El crecimiento de un negocio puede afectar a su eficiencia. A medida que amplías tu equipo necesitas crear una infraestructura más sofisticada para que todo funcione con fluidez. Sin un plan de desarrollo puede ser muy complicado maximizar la productividad de un negocio en plena expansión.
Entender las operaciones de negocios te ayudará a garantizar la eficiencia a medida que escalas tu actividad. Aquí encontrarás algunas pautas para optimizar tus operaciones de negocios y fomentar el éxito de tu empresa.
¿Qué son las operaciones de negocios?
Las operaciones de negocios son el conjunto de tareas y procesos rutinarios que lleva a cabo una empresa para generar beneficios. Con operaciones eficientes es posible aprovechar al máximo los recursos de la empresa, reducir los costes asociados a las actividades cotidianas y aumentar la productividad.
A medida que un negocio crece, sus necesidades operativas se vuelven más complicadas. Los propietarios de un pequeño negocio de ecommerce tienen la opción de autogestionar todos los aspectos relacionados con sus operaciones de negocios o externalizar algunas de estas tareas, como la contabilidad o la gestión de las nóminas.
Por su parte, una gran compañía puede permitirse contratar a más de 100 trabajadores solo en su departamento de contabilidad. Estas empresas suelen delegar sus operaciones de negocios a un director de operaciones (COO, por sus siglas en inglés), responsable de supervisar y mejorar cada aspecto de las actividades diarias de la empresa.
Elementos de las operaciones de negocios
Los cuatro elementos clave de una estrategia de operaciones de negocios son las personas, los procesos, la tecnología y la localización. Esto es lo que aporta cada variable:
Personas
Cuando las empresas crecen, los propietarios suelen ir desvinculándose de las operaciones cotidianas. Esto les permite centrarse en otras tareas más orientadas al desarrollo del negocio, como reuniones con los inversores o planificación a largo plazo.
Este cambio implica que los trabajadores de la empresa asumen más responsabilidad a la hora de sacar adelante esas tareas rutinarias que conforman las operaciones de negocios.
El factor humano tiene un impacto directo en el funcionamiento de una empresa y en su productividad: es fundamental contratar a la persona adecuada para el puesto adecuado. En las grandes compañías, estas tareas de contratación, incorporación, formación y promoción suelen ser responsabilidad de los departamentos de Recursos Humanos.
Procesos
Los procesos de negocios son protocolos claros sobre cómo deben hacerse las cosas. Los negocios de éxito desarrollan protocolos para cada una de sus actividades, desde el desarrollo de productos hasta la planificación de publicaciones en redes sociales. Entre las mejores prácticas destacan el establecimiento y el registro de procesos coherentes. Resulta muy útil para identificar y solucionar problemas de ineficiencia operativa, reducir los errores y aumentar la transparencia.
Los procesos de negocios también facilitan la incorporación de nuevos trabajadores y te ayudan a garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes. Por ejemplo, es mucho más sencillo verificar que tu sistema de nóminas cumple con la ley si has registrado tu proceso y lo has seguido estrictamente.
Tecnología
La tecnología engloba todas las herramientas que empleas para cumplir con tus tareas operativas. Esto incluye aspectos de software, hardware, maquinaria y otros recursos físicos.
El sector en el que se mueve una empresa determina el tipo de tecnología que necesita. Por ejemplo, una empresa fabricante necesitará hacer una inversión de cientos de miles de euros en la adquisición de maquinaria pesada, mientras que la mayor inversión de un pequeño negocio de ecommerce será una plataforma de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés).
Localización
El factor de localización hace referencia a cualquier ubicación física relacionada con tu negocio. En este grupo entran los espacios de oficina, las plantas de fabricación, los almacenes y las tiendas.
La optimización de estas localizaciones favorece al ahorro de costes y maximiza los beneficios. Por ejemplo, a un negocio de retail le interesará más poner su tienda física en una ubicación donde haya mucho tránsito peatonal y su almacén en un lugar cercano a un centro de envíos importante.
Cómo mejorar tus operaciones de negocios
- Fíjate objetivos e identifica KPI
- Mejora tus procesos existentes
- Automatiza tus procesos
- Invierte en las herramientas adecuadas
- Evalúa tu asignación de recursos
- Mantente informado
- Busca ayuda externa
- Diseña un plan
En esencia, mejorar las operaciones de negocios es aumentar su eficiencia: las mejoras sirven para reducir el tiempo y el coste que necesitas para cumplir con un determinado objetivo. Estas ocho estrategias te resultarán de utilidad:
1. Fíjate objetivos e identifica KPI
La mejora de las operaciones de negocios es una carrera de fondo. Establece unos objetivos e identifica unos indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) para centrar tus esfuerzos y llevar un seguimiento de tus logros a largo plazo.
Lo ideal es tener diferentes objetivos para cada una de las áreas operativas de tu empresa, aunque todos estén orientados al éxito del negocio. Identificar unos KPI para cada objetivo te ayudará a monitorizar tu rendimiento y valorar los logros obtenidos.
Imagina que uno de tus objetivos de negocio es aumentar tu base de clientes un 10 % durante el cuarto trimestre. Para lograrlo, tu departamento de atención al cliente debería fijarse el objetivo de aumentar la satisfacción del cliente un 15 %, y tu departamento de marketing, incrementar el tráfico online un 20 %.
2. Mejora tus procesos existentes
Una vez que hayas establecido unos objetivos, podrás analizar cuáles son las operaciones de negocios que te ayudarán a alcanzarlos. Comienza por verificar que has registrado tus procesos actuales y que lo que está escrito es un claro reflejo de la realidad de tus prácticas empresariales. ¿Todavía no tienes esta información? Antes de ponerte manos a la obra, haz que un miembro del equipo tome nota de lo que se está haciendo en la empresa.
Es decir, aunque el manual de tu empresa describa un proceso de 10 pasos para la incorporación de un nuevo empleado, lo interesante es saber cómo lo está haciendo realmente tu jefe de Recursos Humanos.
Una vez que has registrado con detalle un proceso, busca redundancias, tecnologías obsoletas o discrepancias con los valores de tu empresa, y plantea soluciones para mejorar la situación. La optimización de procesos es una tarea continua, así que forma a tus empleados para que prueben y repitan nuevos procesos a lo largo del tiempo.
3. Automatiza tus procesos
La tecnología de automatización de procesos avanza rápidamente, por lo que deberías revisar las herramientas que empleas con frecuencia: siempre pueden aparecer nuevas oportunidades para mejorar tus procesos. Los negocios de retail suelen estar pendientes de estas novedades para automatizar procesos como la gestión del inventario, la programación de contenidos en redes sociales y algunos aspectos del servicio de atención al cliente.
4. Invierte en las herramientas adecuadas
Como parte de tu estrategia de mejora de procesos, deberás analizar las herramientas que utilizan tus empleados para desarrollar tareas operativas clave. Pero también te resultará de utilidad consultar publicaciones del sector y prestar atención a las herramientas que utiliza la competencia.
Imagina que tienes una empresa de tecnología. Sería interesante que comparases las herramientas de venta de tu equipo con las de tus principales competidores. Si estos están utilizando herramientas orientadas a la gestión de las relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés) y tú empleas Google Sheets, tal vez debas replantearte la adopción de tecnologías más versátiles y modernas.
También puedes pedirles a los miembros de tu equipo que identifiquen los procesos que consumen más tiempo (como la negociación de contratos) y estimen cuánto le dedican a cada tarea. Esta información te permitirá realizar un análisis de rentabilidad antes de invertir en una nueva herramienta. Si decides seguir adelante con la inversión, conviene que compartas con tu equipo los motivos de esa transición. De este modo conseguirás una mayor aceptación del cambio.
5. Evalúa tu asignación de recursos
Analiza tus presupuestos, la infraestructura y la capacidad de tu equipo.
Por ejemplo, puede darse el caso de que tu equipo de contabilidad esté al límite de su capacidad, mientras que tu equipo de marketing trabaja con holgura. Si dispones de fondos suficientes, podrías plantearte una ampliación del departamento de contabilidad con nuevas contrataciones. Por otro lado, puedes solicitar a tu departamento de marketing que utilice sus recursos extra para respaldar los objetivos que te habías fijado en el primer punto de tu plan de mejora. Así equilibrarás los recursos de tu empresa.
6. Mantente informado
Monitorizar tu sector y las tendencias del mercado te ayudará a ser más competitivo y a dirigir tus esfuerzos a los puntos clave. En el ámbito del retail, el análisis de tendencias te permite orientarte mejor a tu público objetivo. Por ejemplo, podrías descubrir que tus clientes prefieren comprar sus productos en redes sociales en lugar de en persona. En este caso, deberás ampliar tu presupuesto en las estrategias de comercio social en lugar de abrir una nueva tienda física.
7. Busca ayuda externa
Los directores de operaciones de negocios son los responsables de mantener un enfoque de alto nivel de los objetivos empresariales, gestionar las operaciones diarias, monitorizar las fluctuaciones del mercado y estar al día de los avances tecnológicos. Son tareas muy exigentes, por lo que incluso los mejores directores de operaciones pueden beneficiarse de la ayuda externa. Valora la posibilidad de contratar a un consultor de operaciones de negocios para auditar tu actividad actual y plantear algunas mejoras.
Por lo general, estos consultores están especializados en un área determinada. Contratar a uno de estos profesionales te permitirá disponer de conocimientos más profundos sobre aspectos concretos de tu sector. Por ejemplo, un consultor de la industria manufacturera estará especializado en estrategias para la gestión de la cadena de suministro y te ayudará a reducir costes. También podrá orientarte sobre la elección de materiales más eficientes y las mejoras en el sistema de producción para reducir el consumo de energía.
8. Diseña un plan
La optimización de las operaciones de negocios es una tarea continua, por eso el puesto de director de operaciones suele ser un cargo permanente dentro de la dirección de la empresa. Para garantizar que esta optimización está presente en el día a día del negocio, se recomienda hacer auditorías periódicas, bien con personal interno, bien con la ayuda de un consultor especializado.
Es fundamental que monitorices los KPI que has asignado a cada objetivo para evaluar la evolución de tu estrategia de mejora. Para ello puedes establecer horarios recurrentes en los que contactar con determinados departamentos para intercambiar impresiones. Esto te permitirá recabar información útil sobre los nuevos procesos y herramientas, así como identificar nuevas áreas de mejora.
Preguntas frecuentes sobre las operaciones de negocios
¿Qué hacen los directores de operaciones de negocios?
Los directores de operaciones de negocios supervisan la actividad diaria de la empresa y lideran la optimización de sus operaciones.
¿Qué tipos de operaciones de negocios existen?
Los cuatro tipos básicos de operaciones de negocios son producción, finanzas, marketing y recursos humanos.
- Las operaciones de producción crean productos y servicios para su distribución.
- Las operaciones financieras gestionan los fondos y realizan tareas de contabilidad.
- Las operaciones de marketing promocionan y venden los productos o servicios de la empresa.
- Las operaciones de recursos humanos gestionan todo lo relacionado con la plantilla de empleados.
¿Cuál es el objetivo de las operaciones de negocios?
El objetivo principal de las operaciones de negocios es aumentar la eficiencia de la empresa. Una buena estrategia de operaciones de negocios reducirá los costes y aumentará la productividad de la empresa.
