Es ist verlockend, Warenbestände im Voraus zu bestellen, nur für den Fall, dass du ausverkauft bist. In Europa benötigen Unternehmen durchschnittlich 58 Tage, bis sie ihre Lagerbestände verkaufen können, Tendenz steigend. Einer der Gründe dafür ist, den Überblick über die Bestellungen bei Lieferant:innen zu verlieren, was zu hohen Lagerbeständen und entsprechenden Lagerkosten führt.
Das Erstellen und Verfolgen von Auftragsbestätigungen ist eine Möglichkeit, dieses Problem zu reduzieren.
Ein gutes System für Auftragsbestätigungen erleichtert es, die Nachfrage zu prognostizieren und zukünftige Warenbestände zu bestellen, den Cashflow zu verbessern und Fehler im Bestellprozess zu vermeiden. Hier liest du, was Auftragsbestätigungen sind, wie du eine erstellst, wie du Auftragsbestätigungen verwaltest und du kannst dir eine kostenlose Vorlage für Auftragsbestätigungen herunterladen.
Verwalte Bestände aus einem Backoffice
Shopify POS bietet Werkzeuge, die dir helfen, Lager- und Geschäftsinventar an einem Ort zu verwalten. Prognostiziere die Nachfrage, setze Warnungen bei niedrigem Lagerbestand, erstelle Auftragsbestätigungen, erkenne, welche Artikel verkauft werden oder im Regal stehen, inventarisiere den Lagerbestand und mehr.
Was sind Auftragsbestätigungen?
Auftragsbestätigungen sind offizielle Dokumente, mit denen dein Einzelhandelsgeschäft sich verpflichtet, Waren von Lieferant:innen oder Anbieter:innen zu kaufen. Eine Auftragsbestätigung enthält die Namen der Käufer:innen (dein Geschäft) und der anbietenden Partei, Unternehmensinformationen und die Mengen der gekauften Produkte.
Wenn du beispielsweise 500 T-Shirts für dein Bekleidungsgeschäft kaufst, würdest du eine Auftragsbestätigung an das herstellende Geschäft senden, um dein Engagement für den Kauf dieser Menge von diesem anbietenden Geschäft zu zeigen.
Obwohl es wie ein unnötiger Schritt im Bestellprozess erscheint, hilft das Erstellen einer Auftragsbestätigung für die Waren, die du kaufen möchtest, dabei, den eingehenden Lagerbestand zu verfolgen. Du wirst nicht nur wissen, welche SKU-Mengen du von allen Anbieter:innen bestellt hast, sondern kannst auch die Informationen deiner Auftragsbestätigung nutzen, um den Cashflow zu verstehen. Die Summe deiner offenen Auftragsbestätigungen ist Geld, das du in den nächsten Monaten an die Lieferant:innen zahlen musst.
Die Anbieter:innen verwenden eine Auftragsbestätigung, um alles vorzubereiten, damit sie die Qualität und Menge der von den Kaufenden bestellten Waren zu einem bestimmten Datum liefern können.
Wie du eine Auftragsbestätigung erstellst
Jede Auftragsbestätigung benötigt die folgenden Informationen:
- Bestelldatum
- Bestellnummer
- Lieferdatum
- Versandmethode
- Käuferinformationen (Firmenname, E-Mail-Adresse, Versandadresse)
- Anbieterinformationen (Firmenname, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse)
- Bestellte Artikel (SKU oder Artikelnummer, Beschreibung, Menge der Artikel und Preis)
- Der Gesamtpreis
- Steuerinformationen.
Beispiel für eine Auftragsbestätigung
Hier ist ein Beispiel, wie eine Auftragsbestätigung für ein Einzelhandelsgeschäft aussehen könnte. Das Dokument enthält die Informationen der verkaufenden Partei, die bestellten Artikel, die Mengen und die Versandbedingungen.
Verwende eine kostenlose Vorlage für deine Auftragsbestätigung
Brauchst du Hilfe beim Erstellen deiner Auftragsbestätigung? Nutze die kostenlose Vorlage für eine Auftragsbestätigung von Shopify. Gib die erforderlichen Informationen ein – einschließlich deiner Geschäftsadresse, Anbieterinformationen und bestellten Artikel –, um eine elektronische Auftragsbestätigung direkt an deine E-Mail-Adresse zu senden, bereit zum Weiterleiten an die anbietende Partei.
Nutze die kostenlose Vorlage für deine Auftragsbestätigung
Verschiedene Arten von Auftragsbestätigungen
Die einmalige Auftragsbestätigung (Standard-Auftragsbestätigung)
Eine einmalige Auftragsbestätigung, bzw. eine Standard-Auftragsbestätigung, ist die häufigste Art einer Auftragsbestätigung. Sie wird für einmalige Käufe verwendet. Wenn du beispielsweise 500 Stifte von einer anbietenden Partei für einen Pop-up-Shop bestellst, würdest du eine einmalige Auftragsbestätigung verwenden.
Geplante Auftragsbestätigungen
Eine geplante Auftragsbestätigung wird erstellt, wenn du wiederholt oder regelmäßig Bestellungen bei einer anbietenden Partei tätigst. Angenommen, du planst, 1200 Einheiten bei einem Produktionsbetrieb zu bestellen, aber anstatt alle Einheiten auf einmal zu kaufen, teilst du sie in Bestellungen von jeweils 200 Einheiten für die nächsten sechs Monate auf. Das ergibt sechs geplante Auftragsbestätigungen.
Pauschale Auftragsbestätigung
Eine pauschale Auftragsbestätigung ist eine vage Art von Auftragsbestätigung. Dabei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen einer kaufenden Partei und einer anbietenden Partei, Waren gegen Zahlung auszutauschen, wobei die Einzelheiten noch zu bestätigen sind. Du könntest eine pauschale Auftragsbestätigung bei einem vertrauenswürdigen Produktionsbetrieb verwenden.
Vertragliche Auftragsbestätigung
Eine vertragliche Auftragsbestätigung gehört nicht unbedingt zu einer offiziellen Bestellung. Sie enthält keine spezifischen Informationen zu den gekauften Produkten. Es ist eher eine allgemeine Vereinbarung zwischen einer kaufenden und einer anbietenden Partei, die die Liefer-, Steuer- und Zahlungsbedingungen für zukünftige Bestellungen enthält. Später folgt dann noch eine andere Art einer Auftragsbestätigung, wie eine geplante, eine einmalige oder eine pauschale Auftragsbestätigung.
Wie du Auftragsbestätigungen verwaltest und nachverfolgst
Jetzt, da du weißt, wie du Auftragsbestätigungen erstellst, lass uns anschauen, wie du sie für dein Einzelhandelsgeschäft verwaltest und verfolgst.
Bestellvorgang
- Du beschließt, neue Waren zu kaufen.
- Du erstellst eine Auftragsbestätigung, in der du die Produkte, die du kaufen möchtest, die Menge jedes Produkts, das Lieferdatum und dein Budget angibst.
- Du sendest die Auftragsbestätigung an deine ideale liefernde Partei.
- Die liefernde Partei akzeptiert die Ausführung der in der Auftragsbestätigung beschriebenen Bestellung (oder storniert sie, wenn er sie nicht ausführen kann).
- Die liefernde Partei erstellt einen Lieferschein auf Grundlage der Angaben in deiner Auftragsbestätigung und führt die Bestellung aus, indem er die Ware herstellt und an dein Geschäft versendet. Die Nummer der Auftragsbestätigung ist auf dem Versandpaket angegeben, sodass du weißt, wann die Ware angekommen ist.
- Die liefernde Partei wandelt die Auftragsbestätigung in eine Rechnung um.
- Du bezahlst die liefernde Partei gemäß den auf ihrer Rechnung angegebenen Zahlungsbedingungen.
💡Pro-Tipp: Wenn du auch Rechnungen erstellen und senden musst, kannst du den kostenlosen Rechnungsgenerator von Shopify verwenden.
Wer stellt die Auftragsbestätigung aus?
Die kaufende Partei ist für die Ausstellung von Auftragsbestätigungen verantwortlich. Wenn du beispielsweise Waren für dein Einzelhandelsgeschäft bestellst, ist es deine Aufgabe, die Auftragsbestätigung zu erstellen. Wenn du eine Bestellung für ein anderes Unternehmen ausführst, ist es dessen Aufgabe, eine Auftragsbestätigung auszustellen.
Je nach Größe deines Geschäfts gibt es möglicherweise eine Finanzabteilung, eine Einkaufsabteilung oder ein Team für Kreditorenbuchhaltung, das Auftragsbestätigungen ausstellt. Wenn nicht, übernehmen in der Regel die Geschäftsinhaber:innen oder die Filialleiter:innen diese Aufgabe.
Wer genehmigt Bestellungen?
Die anbietende Partei – Hersteller:innen, Auftragnehmer:innen oder sonstige – ist verantwortlich für die Genehmigung von Bestellungen. Wenn du eine Bestellung für den Lagerbestand, den du von einer anbietenden Partei bestellst, ausgegeben hast, ist es deren Aufgabe, sie zu genehmigen.
Sobald sie genehmigt ist, wird die Auftragsbestätigung zu einem rechtlich bindenden Vertrag. Du bist offiziell verpflichtet, die anbietende Partei für die in der Auftragsbestätigung aufgeführten Waren zu bezahlen.
Wie du Auftragsbestätigungen verfolgt
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Auftragsbestätigungen zu verfolgen. Excel-Tabellen sind oft die erste Wahl für Unternehmen, die sich gerade damit vertraut machen. Das Problem? Sie sind unhandlich, verwirrend und werden schnell ungenau – insbesondere, wenn du vergisst, die Tabelle zu aktualisieren, sobald eine Auftragsbestätigung ausgegeben, genehmigt oder in eine Rechnung umgewandelt wurde.
Verabschiede dich von den Tabellen zugunsten eines Bestellmanagementsystems. Apps wie Stocky synchronisieren sich mit deinem Shopify-Geschäft, sodass du Auftragsbestätigungen aus deinem Backoffice erstellen und verfolgen kannst.
Lade Unternehmensinformationen für jede anbietende Partei hoch, mit der du arbeitest. Wenn du eine neue Auftragsbestätigung erstellen musst, wähle die anbietende Partei aus. Stocky erstellt eine Auftragsbestätigung mit den vorausgefüllten Kontaktdaten der anbietenden Partei. Kopiere und füge einfach die Bedingungen der Auftragsbestätigung ein – die bestellten Artikel, Mengen und Lieferdaten.
Das Beste daran? Du wirst nie in der Lage sein, dich zu verzetteln und unwissentlich zu viel auszugeben. Sieh in Echtzeit, wie viel Geld du jeder anbietenden Partei schuldest, mithilfe des Berichtsdashboards für deine Auftragsbestätigungen.
💡 PRO-TIPP: Hast du Schwierigkeiten zu wissen, wie viel Lagerbestand du von bestimmten Anbieter:innen bestellen sollst? Händler:innen, die Shopify POS verwenden, können die Nachfrageschätzungsfunktion von Stocky nutzen, die historische Verkaufsdaten verwendet, um vorzuschlagen, welche Produkte und Mengen nachbestellt werden sollten.
Die Vorteile der Verwendung von Auftragsbestätigungen
- Eingehende Bestellungen verfolgen
- Doppelte Bestellungen vermeiden
- Bestellfehler verhindern
- Rechtliche Dokumentation
- Effizienz verbessern
- Wachstum unterstützen
Eingehende Auftragsbestätigungen verfolgen
Die Planung der Lagerauffüllung ist schwierig, insbesondere wenn du große Mengen an SKUs lagerst. „Habe ich vergessen, dieses Produkt für den nächsten Monat aufzufüllen?“ könnte eine Frage sein, die dir durch den Kopf geht, während du durch den Verkaufsraum gehst.
Wenn du die Auffüllung zu spät machst, riskierst du, ausverkaufte Bestseller zu haben. Machst du es zu früh, bleibst du mit Überbeständen und zu vielen Produkten im Lager zurück. Beides sind kostspielige Fehler.
💡 PRO-TIPP: Um Lagerengpässe zu vermeiden, setze Nachbestellpunkte im Shopify-Admin fest, um Benachrichtigungen bei niedrigem Lagerbestand zu erhalten. Diese stellen sicher, dass du genügend Vorlaufzeit hast, um den Lagerbestand eines Produkts aufzufüllen, bevor die Mengen auf null sinken.
Durch die Verwendung eines Bestellsystems siehst du jedoch alle bevorstehenden Bestellungen, sodass du genau weißt, welche Ausgaben du hast und welche Artikel du bestellt hast. Die Stocky-Auftragsbestätigung enthält folgende Details:
- Die anbietende Partei, an die du eine Auftragsbestätigung gesendet hast
- Die Gesamtkosten
- Die Produkte, die du bestellt hast
- Wann die Produkte voraussichtlich ankommen
- Ob du die Rechnung der anbietenden Partei bezahlt hast
Du kannst sogar Lagerbestandsbeschränkungen für jede anbietende Partei in Stocky festlegen. Wenn du versuchst, eine Bestellung für 80 Artikel zu erstellen, deine anbietende Partei jedoch eine Mindestbestellmenge von 100 hat, wird die Bestellung entsprechend aktualisiert. Keine langwierigen Rückfragen mehr nötig.
Doppelte Bestellungen vermeiden
Hast du bereits eine Bestellung für den Lagerbestand des nächsten Monats aufgegeben? Durch die Implementierung von Auftragsbestätigungen in deinen Einkaufsprozess zeigt dir ein Blick in dein Bestellsystem die Antwort – und verhindert, dass du dieselben Waren zweimal kaufst.
Bestellfehler verhindern
Wenn du Bestellungen telefonisch aufgibst, ist es nur eine Frage der Zeit, bis etwas falsch interpretiert oder missverstanden wird. Hersteller:innen denken, du hättest 90 T-Shirts bestellt, während du tatsächlich gesagt hast, dass du 19 benötigst. Du erhältst eine riesige Lieferung in deinem Geschäft und eine teure Rechnung folgt.
Laut Daniel Carter, SEO-Manager von Skuuudle (auf Englisch), „geben Auftragsbestätigungen Aufschluss darüber, was du genau bestellt hast und zu welchem Preis. Diese Art von Dokumentation schützt dich vor Bestellfehlern, wie z.B. wenn jemand eine telefonisch aufgegebene Bestellung missinterpretiert.“
„Wenn es eine Meinungsverschiedenheit darüber gibt, was bestellt wurde oder hätte bestellt werden sollen, kann dein Team auf die Auftragsbestätigung verweisen. Diese Dokumentation gibt dir ein wertvolles Werkzeug zur Lösung interner Fehler sowie zu Problemen, die zwischen dir und deinen anbietenden Parteien auftreten können“, fügt Carter hinzu.
Rechtliche Dokumentation
Sobald eine Auftragsbestätigung von einer anbietenden Partei genehmigt wurde, bist du rechtlich verpflichtet, ihnen den Betrag zu zahlen, der für die entsprechenden Produkte angegeben ist. Auch wenn das beängstigend klingt, ist es vorteilhaft für dich als Käufer:in, da du neue Waren bestellen kannst, ohne sofort zu zahlen. Der Cashflow verbessert sich sofort. Du hast einen längeren Zyklus, um genügend Gewinn zu erzielen, um zukünftigen Lagerbestand zu bezahlen.
Der gleiche rechtliche Schutz gilt für die anbietende Partei, an die du die Auftragsbestätigung sendest. Sie sind zuversichtlich, die Produkte zu liefern, die du für dein Geschäft bestellt hast, da sie wissen, dass eine Rechnung und eine Zahlung folgen werden.
Effizienz verbessern
Die Lagerverwaltung ist ein zeitaufwändiger Prozess. Sie ist auch die Aktivität, die dein Einzelhandelsgeschäft am Laufen hält. Kein Lagerbestand bedeutet nichts zu verkaufen, was zu einem Umsatz von 0 Euro führt.
Auftragsbestätigungen machen die Prozesse der Lagerverwaltung effizienter. Im Rahmen deiner Bestellabläufe verstehst du die Lagerbestände und verfolgst die Kosten der Artikel, die du von anbietenden Parteien bestellst. Im Laufe der Zeit werden Muster sichtbar.
Angenommen, bevor du Auftragsbestätigungen implementierst, gibst du jeden Monat eine Bestellung über 200 Einheiten auf. In manchen Monaten verkaufst du alles; in anderen bist du etwas länger damit beschäftigt. Das neue Bestellsystem zeigt die bestehenden Lagerbestände neben deinen neuen Bestellmengen an. Wenn du also feststellst, dass du noch 150 Einheiten vom letzten Monat übrig hast, ändere die Auftragsbestätigung für diesen Monat auf 50 Einheiten. So verhinderst du, dass dein Lagerbestand zu groß wird und große Mengen entstehen, die immer schwieriger abzusetzen sind.
Wachstum unterstützen
Als kleines Einzelhandelsunternehmen mag das Bestellen von Lagerbeständen nicht nach viel Arbeit aussehen. Aber wenn du planst, dein Produktangebot zu erweitern, während deine Kundenbasis wächst, machen Auftragsbestätigungen diesen Prozess einfacher. Die Verantwortung liegt nicht mehr bei dir, um bevorstehende Bestellungen zu organisieren, doppelte Bestellungen zu vermeiden und Bestellfehler zu korrigieren.
Durch die Verwendung von Auftragsbestätigungen – und einem System, um sie zu organisieren – legst du die Grundlagen richtig. Schule neue Einzelhandelsmitarbeitende darin, wie sie dein Formular für Auftragsbestätigungen verwenden. Erstelle Automatisierungen, um eine Auftragsbestätigung zu generieren, wenn der Top-Verkaufslagerbestand unter ein bestimmtes Niveau fällt. In Zukunft kannst du eine Finanzabteilung einstellen, die die Auftragsbestätigungen genehmigt und unnötige Ausgaben verhindert. Das wird die Dinge langfristig einfacher machen.
Sind Auftragsbestätigungen für dein Einzelhandelsgeschäft geeignet?
Auftragsbestätigungen helfen Einzelhändler:innen, eingehende Bestellungen zu verfolgen, sich im Voraus zu Lagerbeständen zu verpflichten und Bestellabweichungen zu vermeiden. Sie bieten auch eine rechtliche Grundlage, falls in deinem Lieferkettenprozess etwas schiefgeht.
Bestimme, welche Art von Auftragsbestätigung du für dein Geschäft benötigst, und verwende dann ein System für Auftragsbestätigungen wie Stocky, um sie zu erstellen. Das wird das Wachstum deines Einzelhandelsgeschäfts erleichtern und zu ausgewogenen Lagerbeständen beitragen.
Zusätzliche Recherchen und Inhalte von Alexis Damen.
Häufig gestellte Fragen zu Auftragsbestätigungen
Was ist eine Auftragsbestätigung und wie funktioniert sie?
Eine Auftragsbestätigung ist ein formelles Dokument, das von Käufer:innen erstellt und an Verkäufer:innen gesendet wird, um Waren oder Dienstleistungen anzufordern. Es enthält die Einzelheiten der angeforderten Artikel oder Dienstleistungen, wie viele Einheiten angefordert werden, die Preis- und Zahlungsbedingungen, das erwartete Lieferdatum und alle anderen besonderen Anweisungen oder Anforderungen. Die Verkäufer:innen überprüfen dann die Bestellung, und wenn sie akzeptiert wird, liefern sie die Waren oder Dienstleistungen wie angegeben. Sobald die Waren oder Dienstleistungen erhalten werden, müssen die Käufer:innen den Verkäufer:innen gemäß den Bedingungen der Auftragsbestätigung Zahlung leisten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Auftragsbestätigung und einer Rechnung?
Eine Auftragsbestätigung ist ein Dokument, das von Käufer:innen an Lieferant:innen gesendet wird und die angeforderten Artikel oder Dienstleistungen detailliert beschreibt. Sie ist eine verbindliche Vereinbarung zwischen der kaufenden Partei und der liefernden Partei, die die Bedingungen und Konditionen des Kaufs umreißt. Eine Rechnung ist ein Dokument, das von Lieferant:innen an Käufer:innen gesendet wird und den Gesamtbetrag angibt, der für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen fällig ist. Sie wird nach dem Kauf erstellt und dient als Aufzeichnung der Transaktion.
Kann ich Auftragsbestätigungen verwenden, um meine Lagerbestände besser zu verwalten, und wenn ja, wie?
Ja, du kannst Auftragsbestätigungen verwenden, um eingehende Waren zu verfolgen und sie mit deinen Verkäufen abzugleichen, um deine Lagerbestände zu bestimmen. Dies kann dir helfen, optimale Lagerbestände zu planen und aufrechtzuerhalten.
Wie gehe ich mit Abweichungen bei Auftragsbestätigungen um, wie z.B. wenn ich weniger Artikel als bestellt erhalte?
Wenn es eine Abweichung zwischen deiner Auftragsbestätigung und den erhaltenen Waren gibt, solltest du deine Lieferant:innen kontaktieren, um die Situation zu klären. Einige Unternehmen verwenden einen Wareneingangsschein, um diesen Prozess zu verfolgen.
Wie wirkt sich eine Auftragsbestätigung auf die Buchhaltungsunterlagen meines Geschäfts aus?
Wenn du eine Auftragsbestätigung verwendest, wird sie Teil deiner Finanzunterlagen. Wenn die Waren oder Dienstleistungen empfangen werden, wird die entsprechende Rechnung mit der Bestellung abgeglichen, und die Zahlung wird in deinem Buchhaltungssystem erfasst.
Was soll ich tun, wenn Anbieter:innen eine Auftragsbestätigung nicht erfüllen?
Wenn Anbieter:innen eine Auftragsbestätigung nicht erfüllen, solltest du sie zuerst kontaktieren, um das Problem zu verstehen. Wenn sie nicht liefern können, musst du möglicherweise alternative Anbieter:innen suchen. Die Bedingungen deines Vertrags sollten dich in solchen Situationen schützen.
Kann eine Auftragsbestätigung nach ihrer Ausstellung geändert oder storniert werden?
Es hängt von den mit deinen Anbieter:innen vereinbarten Bedingungen ab. Im Allgemeinen erfordern Änderungen oder Stornierungen nach der Ausstellung die Kommunikation und Zustimmung beider Parteien.
