Pequeno empresário? Deixe as finanças em dia para a Black Friday e Cyber Monday

Se você ainda está vivendo a calmaria que antecede a tempestade – também conhecida como os meses antes das festas de final de ano –, talvez esteja na hora de dar aquela olhada as finanças e deixar tudo em dia; afinal, quando a tempestade chegar, você não terá tempo para isso. E se você acha que este ano não será movimentado, está enganado: de acordo com uma pesquisa realizada pelo Google Brasil, a Black Friday brasileira de 2017 deve experimentar um crescimento de 20%. Quando falamos da situação financeira de uma empresa, precisamos falar de planejamento. Por isso mesmo, é importante que você defina metas e objetivos sólidos para a Black Friday, Cyber Monday e as festas de final de ano. Quer saber como aproveitar ainda mais esse período do ano? Leia nossas dicas abaixo.

de Carolina Walliter

Última atualização 16 de out. de 2017

How to get your small business finances in order ahead of the Black Friday Cyber Monday rush this year.

Quando falamos da situação financeira de uma empresa, precisamos falar de planejamento. Por isso mesmo, é importante que você defina metas e objetivos sólidos para a Black Friday, Cyber Monday e as festas de final de ano.

Quer saber como aproveitar ainda mais esse período do ano? Leia nossas dicas abaixo.

Não se esqueça dos boletos

Todos nós precisamos lidar com os boletos do início do mês; contudo, quando se é um pequeno empresário, nem sempre é fácil pagar todas as contas em dia. Por mais que isso seja natural, situações como essa acabam gerando um fluxo de caixa perigosamente baixo.

Antes de tudo, é importante lembrar que o fluxo de caixa nada mais é do que a receita arrecadada por meio da venda de produtos – que é usada para pagar as despesas da loja. Além disso, o fluxo de caixa também é uma métrica essencial para avaliar a saúde financeira da sua loja ou marca.

Uma prática comum entre pequenos empresários é acessar o extrato bancário para consultar quanto dinheiro há em suas contas; no entanto, eles esquecem que o valor exibido no extrato não leva em conta a pilha de boletos que ainda não foram pagos. É por essas e outras que pagar as contas assim que elas chegam (ou ao menos agendar os seus pagamentos) ajudará a saber, de fato, quanto dinheiro você ainda tem.

O seu melhor amigo? Um programa para despesas

A prioridade, neste momento, é vender o máximo possível durante as festas de final de ano – mas não se esqueça que, em breve, você estará ocupado com um outro evento quase tão importante: a declaração do seu imposto de renda. Antes de arrancar os cabelos, considere adotar um programa que registre todas as suas despesas e recibos (e faça isso logo, antes que a sua mesa fique repleta de faturas e notas fiscais).

Se você já é adepto dos softwares de contabilidade, baixe um app como o Xero para smartphones: desse modo, basta tirar uma foto de uma nota fiscal assim que ela estiver nas suas mãos. O resultado? Um registro organizado e atualizado de todas as suas compras, sejam elas digitais ou físicas.

Além disso, o seu contador ficará eternamente grato – e você poderá fazer a declaração simplificada do imposto de renda. Não é ótimo?

Não tenha medo de cobrar aquela fatura que ficou esquecida

Se você depende de faturas para receber pagamentos, sabe que às vezes é necessário mandar um ou dois lembretes até que o dinheiro caia na sua conta. O período de atual calmaria pode ser uma boa hora para enviar esses lembretes ou mesmo configurar um lembrete automático, para que você nunca mais precise mandar aqueles e-mails constrangedores do tipo “colega, você está me devendo dinheiro”.

Assim como o boleto não pago, o pagamento ainda não recebido também pode influenciar fortemente o seu fluxo de caixa. Suponhamos que você tenha mil reais em caixa, mas ainda não pagou uma conta de 200 reais – e ainda precisa receber um pagamento de 500 reais. Uma conta básica de matemática (1000 – 200 + 500) nos mostra que você terá apenas 1300 reais quando isso tudo for acertado.

A dica que podemos dar é: acerte os ponteiros com esses pagamentos por receber antes de entrar na época mais movimentada do ano. Só assim você conseguirá estimar o seu verdadeiro lucro.

Faça uma estimativa de vendas – e aumente o seu estoque

Outra maneira de se preparar para as festas de final de ano é fazer uma estimativa de vendas. Se esta não for a sua primeira vez trabalhando na época mais movimentada do ano, analise os registros passados e calcule o crescimento previsto. Se você quiser uma estimativa mais detalhada, busque o histórico de vendas de itens específicos do seu inventário.

Uma vez que é comum haver certa oscilação de vendas durante a temporada de final de ano, pode ser interessante calcular a sua estimativa de vendas a partir de uma receita já garantida. Por exemplo: se você vende assinaturas ou está com um algum contrato a longo prazo, inclua-os imediatamente nos cálculos. Por outro lado, se a sua loja apresentar um número elevado de novos clientes, será mais difícil estimar as vendas para o período em questão.

Lembre-se de ser o mais preciso possível ao listar esses dados, e tente avaliar se houve um crescimento constante ao longo do período analisado.

Outra dica é analisar os percentuais de conversão relativos aos demais meses do ano (use o Google Analytics ao definir as conversões e os objetivos) para estimar o crescimento do tráfego da sua loja durante as festas de final de ano. Com esses dados em mãos, também é possível calcular o número de vendas – basta olhar para o tráfego estimado e para a taxa de conversões.

Quando se trata de estimar vendas, é importante ser o mais conservador possível.

Quando se trata de estimar vendas, é importante ser o mais conservador possível. Só faça modificações no seu inventário depois de determinar os itens e produtos que são sucessos certeiros; afinal, não tem nada pior do que perder uma venda por conta de um estoque baixo.

Cadê as ferramentas?

Se esta é a sua primeira temporada de final de ano no mercado ou se você por acaso não possui registros dos últimos anos, adote as ferramentas necessárias para monitorar esses dados tão essenciais. Veja abaixo uma lista com os tipos de software mais populares (lembre-se de que a maioria deles ainda está em inglês):

Cuide do seu dinheiro (e da sua loja) onde quer que você esteja

A melhor parte de viver nesse nosso mundo moderno de hoje é que tudo é multifuncional – inclusive os apps, que podem fazer muito mais do que registrar e armazenar notas fiscais da BFCM. Você sabia que muitos deles podem ajudar você a administrar a sua loja ou empresa diretamente pelo celular? Pois é! Diga adeus às filas intermináveis nos bancos, nos Correios e nas transportadoras.

Outra coisa boa é que a maioria das ferramentas criadas para o controle e o gerenciamento de orçamentos são gratuitas e virtuais – o que significa que você pode criar e enviar orçamentos de qualquer lugar, e transformar esses orçamentos em faturas e notas fiscais num piscar de olhos.

Também vale lembrar que o app da Shopify para celulares e tablets foi criado para exibir uma visão detalhada de toda a sua loja virtual: é possível rastrear e monitorar pedidos, atualizar informações de produto, incluir novos produtos no catálogo da loja, visualizar informações de clientes… tudo aquilo que antes só era possível no computador.

A verdade é que nós somos do time que acredita naquele merecido descanso durante as festas de final de ano – e aproveitar os preciosos minutos que seriam desperdiçados no Instagram no nosso app, gerenciando a sua loja, é só uma das táticas para que você possa viver a nossa crença.

Crie uma administração sólida – e encontre um contador de confiança

Uma das melhores coisas dos softwares virtuais é que eles permitem que dois sistemas completamente diferentes possam se conectar e compartilhar dados. Desse modo, quando um cliente compra um produto na loja, um sistema de ponto de venda notificará o sistema de estoques – enquanto o sistema de pagamentos da loja atualiza os dados financeiros. Uma vez implementado e conectado, o compartilhamento de dados ocorre automaticamente – e deixa você livre para administrar a sua loja.

Se você cultivar uma boa relação com o seu contador (algo que é essencial para pequenos empreendedores), considere incluí-lo nessa roda: se os dados financeiros do seu sistema de ponto de venda e loja virtual são sincronizados e armazenados em um único software, por que não permitir que o contador tenha acesso a ele? Isso pode resultar em uma declaração do imposto de renda mais simples e objetiva.

Conheça os seus limites

Sabemos que é quase impossível não comparar as suas ofertas com as da concorrência (frete gratuito! 50% de desconto! 80% de desconto!); no entanto, é importante que você saiba as limitações da sua loja – e do seu bolso.

Antes de se jogar de cabeça na BFCM, estude com cuidado os dados financeiros da sua loja. Quais são seus custos totais? Lembre-se de incluir todo e qualquer material utilizado na loja, as despesas de marketing e publicidade, os gastos com software... Compare esse custo total à receita gerada pelas suas vendas e você saberá qual é a sua margem de lucro.

Não se esqueça de calcular a sua margem de lucro antes de sair criando promoções malucas para a BFCM.

A margem de lucro é um fator essencial para o cálculo das promoções da BFCM – afinal, é ela que determinará se a sua loja pode ou não sobreviver a um evento dessa magnitude.

Aproveite!

Por mais que a BFCM e as festas de final de ano sejam um momento para descansar, é comum que clientes e empresários fiquem estressados. Por isso mesmo, cuide de si mesmo com todo aquele carinho que é gasto com os seus clientes – e resolva tudo o que puder antes da BFCM.

Nosso último conselho? Faça aquilo que você sabe fazer melhor – e se prepare para colher os frutos do trabalho.