7 dicas para reduzir custos no primeiro ano da empresa

Quando se trata dos custos para iniciar um negócio, os empreendedores muitas vezes descobrem que as realidades financeiras de administrar um negócio não correspondem às expectativas iniciais.

Mais especificamente, pequenos empresários relataram ter gastado mais do que o dobro do que haviam previsto no primeiro ano.

Precisávamos saber: onde suas previsões falharam? Eles gastaram demais em certas áreas? E o que poderiam ter feito para reduzir custos?

Acontece que houve certos erros financeiros que quase todos os fundadores relataram ter cometido no primeiro ano — e a maioria deles era evitável. Embora seja recomendado evitar empréstimos empresariais sempre que possível, se você fez um planejamento financeiro adequado e tem certeza de que empréstimos empresariais podem ajudar a expandir seu negócio, confira nosso guia sobre como obter um empréstimo empresarial para começar.

Para ajudar você a evitar essas armadilhas, entrevistamos proprietários exitosos de lojas Shopify para descobrir o que eles teriam feito de diferente em seu primeiro ano, e que conselhos financeiros dariam a novos empreendedores. Também reunimos os principais recursos do nosso blog para que você possa se aprofundar em cada tópico. Se você está começando seu próprio negócio, tenha esta lista em mãos.

7 dicas para reduzir custos da empresa

Não pule o planejamento financeiro
Amplie sua rede de contatos
Familiarize-se com ferramentas e aplicativos gratuitos
Invista em pesquisa de produtos e valide sua ideia
Mantenha seu orçamento de marketing baixo e acompanhe obsessivamente
Entenda sua estratégia de envio
Entenda suas obrigações fiscais (ou contrate alguém que entenda)

1. Não pule o planejamento financeiro

O primeiro passo para alcançar suas metas financeiras é, na verdade, escrevê-las. Pode parecer óbvio, mas muitos empreendedores de primeira viagem acham o processo de elaborar um plano financeiro muito desanimador ou desnecessário nos primeiros dias, e acabam pulando essa etapa. Se você está tentado a fazer o mesmo, pense novamente.

Criar um plano financeiro obriga você a fazer um inventário de onde você está agora, onde deseja estar e como pretende chegar lá. Isso também ajuda a tomar decisões melhores em momentos críticos e força você a lembrar do quadro geral quando se sentir sobrecarregado pelas tarefas diárias do empreendedorismo.

“Você precisa descobrir quanto a empresa vai precisar para sobreviver nos primeiros seis meses, os detalhes,” diz Baxter Snider, fundador de Olives and Applesauce. “Quais são suas previsões de vendas? O que você espera que suas vendas sejam? O que vai acontecer se você não atingir essa meta? O que acontece se você viralizar e ultrapassar essa meta? Você precisa de um plano B para ambos os cenários.”

Além disso, o próprio processo de elaborar um plano financeiro pode economizar dinheiro. O planejamento financeiro não se resume a previsões ou projeções. Mesmo coisas simples, como abrir uma conta bancária empresarial ou dedicar tempo para entender demonstrativos financeiros, contribuem significativamente para o sucesso potencial do negócio. Gerenciar finanças pode não ser a tarefa mais glamourosa na construção de um negócio, mas continua sendo essencial.

Nossa pesquisa descobriu que empresas que relataram usar planos financeiros e orçamentos mantiveram os custos baixos e ganharam mais dinheiro no primeiro ano.

📚Recursos:

2. Amplie sua rede de contatos

De modo geral, quanto maior sua rede profissional, melhor. Cada pessoa que você conhece pode ser um potencial conselheiro, cliente ou parceiro. E nos primeiros dias, isso pode realmente ajudar a cortar custos significativamente, transformando seu tempo e habilidades em moeda. Por exemplo, Baxter Snider trocou um de seus produtos, um canguru porta-bebê, por fotografia de produto gratuita nos primeiros dias.

Além disso, a maneira mais fácil de prever com precisão quanto dinheiro você precisará investir em seu negócio é conversar com pessoas que abriram empresas semelhantes ou que aconselham essas empresas. Projeções financeiras precisas podem ser a diferença entre fechar o trimestre com sucesso e não ter fundos suficientes para se manter aberto no próximo mês.

Algumas dicas para construir relacionamentos com empreendedores e conselheiros de pequenas empresas que pensam como você:

Para começar, cuide de suas páginas pessoais no Facebook, Instagram e LinkedIn, informando sua rede sobre sua nova empreitada, que tipo de ajuda você pode precisar e o que está oferecendo em troca. Participe de grupos no Facebook e LinkedIn que sejam relevantes para o seu negócio ou setor, além de grupos mais gerais relacionados a pequenas empresas.
Instituições como o Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) são grandes aliadas. O Sebrae oferece mentoria, cursos e capacitação para empreendedores de diversos setores e é reconhecido por apoiar milhares de negócios em todo o país.
Outro exemplo é o programa Mulher Empreendedora do Itaú, que oferece uma rede de apoio e capacitação para mulheres que desejam iniciar ou expandir seus negócios.
Para grupos de apoio local, plataformas como o Sympla e o Meetup Brasil facilitam encontrar eventos e encontros de empreendedores, tanto no seu setor quanto para discutir questões específicas. Busque tópicos como “Pequenos Negócios” ou “Empreendedorismo” para encontrar opções próximas.

Aqueles que já trilharam esse caminho podem oferecer insights incríveis sobre como melhorar a saúde financeira da sua startup. Empreendedores experientes na sua rede são um verdadeiro tesouro de conhecimento e sabedoria. Desde as melhores práticas de finanças empresariais até dicas de gestão financeira, uma ou duas conexões certas podem fazer toda a diferença.

3. Familiarize-se com ferramentas e aplicativos gratuitos

Todo pequeno empresário gostaria de ter mais tempo e recursos à sua disposição. Mas o gratuito pode ir longe, na verdade. Não contrate funcionários ou compre softwares caros sem antes experimentar algumas ferramentas você mesmo e sem saber exatamente o que está procurando. Nos primeiros dias, concentre-se em experimentar, ver o que funciona e o que não funciona, e então repita esse processo.

Algumas ferramentas e aplicativos gratuitos populares que você deve conferir:

Logo Maker ajuda você a criar logotipos e ativos para redes sociais com aparência profissional, sem necessidade de experiência em design.
Burst permite que você navegue e baixe fotos gratuitas em alta resolução para seu site ou uso comercial.
Nibo e Olist Tiny oferecem serviços de contabilidade, faturamento e folha de pagamento projetados para empreendedores, com testes gratuitos de 30 dias e planos a partir de R$ 45 por mês.

🚀 Saiba mais: Se você está apenas começando, a lista de Ferramentas Empresariais Gratuitas da Shopify inclui tudo, desde criadores de logotipos até modelos de pedidos de compra. E se você já decidiu abrir sua loja na Shopify, a Loja de Aplicativos da Shopify tem milhares de aplicativos gratuitos para te ajudar a expandir seu negócio na Shopify.

📚Recursos:

4. Invista em pesquisa de produtos e valide sua ideia

Com sua ideia de produto em mente, você pode se sentir inclinado a avançar rapidamente para a produção, mas isso pode se tornar um grande fardo financeiro se você não fizer nenhuma pesquisa de produto ou validar sua ideia primeiro. Compreender a logística das operações comerciais antes de se comprometer totalmente com sua ideia é extremamente importante. Seu novo negócio só começa depois que você realmente valida sua ideia.

Se você está fabricando seu próprio produto, deve passar a maior parte do seu primeiro ano investindo em pesquisa e desenvolvimento. Quando tiver o protótipo, você precisa validar que outras pessoas o amarão tanto quanto você. A validação do produto garante que você está criando um produto que as pessoas desejam e que estão dispostas a comprar, assim você não desperdiça tempo, dinheiro e esforço em uma ideia que não vai vender.

Existem várias maneiras de validar suas ideias de produtos, tais como:

Conversar sobre sua ideia com familiares e amigos
Enviar uma pesquisa online para receber feedback
Lançar uma campanha de financiamento coletivo
Pedir feedback em fóruns como o Reddit
Pesquisar a demanda online usando o Google Trends
Lançar uma página de "em breve" para medir o interesse por meio de inscrições por e-mail ou pré-vendas

Na mesma pesquisa sobre o Custo de abrir um negócio, descobrimos que empresas que não gastaram tempo suficiente em pesquisa e validação de produtos e pularam para a marca e o marketing de seu produto gastaram o dobro do dinheiro quando tiveram que revisitar seus designs de produtos mais tarde.

“Em retrospectiva, deveríamos ter dado um passo atrás e descoberto como projetar nossos [maiôs] da maneira certa,” diz Marcia Hacker, fundadora da Sauipe Swim. “Fomos apressados e ainda vou levar muitos anos para compensar isso – e financeiramente, ainda estou pagando por muitos desses erros iniciais. Estávamos investindo muito em embalagens e fotografia de produtos sem ter a base necessária. Nos distraímos com as coisas chamativas. Portanto, a lição número um: não apresse a pesquisa de produtos. Avalie seu mercado. Siga concorrentes bem-sucedidos por alguns meses e veja como eles fazem as coisas. Depois, invista nas coisas chamativas.”

"A lição número um: não apresse a pesquisa de produtos. Avalie seu mercado. Siga concorrentes bem-sucedidos por alguns meses e veja como eles fazem as coisas. Depois, invista nas coisas chamativas."

📚Recursos:

5. Mantenha seu orçamento de marketing baixo e acompanhe obsessivamente

O marketing de startups é complicado, especialmente se os recursos e a experiência forem limitados. E mesmo que os recursos não sejam limitados, investir dinheiro em anúncios pagos não garante vendas.

Em nossa pesquisa sobre o custo de abrir um negócio, descobrimos que empresas que gastaram mais em marketing no primeiro ano geraram menos receita. Como regra geral, você deve gastar entre 5% e 8% do seu orçamento total em marketing no primeiro ano.

Em nossa pesquisa sobre Custo de abrir um negócio, descobrimos que empresas que gastaram mais em marketing no primeiro ano geraram menos receita.

Certifique que você cobriu os seguintes pontos antes de executar campanhas mais sofisticadas:

Escolha os canais de mídia social certos para sua marca. E uma vez que você tenha escolhido suas plataformas, certifique que sua marca esteja aparecendo consistente e constantemente em todas as plataformas.

Otimize seu site para vendas. O cliente leva apenas um segundo para formar uma impressão do seu site. Tudo precisa estar em ordem, desde a navegação da sua página inicial até a velocidade do seu site e sua experiência de checkout.

Amplie sua lista de e-mails. Você pode vincular a ofertas no seu site que capturam inscrições por e-mail (por exemplo, 15% de desconto ao se inscrever) ou usar suas contas de mídia social para realizar um sorteio gratuito em troca de informações de contato. Você pode até começar a fazer isso antes do lançamento, com sua página de "em breve".

Recompense a lealdade. É mais acessível ganhar dinheiro com clientes leais do que encontrar novos clientes. Considere um programa VIP para seus clientes fiéis ou ofereça descontos por indicações.

Faça promoções cruzadas com marcas complementares. A promoção cruzada permite que você se associe a empresas relacionadas que podem promover seus serviços em troca de você promover os serviços delas – sem custo para ambas.

Conheça microinfluenciadores no seu mercado. Existem influenciadores locais no seu setor que possam estar interessados no seu produto? Ofereça-lhes alguns brindes em troca de uma menção na plataforma deles.

Identifique métricas de desempenho chave (e acompanhe-as). Você deve se familiarizar com o Google Analytics para ver como seu site está se saindo e onde você está perdendo clientes. E se você estiver executando campanhas pagas, calcular os custos de aquisição de clientes é uma maneira de ver se seus esforços de marketing estão funcionando.

📚Recursos:

6. Entenda sua estratégia de envio

Na era do frete grátis, pequenos comerciantes estão sendo pressionados em sua tentativa de se manter competitivos frente a gigantes como a Amazon. Enquanto grandes marcas, com altos volumes de envio, podem negociar taxas mais baixas com transportadoras, pequenas empresas com volumes de envio menores não têm poder de barganha.

Normalmente, isso significa que elas têm que se contentar com altas taxas e absorver os custos de envio se quiserem oferecer aos seus clientes um frete acessível.

Portanto, antes de fazer qualquer coisa, pergunte a si mesmo:

Você vai repassar o custo total do envio para o cliente, cobrar uma taxa fixa ou absorver o custo do envio você mesmo?
Você vai usar embalagens gratuitas de uma transportadora ou embalagens personalizadas?
Você vai enviar internacionalmente?
Você vai assegurar e rastrear pacotes?

As suas respostas a essas perguntas impactam seus custos gerais, por isso entendê-las desde o início vai te ajudar a alocar dinheiro suficiente para o envio.

📚Recursos:

7. Entenda suas obrigações fiscais (ou contrate alguém que entenda)

As leis e regulamentos fiscais são complexos e podem mudar frequentemente, portanto, manter-se atualizado sobre suas obrigações fiscais é fundamental se você deseja evitar penalidades ou multas pesadas. Além disso, entendendo as leis fiscais, você pode aproveitar algumas economias reais.

Existem muitas maneiras para pequenas empresas reduzirem legalmente seus impostos. Algumas dicas a serem lembradas no seu primeiro ano:

Guarde seus recibos de negócios. A taxa de estacionamento paga para ir a uma reunião com um cliente, o café que você comprou para o escritório – todos esses pequenos custos se acumulam ao longo do tempo e podem ser deduzidos como despesas comerciais se você tiver guardado seus recibos.
Encontre deduções para negócios em casa. Se você opera seu negócio de casa, pode ser capaz de deduzir uma parte das despesas relacionadas à casa, como aquecimento, eletricidade e outras manutenções.

Ainda assim, recomendamos fortemente que você consulte um profissional de contabilidade para te ajudar a navegar pelas leis e políticas fiscais do seu negócio. Na verdade, ao entrevistar empresários para nossa pesquisa sobre Custo de abrir um negócio, “contratar um contador” foi repetidamente mencionado como um conselho para novos empreendedores.

Um empresário disse o seguinte:

“Percebi que tinha duas opções: eu poderia continuar fazendo minha contabilidade e impostos sozinho para economizar dinheiro, o que me custaria alguns dias de trabalho, noites sem dormir e o jogo de futebol do meu filho. Ou eu poderia contratar um contador que pode fazer isso em 30 minutos e me devolver o tempo para focar no meu negócio.”

Ainda não está na Shopify?

Aqui está um lembrete rápido de por que abrir seu negócio na Shopify é a escolha certa. Com a Shopify você pode:

Criar um site e uma marca profissionais sem necessidade de conhecimento de programação ou design.
Oferecer aos seus clientes frete fixo ou grátis, pois negociamos as taxas mais baixas possíveis em seu nome.
Promover seus produtos e criar campanhas de marketing com a Shopify Email, ou através de qualquer um de nossos parceiros de canal, como Facebook e Google.
Escolher entre milhares de aplicativos gratuitos ou acessíveis para te ajudar a crescer e gerenciar seu negócio.
Contratar especialistas de uma lista aprovada pela Shopify para as tarefas especializadas que você não consegue gerenciar sozinho.

Comece seu teste gratuito da Shopify – sem necessidade de cartão de crédito!

Ilustração de Isabella Fassler

Dúvidas frequentes sobre dicas para reduzir custos

Qual é a maneira mais comum de financiar uma startup?

Não faltam maneiras de financiar uma startup. Aqui estão algumas das mais comuns: empréstimos empresariais, arrecadar dinheiro de familiares e amigos, captar recursos de investidores, “bootstrap” seu negócio – ou seja, gerar receita o mais rápido possível e usá-la para abrir um negócio, usar fundos pessoais para abrir o negócio.

Quais são as melhores dicas financeiras para startups?

Não pule o planejamento financeiro.
Amplie sua rede de contatos.
Familiarize-se com ferramentas e aplicativos de saúde financeira.
Invista em pesquisa de produtos e valide sua ideia.
Mantenha seu orçamento de marketing baixo e acompanhe obsessivamente.
Entenda sua estratégia de envio.
Entenda suas obrigações fiscais (ou contrate alguém que entenda).

Quais são alguns erros financeiros que as startups devem evitar?

Não validar a ideia de negócio antes de investir pesadamente.
Não ter um plano financeiro.
Não ter um orçamento estratégico para marketing.
Não ampliar a rede de contatos.
Não usar recursos e ferramentas gratuitas para gerenciar as finanças do negócio.
Não ter uma estratégia de envio.
Não ter um plano de impostos.