Il est tentant de commander des stocks à l'avance au cas où vos produits expireraient. Mais au final, de nombreuses entreprises se retrouvent avec un montant des stocks plus élevé qu’un montant des ventes. Une des raisons qui expliquent ce problème : le manque de suivi des commandes passées auprès des fournisseurs, ce qui entraîne des niveaux de stock élevés et des coûts de stockage correspondants.
En créant et suivant des bons de commande, vous évitez cela.
Un bon système de bons de commande facilite la prévision de la demande et la commande de stocks futurs. Il améliore la trésorerie et anticipe des erreurs de commande qui peuvent survenir tout au long du processus. Continuez à lire pour découvrir ce qu'est un bon de commande, comment en créer un, comment le gérer et télécharger un modèle de bon de commande gratuit.
Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Un bon de commande (BC) est un document officiel par lequel votre boutique s'engage à acheter des biens auprès d'un fournisseur ou d'un vendeur. Il inclut les noms de l'acheteur (votre magasin) et du vendeur, les informations des entreprises et les quantités de produits achetés.
Par exemple, si vous commandez 500 t-shirts pour votre magasin de vêtements, vous enverrez un BC au fabricant comme engagement d'achat de cette quantité de stock.
Vous vous dites que c’est encore une étape supplémentaire dans le processus de commande ? Gardez en tête que créer un bon de commande pour les biens que vous vous apprêtez à acheter aide à suivre le stock entrant. Non seulement vous saurez quelles quantités de SKU vous avez commandées auprès de chaque fournisseur, mais vous pourrez aussi utiliser les informations de votre BC pour comprendre votre trésorerie. La somme de vos bons de commande en cours représente l'argent que vous vous êtes engagé à payer aux fournisseurs au cours des prochains mois.
Le fournisseur utilise aussi un BC pour s'organiser et livrer la nature et la quantité de biens commandés par l'acheteur à une date précise.
Comment créer des bons de commande ?
Chaque bon de commande doit contenir les informations suivantes :
- Date du BC
- Numéro du BC
- Date de livraison
- Méthode d'expédition
- Informations sur l'acheteur (nom de l'entreprise, adresse e-mail, adresse de livraison)
- Informations sur le fournisseur (nom de l'entreprise, adresse e-mail et adresse de facturation)
- Articles commandés (numéro SKU ou numéro d'article, description, quantité d'articles et prix)
- Prix total : le prix HT et le prix incluant la TVA
Exemple de bon de commande
Voici ce à quoi un BC pourrait ressembler pour un magasin. Le document décrit les informations du fournisseur, les articles commandés, les quantités et les conditions d'expédition.
Utiliser un modèle de bon de commande gratuit
Besoin d'aide pour créer votre BC ? Utilisez le modèle de bon de commande gratuit de Shopify. Entrez les informations requises, comme compris l'adresse de votre magasin, les informations de l'entreprise du fournisseur et les articles commandés, pour recevoir un bon de commande à votre adresse e-mail, prêt à être transféré aux fournisseurs.
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Types de bons de commande
Bons de commande standard ou à usage unique
Un bon de commande standard est le type de BC le plus courant. Il est utilisé pour des achats ponctuels. Vous commandez 500 stylos auprès d'un fournisseur en préparation d'une boutique éphémère ? Vous utiliserez un bon de commande à usage unique.
Bons de commande planifiés
Un bon de commande planifié est créé lorsque vous avez des commandes répétées ou régulières avec un fournisseur. Imaginez que vous prévoyiez d'acheter 1 200 unités auprès d'un fabricant, mais au lieu de les acheter toutes en une fois, elles sont réparties en commandes de 200 unités pour les six mois suivants. Vous auriez donc 6 BC prévus.
Bons de commande ouverts
Un bon de commande ouvert est le type le plus vague. C'est un accord entre un acheteur et un fournisseur pour échanger des biens en échange d'un paiement, mais avec les détails encore à confirmer. Vous pourriez utiliser un bon de commande cadre avec un fabricant de confiance.
Bons de commande contractuels
Un bon de commande contractuel n'est pas nécessairement un BC officiel ; il ne contient aucune information spécifique relative aux produits achetés. C'est plutôt un accord général entre un acheteur et un fournisseur qui clarifie les conditions de livraison et de paiement ainsi que la TVA pour toute commande future. Un autre type de BC (planifié, à usage unique ou ouvert) suivra.
Comment gérer et suivre les bons de commande ?
Maintenant que vous savez comment créer des bons de commande, découvrez comment les gérer et les suivre pour votre magasin.
Processus de bon de commande
- Vous décidez d'acheter du stock.
- Vous rédigez un bon de commande expliquant les produits que vous souhaitez acheter, les quantités de chaque produit, la date de livraison et votre budget.
- Vous envoyez le BC à votre fournisseur idéal.
- Le fournisseur accepte de remplir la commande décrite dans le BC (ou l'annule s'il est incapable de le faire).
- Le fournisseur crée un bon de livraison basé sur les détails de votre bon de commande et exécute la commande en fabriquant et en expédiant les produits à votre magasin. Le numéro du BC est indiqué sur le colis d'expédition afin que vous sachiez quand il est arrivé.
- Le fournisseur convertit le BC en facture.
- Vous payez le fournisseur selon les conditions de paiement détaillées sur sa facture.
💡ASTUCE PRO : Si vous devez également créer et envoyer des factures, jetez un œil au générateur de factures gratuit de Shopify.
Qui émet les bons de commande ?
L’acheteur est responsable d’émettre des bons de commande. Si vous commandez du stock pour votre magasin, par exemple, c'est à vous de créer le BC. Si vous exécutez une commande pour une autre entreprise, c'est à elle d'émettre un BC.
Selon la taille de votre magasin, vous pourriez avoir un département financier, un département des achats ou une équipe de comptabilité fournisseurs qui émet des bons de commande. Sinon, le chef d’entreprise ou le responsable du magasin s’en charge.
Qui approuve les bons de commande ?
Le fournisseur, qu'il s'agisse d'un fabricant, d'un entrepreneur ou autre, est responsable de l'approbation des bons de commande. Si vous avez émis un BC pour le stock que vous commandez auprès d'un fournisseur, par exemple, c'est à lui de l'approuver.
Une fois approuvé, le BC devient un contrat légalement contraignant. Vous vous engagez officiellement à payer ce fournisseur pour les biens décrits dans le bon de commande.
Comment suivre les bons de commande ?
Il existe plusieurs façons de suivre les bons de commande. Excel est souvent le premier choix. Le problème ? Les tableaux Excel peuvent vite devenir confus, incomplets et sources d’erreurs, surtout si vous oubliez de mettre à jour le tableau une fois qu'un BC a été émis, approuvé ou converti en facture.
Oubliez les feuilles de calcul Excel et utilisez système de gestion des BC. Des applications comme Stocky se connectent avec votre boutique Shopify pour que vous puissiez créer et suivre des BC depuis votre ordinateur.
Téléchargez les informations de l'entreprise pour chaque fournisseur avec lequel vous travaillez. Lorsque vous devez créer un nouveau BC, sélectionnez le fournisseur. Stocky créera un BC avec ses coordonnées préremplies. Il vous suffit de copier et coller les conditions du BC, comme les articles commandés, les quantités et les dates de livraison.
Gardez aussi en tête que vous ne serez jamais pris au dépourvu et ne dépenserez pas plus que prévu. Consultez en temps réel combien vous devez à chaque fournisseur grâce au tableau de bord des rapports de bons de commande.
💡 ASTUCE PRO : Vous avez du mal à savoir combien de stocks commander auprès d'un fournisseur ? Les commerçants qui utilisent Shopify PDV peuvent se servir de la fonction de prévision de la demande de Stocky. Celle-ci traite l’historique des ventes pour suggérer quels produits et quantités commander.
Pourquoi utiliser des bons de commande ?
Suivre les commandes entrantes
Il est difficile de prévoir le réapprovisionnement des stocks, surtout si vous stockez de grandes quantités de SKU. Vous vous êtes peut-être déjà demandé : « Est-ce que j’ai oublié de réapprovisionner ce produit pour le mois qui vient ? »
Si vous vous occupez du réapprovisionnement trop tard, vous risquez de manquer de produits best-sellers. Si vous le faites trop tôt, vous vous retrouvez avec des stocks en trop. Les deux sont des erreurs coûteuses.
💡 ASTUCE PRO : Pour éviter les ruptures de stock, définissez des points de recommande sur Shopify pour recevoir des notifications de stock faible. Cela garantit que vous avez suffisamment de temps pour réapprovisionner l'inventaire d'un produit avant que les quantités ne soient à zéro.
C’est là où un système de bons de commande est utile. Il montre toutes les commandes à venir et vous savez donc exactement quelles dépenses vous engagez et quels articles vous avez commandés. Dans Stocky, le rapport détaille :
- Le fournisseur à qui vous avez envoyé un BC
- Le coût total
- Le(s) produit(s) que vous avez commandés
- Quand les produits sont censés arriver
- Si vous avez payé la facture fournie par le fournisseur
Vous pouvez même définir des restrictions de niveau de stock pour chaque fournisseur dans Stocky. Si vous essayez de créer un BC pour 80 articles mais que votre fournisseur a un minimum de commande de 100, par exemple, le BC sera mis à jour pour refléter cela. Pas besoin de faire des retours en arrière.
Éviter les doublons
Avez-vous déjà passé une commande pour l'inventaire du mois prochain ? En intégrant des BC dans votre processus d'achat, un coup d'œil dans votre système de BC vous montrera la réponse. En clair, cela vous empêche d'acheter la même marchandise deux fois.
Prévenir les erreurs de commande
Si vous passez des commandes par téléphone, vous risquez qu'une information soit mal interprétée ou mal entendue. Un fabricant pense que vous avez commandé 230 t-shirts alors qu'en réalité, vous avez dit que vous en aviez besoin de 130. Vous recevez une énorme commande à votre magasin et une facture coûteuse à suivre.
Daniel Carter, responsable SEO de Skuuudle, souligne : « Pour expliquer précisément tous les détails de l’achat, les bons de commande fournissent un enregistrement exact de ce que vous avez commandé et à quel prix. Ce type de document vous protège de toute erreur, comme quelqu'un qui interprète mal une commande passée par téléphone ».
« Lorsqu'il y a un désaccord concernant ce qui a été ou aurait dû être commandé, votre équipe peut se référer aux BC. Ce document vous donne un outil précieux pour résoudre les erreurs internes ainsi que les problèmes qui peuvent arriver entre vous et vos fournisseurs », ajoute-t-il.
Disposer d’un document légal
Dès qu'un BC a été approuvé par un fournisseur, vous êtes légalement obligé de lui payer le montant détaillé pour les produits indiqués. Cela peut faire peur, mais c'est avantageux pour vous en tant qu'acheteur, car vous pouvez commander de nouveaux produits sans payer immédiatement. La trésorerie s'améliore immédiatement. En clair, vous avez un cycle plus long pour générer suffisamment de bénéfices pour payer les stocks futurs.
La même protection légale s'applique aux fournisseurs à qui vous envoyez des BC. Ils sont confiants dans la livraison des produits que vous avez commandés pour votre magasin, sachant qu'une facture et un paiement suivront.
Devenir plus efficace
La gestion des stocks est un processus qui prend du temps, mais c'est aussi l'activité qui maintient votre magasin à flot. Pas de stock veut dire rien à vendre, et donc 0 € de chiffre d’affaires.
Les bons de commande rendent les processus de gestion des stocks plus efficaces. Avec des BC, vous comprendrez les niveaux de stock et suivrez les coûts des articles que vous commandez auprès des fournisseurs.
Imaginez qu'avant d'implémenter des BC, vous passiez une commande de 200 unités chaque mois. Certains mois, vous êtes en rupture de stock ; d'autres, vous êtes coincé un peu plus longtemps. Le nouveau système de BC montre les niveaux d'inventaire existants aux côtés de vos nouvelles quantités de commande. Ainsi, si vous constatez qu'il vous reste 150 unités du mois dernier, modifiez le BC de ce mois-ci à 50 unités. Vous éviterez de gonfler votre inventaire et d'accumuler de grands volumes de produits qui deviennent de plus en plus difficiles à écouler.
Scaler plus facilement
En tant que chef d’une petite entreprise, vous pensez peut-être que passer des commandes ne représente pas beaucoup de travail. Mais si vous prévoyez d'élargir votre gamme de produits à mesure que votre clientèle grandit, les BC facilitent ce processus. Pourquoi ? Vous n’êtes plus responsable d’organiser les commandes à venir, de prévenir les doublons et de corriger les erreurs de commande.
Utiliser des bons de commande et un système pour les organiser pose des bases solides. Formez les vendeurs à l’utilisation de votre formulaire de bon de commande. Créez des automatisations pour en générer un lorsque les stocks les plus performants descendent en dessous d'un certain niveau. Créez aussi un département financier qui approuve les BC et empêche les dépenses excessives. Cela facilitera le travail à long terme.
Les bons de commande sont-ils adaptés à mon magasin ?
Les bons de commande aident les commerçants à suivre les commandes entrantes, à s'engager sur des stocks plus longtemps à l'avance et à éviter les erreurs de commande. Ils fournissent aussi une preuve légale en cas de problème dans votre chaîne d'approvisionnement.
Déterminez le type de BC dont vous avez besoin pour votre entreprise, puis utilisez un système de bon de commande comme Stocky pour les créer. Cela facilitera le développement de votre boutique et contribuera à équilibrer les niveaux d'inventaire.
FAQ sur les bons de commande
Qu'est-ce qu'un bon de commande et comment est-ce qu’il fonctionne ?
Un bon de commande (BC) est un document formel créé par un acheteur et envoyé à un vendeur comme demande de biens ou de services. Il comprend les détails des articles ou services demandés, le nombre d'unités demandées, le prix et les conditions de paiement, la date de livraison prévue, et toute autre instruction ou exigence spéciale. Le vendeur examine ensuite le BC, et s'il est accepté, fournira les biens ou services comme demandé. Une fois les biens ou services reçus, l'acheteur doit alors payer le vendeur selon les termes du BC.
Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture ?
Un bon de commande est un document envoyé d'un acheteur à un fournisseur qui détaille les articles ou services demandés. C'est un accord contraignant entre l'acheteur et le fournisseur qui décrit les termes et conditions de l'achat. Une facture est un document envoyé du fournisseur à l'acheteur qui indique le montant total dû pour les biens ou services fournis. Elle est envoyée après que l'achat a été effectué et sert de preuve de la transaction.
Puis-je utiliser des bons de commande pour mieux gérer mes niveaux de stock ? Comment ?
Oui, vous pouvez utiliser des bons de commande pour suivre les biens entrants et les faire correspondre à vos ventes pour déterminer vos niveaux de stock. Cela peut vous aider à planifier et à maintenir des niveaux d'inventaire optimaux.
Comment gérer les imprévus, comme recevoir moins d'articles que commandés ?
S'il y a une divergence entre votre bon de commande et les biens reçus, contactez votre fournisseur pour corriger la situation. Certaines entreprises utilisent un bon de réception de marchandises (BRM) pour suivre ce processus.
Comment un bon de commande affecte-t-il les enregistrements comptables de mon magasin ?
Lorsque vous émettez un bon de commande, il devient une partie de vos enregistrements financiers. Lorsque les biens ou services sont reçus, la facture correspondante est associée au bon de commande, et le paiement est enregistré dans votre système comptable.
Que dois-je faire si un fournisseur ne respecte pas un bon de commande ?
Si un fournisseur ne respecte pas un bon de commande, vous devez d'abord le contacter pour comprendre le problème. S'ils ne peuvent pas vous livrer, vous devrez peut-être chercher d'autres fournisseurs. Les termes et conditions de votre contrat devraient vous protéger dans de telles situations.
Un bon de commande peut-il être modifié ou annulé après avoir été émis ?
Cela dépend des termes convenus avec votre fournisseur. En général, les modifications ou annulations après émission nécessitent un accord des deux parties.
