Como preparar seus funcionários para a Black Friday e para as festas de fim de ano

Confira neste artigo algumas dicas para ajudar você a preparar seus funcionários para a Black Friday e para o período das festas de fim de ano.

Você piscou e pronto! Já estamos em outubro! Sabe o que isso significa? Que os dias de compras mais agitados do ano estão logo ali, virando a esquina! Para muitas lojas, é hora de se preparar para um período de vendas muito aguardado (e muito estressante) no varejo.

É nessa hora também que vários lojistas se perguntam: como saber se o meu negócio está pronto para a Black Friday e para a temporada de festas de final de ano? Ou melhor, como saber se a minha equipe de funcionários está preparada para aguentar o ritmo de trabalho frenético que está por vir?

Se você sente que falta pessoal na sua equipe, talvez valha a pena contratar funcionários temporários para lidar com a alta circulação de clientes e vendas dessa época do ano.

Confira neste artigo algumas dicas para ajudar você a preparar seus funcionários fixos e contratar pessoal temporário para a Black Friday e para o período das festas de fim de ano.

Reforço no quadro de funcionários

Reforçar o quadro de funcionários é um passo fundamental para os lojistas que entram na época de alta demanda, especialmente na Black Friday e no fim de ano. Dito isso, é essencial iniciar o processo de contratação de mão de obra temporária com antecedência para treinar adequadamente a equipe antes da alta temporada.

Alguns métodos eficazes incluem contratar estudantes universitários de férias, utilizar agências de emprego temporário e promover vagas através de anúncios online e físicos. Além disso, é importante se planejar para cobrir as possíveis ausências de funcionários regulares e garantir a conformidade com as leis para os que estão trabalhando temporariamente.

Dicas para encontrar funcionários temporários

Não importa se você tem uma loja física que precisa de vendedores e balconistas ou uma loja virtual em busca de pessoas para embalar e enviar produtos: muitos lojistas passam pela mesma necessidade de contratar mão de obra temporária para dar conta da alta demanda sazonal de fim de ano.

Confira abaixo algumas dicas para você ter colaboradores suficientes trabalhando ao seu lado:

• Comece a contratar funcionários temporários com antecedência. Além de você precisar treinar esse pessoal antes da alta temporada começar, você não vai querer que os melhores profissionais sejam contratados pela concorrência. E lembre-se: talvez você precise de ajuda com a verificação de estoque na pré-alta temporada, que começa com o Black Friday, a Cyber Monday e se estende até o Natal.
• Experimente transferir funcionários de meio período para o regime de tempo integral — se eles toparem, é claro.
• Entre em contato com estudantes universitários que já trabalharam com você e que terão mais tempo livre no final do ano, por causa das férias — e que adorariam ganhar uma graninha extra.
• Entre em contato com agências de emprego temporário.
• Espalhe cartazes e panfletos, seja nas ruas ou na internet, informando que a sua loja está contratando funcionários para a temporada de final de ano; as lojas virtuais podem cogitar contratar ajuda remota para algumas tarefas específicas, como responder perguntas de clientes sobre produtos.
• Pergunte a amigos e familiares se eles podem trabalhar para você por algumas horas na semana.
• Saiba de antemão que os seus funcionários regulares vão querer tirar férias no final do ano para passar tempo com a família e amigos; lembre-se também que todo mundo está sujeito a ficar doente, portanto, se planejar para essas ausências é a atitude mais prudente.

Não se esqueça de consultar e cumprir com todas as leis de trabalho temporário que estão em vigor no município em que seu negócio opera.

Pouco importa como você organizará as funções dos seus funcionários temporários; a prioridade é garantir que eles sejam capazes de lidar com a correria das vendas de fim de ano, oferecendo um atendimento de primeira qualidade aos seus clientes. O segredo para dar conta desse recado? Um bom treinamento.

📖 Dica de leitura: quer mais dicas sobre como encontrar e contratar funcionários temporários? Confira o artigo sobre recrutamento de mão de obra sazonal.

Treine seus funcionários (novos e antigos!)

Se os seus funcionários antigos esquecem de armazenar os produtos de forma segura ao final do expediente, se eles não classificam corretamente um pedido como processado ou se você tem novos funcionários entrando na equipe, aproveite para treinar todo mundo de uma vez só, antes da alta temporada começar.

Embora o treinamento seja, de fato, um investimento de tempo, os proprietários de lojas podem simplificar alguns processos. As checklists (ou listas de verificação) são ferramentas ótimas justamente para isso. Pense em tudo o que você precisa treinar na sua equipe para um dia de trabalho na sua loja, de forma que seus funcionários pudessem começar a trabalhar imediatamente após o treino. Quais etapas de execução dessas tarefas podem ser listadas em uma checklist para eles acompanharem?

📖 Dica de leitura: a curva de aprendizado pode ser difícil para novos funcionários do varejo. Cientes dessa dificuldade, aqui está uma lista com 10 dicas de capacitação para treinar novos funcionários.

Agora, coloque essas ideias por etapas no papel, montando uma lista que seus funcionários podem riscar enquanto trabalham. As checklists enxugam o tempo de treinamento, simplificam a complexidade das tarefas e minimizam erros. E se a sua loja passar por uma alta rotatividade sazonal de funcionários, pelo menos você conseguirá treinar outra pessoa com rapidez e eficiência com essa mesma ferramenta.

Seja em papel ou digital, trabalhe com o formato que melhor funcionar com a sua equipe e lance mão das checklists sempre que precisar.

Algumas tarefas exigem explicação, outras são aprendidas conforme se trabalha; quanto mais você reduzir o tempo de treinamento dos funcionários temporários, melhor.

Monte a escala da sua equipe

Embora montar escalas de trabalho não seja uma tarefa lá muito divertida, já existem apps baratos ou até gratuitos, como o Escala, Pontotel e StarGrid, que ajudam você a administrar o expediente dos seus funcionários. 

Além dos apps brasileiros listados acima, há uma variedade ainda maior no idioma inglês, caso isso não seja um problema para você e seu time,, mas vale a pena dar uma olhada, escolher uma solução que mais combine com o seu negócio e já apresentar a ferramenta para a sua equipe. Dessa forma, todos estarão confortáveis com o app antes do agito das vendas da Black Friday e do final de ano chegar.

Cuidar da escala da sua equipe também ajuda você a calcular o número de funcionários que precisarão estar na loja para os dias de pico da alta temporada, assunto que será abordado logo mais adiante!

Preparativos para as vendas da Black Friday e de fim de ano

Para aproveitar ao máximo a correria de fim de ano, é essencial organizar sua loja e sua equipe para as datas específicas importantes, como a Black Friday, que, embora seja uma data crucial, é superada em faturamento pelo Natal.

Este período exige uma estratégia bem pensada para maximizar as vendas, desde a gestão de estoque até a capacitação da equipe. As lojas devem se preparar para lidar não só com o aumento de clientes na Black Friday, mas também com aqueles que fazem compras de última hora em dezembro. Dito isso, expandir o horário de funcionamento e participar de eventos locais são algumas estratégias que podem atrair mais visitantes.

Veja a seguir mais detalhes sobre como fazer todos os preparativos para essas datas tão importantes para o varejo.

Destaque as datas importantes para a loja

Para se preparar para a alta temporada de vendas do final do ano, a primeira coisa a se fazer é deixar a sua loja e a sua equipe prontas para datas específicas. Todo mundo sabe que a sexta-feira da Black Friday, logo após o Dia de Ação de Graças celebrado nos Estados Unidos, é o dia mais agitado de compras do ano, certo? Na verdade, nem todo mundo sabe disso.

Embora o Black Friday seja o pontapé inicial para a alta temporada de vendas do varejo, um estudo realizado pela Betway revelou que o período natalino Natal vence a sexta-feira da Black Friday com um faturamento três vezes maior.

Fique atento ao fluxo de clientes durante a temporada

Além disso, a compra online é imprescindível nesse período, mas é importante lembrar que o lojista não pode se acomodar depois da Black Friday. Os varejistas devem ficar de prontidão para lidar com a multidão de consumidores que os procuram logo antes do Natal, para comprar presentes de última hora que jamais chegariam aos seus destinatários a tempo. Isso significa ter funcionários suficientes para dar conta do fluxo de clientes não apenas da Black Friday e da Cyber Monday, mas também das vésperas natalinas.

A mesma lógica de prontidão serve para eventos especiais durante os meses de novembro e dezembro. Quem compra na Black Friday se planeja para gastar com antecedência, como bem mostram aquelas imagens de pessoas em filas quilométricas à porta das lojas, prontas para aproveitar as melhores ofertas antes de todo mundo.

Aproveitando o movimento de final de ano

Se a sua loja está localizada em uma área com alta circulação de pessoas, talvez valha a pena abrir as portas mais cedo, ficar com a loja aberta até mais tarde ou em dias que você normalmente não trabalharia para justamente aproveitar esse clima de compras.

Também é importante estar ligado na programação do bairro ou da própria cidade. Vai rolar algum evento com a chegada do Papai Noel próximo à sua loja? Flexibilize seus horários de funcionamento para atender famílias que já entraram no ritmo das festas natalinas!

Garanta que sua equipe esteja preparada

Considerando que os meses de novembro e dezembro são excepcionais na dinâmica de funcionamento da loja, certifique-se de que sua equipe está ciente de todas as datas importantes, incluindo aquelas com previsão de mais fluxo de clientes.

Deixe bem claro para todos os funcionários quais são as expectativas para esses dias, as metas de vendas, bem como qualquer outra informação relevante — e faça isso com o máximo de antecedência possível! Monte uma lista com as datas previstas para um pico de circulação e vendas, e destaque qualquer evento regional que possa influenciar o funcionamento da sua loja, deixando tudo isso em um mural para toda a equipe ver e consultar sempre que precisar.

Ajustando a escala de funcionários

E para não ter dor de cabeça com a escala dos funcionários, modifique com antecedência o número de pessoal alocado para trabalhar nesses dias especiais. Seja prudente e deixe alguns funcionários de sobreaviso para reforçarem a equipe nos dias de pico, só para que todos estejam preparados para o alto fluxo de clientes na loja física e de pedidos na loja virtual.

Identifique as datas ideais para o seu negócio vender

Ao contrário do que muitos pensam, a Black Friday e a Cyber Monday não “canibaliza” as oportunidades de venda no Natal. De acordo com a Think with Google, “cada data de varejo do fim do ano mostra diferenças importantes nos hábitos de consumo das pessoas” — e é justamente aí que você, lojista, tem que entender onde o seu negócio se encaixa melhor, para aumentar suas margens de lucro com um maior volume de vendas.

Itens mais e menos comprados no Natal; Pesquisa Provokers (Jul/2018). Think with Google

Com os resultados da pesquisa Provokers ilustrados acima, você pode deduzir que, embora a temporada não seja a mais exclusiva para a venda de eletrônicos, a Black Friday ainda tem uma ligeira segmentação de produtos, que diz muito sobre os hábitos de consumo de uma população.

Indo além, saber o diferencial de cada data especial da temporada Black Friday pode ajudar você a organizar não só o seu estoque e ofertas, mas serve também para deixar seus funcionários preparados para cada um desses momentos.

Sentimentos por trás da temporada Black Friday; Pesquisa Provokers (Jul/2018). Think with Google

Aprenda com o passado

Caso esta não seja a sua primeira temporada de Black Friday, reflita sobre as vendas da “maratona” comercial do ano passado. Aproveite que o backend da Shopify (tanto online quanto offline, com o Shopify PDV) deixa tudo registrado para você.

Confira quais dias receberam um maior fluxo de clientes na sua loja e quais dias venderam mais e em qual nicho específico de produtos. Essas datas coincidiram com eventos especiais? Esses eventos vão se repetir neste ano? Em quais dias? O que mais você lembra do ano passado que você pretender repetir ou evitar?

IMPERDÍVEL! Experimente o Shopify PDV e venda seus produtos em mercados, lojas pop-up ou lojas físicas sem dor de cabeça.

Com essas informações, você poderá tomar decisões embasadas em relação à quantidade de funcionários e suas respectivas escalas.

E se você esta completamente perdido porque esta será a sua primeira temporada de Black Friday, converse com seus lojistas vizinhos! Os estabelecimentos comerciais próximos à sua loja física podem contar como foram as temporadas dos anos anteriores. Se você acabou de se mudar para um determinado bairro e não está familiarizado com a região, pergunte a outro inquilino da área sobre o fluxo de clientes nos meses de novembro e dezembro, e o que você deve esperar dessa época.

Não se esqueça de anotar tudo e aprender muito com essa primeira experiência para que a temporada do ano seguinte seja ainda melhor! Talvez você descubra que um produto específico vende mais em determinados dias dessa maratona de vendas de final de ano — o que também é um sinal de que você não pode descuidar do seu estoque.

Deixe o estoque pronto

A última coisa que você quer é que seus produtos acabem bem no meio do agito das vendas de fim de ano. Caso tenha registro do estoque dos últimos anos, esta é a hora de analisar tudo atentamente: o que vendeu bem? E o que não vendeu tão bem assim?

Confira também as tendências de produtos do mercado: quais itens são populares e combinam com a sua loja?

Por fim, monte uma lista completa e organizada dos itens do seu estoque. Esta é uma tarefa trabalhosa e um pouco chata, mas que fará toda a diferença para deixar o seu negócio pronto para vender na alta temporada.

Quem tem loja virtual e faz dropshipping também não está livre dessa preocupação: seus fornecedores estão prontos para a alta temporada de vendas? Entre em contato com os gerentes dos seus principais fornecedores para perguntar como eles estão se planejando para atender um volume maior de pedidos, se eles estão aumentando o número de funcionários e se já contam com um esquema de escala especial caso haja alguma emergência.

Mãos à obra!

Os meses de novembro e dezembro são desafiadores tanto para os consumidores quanto para os lojistas. O segredo para passar por essa alta temporada do varejo sem “se machucar” está na preparação com antecedência.

Saiba quem são seus clientes, quais são as datas importantes para o seu negócio e quais dos seus produtos têm alto potencial de vendas. Além disso, esteja familiarizado com seu estoque e certifique-se de que a sua equipe de funcionários está treinada e preparada para o agito típico dessa época.

Só assim você conseguirá curtir o final do ano sem surtar. Boas vendas e boas festas!

Perguntas frequentes sobre como preparar funcionários para Black Friday

Como preparar funcionários para Black Friday e festas de fim de ano?

Para preparar a equipe para a alta temporada, é essencial reforçar a equipe com funcionários temporários, iniciar a contratação e o treinamento com antecedência, e organizar escalas eficientes.

Como encontrar funcionários temporários para a alta temporada de vendas?

Comece a busca por temporários cedo, use agências de emprego, aproveite estudantes universitários de férias e promova vagas online e offline para garantir que tenha pessoal suficiente para a demanda sazonal.

Qual é a importância do treinamento para novos e antigos funcionários antes da Black Friday? 

Treinar todos os funcionários ao mesmo tempo ajuda a garantir que todos estejam alinhados com os processos e práticas do seu negócio, minimizando erros e otimizando o atendimento ao cliente durante o pico de vendas.

Quais são os sinais de que é hora de contratar mais funcionários para a alta temporada?

Se você observar os estoques diminuindo rapidamente, filas longas e frequentes, ou se sua equipe atual está sempre sobrecarregada, esses são indicativos de que mais funcionários são necessários.