A gestão do tempo é uma tarefa essencial para quem trabalha como freelancer. Não há ninguém para dizer o que você tem de fazer, já que você é seu próprio chefe, e então é justamente aí que está o desafio: você pode fazer o que bem quiser de onde quiser, mas precisa de disciplina e muita organização para que o trabalho flua de forma eficiente.
Ao trabalhar em casa, você normalmente terá de conviver com pessoas circulando ao seu redor; em um ambiente compartilhado (co-working), você também está sujeito a várias distrações por conta da interação com outros profissionais que dividem o mesmo espaço. E existe, ainda, a armadilha das mídias sociais, que estão sempre prontas para tirar você do foco. Mas ao contrário das diversas variáveis existentes no mundo dos negócios, o tempo é a única variável que você pode realmente controlar; o tempo, na verdade, pode ser tanto o melhor amigo quanto o pior inimigo de um freelancer.
Rina Miele, diretora criativa e designer freelancer de Nova York, afirma que a gestão do tempo é especialmente complicada para os designers, já que nem sempre existe, no processo de criação, um caminho direto de A para B.
“A gente nem sempre sabe a direção que o trabalho vai tomar, ou quanto tempo a gente vai levar até que baixe uma inspiração; então muitas vezes é difícil saber exatamente quanto tempo será preciso”, diz. “Como freelancer, você nem mesmo tem limites reais de tempo. Multiplique isso pelo número de projetos que você assume de uma só vez e o panorama se torna assustador.”
“É muito fácil desperdiçar tempo, e por isso é preciso ser disciplinado para administrar o tempo de forma eficaz, mas disciplina é uma coisa que vale a pena ter”, explica Carrie Dils, desenvolvedora e consultora do WordPress.
É muito fácil desperdiçar tempo, e por isso é preciso ser disciplinado para administrar o tempo de forma eficaz, mas disciplina é uma coisa que vale a pena ter.
“Planejar e maximizar o tempo de trabalho se traduz em mais rentabilidade. Outro benefício é que isso também cria mais espaço na vida pessoal.”
Sendo assim, como você mantém a autodisciplina e o foco? Como você aproveita ao máximo o tempo quando trabalha como freelancer?
Neste artigo, você vai descobrir uma série de estratégias diferentes, ler relatos autênticos e aprender com as experiências de outros freelancers. Afinal de contas, você não está sozinho. Como profissionais autônomos, todos nós lidamos com a mesma questão.
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1. Crie listas de tarefas plausíveis
Listas de tarefas são uma ótima maneira de manter o foco durante o dia e fazer um uso mais eficiente do tempo. No entanto, como ressalta a desenvolvedora web e especialista da Shopify, Kelly Vaughn, é preciso ser sensato.
“Não coloque 10 itens em sua lista de tarefas, quando você já sabe que só vai conseguir fazer três ou quatro. Pessoalmente, considero o Todoist uma ótima ferramenta para gerenciar minhas listas de tarefas. Você recebe uma alerta na parte da manhã sobre as tarefas que estão agendadas naquele dia, e pode visualizar o restante da semana para redistribuir as tarefas conforme a necessidade.”
Uma maneira muito interessante de priorizar as tarefas é usar a Matriz de Eisenhower, também chamada de matriz Urgente vs. Importante. Essencialmente, é uma lista de tarefas dividida em quatro quadrantes: Faça agora, Agende, Delegue e Elimine.
“A matriz me ajuda a decidir o que é importante e que precisa ser feito agora, o que eu posso delegar e o que posso deixar de lado por enquanto”, explica o designer de produtos digitais autodidata Mariusz Cieśla. “Também ajuda a manter a sanidade quando eu tenho milhares de coisas para fazer.”
Aqui está um vídeo curto que explica o princípio da matriz de Eisenhower:
2. Monitore o tempo
A maior causa de frustração de muitos freelancers é descobrir onde o tempo foi parar e o que eles realmente fizeram depois de um dia de trabalho. Felizmente, há muitas ferramentas de monitoramento de tempo para escolher.
Mariusz Cieśla é fã do Timely (“o gerenciamento automático é muito bom", diz), enquanto Shirley Wu, engenheira de software que trabalha com visualização de dados, utiliza o Toggl.
Saskia Videler, estrategista de conteúdo e apresentadora do podcast sobre estratégia de conteúdo e experiência do usuário, o Efficiently Effective, passou a monitorar o tempo gasto em todos os processos que ela realiza desde que se tornou freelancer. Saskia já tentou muitos aplicativos ao longo dos anos e atualmente usa o Billings Pro.
“É bastante direto, mas na verdade não uso o recurso de faturamento,” ela explica. “Uma coisa que eu aprendi é acompanhar praticamente todos os processos, inclusive os não faturáveis, para ter uma noção de quanto tempo eu levo, em média, para fazer uma tarefa, o que me ajuda a fazer estimativas precisas de orçamento e de prazo. Além disso, quando você otimiza um processo, você tem registros de tempo como uma forma de controle para ver o impacto desse processo no tempo gasto por tarefa.”
Comece a contabilizar o tempo assim que se sentar para trabalhar, aconselha o desenvolvedor front-end Patrick Johnson, que usa o Harvest para o monitoramento do tempo.
“Você não monitora o tempo apenas quando está trabalhando diretamente com arquivos de código ou design,” relata, “mas quando você começa a alocar seu tempo, conhecimento e atenção para um cliente. Rastreie tudo o que se relaciona ao trabalho. Mesmo que você não envie uma fatura a cada hora, você consegue obter dados quantitativos sobre quanto tempo você passa fazendo uma tarefa. Isso ajuda com futuras estimativas de projetos e determina quando é aconselhável aumentar o valor da sua hora de trabalho.”
Se você estimar o tempo que precisa para completar uma tarefa, lembre-se de dar uma margem razoável de segurança, porque as coisas quase sempre demoram mais do que o esperado.
Leia também: Como parar de procrastinar e fazer suas tarefas
“Uma boa regra geral é estimar quanto tempo algo vai levar para ser feito e, em seguida, multiplicar esse tempo por uma hora e meia ou duas,” sugere Kelly Vaughn. “Ao incluir uma margem de segurança para incidentes que possam acontecer, você evita perder prazos e passar noites e fins de semana trabalhando para recuperar o tempo perdido.”
3. Reduza ao máximo as distrações
As mídias sociais e o e-mail são um dos maiores culpados da falta de produtividade.
“Você não precisa ler seus e-mails durante o dia inteiro,” adverte Kelly Vaughn. “Acesse os e-mails dos clientes, digamos, três vezes ao dia: de manhã, quando você começa a trabalhar, logo depois do almoço, e no final do dia. Durante esses horários, você pode focar nos e-mails que requerem apenas uma resposta rápida e adicionar à lista de tarefas um lembrete para responder aos outros e-mails em uma outra data ou horário.”
O desenvolvedor Patrick Johnson sugere um aplicativo para aumentar o foco, por exemplo o HeyFocus (desenvolvido para computadores da Apple), para garantir que você esteja trabalhando apenas no material do cliente e não navegando pelo Facebook, Twitter ou Instagram.
Já o desenvolvedor de jogos e aplicativos móveis Chris Wilson, criador do jogo Super Turbo Action Pig, usa, eventualmente, o The Emergent Task Timer, uma linha de tempo impressa simples que pode ser preenchida ao longo de um dia de trabalho.
“À medida que surgem tarefas em que você deveria estar trabalhando, você as escreve na parte superior da folha, e as distrações você escreve na parte inferior da folha,” explica. “Durante um dia, em intervalos de 15 minutos, você registra onde realmente usou o tempo. Há também um mecanismo para registrar distrações com menos de 15 minutos, como verificar o feed do Twitter ou o e-mail. É um ótimo teste de realidade para os freelancers que lutam contra a procrastinação ou com os maus hábitos dos quais não têm consciência.”
É um ótimo teste de realidade para freelancers que lutam contra a procrastinação ou com os maus hábitos dos quais não têm consciência.
Chris aconselha apenas usar o temporizador de tarefas como ferramenta de diagnóstico, pois prejudicaria seu propósito original, caso fosse usado no longo prazo como um sistema de planilhas. Ele diz, também, que a melhor maneira que descobriu para evitar a distração é encontrar trabalhos interessantes para clientes que sejam entusiasmados e solicitem prazos realistas.
4. Faça um bullet journal
Como muitos outros freelancers, a estrategista de conteúdo Saskia Videler faz a gestão de centenas de projetos o tempo todo.
“Tenho a sensação de que já tentei todos os aplicativos de organização de tarefas que existem, mas nenhum deles vingou,” diz, com tristeza. “Pode parecer bobagem, mas em algum momento eu simplesmente passei a deixar o aplicativo de lado. Então, no ano passado eu aprendi sobre a técnica de bullet journals.”
Um bullet journal é basicamente um calendário feito em um caderno, no qual você registra tudo o que acontece, incluindo seus planos e tarefas. Saskia aprendeu sobre diferentes técnicas e fez sua própria versão em um caderno da marca Atoma, que usa um sistema de encadernação que permite remover e alterar a ordem das páginas.
“Ele apresenta um calendário semanal, onde eu escrevo as tarefas que tenho de fazer, mas eu também anoto eventos que ocorreram ou qualquer coisa que seja importante. Depois, eu separo algumas páginas, por exemplo, três meses por página, para anotar coisas como feriados ou prazos de projetos, assim eu consigo ter uma visão geral dos próximos 12 meses. Eu sei que pode parecer como um método muito antigo para um quem lida com o mundo digital há tanto tempo, mas eu sinto que eu preciso de algo tátil. Não é perfeito, mas eu uso junto com um calendário localizado na nuvem.”
Veja o vídeo abaixo, que explica, resumidamente, o propósito e o modo de fazer um bullet journal:
5. Divida uma grande tarefa em itens menores
A diretora criativa freelancer Rina Miele sugere, simplesmente, que sejam definidos limites.
“Divida as tarefas em itens menores,” explica. “Faça iterações rápidas em um curto período de tempo, reveja o que funcionou e o que não deu certo, e desenvolva suas ideias a partir daí. Repita esse procedimento quantas vezes forem necessárias.”
Assim, você não perde muito tempo em uma ideia que talvez nem funcione. E no futuro, você pode usar essa técnica para avaliar o tempo que vai levar em um projeto semelhante.
O desenvolvedor de jogos e aplicativos para celulares Chris Wilson gosta de uma abordagem parecida. Depois de definir o que vai fazer, ele divide o trabalho em tarefas com 25 minutos de duração, e usa o aplicativo Be Focused Pro para gerenciar o tempo com a técnica Pomodoro.
“Eu trabalho para completar simplesmente 10 tarefas definidas por dia,” Chris explica. “E, embora isso tome menos horas de trabalho do que em um dia de trabalho tradicional, eu rendo mais. Geralmente, quando eu fico alguns dias sem usar essa técnica, me dou conta da validade dela. Passo muito tempo recorrendo à técnica Pomodoro.”
Veja o vídeo abaixo, que explica com detalhes como a técnica funciona:
Conforme recomenda Patrick Johnson, dividir projetos em blocos de pelo menos uma ou duas horas também permite que você se sinta confortável em um projeto para realizar o trabalho. “Caso contrário, a mudança de contexto diminui o foco e a produtividade,” adverte.
Caso contrário, a mudança de contexto diminui o foco e a produtividade.
6. Aprenda a dizer "não"
Tenha em mente o volume de trabalho você pode assumir por vez. É tentador, especialmente no início da carreira de freelancer, mas você não pode dizer "sim" para todo as ofertas de trabalhos que você recebe.
“Existe, muitas vezes, um grande volume de trabalho administrativo envolvido nos projetos, independentemente do tamanho, e alguns clientes exigem mais atenção e esforço do que outros,” argumenta a especialista da Shopify, Kelly Vaughn.
“Dizer 'não' pode ser difícil; afinal, é dinheiro que você está recusando! Mas se você sabe que não tem tempo, e está apenas tentando conciliar um projeto extra porque o dinheiro parece bom, você vai se surpreender e se arrepender de sua decisão. Além disso, se você perceber que tem recusado muitos projetos, encare como um bom sinal de que talvez seja hora de aumentar seu preço.”
Se você perceber que tem recusado muitos projetos, encare como um bom sinal de que talvez seja hora de aumentar seu preço.
7. Opte pelo faturamento semanal
O designer de produtos digitais Mariusz Cieśla envia suas faturas semanalmente, e acredita que tenha encontrado uma ótima solução.
“Geralmente, você acabar definindo um objetivo ao qual se dedica para alcançar durante uma determinada semana, então não importa se você trabalha três horas um dia e 14 em outro; o cliente não se preocupa se você está perdendo tempo,” explica. “Também é mais fácil definir um prazo de três semanas para um trabalho X, por exemplo, do que definir uma quantidade indeterminada de trabalhos e não saber exatamente quando eles serão finalizados.”
Também existe a vantagem adicional de que você (teoricamente) será pago, mesmo que o cliente não forneça informações, feedback ou resultados, já que o contrato especifica que o pagamento deve ser realizado a cada semana de trabalho.
8. Adapte a gestão do tempo ao seu trabalho
O consultor independente na área de experiência do usuário, Harry Brignull, recomenda que você foque no tipo de especialista que você deseja ser. A maneira como você estrutura seu tempo depende do tipo de especialista digital que você é, e isso é tão importante quanto a maneira com a qual você vende seus serviços.
Por exemplo, os especialistas em SEO (otimização de sites para ferramentas de busca) e CRO (otimização da taxa de conversão) tendem a trabalhar com muitos clientes simultaneamente, explica Harry, e eles dividem o dia em diversas frações de tempo. Enquanto aguardam o recebimento dos resultados para um cliente, podem trabalhar com outro cliente para preencher a lacuna.
“Para esses profissionais, faz sentido evitar os períodos de inatividade, porque acarretam custos, mas para outros especialistas, essa abordagem pode ser uma má ideia,” adverte. “Os designers e pesquisadores que trabalham com a experiência do usuário são pagos para se concentrar nas coisas nos mínimos detalhes. Simplesmente não dá para fazer isso se você ficar alternando entre um projeto e outro várias vezes por dia, pois você vai perder o foco e seu trabalho vai acabar perdendo os principais insights.”
Os designers e pesquisadores que trabalham com a experiência de usuário são pagos para se concentrar nas coisas nos mínimos detalhes. Simplesmente não dá para fazer isso se você estiver alternando entre um projeto e outro várias vezes ao dia.
Descobrindo o ponto de equilíbrio
No final das contas, o gerenciamento de tarefas é algo muito pessoal. Algumas das abordagens descritas acima podem simplesmente não funcionar para você. É importante não focar exclusivamente em um único aplicativo ou técnica: experimente métodos diferentes. Observe o período do dia em que você é mais produtivo e descubra o ponto de equilíbrio para conseguir gerenciar seu tempo.
Para ajudar você a encontrar esse ponto ideal, aqui estão algumas sugestões de leitura:
- 34 dicas de gerenciamento de tempo para empreendedores atarefados [Parte 1]
- 34 dicas de gerenciamento de tempo para empreendedores atarefados [Parte 2]
- Como parar de procrastinar
- Rivais da produtividade: como identificar obstáculos e otimizar a administração do tempo
- Journaling: por que anotações aumentam sua produtividade
Com paciência, perseverança e disciplina, aliados ao método ou técnica que mais combina com sua personalidade e estilo de vida, você conseguirá aumentar gradativamente seus níveis de produtividade. Boa sorte!
Como você gerencia seu tempo como freelancer? Conte para a gente nos comentários abaixo!
Sobre a autora
Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.
Post original em inglês: Oliver Lindberg
Tradução e localização: Armando Silveiro
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