Rivais da produtividade: como identificar obstáculos e otimizar a administração do tempo

Pergunte a qualquer empreendedor “Tudo bom?” ou "Como vão as coisas?” e muito provavelmente a resposta irá conter a palavra “Ando bem ocupado”. Vivemos em uma cultura na qual agendas lotadas e grandes cargas de trabalho são um tipo de símbolo de status. Quanto mais ocupado você estiver, mais bem visto será em seu círculo social. Independente disso ser bom ou ruim, essa é a realidade que os varejistas precisam enfrentar atualmente. O dia continua tendo apenas 24 horas, a jornada de trabalho continua sendo de mais ou menos 8 horas por dia, mas as pessoas sentem necessidade de preencher o dia todo com um número cada vez maior de atividades, o que significa ser o mais produtivo possível para poder acompanhar o ritmo. O problema é que talvez você esteja tentando dar conta da sua lista interminável de tarefas com ações que minam a produtividade. Não, esta não é uma lista do tipo “as 101 melhores dicas para turbinar sua jornada de trabalho.” Não é disso que você precisa. O que você precisa saber de fato a respeito da produtividade inclui os tipos de ação que atrapalham sua rotina, os rivais mais comuns da produtividade, e o que você pode fazer, como um empreendedor varejista, para aumentar seu nível de produtividade um pouquinho a cada jornada de trabalho. Veja como identificar os fatores que interferem na produtividade.

Pergunte a qualquer empreendedor “Tudo bom?” ou "Como vão as coisas?” e muito provavelmente a resposta irá conter a palavra “Ando bem ocupado”.

Vivemos em uma cultura na qual agendas lotadas e grandes cargas de trabalho são um tipo de símbolo de status. Quanto mais ocupado você estiver, mais bem visto será em seu círculo social.

Independente disso ser bom ou ruim, essa é a realidade que os varejistas precisam enfrentar atualmente. O dia continua tendo apenas 24 horas, mas as pessoas sentem necessidade de preencher esse período com um número cada vez maior de atividades, o que significa ser o mais produtivo possível para poder acompanhar o ritmo.

O problema é que talvez você esteja tentando dar conta da sua lista interminável de tarefas com ações que minam a produtividade.

Não, esta não é uma lista do tipo “as 101 melhores dicas para turbinar sua jornada de trabalho.” Não é disso que você precisa.

O que você precisa saber de fato a respeito da produtividade inclui os tipos de ação que atrapalham sua rotina, os rivais mais comuns da produtividade, e o que você pode fazer, como um empreendedor varejista, para aumentar seu nível de produtividade um pouquinho a cada dia. Veja como identificar os fatores que interferem na produtividade.

Ocupado x Produtivo: entenda a diferença

O primeiro passo é entender o tipo de ação que você realiza com a intenção de ser mais produtivo, mas que na verdade surte um efeito contrário.

Fazer várias tarefas ao mesmo tempo, o chamado multitasking, é provavelmente o tipo de comportamento favorito dos empreendedores, que tendem a sofrer da chamada “Síndrome do super-herói”, ou seja, pensam que podem dar conta de tudo o que precisa ser feito no negócio e fazem isso melhor do que ninguém.

No fim das contas, acabam sobrecarregados, fazendo malabarismo com um monte de coisas ao mesmo tempo para tentar finalizar suas atividades dentro do prazo.

Ainda que você seja um ótimo empreendedor, sabe que não é possível fazer absolutamente tudo sozinho o tempo todo. E a ideia de que é possível fazer mais ao se alternar a execução de tarefas também não é verdade.

As pesquisas mostram que realizar ao mesmo tempo um pequeno número de tarefas relacionadas pode gerar um certo benefício. No entanto, à medida que o número de tarefas aumenta, essa vantagem pode ser um tanto ilusória.

E, ainda por cima, você acaba ficando mais lento para finalizar as tarefas do que estivesse fazendo uma de cada vez.

Outra armadilha é a tentativa de produzir mais simplesmente trabalhando mais e deixando de lado as refeições e os intervalos de descanso. É um tiro pela culatra, porque a capacidade do cérebro de manter o foco e a criatividade não é infinita.

A gestão de tempo é tudo! Fazer pausas dá ao cérebro a oportunidade de “recarregar as baterias”. Por isso, a falta de descanso aumenta o estresse e consome não apenas sua energia mental mas também a física.

E caso você esteja considerando a possibilidade de não dormir a fim de trabalhar mais, saiba que na realidade está dando um tiro no pé. Dormir pouco traz como consequência diversos problemas de produtividade.

Para atingir o nível máximo de funcionalidade e produtividade, você precisa descansar e dormir o suficiente. Deixar de fazer ambas as coisas reduz a eficiência, e acaba por minar seu propósito de vencer o cansaço e a ideia inicial de fazer seu dia render mais.

Aprenda a identificar e eliminar outros fatores de redução da produtividade

Evite interrupções

Há várias outras coisas que você talvez não faça de propósito, mas que no entanto limitam sua capacidade de produzir mais. Por exemplo, interrupções e distrações que tiram você do foco da tarefa a ser feita e acabam com seu objetivo de completar o que tem de ser concluído conforme a sua gestão do tempo.

Por que? Pode-se levar até meia hora para retomar o foco e voltar para o que estava fazendo.

E as reuniões, com certeza, contam como interrupções. Agende as reuniões para o início ou para o final da jornada de trabalho, de modo que não fiquem espalhadas em sua agenda, sendo fonte de interrupções constantes.  Ou então evite reuniões o máximo que puder.

Defina um tempo específico para as tarefas

Garanta que as reuniões - ou as tarefas - não durem tempo demais. Em vez de agendar reuniões ou chamadas telefônicas muito longas, estabeleça um limite de 15 a 30 minutos.

Com tarefas, faça a mesma coisa. No lugar de alocar o dia inteiro para concluir um projeto, defina um prazo de 2 horas.

Se você optar por um prazo mais restrito para realizar uma tarefa, verá que consegue trabalhar dentro desse período. É o que prega a Lei de Parkinson, ou seja, a ideia de que o tempo para realizar uma tarefa será o tempo que você alocar para ela.

Em outras palavras, se você reservar um dia inteiro para finalizar uma atividade, provavelmente levará esse tempo de fato. Limitar o prazo para algumas horas pode aumentar sua produtividade porque você se esforçará para trabalhar mais rápido.

Seja específico em relação à sua lista de tarefas

A ambiguidade também atrapalha a produtividade no ambiente de trabalho e a gestão do tempo. Uma lista vaga de tarefas não é muito eficaz.

Pense bem: Ao escrever um bilhete com a mensagem “Ligar para o João”, você saberia exatamente o que tem de fazer?

Por que você tem de ligar? Quando? Para qual número de telefone? É você que vai ligar para o João, ou ele para você? Você precisa se preparar para a ligação?

Você deve ter todas essas respostas em mente antes de ligar, o que demanda tempo e energia. Muito mais fácil seria você incluir essas informações ao programar a tarefa.

Outro exemplo: pense num grande projeto em que você está envolvido, digamos, “lançar uma nova linha de produtos”. É algo extremamente ambíguo e que não mostra um rumo a seguir, além de se tornar uma tarefa estressante se não for detalhada e divida em tarefas menores.

A ambiguidade dá margem à procrastinação e impede que você arregace as mangas e complete a tarefa. Evite a ambiguidade ao máximo!

Utilize estratégias para aumentar a produtividade

Empreendedores que atuam no varejo não têm a mesma rotina típica de escritório, por isso vários dos “macetes” para turbinar a produtividade não se aplicam. No entanto, existem truques e dicas para que o dia renda mais, fazendo um bom gerenciamento de tempo.

Tente melhorar a produtividade administrativa

Ao lidar com tarefas administrativas, tente completar uma quantidade maior de tarefas no escritório.

• Gerencie seu tempo com sabedoria. Existem dezenas de estratégias e métodos diferentes para se fazer isso. Teste algumas opções e veja quais funcionam melhor no seu caso. Se derem certo, passe a utilizá-las diariamente. As alternativas incluem a técnica Pomodoro, a estratégia de Seinfeld, ou a abordagem “A Arte de fazer Acontecer”.
• Automatize. Utilize processos e sistemas capazes de enviar, automaticamente, campanhas por e-mail ou divulgar descontos para sua base de clientes, ou ainda monitorar o envio e entrega de pedidos.
• Terceirize, na medida do possível. Se você está sempre atrasado com as tarefas, exausto ou com sobrecarga de trabalho, talvez seja a hora de expandir a equipe. Por exemplo, contratar consultores de vendas, funcionários para cuidar dos pedidos, ou quem sabe um assistente administrativo. No entanto, se você ainda não tem condições de contratar alguém em tempo integral, uma alternativa é recorrer a profissionais autônomos que possam ajudar você a dar conta do fluxo de tarefas.

Compacte seu dia

Talvez você fique pouco tempo de fato trabalhando dentro do escritório. Por isso, durante sua movimentação diária, lembre-se do seguinte:

• Organize todos os horários no escritório. Não deixe nada ao acaso se você pretende que as coisas sejam realmente feitas. Reserve horários na sua agenda para que cada tarefa seja realizada no momento pretendido.
• Agrupe suas tarefas (ou compromissos) no ambiente de trabalho. Você pode fazer mais em menos tempo se agendar tarefas ou compromissos semelhantes em sequência. Controle sua agenda e tente marcar todas as reuniões na mesma região para o mesmo dia, e todas pela manhã ou no fim da tarde. Caso tenha de fazer diversas visitas, planeje as rotas com antecedência para poder escolher as melhores opções de itinerário.
• Elimine o maior número possível de reuniões. Certos tipos de reunião acabam com sua produtividade. A comunicação por e-mail permite que você responda às mensagens na hora que puder, quando for mais conveniente (de preferência, não no meio de um dia produtivo de trabalho). Se não conseguir escapar de uma reunião, primeiro tente agendar uma chamada telefônica ou uma videoconferência. Assim, você reduz tempo de deslocamento que poderá utilizar para dar conta de sua lista de tarefas.

Estimule seus colaboradores a trabalharem de forma produtiva

No papel de empreendedor varejista, você não pode focar apenas em você: sua equipe também precisa estar motivada para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho e administrar o tempo. Seguem algumas dicas de como estimular seus colaboradores:

• Pague um salário justo. O dinheiro não é o único fator de motivação, mas é importante. Colaboradores que recebem uma remuneração compatível com o cargo, as responsabilidades e a experiência, tendem a produzir mais e com mais qualidade em comparação com os que ganham pouco e se sentem desvalorizados.
• Disponibilize as ferramentas necessárias para que executem bem o trabalho. Não tem como ser produtivo com sistemas defasados, problemas de tecnologia e falta de recursos. Opere com os sistemas de pontos de venda mais recentes, faça a atualização de ferramentas e softwares periodicamente, e empodere sua equipe com oportunidades de treinamento e informações para que alcancem o sucesso.
• Elogie e premie os colaboradores que aceitam o desafio de aumentar a produtividade a fim de reconhecer os seus esforços. Isso não apenas vai manter a motivação desses colaboradores, mas também servir de inspiração para que outros membros da equipe façam a mesma coisa.

Como turbinar sua produtividade?

Talvez a coisa mais importante que um empreendedor no ramo varejista deva saber é que pequenos ganhos geram grandes resultados.

Você não tem de comprimir sua rotina atual de 10 horas diárias em 4 até o final da semana, e sim fazer uma boa administração do tempo. Experimente pôr em prática uma ideia de cada vez e tenha como meta aumentar aos poucos a sua eficiência e a de sua equipe. Com o tempo, uma pequena vantagem pode se transformar em um grande benefício.

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Sobre a autora

Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.

Post original em inglês: Kali Hawlk

Tradução e localização: Armando Silveiro

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