Imaginons que vous soyez photographe et que vous ayez capturé des moments inoubliables d’un mariage. Le couple qui vous a engagé est ravi. Bien que la gratification instantanée d’un paiement via une application de transfert d'argent semble être la solution la plus simple, établir une facture de vente est un choix financier plus judicieux. Les factures de vente offrent une vue d'ensemble de la trésorerie de votre entreprise, prouvent que vous avez fourni les services promis et vous aident à anticiper vos activités futures.
Qu'est-ce qu'une facture de vente ?
Une facture de vente est un document envoyé à votre client qui mentionne son identité, les biens ou services que vous lui avez fournis, ainsi que la date de livraison de ces éléments. Une facture de vente peut également inclure un détail des frais finaux (TVA, frais d'expédition ou autres coûts externes).
Les informations sur une facture de vente comprennent :
- Informations de l'émetteur et du destinataire. Les noms, numéros de téléphone, adresses e-mail de vous et de votre client doivent figurer sur la facture.
- Date de la facture. C'est la date à laquelle vous envoyez la facture à votre client.
- Services rendus. Une facture de vente doit détailler les produits ou services fournis au client, y compris le prix de chaque élément et le montant total dû.
- Date d'échéance. C'est la date à laquelle le montant total de la facture doit être réglé. Les délais de paiement courants sont 30 jours ou 60 jours à compter de la réception. Avant de fournir des biens ou des services à un client, clarifiez vos conditions de paiement et discutez d'un échéancier qui vous convienne à tous les deux. Vous éviterez ainsi les retards de paiement qui peuvent perturber votre trésorerie.
- Conditions de paiement. Selon votre type d'activité, votre facture est également l'endroit où inclure toutes les conditions de paiement, telles que les méthodes de paiement acceptées ou votre politique en matière de retard de paiement. Les conditions de paiement peuvent être convenues en envoyant un contrat formel à votre client, décrivant les biens ou services que vous vous êtes engagé à fournir, le calendrier de livraison et la politique de votre entreprise en matière de paiement.
- Numéro de facture. Chaque facture envoyée à un client doit avoir un numéro. Pour votre client, c’est un moyen de différencier les factures et pour vous de suivre les paiements.
- Taxes : Si votre entreprise est soumise à la TVA, vous devez mentionner cette taxe sur toutes vos factures, tant que vous respectez les obligations de déclaration et de paiement de la TVA. Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, vous n'êtes pas obligé de facturer la TVA à vos clients. Dans ce cas vous devez indiquer : TVA non applicable, article 293 B du CGI.
Quel est l'objectif d'une facture de vente ?
Une facture de vente sert à informer l'acheteur ou le client des biens ou services qu'il a achetés et du montant total qu'il doit. De votre côté, les factures de vente facilitent la comptabilité. Ce sont des documents officiels qui suivent le flux de trésorerie entrant dans votre entreprise.
Une facture présente d’autres avantages :
- Documentation fiscale. La facture constitue un document légal. Si votre entreprise est auditée, les factures de vente documentent votre flux de trésorerie. De plus, vos factures peuvent calculer d’éventuelles créances client.
- Nécessités légales. Si vous avez fourni des services à un client et qu'il n'a pas payé, que pouvez-vous faire ? C'est là qu'une facture de vente—avec ses dates d'échéance et de facturation—peut fournir un recours légal. La date de la facture prouve que vous avez envoyé un document à un client pour le paiement des services rendus avec un préavis approprié. La date d'échéance indique quand la facture d'un client doit être réglée. Les factures, accompagnées de contrats et d'autres communications avec un client, peuvent légalement prouver, si nécessaire, que le paiement aurait dû être fait.
- Marketing et budgétisation. L'examen de vos factures de vente vous permet d’avoir de la visibilité sur votre travail au cours du trimestre précédent et de vous projeter vers le suivant pour anticiper des mois plus chargés ou plus calmes. De plus, vos factures montrent où se situe la demande pour vos biens ou services. Vous pouvez utiliser ces connaissances pour faire de la publicité pour votre entreprise en vous basant sur ce que les gens veulent.
Comment rédiger une facture de vente ?
Créer une facture de vente professionnelle est facile lorsque vous utilisez un logiciel de facturation ou de comptabilité, qui vous permet de remplir des modèles de factures et de les envoyer par email en quelques minutes. D'autres modèles gratuits ou peu coûteux sont disponibles dans des applications comme Google Docs et Microsoft Word. Pour remplir une facture, rassemblez les informations pertinentes :
- Informations de contact. Incluez vos informations de contact (nom, adresse, email, numéro de téléphone) ainsi que celles du client.
- Dates. Notez à la fois la date de la facture (la date à laquelle vous créez et envoyez la facture) et la date d'échéance du paiement.
- Numéro de facture. Créez un nouveau numéro de facture pour différencier le projet et le paiement des autres existants.
- Description. Dans la partie description de votre facture, vous pouvez détailler les montants que vous facturez pour chaque service. Assurez-vous de noter tous les détails tels que les heures, les dates, la quantité de biens ou le nombre d'heures de services.
FAQ sur les factures de vente
Quelle est la différence entre une facture de vente et un reçu ?
Une facture de vente est envoyée à un client pour demander le paiement des biens ou services rendus. Un reçu de paiement est délivré après que le client a réglé cette facture.
Quelle est la différence entre une facture de vente et une facture d'achat ?
Une facture d'achat, également connue sous le nom de bon de commande, est envoyée par un client à une entreprise pour commander une quantité spécifique de produits ou de services, mais elle ne demande ni ne fournit de paiement. Les bons de commande informent les propriétaires d'entreprise lorsqu'un client souhaite que des biens lui soient livrés, combien il paiera pour ces biens ou services, et quand l'entreprise peut s'attendre à recevoir le paiement, si la commande est honorée.
Que comprend une facture de vente ?
Une facture de vente comprend les informations de contact de vous et de votre client. Elle inclut également un numéro de facture, la date de la facture, la date d'échéance, le montant dû, les conditions de paiement et une description des services ou biens qui ont été livrés.
