Si te preocupan los posibles errores en las nóminas de tus empleados, la retención de impuestos y la cobertura de los beneficios laborales, debes organizar la contabilidad de nóminas de manera rápida.
Aquí aprenderás cómo implementar la contabilidad de nóminas y seguir las mejores prácticas.
¿Qué es la contabilidad de nóminas?
La contabilidad de nóminas es el proceso de calcular, registrar y pagar a los empleados, así como los gastos asociados, que incluyen los impuestos sobre la renta que se retienen en las nóminas de los empleados, los impuestos de la Seguridad Social, los beneficios para empleados, y cualquier contribución del empleador a un plan de pensiones o jubilación.
Las empresas necesitan sistemas de contabilidad de nóminas para comprender el coste total de cada empleado y asegurarse de que cumplen con sus obligaciones fiscales y legales como empleadores.
Como la mano de obra suele ser uno de los mayores gastos de un negocio, conocer estos costes puede ayudar al propietario a decidir si contratar empleados a tiempo completo, a tiempo parcial o contratistas.
Mejores prácticas en contabilidad de nóminas
Utiliza software de nómina
El software automatiza y organiza muchas de las actividades manuales y propensas a errores involucradas en la contabilidad de nóminas. Probablemente, esta sea la mejor acción que puedes tomar para gestionar las nóminas, ya que ahorra tiempo y dinero.
El software puede ayudarte a organizar un sistema de nóminas de acuerdo con la escala de las operaciones de la empresa y el número de empleados.
Mantén registros precisos
Un registro de nómina bien organizado permite al propietario de una pequeña empresa dedicar menos tiempo a buscar o gestionar documentos. Esto permite invertir más tiempo en buscar nuevos clientes y expandir el negocio.
Los registros pueden almacenarse en forma de documentos electrónicos encriptados o en carpetas de cartón físicas.
Cumple con las leyes y regulaciones pertinentes
Asegúrate de cumplir con las leyes pertinentes. Existen varias leyes que exigen a los empleadores pagar a los trabajadores salarios mínimos y horas extras; prohíben la discriminación de las mujeres, las minorías y las personas con discapacidad y requieren que los empleadores contribuyan a fondos de seguro de desempleo.
Clasifica correctamente a los empleados
Clasificar correctamente a los empleados como a tiempo completo, a tiempo parcial o contratistas es crucial, ya que los errores pueden tener consecuencias importantes.
Por ejemplo, si decides tratar a los trabajadores a tiempo completo como contratistas independientes, sin retener impuestos de sus pagos.
Si el gobierno lo descubre, tu negocio podría tener que pagar impuestos atrasados, intereses y multas, así como sanciones por clasificar incorrectamente a los trabajadores.
3 cosas a tener en cuenta al establecer una contabilidad de nóminas
1. Cumple con las leyes que se aplican a pequeñas y medianas empresas
Las empresas deben cumplir con las leyes y regulaciones aplicables para pagar a los empleados, retener y pagar impuestos sobre la renta, financiar beneficios para empleados y pagar las contribuciones autofinanciadas.
Algunas leyes se aplican a todas las empresas, independientemente de su tamaño, mientras que las empresas más pequeñas pueden estar exentas de otros requisitos.
2. Piensa en los beneficios al calcular la compensación total
Un propietario de negocio debe incluir el coste de los beneficios al establecer la compensación de los empleados. Por ejemplo, un empleado con un salario bruto de 40.000 €, con un total combinado de 15.000 € en seguros financiados por el empleador y contribuciones a planes de jubilación, representa un gasto total de 55.000 € para la empresa.
En este caso, los beneficios representan aproximadamente el 27 % de la compensación total, que el propietario del negocio podría usar como referencia para futuras decisiones de nómina.
3. Elige un programa de software de nómina
El software puede automatizar procesos tediosos, muchos de los cuales son propensos a errores humanos.
Puedes buscar software que, entre otras cosas, programe pagos a empleados y agencias gubernamentales, coordine la administración de beneficios para empleados y haga que la información de nóminas de los trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial y contratistas sea accesible fácilmente.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad de nóminas
¿Cuál es el proceso contable para la nómina?
El proceso de contabilidad de nómina tiene varios pasos:
¿Cuáles son las responsabilidades de un empleador en cuanto a la retención y pago de impuestos?
Las leyes exigen a los empleadores retener los impuestos sobre la renta en la nómina de los empleados de acuerdo con los plazos establecidos por las agencias gubernamentales.
¿Cuáles son las mejores prácticas para mantener registros precisos y actualizados en la contabilidad de nóminas?
- Software. Elegir un programa de software para las nóminas de pequeñas empresas ahorrará tiempo y energía.
- Clasificación. Clasificar correctamente a los empleados.
- Calendario. Establecer un calendario automatizado para pagar a los empleados y para realizar los pagos requeridos por los beneficios adicionales proporcionados por la empresa.
- Financiamiento. Proporcionar financiamiento suficiente para los gastos de nómina. Un propietario de negocio debe tener solvencia y que los impuestos sobre la renta de los empleados se envíen a tiempo al gobierno.
¿Las nóminas son una responsabilidad de recursos humanos o de contabilidad?
Para las empresas más pequeñas puede ser más cómodo que el personal de recursos humanos supervise las funciones de nómina, mientras que las empresas más grandes y las corporaciones suelen utilizar un contador de nómina. La elección puede depender del número de trabajadores que tenga una empresa y si son a tiempo completo, a tiempo parcial o contratistas.
