Inhaltsverzeichnis
Dein Online-Kleinunternehmen, das Gourmet-Kaffee verkauft, boomt. Dank deiner Kaffee-Club-Mitgliedschaften haben sich die Verkaufszahlen im vergangenen Jahr verdoppelt. Du bist ein wenig berauscht von diesem Erfolg – die Büroarbeit bleibt auf der Strecke. Dein Schreibtisch ist mit Verkaufsrechnungen und Belegen überladen. Die Konten und Bankauszüge deines Unternehmens hast du seit drei Monaten nicht mehr überprüft. Es ist Zeit, ernsthaft über deine Buchhaltung und dein Rechnungswesen nachzudenken. Mit den folgenden Buchhaltungstipps gelingt dir genau das.
Was ist Buchhaltung?
Mit Buchhaltung ist der Prozess gemeint, die finanziellen Daten eines Unternehmens zu sammeln und abzubilden. Im Rahmen deiner Buchhaltung analysierst du die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens, verfolgst die Abläufe und triffst Entscheidungen darüber, ob du expandieren, Mitarbeiter:innen einstellen, Gewinne reinvestieren, Kredite aufnehmen oder Investoren suchen solltest.
Das Rechnungswesen liefert dafür einen Großteil des Materials. Hier sammelst du Rechnungen, Belege, Lohnbescheinigungen und Steuerzahlungen. Außerdem erfasst du alle deine finanziellen Daten in diesen Dokumenten. Eine präzise und aktuelle Buchführung erhöht die Chancen auf den Erfolg eines Kleinunternehmens.
10 Buchhaltungstipps für Kleinunternehmen
Ratschläge für deine E-Commerce-Buchhaltung als Kleinunternehmer:in könnten ein ganzes Buch füllen. Die folgenden Buchhaltungstipps sind ein guter Ausgangspunkt.
- Trenne geschäftliche und private Ausgaben
- Nutze Buchhaltungssoftware
- Erstelle ein Budget
- Führe detaillierte Aufzeichnungen
- Verstehe die Umsatzsteuergesetze
- Verwalte deinen Cashflow
- Bleibe organisiert und räume deine Buchhaltung auf
- Wähle eine Buchhaltungsmethode
- Automatisiere die Rechnungsstellung
- Plane im Voraus für Steuern und halte Fristen ein
1. Trenne geschäftliche und private Ausgaben
Richte ein separates Geschäftskonto ein, um zu vermeiden, private Mittel und geschäftliche Transaktionen zu vermischen. Dies erleichtert es dir, Geschäftsausgaben für Steuerabzüge zu sammeln und zu überprüfen. Die Trennung deiner Geschäftsmittel hilft außerdem, die potenzielle rechtliche Haftung von Einzelunternehmer:innen für Geschäftsschulden zu begrenzen.
Achte darauf, deine private Kreditkarte nicht für geschäftliche Ausgaben zu verwenden. Besorge dir stattdessen eine Geschäftskreditkarte. Mit einer solchen Kreditkarte kannst du vorübergehende Liquiditätsengpässe überbrücken und eine geschäftliche Kreditwürdigkeit aufbauen. Gleichzeitig stellst du so sicher, dass deine persönliche Kreditwürdigkeit nicht von den Finanzen deines Unternehmens beeinflusst wird.
2. Nutze Buchhaltungssoftware
Eine ordnungsgemäße Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben ist für eine gute Buchhaltung unerlässlich. Software für Buchhaltung und Rechnungswesen kann viele zeitaufwendige und mühsame manuelle Tätigkeiten automatisieren. Dazu zählen beispielsweise das Versenden und Verfolgen von Kundenrechnungen, das Sortieren von Ausgaben und das Bezahlen von Angestellten. Software hilft auch, menschliche Fehler zu reduzieren.
3. Erstelle ein Budget
Kleinunternehmer:innen sollten immer ein Budget für ihre erwarteten Einnahmen und Ausgaben erstellen und dieses regelmäßig mit den tatsächlichen Ergebnissen abgleichen. Budgetierung hilft kleinen Unternehmen, ihre Abläufe zu analysieren und die Kosteneffizienz zu verbessern sowie mögliche Expansionsmöglichkeiten zu finden.
Du siehst: Es ist wichtig, ein Budget zu erstellen. Unternehmen, die das tun, berichten in der Regel von besseren finanziellen Ergebnissen. Unternehmen ohne Budget erkennen möglicherweise erst ein Problem, wenn ein Liquiditätsengpass auftritt. Doch dann kann es schlimmstenfalls schon zu spät sein, um einen größeren Unternehmensschaden noch abzuwenden.
4. Führe detaillierte Aufzeichnungen
Genauigkeit in deinen Aufzeichnungen erhöht die Erfolgschancen eines kleinen Unternehmens. Aufzeichnungen sind auch zu Steuerzeiten entscheidend, wenn du alle steuerlich absetzbaren Ausgaben dokumentieren musst. Die Regeln des Finanzamts verlangen, dass Unternehmen Aufzeichnungen zwischen 6 und 10 Jahre lang aufbewahren.
Als ersten Schritt kannst du dir Ordner für Papierbelege nach Ausgabenart, Anbieter:in oder Lieferant:in erstellen. Immer mehr Buchhaltungssoftware-Dienste ermöglichen es den Nutzer:innen auch, Belege mit mobilen Geräten elektronisch zu scannen und sie dann im Online-Buchhaltungssystem zu sortieren und zu kategorisieren.
5. Verstehe die Umsatzsteuergesetze
Als Unternehmer:in musst du die Umsatzsteuergesetze in den Ländern kennen, in denen du tätig bist oder verkaufst. Handelst du ausschließlich in Deutschland, gelten für dich die deutschen Vorschriften. Unterhältst du dagegen auch Geschäftsbeziehungen mit Kund:innen oder Lieferant:innen im EU-Ausland bzw. außerhalb der Europäischen Union, solltest du dich auch über Themen wie das Reverse-Charge-Verfahren informieren.
Im Allgemeinen muss ein Unternehmen, wenn es eine physische Präsenz in einem Land hat – ein Geschäft, ein Büro oder ein Lager – dort auch Umsatzsteuer erheben. Online-Händler:innen, die in mehreren Ländern aktiv sind, müssen möglicherweise auch dort Umsatzsteuer erheben oder abführen. Die Antwort auf diese Frage ist auch abhängig davon, ob sie direkt verkaufen oder über einen Fulfillment-Dienst wie Amazon, der die Umsatzsteuer möglicherweise selbst hinzufügt.
Kleinunternehmer:innen, insbesondere E-Commerce-Unternehmen, die in vielen Ländern tätig sind, sollten professionelle Buchhalter:innen oder Steuerberater:innen konsultieren, um eine Buchhaltung einzurichten, die den jeweiligen Landesgesetzen entspricht.
6. Verwalte deinen Cashflow
Der Cashflow eines Unternehmens zeigt die Liquidität an – wie viel Geld steht dir sofort zur Verfügung, um Ausgaben zu decken? Viele Kleinunternehmen scheitern, weil sie nicht genügend Cashflow generieren.
Ein Kleinunternehmen kann eine Cashflow-Rechnung erstellen, um den Zeitpunkt des Geldflusses zu überwachen. Einige Möglichkeiten zur Verbesserung des Cashflows könnten sein:
- Timing. Verkürze die Zahlungsfristen für Kund:innen, zum Beispiel von 60 Tagen auf 30, während du die Zahlungsfristen für Lieferant:innen von 30 Tagen auf 60 verlängerst.
- Spielraum. Baue einen Puffer in deine Cashflow-Prognosen ein.
- Notfallfonds. Richte eine Bargeldreserve für Zeiten ein, in denen der Cashflow schwankt.
- Kredit. Sichere dir einen Geschäftskredit oder eine Kreditkarte, um im Falle eines Liquiditätsengpasses darauf zurückgreifen zu können.
7. Bleibe organisiert und räume deine Buchhaltung auf
Eine organisierte Buchhaltung bedeutet weniger Zeit, die du mit der Suche nach Aufzeichnungen verbringst, und mehr Zeit, die du in den Aufbau deines Unternehmens investieren kannst. Sie erleichtert auch die Analyse und Entscheidungsfindung, wenn es um Expansion oder Neueinstellungen geht.
8. Wähle eine Buchhaltungsmethode
Ein Kleinunternehmen muss eine der beiden Buchhaltungsmethoden wählen: die EÜR oder die doppelte Buchführung.
Die EÜR ist in der Regel die Buchhaltungsmethode der Wahl für Kleinunternehmer:innen und Freiberufler:innen, die keiner Buchführungspflicht unterliegen. Diese Methode ist besonders einfach, da du lediglich deine Einnahmen und Ausgaben erfassen musst. Deinen Gewinn berechnest du, indem du deine Ausgaben von deinen Einnahmen abziehst.
Zur sogenannten doppelten Buchführung sind dagegen Unternehmen ab einem Umsatz von 600.000 € oder einem Gewinn von 60.000 € im Jahr verpflichtet. Bei dieser Methode buchst du sämtliche Geschäftsvorfälle auf Konten in Soll und Haben. Anschließend erstellst du eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Da diese Buchführung deutlich umfassender und aufwendiger ist als die EÜR lohnt es sich hier, in einen professionellen Buchhaltungsservice zu investieren. Das verursacht zwar Kosten, spart dir aber langfristig viel Zeit und vermeidet teure Fehler.
Buchhaltungsstandards sind ebenfalls wichtig. Einzelkaufleute, Personengesellschaften (z. B. OHG, KG) und Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG) sind gemäß § 1 des Handesgesetzbuches verpflichtet, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu beachten. Außerdem müssen sie einen Jahresabschluss, zum Beispiel in Form einer Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung, anfertigen.
Für kapitalmarktorientierte Unternehmen (z. B. börsennotierte AGs) sind die International Financial Reporting Standards (IFRS) verpflichtend. Ziel dieser international anerkannten Bilanzierungsstandards ist eine weltweit vergleichbare und transparente Finanzberichterstattung.
9. Automatisiere die Rechnungsstellung
Das automatische Versenden von Rechnungen kann deinen Abrechnungsprozess optimieren und Zeit sowie Ressourcen sparen. Du könntest beispielsweise ein Programm einrichten, das mit Rechnungssoftware automatisch eine Rechnung innerhalb von 48 Stunden nach einem Verkauf versendet, gefolgt von zeitgesteuerten Zahlungserinnerungen und Mahnungen, falls erforderlich.
10. Plane im Voraus für Steuern und halte Fristen ein
Ein Kleinunternehmen sollte seine Einkommenssteuern während des Jahres basierend auf dem Wachstum und dem voraussichtlichen steuerpflichtigen Einkommen schätzen. Kleinunternehmer:innen, einschließlich Online-Unternehmen, leisten in der Regel vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen, wenn sie voraussichtlich mehr als 1.000 € für das Jahr schulden werden. Verspätete Zahlungen oder Unterzahlungen geschätzter Steuern können zu Geldstrafen und Zinsen auf überfällige Steuern führen.
FAQ zu Buchhaltungstipps
Wie kann ich sicherstellen, dass ich die Umsatzsteuergesetze einhalte?
Du solltest sicherstellen, dass du über die Umsatzsteuergesetze in deinem Heimatland und in jedem Land, in dem du verkaufst, informiert bist. Am besten liest du dich sorgfältig in die Steuerregeln des jeweiligen Landes ein oder beauftragst Steuerexpert:innen. Du kannst auch Software nutzen, die sich auf die Erhebung von Umsatzsteuern für Kleinunternehmen spezialisiert hat, insbesondere für E-Commerce-Unternehmen, die in vielen Ländern verkaufen.
Wie kann ich meinen Cashflow verwalten?
Du hast verschiedene Möglichkeiten, um deinen Cashflow zu verwalten und zu verbessern:
- Aktueller Stand. Überprüfe und analysiere deine Ausgaben wöchentlich.
- Timing. Gleiche deine Ausgaben mit deinen Einnahmen ab.
- Anreize. Gewähre Kund:innen, die früh zahlen, einen Rabatt oder einen ersten Monat kostenlos bei Abonnements.
Wie oft sollte ich mein Geschäftskonto abgleichen?
Das Abgleichen bedeutet, die Aufzeichnungen deines Unternehmens mit dem Geschäftskonto in Einklang zu bringen. Es macht Sinn, dies mindestens einmal im Monat zu tun, weil monatliche Kontoauszüge dir hier die Arbeit erleichtern. Das Abgleichen ermöglicht es dir, deinen Cashflow zu überprüfen, Abweichungen oder fehlende Gelder zu erkennen und Betrug zu verhindern.
Was sind einige häufige Steuerabzüge für Kleinunternehmer:innen?
Viele Ausgaben können je nach den Umständen deines Unternehmens ganz oder teilweise von der Einkommenssteuer abgezogen werden. Zu den häufigsten Abzügen gehören Büromiete und -nebenkosten, Computer und Software, Büromaterial, Abschreibungen für Maschinen, geschäftliche Telefon- und Internetkosten, geschäftsbezogene Autoausgaben und -kilometer, Geschäftsreisen, lokale Grundsteuern sowie Kosten für Geschäfts- und Krankenversicherungen.
Ist es notwendig, professionelle Buchhalter:innen für mein Kleinunternehmen zu engagieren?
Kleinunternehmer:innen können ihre Buchhaltung und das Rechnungswesen häufig selbst verwalten, abhängig von der Einfachheit und dem Umfang des Unternehmens. Größere, komplexere Unternehmen hingegen stellen fast immer professionelle Buchhalter:innen ein.
