, vous pouvez facilement automatiser le transfert de données, maintenir des niveaux d’inventaire précis et simplifier votre conformité fiscale.
- Évolutivité. À mesure que votre entreprise se développe, vos besoins comptables évoluent. Recherchez un logiciel qui propose différents tarifs, forfaits ou packages vers lesquels vous pouvez évoluer à mesure que vos besoins augmentent.
- Fonctionnalités. Recherchez un logiciel avec des outils qui vous font gagner du temps, comme la facturation, le suivi des dépenses, le calcul de la TVA, la paie et la prise en charge multi-devises, qui peuvent vous aider à rationaliser vos tâches administratives.
- Facilité d’utilisation. Il n’est pas question que vous passiez des heures à apprendre à utiliser le logiciel (ou à former votre équipe à l’utiliser). Assurez-vous qu’il est convivial et intuitif, avec une interface claire.
- Assistance client. Une bonne assistance est un véritable atout si vous rencontrez des problèmes. Recherchez un logiciel avec un service client solide, comprenant un live chat, une assistance téléphonique et une base de connaissances robuste.
- Sécurité. Vos données financières sont sensibles. Assurez-vous que votre logiciel dispose de fonctionnalités telles que l’authentification à deux facteurs, le chiffrement des données et des sauvegardes régulières pour protéger vos informations.
- Bonnes critiques. Consultez les avis d’autres entreprises e-commerce. Vous pouvez parcourir des sites comme G2 Logiciels ou le Shopify App Store pour vous faire une idée des avantages et inconvénients de divers logiciels.
Le logiciel qui vous convient le mieux dépend de votre situation particulière. Avant de vous engager, faites un essai gratuit pour voir si la solution choisie coche toutes les cases importantes pour vous.
Meilleures pratiques en matière de comptabilité e-commerce
Les règles comptables et les réglementations fiscales diffèrent selon les pays. Il est donc crucial de rester à la page pour réussir. Même si la comptabilité n’est pas votre point fort, il existe quelques lignes directrices simples à suivre pour gérer une opération e-commerce en toute fluidité.
Que vous gériez votre première ou votre cinquième boutique en ligne, voici sept bonnes pratiques comptables à observer :
- Faites de la bonne tenue des comptes une priorité. Des livres équilibrés sont la clé d’une comptabilité e-commerce efficace. Consignez avec précision toutes les transactions financières, notamment les ventes, les achats, les revenus et les dépenses. De cette façon, vous aurez une compréhension claire de la santé financière de votre entreprise.
- Automatisez les tâches lorsque c’est possible. La technologie facilite l’automatisation de nombreuses tâches comptables. Vous pouvez utiliser un logiciel pour suivre les ventes, calculer les impôts, et même envoyer des factures en votre nom. Cela réduit le risque d’erreur humaine et vous fait gagner du temps.
- Utilisez un logiciel de comptabilité e-commerce. Il existe de nombreux logiciels de comptabilité pour les entreprises en ligne qui s’intègrent à votre plateforme e-commerce. Ces systèmes peuvent vous aider à gérer et à rapprocher vos ventes, vos stocks et vos dépenses.
- Rapprochez régulièrement vos comptes. Habituez-vous à comparer fréquemment vos registres financiers avec vos relevés bancaires pour vous assurer que tout correspond. Cela peut vous aider à repérer et à corriger toute erreur avant qu’elle ne devienne un problème sérieux.
- Assurez le suivi de vos stocks. Une excellente gestion des stocks est essentielle pour les entreprises e-commerce. Vous devez savoir ce que vous avez en stock, ce qui se vend et ce qui ne se vend pas. Votre logiciel de comptabilité peut offrir des fonctionnalités de suivi des stocks, ou bien vous pouvez utiliser un système de gestion des stocks spécialisé.
- Surveillez votre flux de trésorerie. Gardez un œil sur votre flux de trésorerie pour savoir combien d’argent entre et sort de votre entreprise. Un flux de trésorerie positif signifie que de l’argent rentre et que votre entreprise est financièrement saine. Mais s’il sort plus d’argent qu’il n’en rentre, vous devrez rapidement remédier à la situation.
- Gérez la TVA comme il se doit. Assurez-vous de bien comprendre et respecter vos obligations en matière de TVA, pour collecter et reverser les bons montants.
FAQ sur la comptabilité e-commerce
Comment gérer la comptabilité d’une entreprise e-commerce ?
La comptabilité e-commerce implique de comptabiliser les transactions en ligne, qui sont souvent payées par carte de crédit ou d’autres systèmes de paiement numérique. Contrairement aux magasins de détail traditionnels, une entreprise e-commerce doit suivre et rapprocher les ventes, les retours, les remboursements et les paiements provenant de plusieurs sources, telles que PayPal et Stripe. De plus, les entreprises e-commerce doivent comptabiliser et suivre les stocks, les expéditions, les taxes et d’autres données transactionnelles.
Quels sont les problèmes comptables courants dans l’ e-commerce ?
La comptabilité e-commerce présente plusieurs problèmes. Elle implique entre autres la tâche complexe de gestion des stocks qui nécessite le suivi de l’état et de l’emplacement des marchandises, potentiellement dans plusieurs entrepôts ou centres de distribution. D’autres problèmes se posent, comme le suivi des divers frais de vente facturés par les plateformes e-commerce, la gestion des retours de produits et leur comptabilisation précise, ainsi que les limitations d’accès aux analyses de données en temps réel, qui peuvent entraver la prise de décisions proactive.
Quels sont les avantages de la comptabilité e-commerce ?
La comptabilité et la tenue des livres sont importantes pour les entreprises e-commerce, pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, une comptabilité précise est essentielle pour suivre le flux de trésorerie et comprendre la santé financière de l’entreprise. Ces informations contribuent à éclairer les décisions commerciales et à garantir que l’entreprise est en conformité avec toutes les réglementations applicables. En outre, de bonnes pratiques comptables permettent d’identifier les domaines dans lesquels l’entreprise peut réduire ses coûts et augmenter ses ventes. Enfin, en surveillant les informations financières, les entreprises peuvent mieux planifier leurs impôts, suivre les paiements des clients et gérer leurs stocks.
Ai-je besoin d’un comptable pour mon entreprise e-commerce ?
Tout dépend de la taille de votre entreprise e-commerce. Si vous débutez, vous pouvez probablement vous passer de comptable. Cependant, si votre entreprise se développe et que vous avez besoin d’aide pour vos impôts et sur d’autres questions financières, un comptable peut vous être d’un grand secours.
