Wat doe je met je webshop als je op vakantie gaat?

Als ondernemer verdien je ook af en toe een vakantie. Zo kun je uitrusten en je weer helemaal klaarstomen zodat jij je volledig op je bedrijf kunt focussen. Maar wat doe je met je webshop tijdens je vakantie? Dat lees je hier.

Bijna iedereen neemt vakantie, vooral rond de feestdagen. Maar als jij in je eentje jouw webshop runt, vraag je je misschien af of je wel vakantie kunt nemen en wat je dan met je webshop moet doen. Misschien voelt wegstappen van je webshop zelfs als een onmogelijke stap. Maak je geen zorgen, want ook als ondernemer kun je vakantie nemen. Sterker nog, dat zou je zelfs moeten doen!

Natuurlijk houdt elke ondernemer van hun bedrijf, anders zou je al dat harde werk er niet eens instoppen. Toch is af en toe een pauze nemen van het ondernemerschap een belangrijk onderdeel van een duurzaam project. Als je die pauzes niet zou nemen, kijk je later misschien juist negatief terug op je bedrijf. Het zou jammer zijn als je zo hard hebt gewerkt aan jouw webshop, om vervolgens met een burn-out te eindigen. Voorkomen is beter dan genezen, en je bedrijf is er nota bene nog steeds als je weer terug komt. 

Wat kun je doen met je webshop als je op vakantie gaat

1. Huur iemand in 
2. Wel bestellen, later leveren
3. Kies voor fulfilment
4. Schakel de besteloptie tijdelijk uit
5. Shopify webshop tijdelijk sluiten (als vakantie modus)

1. Huur iemand in 

Als je jouw webshop met meerdere mensen beheert, is het vaak geen probleem dat een ander jouw taken overneemt. Zorg uiteraard wel dat de vakanties op elkaar zijn afgestemd. Heb je die luxe niet, dan kun je ook een tijdelijke vervanger regelen zodat jouw business gewoon blijft draaien. Dit kan iemand zijn die dit op korte termijn en voor een korte periode kan doen, maar het is misschien raadzaam om iemand in te huren die vaker voor je in kan vallen. Zo verspil je niet onnodig veel tijd.

Misschien heb je al eerder tijdelijke krachten ingehuurd, of is het de allereerste keer dat je iemand anders in moet schakelen. Hoe dan ook kan het spannend zijn  Stel jezelf deze vragen om alvast tot een aantal ideeën te komen:

Bepaal en documenteer belangrijke processen

Afhankelijk van welke taken je aan je nieuwe medewerker toewijst, kan het zijn dat ze meer kennis en informatie nodig hebben over de systemen en de taken waar zij mee te maken krijgen.

Denk na over alle werkzaamheden die diegene moet vervullen en schrijf vervolgens een soort overdracht. Zo kan jouw nieuwe medewerker meteen aan de slag! Dit zijn een aantal dingen die je zou moeten documenteren:

• Klantenservice: Zijn er belangrijke voorwaarden waar een nieuwe medewerker van op de hoogte moet zijn, zoals gratis retourneren ongeacht de omstandigheden?
• Social media: Gebruik je vaste templates, formats en regels voor wat je namens je bedrijf deelt op social media? Behandel je klantenservice ook via je socials of alleen via je website of e-mail? 
• Verzending: Krijgen je klanten een klein extraatje bij elke bestelling? Hoe snel moeten orders verstuurd worden, en zijn er bekende knelpunten in het verzendproces waar iemand van op de hoogte moet zijn?
• Retouren: Wat zijn de voorwaarden van retourneren? Wanneer neem je ze in ontvangst en verwerk je ze? Krijgen ze het aankoopbedrag terug of juist een couponcode?

Houd tijd over voor een inwerkperiode

Het vastleggen van belangrijke zaken is een goede eerste stap, maar als iemand jouw bedrijf moet runnen terwijl je weg bent, is er niets beter dan samen alle processen doorlopen. Zo kun je jouw kennis en expertise makkelijker overbrengen op je nieuwe medewerker én kun je alles makkelijk voordoen. Plan een paar uur of dagen in om samen de website, de regels en de processen door te nemen. Dit kan je een hele hoop vragen besparen wanneer je daadwerkelijk al op vakantie bent, want anders kom je ook helemaal niet tot rust.

Voer alle taken uit die je normaal ook zou uitvoeren om te laten zien hoe het moet. Daarna kun je hen vragen of ze de taak dit keer zelf uit willen voeren, want zo kun je beoordelen of de informatie goed is blijven hangen. Als je denkt dat dit wel goed zit, kun je ze vragen om het proces aan jou uit te leggen. Dit wordt in het Engels ook wel eens de “See one, do one, teach one”-methode genoemd. Door op deze manier te werken, weet je zeker dat je jouw personeel goed opleidt.

Foto: Sarah Pflug via Burst

Zorg dat belangrijke werkzaamheden uitgevoerd zijn vóórdat je vertrekt

Je kunt natuurlijk niet van een nieuwe medewerker of tijdelijke kracht verwachten dat zij het complete bedrijf aanpakken terwijl je op vakantie bent. Zorg dan ook dat alle grote en belangrijke werkzaamheden gedaan zijn voordat je op vakantie gaat. Denk hierbij aan updates van de website, inkopen doen, lanceringen van nieuwe collecties of het opstarten van nieuwe marketingcampagnes. 

Geen tijdelijke kracht kunnen vinden? Doe dan een vakantieruil

Heb je niet voldoende middelen om een medewerker in te huren óf heb je er geen kunnen vinden? Dat betekent niet dat het einde zoek is.

Probeer in contact te komen met andere kleine ondernemers en peil of er interesse is om vakantieperiodes te ‘ruilen’. Als zij jouw orders en klantenservice bijhouden terwijl jij weg bent, kun jij dat voor hen doen als zij er even tussenuit willen. Zo maak je slim gebruik van je netwerk en vorm je ook nog eens waardevolle connecties!

2. Wel bestellen, later leveren

We starten met de optie waarvoor de meeste merchants kiezen: wel bestellen, maar later leveren. Je webshop is dan volledig bereikbaar en klanten kunnen een bestelling plaatsen, maar de levertijd is langer. Afhankelijk van je business en het geduld van je klanten kan dit een prima oplossing zijn. Je moet er wel rekening mee houden dat een deel van de klanten afhaakt en naar de concurrent gaat.

Natuurlijk kun je jouw webshop ook laten draaien zonder een medewerker, al kunnen er dan geen bestellingen verzonden worden. Je kunt er dus voor kiezen om klanten wél te laten bestellen, maar deze bestellingen later te leveren. Afhankelijk van het type bedrijf en het geduld van je klanten, kan dit dus een perfecte oplossing zijn. Houd er wel rekening mee dat een deel van de klanten af kan haken om bij een concurrent te bestellen die sneller levert.

Als je eenmaal weet wanneer je op vakantie gaat en wanneer jij je werkzaamheden weer volledig op pakt, moet je het volgende communiceren naar je klanten:

• Hoelang je weg bent
• Hoe het hun bestelling en vragen aan de klantenservice beïnvloedt
• Wat ze op dat moment kunnen doen

Volg dit stappenplan om jouw Shopify webshop te voorzien van vakantie modus:

• Plaats overal waar je kunt een ‘vakantiemelding’. Denk in ieder geval aan deze plekken: homepage, alle productpagina’s, slogans waar snelle levering genoemd wordt, een pop-up en/of banner. Overweeg dit om ervoor te zorgen dat niemand de mededeling mist. Gebruik je Shopify? Dan kun je daar een app als Attrac: Bars, Banners, Pop ups voor gebruiken.

• Vermeld ook duidelijk wanneer men de bestelling dan wel kan verwachten en maak dit uiteraard ook waar. Bijvoorbeeld ‘levering tussen 3 en 7 augustus’.
• Benoem de latere levering nog eens extra in de orderbevestiging om teleurstellingen (en gedoe) achteraf te voorkomen.
• Bied een kleine attentie aan of een korting (de klant zal dat waarderen en de latere levering voor lief nemen).
• Haal bestellingen naar voren. Informeer bijvoorbeeld via je digitale nieuwsbrief je (trouwste) klanten over de vakantieperiode. Nu nog bestellen = snel in huis. Dit eventueel met een korting of gratis verzending om klanten net dat extra zetje te geven. 

Aanrader! Vermeld voor je eigen veiligheid niet dat je ‘op vakantie’ bent. Jouw webshop is dan ook niet vindbaar op deze term Gebruik in plaats daarvan algemenere uitspraken zoals “In verband met de vakantieperiode…” of “Vanwege lagere bezetting…”. Voel je je hier nog steeds niet comfortabel bij? Dan kun je er ook voor kiezen om deze melding later in het bestelproces op te nemen, zoals in het winkelmandje.  

3. Kies voor fulfilment

Wil je het in professionele handen leggen? Dan is fulfilment een optie. Vanaf de verkoop wordt dan alles uit handen genomen: orderpicking, verpakking en verzending. Bedenk wel dat niet alle fulfilment bedrijven standaard een 'vakantieperiode' aanbieden. In overleg zijn er wel partijen die dit doen. Vraag er dus naar. Het is namelijk intensief en kostbaar om een samenwerking op te zetten. Denk bijvoorbeeld aan het huren van de opslagruimte, bezorgkosten en andere bijkomende kosten die bij fulfilment komen kijken. Reken alles ruim voordat je op vakantie gaat na, zodat je kunt bepalen of deze optie geschikt is voor jou en jouw bedrijf. 

Het is voor beide partijen wel een manier om voor een kortere periode kennis te maken en wellicht de samenwerking te verlengen. Deze optie is daarom met name aan te raden als je toch al fulfilment overweegt. 

Meer lezen: Alles wat je moet weten over fulfilment

Foto: Shopify Partners via Burst 

4. Schakel de besteloptie tijdelijk uit

Heb je geen vervanger en wil je tijdens je vakantie ook geen bestellingen ontvangen? Dan kun je er voor kiezen om je webshop wel online te houden, maar enkel de besteloptie uit te schakelen. Geef op meerdere plaatsen duidelijk aan dat de webshop tijdelijk gesloten is wegens vakantie. Afhankelijk van je e-commerce platform zet je de besteloptie (de check-out) eenvoudig uit. Het grote nadeel van deze optie is dat mogelijke klanten naar de concurrent gaan. Overweeg daarom eerst of een van de vorige mogelijkheden te realiseren is. En mocht je wel voor het uitschakelen van de bestelmogelijkheid gaan, vergeet dan niet lopende advertentiecampagnes via Google en social media te pauzeren. Je maakt dan waarschijnlijk alleen maar kosten gezien men niet direct iets kan kopen.

5. Shopify webshop tijdelijk sluiten (als vakantie modus)

Er zijn twee manieren waarop je je Shopify webshop tijdelijk sluit. Deze opties kun je gebruiken als je vakantie hebt, maar natuurlijk ook wanneer bijvoorbeeld jouw webshop ‘under construction’ is.

Je webshop beveiligen met een wachtwoord (geen producten bekijken)

Als je je webshop tijdelijk wilt sluiten, kun je deze beveiligen met een wachtwoord. Wanneer klanten op je site komen zien zij een wachtwoord pagina en een bericht waarin wordt uitgelegd waarom de webshop tijdelijk is gesloten. In feite is deze wachtwoord pagina het enige wat de bezoekers zien. Het bekijken of bestellen van producten kan niet. Gebruik deze optie dus alleen als je geen enkele andere mogelijkheid ziet, want dit kan gevolgen hebben voor je online zichtbaarheid en klantrelatie.

Lees meer over het inschakelen, uitschakelen en aanpassen van de wachtwoord pagina in: Wachtwoordbeveiliging voor je webshop.

Je webshop pauzeren (wel producten bekijken)

Voor een vakantieperiode raden wij eerder deze optie aan. Als je je winkel pauzeert, wordt de check-out uitgeschakeld,  maar blijft je shop wel toegankelijk voor bezoekers. Jouw aanbod blijft dus zichtbaar voor potentiële klanten. Wanneer je je winkel pauzeert, verlaag je je abonnementskosten.

Let wel op dat de productprijzen en de knop voor het toevoegen aan de winkelwagen niet automatisch worden verborgen. Dit is een actie die je als merchant nog moet doen. Je vindt in dit artikel alle informatie om productprijzen en/of het winkelwagentje in Shopify te verbergen. Een andere optie is het gebruiken van de app Verberg prijs en winkelwagen. 

Ontdek hoe je je winkel kunt pauzeren in: Je winkel pauzeren of sluiten.

Foto: Shopify Partners via Burst

Wat doe je met je klantenservice tijdens jouw vakantie?

Als je een keuze hebt gemaakt over hoe je je webshop laat draaien tijdens je vakantie, of juist niet, is er nog maar één ding om over na te denken: de klantenservice. Afhankelijk van je keuze is het goed om ook hier alvast over na te denken. Misschien kan jouw invaller dit regelen of kun je afspraken maken met het fulfilmentbedrijf.

• Via welke kanalen kunnen klanten in de vakantieperiode contact opnemen? Zo kun je ervoor kiezen om alleen per mail vragen aan te nemen. Verwijs op alle andere plaatsen dan duidelijk op deze route. Zo voorkom je dat je versnipperd vragen krijgt. Dit werkt prettiger als je vanaf je vakantieadres toch zelf de regie in handen wilt houden, maar het is ook overzichtelijker voor een eventuele invaller.
• Tackle eventuele vragen op voorhand. Het is een mooie aanleiding om de FAQ in je webshop zo compleet mogelijk te maken en deze aan te vullen met vakantie gerelateerde vragen. Verwijs waar kan ook duidelijk naar de FAQ als eerste hulpmiddel bij vragen.
• Overweeg een chatbot voor je webshop en social media. Een deel van de communicatie met klanten kan geautomatiseerd worden.
• Schakel een out-of-office mail in als je mailbox niet gebruikt wordt tijdens je vakantie. Geef hierin de nodige informatie over de duur van je afwezigheid, wat er met bestellingen gebeurt en verwijs naar de FAQ. Dit kan ook als automatisch retourbericht bij ingevulde online formulieren.
• Schakel een callcenter in als je ook telefonische klantenservice aanbiedt. Het uitdenken van scripts voor de medewerkers kost wel wat tijd. Je zou ook een voicemail of afwezigheidsbericht in kunnen spreken en verwijzen naar andere contactmogelijkheden.

Foto: Sarah Pflug via Burst 

Verkoop je ook via andere kanalen?

We noemen het nog maar even. Maar verkoop je ook via andere kanalen, zorg dan ook dat die meegaan in jouw 'vakantiemodus'. Denk aan verwijzingen via social media, maar met name de verschillende marketplaces zoals Bol.com. Doe het niet last-minute, maar check even welke opties en vooral ook de voorwaarden die verkoopkanalen bieden. Zo geeft Bol bij tijdelijke sluiting duidelijk aan dat je (uiteraard) wel aan de servicevoorwaarden moet voldoen en mensen retouren vlot afgehandeld moeten worden.

Geniet van je welverdiende vakantie!

Je weet zelf als geen ander wat er allemaal komt kijken bij het runnen van een webshop. Genoeg zaken dus ook om rekening mee te houden voordat je op vakantie gaat. Neem er dus even de tijd voor om goede keuzes te maken. En dan….. genieten maar van je vakantie!

Veelgestelde vragen over op vakantie gaan als je een webshop runt

Wat moet je doen met je webshop als je op vakantie gaat?

1. Huur iemand in 
2. Wel bestellen, later leveren
3. Kies voor fulfilment
4. Schakel de besteloptie tijdelijk uit
5. Shopify webshop tijdelijk sluiten (als vakantie modus)

Waar in je webshop kun je het best aangeven dat deze gesloten is vanwege vakantie?

• Op de homepage
• Op categoriepagina’s
• Op productpagina’s
• In het winkelmandje
• Kies voor een sitewide banner of pop-up

Wat moet je NIET doen met je webshop als je op vakantie bent?

Haal je webshop niet offline! Dit is een redelijk eenvoudige oplossing, maar het is zeker niet aan te raden voor je ranking, je vindbaarheid (SEO) en bovenal niet klantvriendelijk. Je verliest potentiële en bestaande klanten aan de concurrent.

Hoe vind je een invaller voor je webshop als je op vakantie gaat?

Heb je niet de luxe van collega’s die in kunnen vallen? Regel dan een tijdelijke vervanger. Iemand die het wilt overnemen als vakantiebaantje is een optie, maar wij raden aan om direct te investeren in iemand die ook later als back-up kan dienen (bij vakanties of ziekte). Dit kan een vriend of familielid zijn, maar een andere merchant (in de buurt) heeft grote voordelen. Zeker als die met hetzelfde e-commerce systeem werkt.