Na segunda parte desse post, passamos mais 17 dicas de como gerenciar seu tempo para conseguir fazer tudo. Ainda não conferiu a primeira parte do post? Acesse-a aqui.
Empreender pode parecer um verdadeiro se vira nos 30, mas não precisa ser bem assim. Com uma boa gestão do tempo, você consegue ser mais eficiente e se organizar melhor para dar tempo de tudo.
Veja o que os outros 17 especialistas em produtividade têm a dizer sobre como você, empreendedor, pode otimizar seu tempo. Faça mais em menos tempo com as nossas dicas.
Ainda não viu a primeira parte do post? Não perca!
17. Seja fiel à sua agenda
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Monica Ricci |
Pela manhã, espere pelo menos uma hora antes de verificar sua caixa de e-mails. Quando começamos o dia em “modo de resposta”, é muito fácil perder metade do expediente nesse esquema de reação, e não de ação, sem nem perceber.
Outra dica preciosa: seja fiel à sua agenda. Nunca confie na memória para lembrar seus compromissos, seja com terceiros ou com você mesmo. Quando o cérebro não precisa lembrar de todos os seus compromissos, ele fica livre para ser criativo, resolver problemas e estar presente no momento, interagindo com outras pessoas.
Por fim, sempre reserve um espaço de tempo extra entre os seus compromissos para considerar aqueles minutos gastos com deslocamento, preparação e recapitulação de assuntos.
18. Não abarrote a sua agenda com afazeres
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Mike Vardy |
Não abarrote a sua agenda com afazeres. Em vez de atribuir uma tarefa específica para cada minuto do seu dia, programe sua agenda por blocos de tempo, separando-os, por exemplo, por temáticas diárias ou projetos semanais que se estendam por um período de tempo consistente (por exemplo, escrever seu livro de 5h às 8h da manhã de segunda a sexta).
Deixe os pormenores dos seus afazeres na lista de tarefas, afinal, ela serve justamente para isso. Já a sua agenda deve servir de gatilho para que você consulte a sua lista de tarefas em busca de mais detalhes sobre o que precisa ser feito. Depois, basta decidir o que você quer e precisa fazer em algum dia com foco e atenção.
19. Dê conta da tarefa mais simples primeiro
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Mark Manson |
Meu professor de matemática do ensino médio uma vez me aconselhou a escrever os números em um papel sempre que eu estivesse com dificuldades de resolver um problema. Ele dizia que eu ficaria surpreso com a frequência com que encontraria a solução nesse processo de rabiscos numéricos. Ao longo da vida, pude descobrir que esse método funciona não apenas com a matemática.
Sempre que empaco com alguma questão, quando não sei por onde começar um projeto, quando fico ansioso ou começo a procrastinar, eu me obrigo a dar conta da parte mais simples e menor da tarefa da vez. Eu diminuo as minhas expectativas de concluir o projeto inteiro para resolver o elemento mais fácil e possível do momento: escrevo a primeira linha de um livro, de um código ou de uma planilha. Parece mentira, mas quando fazemos isso, descobrimos que a ação não é apenas o resultado da motivação, mas, sim, a causa.
E, invariavelmente, o que acontece é que, assim que damos esse primeiro passo, já avançamos para o segundo, para o terceiro e, quando vamos ver, horas se passaram e estamos trabalhando a todo vapor que mal sequer lembramos por que foi tão difícil dar o pontapé inicial.
20. Busque possibilidades de automação
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Peggy Duncan |
Em geral, as pessoas preferem trabalhar mais do que parar para pensar em como trabalhar de um jeito mais inteligente. Os empreendedores, por sua vez, são capazes de criar mais tempo livre ao analisar de perto seus processos de trabalho.
Para começar, determine se a tarefa em questão é necessária. Se ela for e você tiver que realizá-la mais de três vezes, desenvolva um processo bem elaborado e documentado, incluindo todas as pessoas envolvidas nele para que possam acompanhá-lo. Assim que definir o melhor processo para realizar essa tarefa, escolha a tecnologia ideal para dar conta desse trabalho por você.
21. Elimine as atividades menos produtivas
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Donald Latumahina |
Siga a regra do 80/20 (também conhecida como o princípio de Pareto) e elimine as suas atividades menos produtivas. Assim, você se tornará mais produtivo sem ficar ocupado. Porém, antes de mais nada, é preciso ter clareza sobre as suas prioridades e disposição em deixar de lado algumas oportunidades.
Siga o princípio de Pareto.
22. Comece o seu dia antes de todo mundo
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Brian Tracy |
Comece o seu dia antes de todo mundo. Se você já leu as biografias e autobiografias de homens e mulheres de sucesso, quase todos compartilham do mesmo hábito: não ir dormir muito tarde e acordar cedo pela manhã.
Quando acordamos antes de todo mundo, temos tempo para planejar o nosso dia com antecedência e começar na vantagem, dando conta de algumas tarefas que ficam pairando sobre a gente antes que os outros acordem para nos interromper.
23. Faça uma auditoria do tempo
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Rosemary Rice |
Saiba como o seu tempo está sendo realmente usado. Uma vez resolvidas as urgências, dê prioridade às tarefas mais importantes que exijam um uso mínimo de recursos. Apesar de soar chata e entediante, a ideia de realizar uma auditoria do seu tempo tem o potencial de revelar informações surpreendentes sobre como você usa as horas do seu dia e, por sua vez, isso pode te levar a viver mudanças positivas na sua rotina.
Existem técnicas bem fáceis para realizar uma auditoria do tempo, como o sistema de código de cores para identificar diferentes atividades a serem coloridas em um chronodex.
24. Trabalhe com a técnica Pomodoro
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Michael Sliwinski |
Minha dica de ouro em gerenciamento para empreendedores atarefados é a técnica Pomodoro. Basta configurar 25 minutos em um cronômetro e começar a trabalhar em apenas uma tarefa. A pressão de ter que correr contra o relógio e o foco exclusivo me ajudam a entrar no meu ritmo de produtividade. Gasto a maior parte dos meus dias difíceis nesse modo de trabalho.
25. Destaque as três tarefas mais importantes
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Chris Bailey |
Ao começar o dia, responda: até o final de hoje, quais são as três tarefas que eu quero ter concluído? É uma tática simples — quiçá boba —, mas você dificilmente encontrará outra maneira de trabalhar com tanto propósito.
Essa tática é útil em vários sentidos: ela ajuda a separar as atividades com as quais você não deveria se preocupar daquelas que são realmente importantes; ela dá uma luz para você saber o que é importante quando algum problema acontecer; e, por fim, com ela, você consegue entender quais são os seus limites a cada dia que passa — por exemplo, se você tem muitas reuniões marcadas em uma data, você terá menos liberdade para definir as tarefas que precisam ser feitas nesse dia. E, além disso, usar essa técnica leva apenas um minuto!
26. Gerenciamento de tempo tem tudo a ver com gerenciamento da mente
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Helene Segura |
Ao final de cada dia, liste quais tarefas precisam ser realizadas no dia seguinte e quanto tempo cada uma delas levará para ser concluída. Depois, programe essas tarefas na sua agenda, intercalando-as com os compromissos que você já tem marcado. O gerenciamento de tempo tem tudo a ver com o gerenciamento da própria mente. Quando perceber que é você quem controla o seu relógio e que é você quem determina o que o seu tempo deve fazer, sua vida pessoal e profissional ficará menos estressante.
27. Leve o tempo que for necessário para realizar uma tarefa
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Dave Seah |
Seja realista e leve o tempo necessário para dar conta de uma tarefa até chegar à próxima etapa mínima de conclusão.
Quando digo “realista”, quero que você determine realmente a quantidade de tempo necessária para realizar a tarefa, não a quantidade de tempo que você DESEJARIA que essa atividade exigisse. Após tomar essa decisão, pare de pensar no tempo que você gastará e ponha a mão na massa. Perceba a ironia: ficar pensando sobre gerenciamento de tempo é o maior desperdício de tempo!
Enquanto estou preocupado com o quanto de tempo vou levar para dar conta de uma atividade, eu não estou usando 100% da minha atenção para fazer algo útil ou resolver problemas. Como um empreendedor solo, tenho que ter cuidado para evitar formas de gestão improdutivas voltadas para a eficiência do tempo.
Existem inúmeros problemas sem respostas prontas que exigem pesquisa ou um esforço de tentativa e erro com prazos imprevisíveis. Portanto, nesses casos, o melhor a ser feito é distribuir o tempo em blocos para trabalhar no problema sem ter que se preocupar com o tique-taque do relógio, confiando que uma solução está a caminho.
E “próxima etapa mínima de conclusão” é um “elemento útil” que vem para contribuir para os seus objetivos de trabalho de forma relevante. Meu foco costuma ser o “resultado final” em vez da próxima etapa a ser cumprida. Ajo assim porque sou impaciente, mas isso só gera frustração e consome energias que poderiam ser melhor aproveitadas por mim.
O que funciona para mim é isso: dar-me tempo suficiente para realizar uma tarefa sem me sentir apressado ou culpado pelo tempo que essa atividade exige de mim para ser concluída. Não sou um empreendedor competitivo e sedento por atender às necessidades do mercado, nem pretendo eliminar todos os meus concorrentes. O objetivo do meu empreendedorismo não é me consumir de preocupação, mas sustentar a minha vida criativa.
28. Siga religiosamente uma rotina de produtividade
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Josh Coffy |
Tenha uma rotina de produtividade e siga-a religiosamente todos os dias. Vou dar um exemplo para vocês:
1. 4h30: fazer alguma atividade física.
2. 7h: criar uma lista com as cinco principais tarefas do dia.
3. Trabalhar por 50 minutos ininterruptos; depois, fazer um intervalo de 10 minutos – repetir esse método várias vezes ao dia.
4. Não deixar a sua caixa de e-mails aberta.
Da mesma forma que você desenvolve uma estratégia para tudo o que diz respeito ao seu negócio, você tem que ter uma estratégia de produtividade. Eu faço exercício físico porque isso me faz sentir bem, acorda o meu corpo e me deixa energizado para enfrentar o restante do dia.
Eu restrinjo a minha lista com apenas os cinco principais afazeres do meu dia porque, se eu montar uma lista interminável, vou acabar me sentindo insatisfeito, com a sensação de não ter dado conta de nada (mesmo quando concluo algumas tarefas).
Eu reservo um horário para várias sessões de trabalho de 50 minutos com pausas de 10 minutos porque só assim consigo resolver as cinco tarefas principais do meu dia.
Não deixo a minha caixa de e-mails aberta porque isso me distrai e acaba com a produtividade do meu dia. Portanto, crie uma rotina, seja fiel a ela e você descobrirá que tem mais tempo do que pensava para fazer as coisas.
29. Descubra, decida ou dê um jeito e faça!
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Liz Summer |
Quando evitamos realizar uma tarefa é porque não temos certeza sobre o que precisa ser feito depois dela. Em geral, esse “depois” envolve uma das seguintes ações: descobrir, decidir ou dar um jeito e fazer. Em outras palavras, buscar mais informações, fazer uma escolha ou botar a mão na massa. Portanto, basta analisar essa sua resistência através dessas três ações para que você avance nos seus afazeres.
30. Pare de pensar em “gerenciamento de tempo”
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Annie Sisk |
Pare de pensar em “gerenciamento de tempo”.
Quando falamos em “gerenciamento de tempo”, o que realmente queremos dizer é que o tempo precisa ser administrado. Porém, em 99% dos casos (eis uma porcentagem nada científica, mas bastante precisa na minha experiência de vida), não é o tempo que precisa ser melhor administrado — somos nós.
Assim, esqueça o gerenciamento de tempo, procure pensar nas escolhas que você faz. Por exemplo: imagine que a sua banda favorita fará um show e você não tem como ir. Eis que, como um passe de mágica, você ganha dois convites para o show. Não importa o quão ocupado você esteja, se você é como eu e como a maioria das pessoas, você vai dar um jeito de ir ao show, não é?
Em outras palavras, você fará uma escolha. Isso não quer dizer que ir a um show é ruim. A questão é, quando a gente realmente quer algo, nós escolhemos fazer esse algo acontecer.
Portanto, comece a encarar a sua lista de afazeres como uma série de escolhas. Você pode escolher fazê-las ou não — você pode adiá-las, delegá-las a terceiros ou até tirá-las da sua lista. Ao fazer isso, você acabará fazendo escolhas cada vez melhores, mostrando para si mesmo que o poder estava nas suas mãos o tempo todo.
31. Dê conta da tarefa mais difícil primeiro
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Thanh Pham |
Todos os dias de manhã, dê conta da tarefa mais difícil primeiro. Ao começar o seu dia de trabalho, faça a tarefa que lhe parece mais complicada ou aquela em que você tem mais chances de gastar seu tempo procrastinando. Quando deixamos para atacar essas tarefas mais tarde, muitas vezes ficamos mais estressados com elas sobrevoando a nossa cabeça e continuamos a adiá-las sem parar.
Porém, se fizermos o contrário, é possível passar o restante do dia com aquela sensação de que fomos produtivos. Mesmo que você só tenha realizado essa tarefa difícil, ainda assim, você considerará o seu dia bastante produtivo. Essa técnica tem me ajudado muito nos últimos cinco anos em que administro o meu negócio. Todo o pessoal da minha empresa também adota essa estratégia, que é até ensinada no nosso treinamento para novos colaboradores.
32. Use a matriz de urgência e importância de Eisenhower
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Christiaan Riemens
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Defina as suas prioridades! E-mails se amontoando na caixa de entrada, milhares de ligações, toneladas de listas de afazeres: a carga de trabalho de um empreendedor é gigante. Dar prioridade às tarefas que compõem essa carga de trabalho é o segredo para manter o foco. Quanto mais priorizar, mais eficiente você será. É aqui que a matriz de urgência e importância de Eisenhower entra em jogo, obrigando você a pensar duas vezes antes de incluir uma tarefa na sua lista.
Defina as suas prioridades!
Veja como ela funciona: selecione as tarefas mais urgentes. Responda: essas tarefas têm o mesmo grau de importância? Postergue as menos urgentes e terceirize as menos importantes. E se alguma tarefa não se enquadrar nessas categorias, dê conta dela!
33. Siga um sistema
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Allyson Lewis |
1. Faça um processo de “destralhe” cerebral. Você fica estressado porque tem muitas tarefas inacabadas acumuladas. Anote TODAS elas em uma folha em branco. Risque aquelas que não forem completamente essenciais. Seja rigoroso nessa seleção.
2. Dê conta da tarefa inacabada. Comprometa-se a concluir uma tarefa por dia até acabar a sua lista de afazeres. Não perca essa lista de vista! O que lhe parece essencial hoje pode não o ser na próxima semana!
3. Faça um processo de “destralhe” do mundo a sua volta. Um balcão na cozinha ou uma mesa coberta com papéis e outros objetos também o deixam mais estressado do que o necessário. Portanto, pare, respire fundo e reserve-se algumas horas para jogar essas coisas fora, arquivá-las ou resolvê-las de algum jeito.
4. Limite ou bloqueie as suas fontes de distração. Desabilite os alertas de notificação de e-mail, do Facebook ou do Twitter todas as manhãs até que você dê conta das tarefas mais importantes do dia. Dê atenção a essas mensagens em blocos de tempo programados.
5. Aja com propósito. Quando foi a última vez que você anotou em um papel o seu propósito de vida ou as suas prioridades? Qual é a coisa mais importante para você na vida? Quais são as prioridades que alimentam esse propósito? Escreva tudo isso em um papel.
6. Defina as suas metas. Sim, eu sei que você já sabe quais são as suas metas de vida, mas você as tem anotadas em algum lugar? A neurociência comprova que o simples ato de escrever as nossas metas realmente faz o nosso cérebro funcionar para alcançarmos mais e irmos além.
7. Dê conta de 5 tarefas antes das 11h. Faça uma lista com as cinco tarefas que você consegue fazer antes das 11h. Essas tarefas te aproximam do seu propósito, das suas prioridades e metas? Deveriam! Ao colocar essa estratégia em prática amanhã, você sentirá aquela sensação tranquila de missão cumprida, sabendo que fez o que é significativo para você.
34. Tome decisões iniciais melhores
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Shane Parrish |
Pode parecer estranho, mas a melhor forma de ganhar tempo é tomando decisões iniciais melhores. Nós gastamos tanto tempo e energia corrigindo erros e driblando situações ruins. Se conseguir reduzir esse ritmo louco nas primeiras decisões que tomar, você terá muito mais tempo livre. Um jeito de aumentar a qualidade das suas decisões é deixar as suas manhãs livres para pensar, sozinho, por meia hora, sobre os problemas que você tem em mãos antes de tomar uma decisão para resolvê-los. Evite tomar decisões importantes à tarde ou ao final do expediente.
Tem alguma dica ou estratégia própria de gerenciamento de tempo? Compartilhe-a com a gente nos comentários!
Foto de capa: Burst
Sobre a autora
Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.
Post original em inglês: Casandra Campbell
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