创业之路充满了里程碑。
这些里程碑包括你的产品准备上市，你向全世界推出在线商店，以及你拿下首单——这是一个值得庆祝的重要时刻。作为一名电商创业者，没有什么比看到资金开始流入银行账户更令人兴奋的了。
但是，在你开启香槟庆祝之前，制定一个跟踪并管理收入和支出的计划是非常重要的。换句话说，你需要一个电商会计系统。
什么是电商会计？
电商会计是记录、组织和管理与电商公司运营相关的所有财务数据和商业交易的实践。可以将其视为小企业会计的一个子集，专门处理电商从业者的独特需求。
从最基本的角度来看，会计是跟踪和记录交易情况，并将每一笔交易分类为收入或支出的实践。听起来很简单，对吧？
然而，如果你对财务不太熟悉，可能会在会计术语中迷失。为便于理解，以下列出了电商会计的关键组成部分：
- 采购订单。采购订单是客户发出的具有法律约束力的文件，指明他们希望购买的商品数量和类型，并承诺支付这些商品的固定价格。尽管采购订单并不是付款，但它应包含付款细节。你的公司可能会依据采购订单向供应商采购原材料，或者客户可能会向你提交一个购买特定数量商品或服务的订单。
- 销售订单。销售订单是由卖方准备的文件（通常用于回复采购订单），概述销售的所有细节。销售订单应包括客户信息、商品描述和数量、销售金额、付款信息以及送货地址和日期。
- 应付账款和应收账款。 这些术语指的是未支付的账单和发票，或者是尚未支付的总费用和尚未收到的总收入。
- 销售成本（COGS）。这是生产和分销产品的总成本。计算时通常包括运输、仓储、信用卡费用以及与销售产品直接相关的其他费用。它不包括工资、市场营销、软件许可证或办公空间等间接费用。
- 电商销售税。这指的是电商企业向购买者居住的地区支付的税款。也就是说，如果卖方与该地区之间存在销售税联系（即该地区有权对企业征税），则适用此税款。（如果企业在该地区进行任何经济活动，通常会存在这种联系。）
电商会计包括哪些内容？
与所有商业会计一样，电商会计包括：
- 基本的电商记账功能，如管理发票、工资和资产负债表
- 更复杂的规划和报告功能，如编制财务报表，创建战略税务计划
税务管理、记账和增长规划通常是三个主要的重点领域。
税务管理
税务管理可能很复杂，错误的申报或对税法的误解可能对企业主造成严重后果。这就是为什么税务管理（包括税务规划和准备）是许多会计事务所的核心服务。
电商税务管理包括跟踪和提交所有适用的省份和地方税，计算和申报季度预估税，年终申报，以及向合同工分分发相关申报表。
确定电商卖家何时必须收取销售税可能很复杂，尤其是不同省份的规定各不相同。一般来说，如果卖方在某个地区有大额业务（也称为销售税联系），则该卖方有责任为该地区居民进行的任何购买收取和缴纳销售税。
电商公司在其总部所在地区始终具有销售税联系。其他常见触发因素包括在某地区拥有实体位置或仓库、在某地区有员工或运输合作伙伴、参加某地区的贸易展，或在特定地区的销售额超过某一金额。
记账
准确的记账是所有商业规划和运营的基本要求。这包括跟踪并分类收入和支出、库存管理以及审查资产负债表。
它还包括跟踪客户退货，这可以增强客户忠诚度，但也可能导致记账上的麻烦。如果跟踪不当，一次退货可能会同时影响销售、库存、支出、预测和销售税记录。
电商会计系统应考虑客户退货情况，并接受退货而不影响财务报告。
增长规划
没有什么比扩展业务更令人兴奋的了。值得庆幸的是，电商会计不仅仅是企业主必须掌握的技能，它也是收集实现业务目标所需信息的过程。
电商会计可以帮助你分析：
- 哪些产品或服务为公司带来的利润最高
- 利润随时间的变化情况
- 最大的支出和负债
- 提高利润率的机会
它还可以为你提供财务基准，帮助你衡量新业务成功与否（例如，新市场营销活动的投资回报率），并战略性地考虑下一步。
你是否有能力收购竞争对手？你每年在运输上的支出是多少，是否可以节省其他地区的仓储成本？下一个旺季是什么时候，你准备好了吗？
电商会计还包括生成财务报告，如损益表和现金流量表。可以将这些视为业务的使用手册——财务报表和报告代表了你需要了解的关于公司运作的所有信息。
电商企业主需要跟踪哪些内容？
商业会计需要跟踪公司的所有交易、库存和财务数据。这包括现金流、毛利润、资产负债表和损益表（P&L）等指标。
- 现金流。现金流是资金进出企业的流动。现金流管理可以帮助履行所有义务，避免产生意外债务。
- 毛利润。 作为经营企业的关键指标之一，毛利润指的是总收入减去销售成本。用公式表示为：毛利润 = 收入 - 销售成本。
- 毛利率。 毛利率是使用与毛利润相同的数据计算得出，但该指标以总收入的百分比表示。计算毛利率的公式为：毛利率 = (收入 - 销售成本) / 收入。例如，如果你的公司销售商品的收入为10000元，而成本为4000元，则你的毛利润为6000元，毛利率为60%。
- 资产负债表。 资产负债表包括三个主要类别：资产（包括现金、应收账款和库存）、负债（包括应付账款、工资和所得税）以及所有股东的合并权益。
- 损益。 损益表提供了企业在特定时间段内盈利能力的全面视图。计算方式是总收入减去与经营企业相关的所有成本，包括销售成本、市场营销费用、工资和间接费用。如果这个数字为正，说明在指定时间段内盈利；如果为负，说明存在亏损。
适用于电商卖家的会计方法
有许多不同的会计提供商可供选择——从会计软件平台到传统会计事务所。然而，在开始与供应商合作之前，你需要选择一种会计方法。
两种会计方法是现金会计和权责发生制会计。电商公司可以使用任一方法，但不能同时使用这两种方法。切换方法需要向税务局提交文件。
现金基础会计
现金会计是一种衡量现金转移的会计方法。
以下是现金基础会计的示例：
| 日期 | 交易 | 现金收入 | 现金支出 | 净现金流 |
|---|---|---|---|---|
| 1月1日 | 以10000元开始运营 | 10000元 | 10000元 | |
| 1月5日 | 支付1月租金：2000元 | 2000元 | 8000元 | |
| 1月10日 | 提供服务：费用5000元 | 5000元 | 8000元 | |
| 1月15日 | 支付办公用品：费用50元 | 50元 | 7950元 | |
| 1月25日 | 收到服务费用 | 5000元 | 12950元 | |
| 1月30日 | 支付员工工资：6000元 | 6000元 | 6950元 |
看起来简单，对吧？例如，你收到一个800元的手工咖啡桌的采购订单，你制作桌子，然后将桌子运送给客户。使用现金会计方法，你只有在买方的付款进入你的账户后才记录收入。
支出也是如此。例如，你在第二季度初拍摄了一系列产品视频，你欠一位摄像师10000元。但由于在第一季度结束时这10000元仍在你的银行账户中，你最终将在第一季度为其缴税。就会计而言，这笔债务只有在资金离开你的账户时才算数。
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权责发生制会计
权责发生制会计与现金会计不同，它在赚取利润或费用发生时记录交易，而不是在付款时。
通常大型公司会更多地使用权责发生制方法，与现金基础方法相比，它需要掌握更多的专业会计知识，并进行更积极的账户管理。
这种方法能更准确地描述公司财务状况，但它也比现金基础会计更复杂。权责发生制会计是公认会计原则（GAAP）要求采用的方法。
以下是其工作原理：
| 日期 | 交易 | 收入 | 支出 | 净收入 |
|---|---|---|---|---|
| 1月1日 | 以10000元开始运营 | 10000元 | 10000元 | |
| 1月5日 | 支付1月租金（2000元） | 2000元 | 8000元 | |
| 1月10日 | 提供服务，费用5000元 | 5000元 | 13000元 | |
| 1月15日 | 支付办公用品（50元） | 50元 | 12950元 | |
| 1月25日 | 收到服务付款 | 5000元 | 17950元 | |
| 1月30日 | 支付员工工资（6000元） | 6000元 | 11950元 |
虽然权责发生制会计可以提供更准确的长期财务状况图景，但它可能会导致企业主误判其账户的当前状态。例如，上述咖啡桌制造商在桌子完工后将“赚取”800元，但她的商业银行账户可能仍然没有进账。
最佳电商会计软件
让我们看看可以在电商业务中使用的顶级小企业会计软件。
QuickBooks Online
QuickBooks
QuickBooks Online是一款全面的云会计软件，为电商商店提供自动化功能。它能与热门的在线销售渠道（如Shopify）集成。使用该软件，企业主无需手动输入和交叉检查不同商店的销售和付款情况。
功能包括：
- 无缝集成：将电商平台和商城与QuickBooks集成，自动导入销售和付款数据，并将其映射到正确的账户。
- 智能匹配：QuickBooks将收入、税款和费用自动分解到各个销售渠道，并将付款与银行存款进行匹配。
- 趋势分析：提供有关销售、收入和畅销产品的见解。生成详细报告，分析不同销售渠道的业务表现。
- 税务管理：通过自动化的详细财务分析，QuickBooks帮助你进行税收抵免，使报税更轻松。
Xero
Xero
Xero提供适用于中小型企业的云会计软件。它提供一系列资金管理功能，包括用户数量不限、复式记账和预算支持。你还可以自定义仪表板，以便一次性查看所有电商指标。
功能包括：
- 集成800多款应用：与各种第三方应用程序集成，包括Shopify和Stripe，功能强大。
- 用户数量不限：可以根据需要设置任意数量的软件用户，并为不同账户设置多个控制级别。
- 发票和报价：提供可自定义的发票模板，具有创建和发送报价的功能。还包括自动提醒、定期开票的选项，能向其他Xero用户收付款。
- 费用跟踪：直接将信用卡和银行账户绑定到应用程序，对费用进行分类，对交易进行拆分，并记住之前使用的交易类别。
Zoho Books
Zoho Books
Zoho Books是一个全面的平台，用于管理记账任务和交易。它能以安全、统一的方式来处理公司的账单和发票，管理银行对账单，并控制支出。
功能包括：
- 导入：能够导入和管理现有数据，操作简单。
- 定制：可以根据业务需求和品牌形象，定制销售和采购交易模板。
- 自动化：通过自动化工作流程，排列任务优先级，进行多任务管理。这包括电子邮件提醒、字段更新和应用内通知。
- 文档管理：集中管理所有文档，允许在交易记录中上传和添加收据等文档。文档还可以直接发送到收件箱，自动进行分类和处理。
如何选择合适的电商会计软件
选择适合的最佳电商会计解决方案，是一个重大决定。在比较不同选项时，请记住以下考虑因素：
- 集成：当你将两个系统集成时，可以轻松进行数据的自动化传输，保持库存水平准确，并简化税务合规工作。
- 可扩展性：随着业务增长，你的会计需求也会变化。寻找提供不同定价计划或套餐的软件，以便随着需求增加而升级。
- 功能：寻找节省时间的工具，如自动开票、费用跟踪、销售税计算、工资和多货币支持，以帮助简化管理任务。
- 易用性：无需花太多时间学习如何使用软件（或培训你的团队）。软件的界面直观清晰。
- 客户支持：遇到问题时，良好的支持无疑是救命稻草。寻找提供强大客户服务的软件，包括在线聊天、电话支持和丰富的知识库。
- 安全性：财务数据是敏感信息。确保你的软件具有双重身份验证、数据加密和定期备份等保护信息的功能。
- 良好的评价：查看其他电商企业的评价。可以浏览G2或Shopify应用商店等网站，了解软件的优缺点。
总的来说，最适合你的软件取决于你的具体情况。在正式使用之前，先进行免费试用，看看它是否具备你所需的所有功能。
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电商会计最佳实践
会计规则和税务法规因国家和省份而异，因此了解最新信息对成功至关重要。即使会计不是你的强项，也有一些简单的指导方针可以为你提供帮助，确保电商业务的顺利运营。
无论你是经营电商业务的新手还是熟手，这里有七个最佳会计实践，供你参考：
- 优先确保良好的记账：保持账目平衡是有效电商会计的关键。准确记录所有财务交易，包括销售、采购、收入和支出。这样，你就能清楚地了解自己的财务状况。
- 尽可能自动化：借助技术，许多会计任务可实现自动化。你可以使用软件来跟踪销售、计算税款，甚至代表你发送发票。这减少了人为错误的风险，节省了时间。
- 使用电商会计软件：有许多适用于在线业务的会计软件解决方案可以与电商平台集成。这些系统可以帮助管理和核对销售、库存和支出。
- 定期对账：养成定期核对财务记录和银行对账单的习惯，以确保一切匹配。这可以帮助你在问题变得严重之前发现并纠正错误。
- 跟踪库存：优秀的库存管理对于电商企业至关重要。你需要知道自己的库存中有什么，哪些商品在销售，哪些商品缺货。会计软件可以提供库存跟踪功能，你也可以使用专门的库存管理系统。
- 监控现金流：关注现金流——你的企业有多少钱进账和出账。正现金流意味着资金流入，你的企业财务健康，但如果流出的钱多于流入的钱，那么你需要迅速解决这个问题。
- 了解销售税：销售税对于电商企业来说是复杂的，尤其是当你面向不同省份或国家的客户进行销售时。了解相关义务，确保你收取和缴纳正确金额的销售税。
电商会计常见问题
如何进行电商企业的会计工作？
电商会计涉及在线交易的会计工作，这些交易通常通过信用卡或其他数字支付系统付款。与传统零售店不同，电商公司必须跟踪和核对多个来源（如PayPal和Stripe）的销售、退货、退款和付款情况。此外，电商公司还必须核算和跟踪库存、运输、税务和其他交易数据。
电商常见的会计问题是什么？
电商会计面临多个问题，包括依据“经济联系”规则而管理不同司法管辖区的销售税的责任。它还涉及复杂的库存管理任务，需要跟踪商品在多个仓库或订单履行中心的状态和位置。其他问题包括跟踪电商平台收取的各种卖方费用、处理产品退货并确保准确核算，以及访问实时数据分析结果时可能受限，这不利于主动决策。
电商会计的好处是什么？
记账和会计对电商企业至关重要，原因有很多。首先，准确的记账和会计对于跟踪现金流和了解企业的财务健康状况至关重要。这些信息可以帮助指导商业决策，并确保企业遵守所有适用的法规。此外，良好的记账和会计实践有助于企业发现可以降低成本和增加销售的领域。最后，通过跟踪财务信息，企业可以更好地规划税务、跟踪客户付款和管理库存。
电商企业需要会计师吗？
这取决于电商企业的规模。如果你刚刚起步，可能不需要会计师。然而，如果业务正在增长，并且你需要有人来帮你处理税务和其他财务问题，会计师可能会很有帮助。
