El crecimiento de una empresa puede afectar a su rendimiento. A medida que amplías tu equipo necesitas establecer una infraestructura más sofisticada para que todo funcione con fluidez. Sin un plan de desarrollo, puede ser muy complicado maximizar la productividad en una fase de expansión.
Entender las operaciones de negocios te ayudará a garantizar la eficiencia a medida que escalas tu actividad. Aquí encontrarás algunas pautas para optimizar tus operaciones de negocios y fomentar el éxito de tu empresa.
¿Qué son las operaciones de negocios?
Las operaciones de negocios son el conjunto de tareas y procesos diarios que lleva a cabo una empresa para generar beneficios. Con operaciones de negocios eficientes es posible aprovechar al máximo los recursos de la empresa, reducir los costes asociados a las actividades cotidianas y aumentar la productividad.
A medida que un negocio crece, sus necesidades operativas se vuelven más complicadas. Si tienes un ecommerce pequeño puedes encargarte de la mayoría de las operaciones de negocios o externalizar algunas de estas tareas, como la contabilidad o la gestión de las nóminas.
Por su parte, una gran empresa puede permitirse contratar a más de 100 trabajadores solo en su departamento de contabilidad. Estas compañías suelen delegar sus operaciones de negocios a un director de operaciones (COO, por sus siglas en inglés), responsable de supervisar y mejorar cada aspecto de las actividades diarias.
Elementos clave de las operaciones de negocios
Los cuatro elementos clave de una estrategia de operaciones de negocios son las personas, los procesos, la tecnología y la localización. Esto es lo que aporta cada uno:
Personas
Cuando las empresas crecen, los propietarios suelen ir desvinculándose de las operaciones de negocio cotidianas. Esto les permite centrarse en otras tareas más orientadas al desarrollo, como reuniones con los inversores o planificación a largo plazo.
Este cambio implica que los trabajadores de la empresa asumen más responsabilidad a la hora de sacar adelante esas tareas diarias que conforman las operaciones de negocios.
El factor humano tiene un impacto directo en el funcionamiento de una empresa y en su productividad: es fundamental contratar a la persona adecuada para el puesto adecuado. En las grandes compañías, estas tareas de contratación, incorporación, formación y promoción suelen ser responsabilidad del departamento de recursos humanos.
Procesos
Los procesos de negocios son protocolos claros sobre cómo deben hacerse las cosas. Las empresas de éxito definen protocolos para cada una de sus actividades, desde el desarrollo de productos hasta la planificación de publicaciones en redes sociales.
Documentar estos procedimientos ayuda a:
- Identificar y solucionar problemas de ineficiencia operativa.
- Reducir los errores.
- Aumentar la transparencia.
- Facilitar la incorporación de nuevos trabajadores.
- Garantizar el cumplimiento de las normativas nacionales y autonómicas.
Por ejemplo, es mucho más sencillo verificar que tu sistema de nóminas cumple con la ley si has registrado tu proceso y lo has seguido estrictamente.
Tecnología
La tecnología engloba todas las herramientas que empleas para cumplir con las tareas de tus operaciones de negocios. Esto incluye software, hardware, maquinaria y otros recursos físicos.
El sector en el que se mueve una empresa determina el tipo de tecnología que necesita. Por ejemplo, una empresa manufacturera necesitará hacer una inversión de cientos de miles de euros en la adquisición de maquinaria pesada, mientras que la mayor inversión de un pequeño negocio de ecommerce será una plataforma de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés).
Localización
El factor de localización hace referencia a cualquier ubicación física relacionada con tu negocio. En este grupo se incluyen los espacios de oficina, las plantas de fabricación, los almacenes y las tiendas.
La optimización de estas localizaciones favorece al ahorro de costes y maximiza los beneficios. Por ejemplo, a un negocio de retail le interesará más poner su tienda física en una zona donde haya mucho tránsito peatonal y su almacén en un lugar cercano a un centro de envíos importante.
Cómo mejorar tus operaciones de negocios
- Fija objetivos e identifica los KPI
- Mejora tus procesos existentes
- Automatiza tus procesos
- Invierte en las herramientas adecuadas
- Evalúa tu asignación de recursos
- Mantente informado
- Busca ayuda externa
- Diseña un plan
En esencia, mejorar las operaciones de negocios significa aumentar la eficiencia, lo que implica reducir el tiempo y el coste necesarios para alcanzar un determinado objetivo. Estas ocho estrategias te resultarán de utilidad:
1. Fija objetivos e identifica los KPI
La mejora de las operaciones de negocios es una carrera de fondo. Establece unos objetivos e identifica unos indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) para centrar tus esfuerzos y llevar un seguimiento de tus logros a largo plazo.
Lo ideal es tener diferentes objetivos para cada área operativa de tu empresa, aunque todos estén orientados al éxito del negocio. Identificar unos KPI para cada uno te ayudará a monitorizar tu rendimiento y valorar los logros obtenidos.
Imagina que una de tus metas es aumentar tu base de clientes un 10 % durante el cuarto trimestre. Para lograrlo, tu departamento de atención al cliente debería fijarse el objetivo de incrementar la satisfacción del cliente un 15 %, y el equipo de marketing, el de generar un 20 % más de tráfico online.
2. Mejora tus procesos existentes
Después de establecer objetivos, analiza las operaciones que los respaldan:
- Documenta tus procesos actuales.
- Compáralos con las prácticas reales de tu negocio.
- Identifica redundancias, herramientas obsoletas o discrepancias con los valores de la empresa.
- Colabora con tu equipo para encontrar mejoras.
Por ejemplo, el manual de tu empresa puede describir un proceso de incorporación de empleados en 10 pasos, pero antes de darlo por aplicado, es necesario comprobar cómo el equipo de Recursos Humanos gestiona realmente la contratación.
Da a tu equipo la libertad de probar y mejorar los procesos con el tiempo: la optimización es un trabajo continuo.
3. Automatiza tus procesos
La tecnología de automatización de procesos avanza rápidamente, por lo que deberías revisar las herramientas que empleas con frecuencia: siempre pueden aparecer nuevas oportunidades para optimizar tus operaciones de negocio.
Los comercios minoristas suelen estar pendientes de estas novedades para automatizar procesos como la gestión del inventario, la programación de contenidos en redes sociales y algunas respuestas de atención al cliente.
4. Invierte en las herramientas adecuadas
Como parte de tu estrategia de mejora de procesos, analiza las herramientas que utilizan tus empleados para desarrollar tareas operativas clave. Al hacerlo, también te resultará útil consultar publicaciones del sector y prestar atención a las herramientas que utiliza la competencia.
Imagina que tienes una empresa de tecnología. Podríais comparar las herramientas de venta de tu equipo con las de tus principales competidores. Si estos están utilizando herramientas de gestión de las relaciones con los clientes (sistemas CRM, por sus siglas en inglés) y tú empleas Google Sheets, tal vez debas replantearte la adopción de tecnologías más versátiles y modernas.
Pide a los miembros de tu equipo que identifiquen los procesos que consumen más tiempo (como la negociación de contratos) y estimen cuántas horas le dedican a cada tarea. Esta información te permitirá realizar un análisis de rentabilidad antes de invertir en una nueva herramienta.
Si decides seguir adelante con la inversión, comparte con tu equipo los motivos de esa transición. De este modo conseguirás una mayor aceptación del cambio.
5. Evalúa tu asignación de recursos
Revisa periódicamente cómo asignas:
- Presupuesto
- Infraestructura
- Capacidad del equipo
Mantén un equilibrio en la distribución de recursos para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones. Por ejemplo, si tu equipo de contabilidad está al límite de su capacidad, mientras que el de marketing dispone de margen, podrías contratar apoyo en contabilidad o recurrir a profesionales externos.
También puedes pedir a tu equipo de marketing que utilice sus recursos adicionales para reforzar los objetivos definidos en la planificación inicial.
6. Mantente informado
Observar tu sector y las tendencias del mercado te ayudará a dirigir tus esfuerzos a los puntos clave y hacer que tu negocio sea más competitivo. En el ámbito del retail, el análisis de tendencias te permite orientarte mejor a tu público objetivo.
Por ejemplo, podrías descubrir que tus clientes prefieren comprar sus productos en redes sociales en lugar de en persona. En este caso, deberás ampliar tu presupuesto en las estrategias de comercio social en lugar de abrir una nueva tienda física.
7. Busca ayuda externa
Los directores de operaciones de negocios son los responsables de mantener un enfoque de alto nivel de los objetivos empresariales, gestionar los procesos diarios, monitorizar las fluctuaciones del mercado y estar al día de los avances tecnológicos.
Son tareas muy exigentes, por lo que, en ocasiones, contar con la ayuda de un consultor de operaciones de negocios externo puede marcar la diferencia.
Estos profesionales suelen especializarse en sectores específicos. Por ejemplo, un consultor de operaciones de negocios de la industria manufacturera podría ayudarte a:
- Reducir los costes de envío.
- Encontrar materiales de calidad de manera más eficiente.
- Mejorar los sistemas de producción para rebajar el consumo de energía.
8. Diseña un plan
La optimización de las operaciones de negocios es una tarea continua, por eso el puesto de director de operaciones de negocios suele ser un cargo permanente dentro de la dirección de la empresa. Para garantizar que esta optimización forma parte del día a día, es recomendable realizar auditorías periódicas, bien con personal interno, bien con la ayuda de un consultor especializado.
Por otra parte, es fundamental hacer un seguimiento de los KPI que has asignado a cada objetivo para evaluar la evolución de tu estrategia de mejora. Para ello puedes establecer reuniones recurrentes con determinados departamentos para intercambiar impresiones. Esto te permitirá recabar información útil sobre los nuevos procesos y herramientas, así como identificar áreas de mejora adicionales.
Preguntas frecuentes sobre las operaciones de negocios
¿Qué hacen los directores de operaciones de negocios?
Los directores de operaciones de negocios supervisan la actividad diaria de la empresa y lideran la optimización de sus procesos.
¿Qué tipos de operaciones de negocios existen?
Los cuatro tipos básicos de operaciones de negocios son:
- De producción: crean productos y servicios para su distribución.
- Financieras: gestionan los fondos y realizan tareas de contabilidad.
- De marketing: promocionan y venden los productos o servicios de la empresa.
- De recursos humanos: tramitan todo lo relacionado con el personal.
¿Cuál es el objetivo de las operaciones de negocios?
El objetivo principal de las operaciones de negocios es incrementar la eficiencia. Una estrategia operativa eficaz reduce costes y aumenta la productividad.
