Wie du einen Betriebsplan erstellst, den du auch wirklich nutzt

Während du vielleicht einen strategischen Plan hast, der die Richtung deines Unternehmens über Jahre oder sogar Jahrzehnte festlegt, hängt echter Erfolg davon ab, alle täglichen Abläufe deines Unternehmens auf dieses Endziel auszurichten. Dazu benötigst du einen Betriebsplan.

Egal, ob du gerade ein Unternehmen gründest oder ein bestehendes aktiv leitest, benötigst du wahrscheinlich einen Businessplan. Dieser formuliert deine Mission, dein Wertversprechen, deine Zielgruppe, deine Unternehmensziele und die finanziellen Prognosen deiner Organisation. Im Grunde genommen das „Wer“, „Was“ und „Warum“ deines Unternehmens. Um jedoch wirklich erfolgreich zu sein, musst im Detail verstehen, wie du die Vision deines Unternehmens umsetzen wirst und wann.

Während du vielleicht einen strategischen Plan hast, der die Richtung deines Unternehmens über Jahre oder sogar Jahrzehnte festlegt, hängt echter Erfolg davon ab, alle täglichen Abläufe deines Unternehmens auf dieses Endziel auszurichten. Dazu benötigst du einen Betriebsplan.

Was ist ein Betriebsplan?

Ein Betriebsplan (auch als operativer Plan bekannt) ist ein Dokument, das die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Prozesse beschreibt, die Teams und einzelne Teammitglieder befolgen sollten, um ihre Unternehmensziele zu erreichen. Im Wesentlichen ist ein Betriebsplan ein Handbuch, das erklärt, wie du deinen strategischen Plan umsetzen wirst.

Ein Betriebsplan umfasst typischerweise:

• Eine umfassende Liste von Aufgaben und Prozessen innerhalb deines Unternehmens
• Eine detaillierte Erklärung der Rollen und Verantwortlichkeiten einzelner Mitarbeiter:innen und jeder Abteilung (einschließlich deiner eigenen)
• Einen Zeitplan für die Erreichung deiner strategischen Ziele

Betriebsplan vs. Strategischer Plan

Es ist leicht, strategische Planung mit betrieblicher Planung zu verwechseln, aber sie arbeiten Hand in Hand und bieten unterschiedliche Vorteile.

• Ein strategischer Plan definiert die strategischen Ziele einer Organisation, während ein Betriebsplan beschreibt, was getan werden muss, um diese Ziele zu erreichen. Das bedeutet, dass du zuerst einen strategischen Plan haben musst, um einen Betriebsplan zu erstellen.
• Ein strategischer Plan ist unternehmensweit, während ein Betriebsplan abteilungsbezogen ist. Verschiedene Abteilungen haben einzigartige Funktionen zur Erreichung der Unternehmensziele. Wenn dein strategischer Plan darin besteht, den Umsatz um 10 % zu steigern, könnte der Betriebsplan der Finanzabteilung die Berechnung der Gewinnmargen umfassen, während die Marketingabteilung Kampagnen durchführt und Marketingmaterialien erstellt, um den Verkauf zu steigern.
• Strategische Planung umfasst einen längeren Zeitraum, normalerweise fünf oder zehn Jahre. Im Gegensatz dazu beschreibt die Betriebsplanung die Maßnahmen zur Umsetzung dieser Strategie in wöchentliche, monatliche, vierteljährliche oder jährliche Zeitrahmen. Zum Beispiel könnte der Plan der Marketingabteilung einen wöchentlichen Veröffentlichungszeitplan für soziale Medien und einen monatlichen Check der Engagement-Metriken beinhalten.

Die Vorteile eines Betriebsplans

Bist du handlungsorientierte:r Unternehmer:in mag ein Betriebsplan wie fruchtloses Nachdenken über die Zukunft erscheinen – ein weiteres Dokument, das in Dropbox oder Google Drive verloren geht. Aber das ist eher ein Zeichen für einen schlechten Plan als eine Kritik am gesamten Planungsprozess.

Führst du ein Start-up, glaubst du vielleicht, es sei zu klein, um einen Betriebsplan zu benötigen, und einige rechtfertigen begrenzte oder keine Planung als „agil“. Doch ein Mangel an betrieblicher Planung gehört laut Studien zu den Hauptgründen, warum Start-ups scheitern.

Die Vorteile der betrieblichen Planung umfassen:

• Weniger verschwendete Anstrengungen. Ohne einen Betriebsplan hast du als Unternehmensinhaber:in Schwierigkeiten, alle wichtigen Stakeholder:innen auf denselben Stand zu bringen, und musst täglich Dinge überdenken und priorisieren. Im besten Fall ist dieser Prozess zeitaufwändig. Oft führt er zu inkonsistenten und sogar konkurrierenden Bemühungen, was wertvolle Ressourcen verschwendet und einen geraden Weg in eine gewundene, schleifenartige Linie verwandelt.
• Bessere Teamarbeit. Betriebspläne können auch die Teamarbeit in deinem Unternehmen verbessern, indem sie Verantwortlichkeiten klar umreißen und damit auch die Rechenschaftspflicht erhöhen. Jedes Teammitglied versteht besser seine Rolle und was von ihm erwartet wird. Jeder kann seinen Teil beitragen, und jeder Teil arbeitet auf die strategischen Ziele hin.
• Mehr Zusammenarbeit. Ein Betriebsplan hilft dir auch, isolierte Informationen aus anderen Bereichen des Unternehmens zu identifizieren, was zu vielfältigen, funktionsübergreifenden Teams führt, die effektiver zusammenarbeiten. Zum Beispiel könnte ein strategisches Ziel zur Steigerung der Gewinnmargen im Betriebsplan die Marketingabteilung auffordern, das Bewusstsein für die profitabelsten Produkte zu erhöhen. Diese Anfrage lädt zur Zusammenarbeit mit Verkaufs- oder Datenteams ein, die die Daten zu den Margen des Produktbestands besitzen.
• Höhere Produktivität. Ein funktionierender Betriebsplan kann schließlich die Produktivität in deinem Unternehmen steigern. Mitarbeiter:innen können schneller arbeiten, weil sie genau wissen, was zu tun ist. Tägliche Aufgaben, die nicht zu den betrieblichen und strategischen Zielen beitragen, können von ihren To-do-Listen verschwinden.
• Klare Erwartungen. Eine Gallup-Studie hat ergeben, dass Klarheit über Erwartungen zu den grundlegendsten Bedürfnissen von Mitarbeiter:innen gehört – und entscheidend für die Leistung ist. Nur etwa die Hälfte der Mitarbeiter:innen wissen, was von ihnen am Arbeitsplatz erwartet wird. Ein gut formulierter Betriebsplan übersetzt erreichbare Ziele und realistische Erwartungen für dein Unternehmen in schriftliche Form.

Um einen Betriebsplan zu erstellen, benötigst du zunächst einen strategischen Plan, um die Ziele und Zeitrahmen deiner Organisation zu identifizieren. Jedes Projekt und jede Aufgabe im Betriebsplan bezieht sich auf das „Warum“ deines strategischen Plans.

Wenn dein strategische Ziel beispielsweise darin besteht, den Jahresumsatz in zwei Jahren um 40 % zu steigern, gibt es viele Projekte – Elemente des Betriebsplans –, die dir dabei helfen könnten. Wie entscheidest du, welche Projekte du verfolgen möchtest?

• Sieh dir deine Daten an. Wo liegen deine größten Chancen?
• Sprich mit deinem Team. Welche Gründe führen zu den meisten Absagen im Verkauf oder verursachen die meisten Kopfschmerzen im Kundenservice?
• Informiere dich über deine Branche. Wo deuten Branchenstudien darauf hin, dass Unternehmen am meisten Geld liegen lassen? Zum Beispiel werden fast 70 % der Warenkörbe im E-Commerce aufgegeben, und E-Mails zu verlassenen Warenkörben haben beeindruckende Öffnungs- und Klickraten.

Es gibt einige Dinge, die du tun kannst, um deine Unternehmensziele zu definieren, darunter: 

• Die Durchführung einer Social-Media-Marketingkampagne
• Die Veröffentlichung eines herunterladbaren Assets zur Steigerung von E-Mail-Anmeldungen
• Die Implementierung eines Empfehlungsprogramms für bestehende Kund:innen
• Die Teilnahme an einer Branchenmesse

Priorisiere Projekte basierend auf ihrem wahrscheinlichen Einfluss auf dein strategisches Ziel und weise den Teammitgliedern Verantwortlichkeiten zu, indem du die Projektplanung in umsetzbare tägliche Aufgaben unterteilst.

An diesem Punkt identifiziere die benötigten Ressourcen und frage die Mitarbeiter:innen, was sie benötigen, um die Aufgabe zu erledigen. Benötigt die Person, die die Social-Media-Kampagne umsetzt, beispielsweise eine Automatisierungsplattform, um Beiträge im Voraus zu planen oder Statistiken über das Engagement der Beiträge zu sehen?

Teile die gewünschten Ergebnisse in einzelne Aufgaben auf und weise Fristen zu. Um beispielsweise eine Social-Media-Kampagne zu erstellen, könnte die Aufteilung so aussehen:

• Verkaufsleiter:in identifiziert Produkte oder Dienstleistungen, die beworben werden sollen.
• Buchhalter:in stellt ein Budget für die Kampagne bereit.
• Marketingleiter:in erstellt ein kreatives Briefing, um die Messaging-Richtlinien festzulegen und weist Teammitglieder zu, die die kreativen Assets umsetzen.
• Texter:in bereitet drei Versionen von Texten zur Überprüfung des Engagements vor.
• Grafikdesigner:in erstellt grafische Assets für die Kampagne.

Wenn du Kleinunternehmer:in bist, übernimmst du möglicherweise all diese Rollen und Verantwortlichkeiten. Oder wenn du nur wenige Mitarbeiter:innen hast, kann eine Person mehrere Funktionen übernehmen. Die wichtige Aufgabe besteht darin, die Aufgaben aufzuschlüsseln und zuzuweisen.

Wenn es darum geht, realistische Fristen festzulegen, ist es hilfreich, deine Mitarbeiter:innen um Input zu bitten, insbesondere wenn eine Person an mehreren Projekten oder mehreren Teilen desselben Projekts arbeitet. Aber sei vorsichtig, Mitarbeiter:innen zu viel Zeit zu geben. Menschen tendieren dazu, zu prokrastinieren, wenn sie lange Fristen haben, und Parkinsons Gesetz besagt, dass „Arbeit sich so ausdehnt, dass sie die zur Verfügung stehende Zeit für ihre Erledigung füllt.“

Fristen werden verpasst. Aber eine Frist zu haben, bedeutet, dass du sofort weißt, wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig abgeschlossen wird – sodass du das Problem lösen und das größere Projekt wieder auf Kurs bringen kannst. Ein Projekt, das in Aufgaben mit Fristen unterteilt ist, ist ein gutes Zeichen dafür, dass du einen soliden Betriebsplan hast.

Wie weißt du, ob dein Betriebsplan funktioniert?

Sobald dein Betriebsplan steht, musst du die Auswirkungen deiner Bemühungen auf granularer Ebene messen. Zwei Methoden dafür sind:

1. Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs)
2. Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs)

Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs)

Auch bekannt als wichtige Leistungskennzahlen, KPIs sind messbare Werte, die zeigen, wie effektiv ein Unternehmen die kurz- und langfristigen Ziele erreicht, die im strategischen und betrieblichen Planungsprozess festgelegt wurden.

Wenn dein strategisches Ziel darin besteht, deine Kundenbasis zu vergrößern, und dein Betriebsplan die Durchführung einer wöchentlichen E-Mail-Marketingkampagne umfasst, könnten einige führende Indikatoren, die den Erfolg messen helfen, Folgendes umfassen:

• E-Mail-Öffnungsrate, die hauptsächlich die Stärke der Betreffzeile widerspiegelt
• Klickrate, die die Effektivität des Textes und des Angebots bewertet
• Conversion Rate der Landingpage, die die Relevanz der Landingpage misst

Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs)

Das Modell der Ziele und Schlüsselergebnisse betrachtet die Leistung deiner Betriebspläne etwas umfassender. Das bedeutet, dass anstelle von lediglich der Identifizierung der Messgrößen, die du zur Bewertung deiner betrieblichen Planung verwenden wirst, der OKR-Rahmen sowohl ein konkretes Ziel als auch einen Meilenstein umfasst, der bestimmt, ob dieses Ziel erreicht wurde.

Ein Beispiel: Eine Verkaufsabteilung könnte ein OKR festlegen, um die Kundenabwanderung auf 10 % zu reduzieren. In diesem Beispiel ist die Reduzierung der Kundenabwanderung das Ziel, während 10 % das Schlüsselergebnis sind. Beachte, dass OKRs tatsächlich KPIs beinhalten – in diesem Fall die Kundenabwanderung, ein messbarer Prozentsatz der Kund:innen, die ihre Abonnements über einen bestimmten Zeitraum kündigen.

Du kannst unternehmensweite, abteilungsbezogene und individuelle OKRs haben – alle ineinander geschachtelt –, die helfen, die Arbeit der Mitarbeiter:innen mit den übergeordneten Zielen zu verbinden.

Deinen Betriebsplan verfeinern

Schließlich, sobald du ein Projekt abgeschlossen hast oder das Ende des Monats erreicht ist, plane eine Nachbesprechung (auf Englisch), um deinen Betriebsplan zu überprüfen. Während des Treffens fasst du das Projekt zusammen, überprüfst die Ergebnisse und bestimmst, was funktioniert hat und was nicht.

Dokumentiere diese Übung, damit du bewährte Verfahren zur Erreichung der Unternehmensziele sowie Verbesserungsbereiche identifizieren kannst. Hast du zu viel auf dich genommen? Waren die täglichen Aufgaben nicht klar genug formuliert? Gab es einen akuten Bedarf an einer fehlenden Ressource? Waren die Qualitätsstandards zu hoch oder zu niedrig?

Diese Informationen können dir helfen, beim nächsten Mal einen besseren Betriebsplan zu erstellen. Was früher Tage in Anspruch nahm, könnte nur noch Stunden dauern, wenn die Menschen mit dem Prozess vertraut sind.

Letztendlich wird ein detailorientierter Betriebsplan zu einem Prozess führen, den niemand fürchtet, zu einem Plan, der alle synchronisiert, und zur bestmöglichen Chance, die Unternehmensziele zu erreichen.

Illustration von Sjoerd van Leeuwen

Häufig gestellte Fragen zum Betriebsplan

Was ist der Zweck eines Betriebsplans?

Ein Betriebsplan identifiziert die spezifischen Prozesse und Maßnahmen, die jeder Beitragende oder jede Abteilung täglich, wöchentlich oder monatlich befolgen sollte, um deine Unternehmensziele zu erreichen.

Was macht einen guten Betriebsplan aus?

Die besten Betriebspläne enthalten konkrete und detaillierte Erklärungen der täglichen Aktivitäten, die erforderlich sind, um die organisatorischen Ziele zu erreichen, sowie klar definierte Kennzahlen zur Messung des Erfolgs dieser Aktivitäten.

Wie strukturierst du einen Betriebsplan?

• Identifiziere die Unternehmensziele.
• Formuliere die wichtigsten täglichen Aktivitäten, die erforderlich sind, um diese Ziele zu erreichen.
• Definiere klar die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds.
• Liste deine wichtigsten Annahmen über die Herausforderungen auf, vor denen dein Team steht.
• Entscheide, wie du den Erfolg täglich, wöchentlich und monatlich messen wirst.