Ben je van plan om een zakelijk voorstel te schrijven? Volg dan de stappen hieronder en maak gebruik van de voorbeelden en een gratis sjabloon voor een zakelijk voorstel.
Een zakelijk voorstel, ook wel een offerte genoemd, is essentieel voor het sluiten van lucratieve deals en het winnen van klanten. Toch weten weinig mensen hoe ze een zakelijk voorstel moeten schrijven wanneer ze een bedrijf starten. Het schrijven van een zakelijk voorstel kan ook tijdrovend zijn, omdat het een bepaald niveau van maatwerk vereist.
Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding over hoe je een zakelijk voorstel voor jouw merk schrijft, met tips en voorbeelden. Gebruik deze gids en het onderstaande sjabloon om een effectief zakelijk voorstel te schrijven.
Wat is een zakelijk voorstel?
Een zakelijk voorstel is een document dat naar potentiële partners, klanten of investeerders wordt gestuurd in de hoop met hen samen te werken aan een specifiek project, in partnerschap of via investering.
Op zijn minst moet een zakelijk voorstel voldoen aan de behoeften van potentiële partners en hen laten zien waarom jouw bedrijf het beste is om aan die behoeften te voldoen. Voor bedrijven die zich richten op business-to-business (B2B) diensten en op zoek zijn naar investeringen, is het belangrijk om te weten hoe je een effectief zakelijk voorstel schrijft.
Soorten zakelijke voorstellen
Er zijn verschillende soorten zakelijke voorstellen, afhankelijk van de dienst en de aard van het project, maar ze vallen doorgaans in één van drie categorieën:
Formeel aangevraagde voorstellen
Formeel aangevraagde offertes worden gebruikt wanneer een klant met wie je hoopt samen te werken om een voorstel vraagt, meestal via een openbaar gepubliceerde aanvraag. In reactie op deze aanvraag schrijft jouw bedrijf een voorgestelde oplossing op basis van de specifieke behoeften en vereisten van deze potentiële klant.
Informeel aangevraagde zakelijke voorstellen
Informeel aangevraagde zakelijke voorstellen worden meestal geschreven na gesprekken tussen een potentiële klant en een leverancier. In dit geval vraagt de klant meestal niet om concurrerende voorstellen en er zijn vaak ook weinig formele eisen.
Ongevraagde zakelijke voorstellen
Dit soort offertes zijn meestal meer algemeen van aard en dienen vaak als marketingmateriaal. Ongevraagde voorstellen komen vaak voor op beurzen of andere openbare locaties waar een bedrijf op zoek is naar potentiële klanten, partners of investeerders. Hoewel ze in de juiste context zakelijke kansen kunnen genereren, kunnen ongevraagde zakelijke voorstellen soms als opdringerig of, erger nog, onprofessioneel worden gezien.
Voorbeeld van een zakelijk voorstel
Het is moeilijk te weten hoe een zakelijk voorstel er uit moet zien als je er nog nooit een hebt geschreven. Het onderstaande voorbeeld van het hypothetische tuinbedrijf Bij De Hand stuurt je in ieder geval in de goede richting. Dit voorbeeld is gemaakt met behulp van het gratis sjabloon voor bedrijfsplannen van Shopify:
Deze titelpagina is eenvoudig en doelgericht, met de nadruk op de naam van de klant en het project.
De begeleidende brief introduceert kort het zakelijk voorstel. Het is geschreven door een individu en biedt een oproep tot actie zonder te opdringerig of overweldigend te zijn voor de lezer met details van het voorstel.
Als je voorgestelde oplossing veel details bevat, is het een goed idee om een samenvatting toe te voegen. De samenvatting van Bij De Hand geeft een kort overzicht van het probleem van de klant en de voorgestelde oplossing.
De volgende pagina's bevatten meer details, inclusief een voorgestelde tijdlijn voor het project. Opsommingstekens en tabellen zijn een goede manier om de tekstblokken in deze sectie op te splitsen.
Bij De Hand biedt drie verschillende pakketten aan met een korte beschrijving bij ieder pakket. Dit is nuttig in de vroege fasen van een voorstel omdat het je klanten flexibiliteit biedt. Mocht de klant van Bij De Hand besluiten om verder te gaan, dan zou hij waarschijnlijk een gedetailleerdere (en juridisch bindende) beschrijving van de kosten voor elke dienst ontvangen, maar dit is een goede voorlopige samenvatting.
De Over ons-pagina legt de kwalificaties van Bij De Hand voor dit project uit (‘20 jaar gecombineerde ervaring’) en bevat de missie, waarden en het ontstaan van het bedrijf. Overweeg om citaten van oprichters aan deze sectie toe te voegen, zoals Bij De Hand doet.
Dit is een voorbeeld van het schrijven van een zakelijk voorstel in een vroege fase, dat niet juridisch bindend is. Een juridisch bindend voorstel zou meer gedetailleerde voorwaarden en ruimte voor de klant om te tekenen bevatten. Als je voorstel niet juridisch bindend is, laat je klant dan weten dat prijzen kunnen veranderen.
Eenvoudig te gebruiken sjabloon voor zakelijke voorstellen
Het gratis sjabloon van Shopify voor zakelijke voorstellen is eenvoudig aan te passen en biedt schrijfopdrachten voor elke sectie. Het is een geweldige optie als je een sjabloon wilt dat er professioneel uitziet en begeleiding biedt tijdens het schrijven van een zakelijk voorstel.
Hoe schrijf je een zakelijk voorstel?
- Maak je titelpagina
- Schrijf een begeleidende brief
- Schrijf een samenvatting
- Breng het probleem van de klant en jouw oplossing in kaart
- Maak een prijzentabel
- Deel je merkverhaal
- Vat je kwalificaties samen
- Leg de voorwaarden van de overeenkomst vast
Zakelijke voorstellen kunnen variëren in hoe ze zijn geschreven, maar er zijn een paar elementen die ze allemaal moeten bevatten. Je kunt altijd een gratis sjabloon voor zakelijke voorstellen gebruiken om op koers te blijven.
1. Maak je titelpagina
De titelpagina fungeert als de “omslag” van je voorstel, dus een aantrekkelijk ontwerp is bijzonder belangrijk. Je titelpagina moet basisinformatie over je bedrijf en het voorstel bevatten. Dit omvat de titel van het voorstel, de naam en contactinformatie van je bedrijf, en de datum waarop je het voorstel indient.
Je titelpagina moet professioneel zijn, de aandacht van de lezer trekken en hen uitnodigen om verder te lezen. Het zet de toon voor je voorstel; net als bij een advertentie moet het dus de stijl en het karakter van je merk overbrengen. Het is meestal ook een goed idee om je bedrijfslogo op te nemen.
Vermijd ingewikkelde afbeeldingen die afleiden van de centrale boodschap van het voorstel. De omslag van je zakelijk voorstel is het eerste wat je klant zal zien, dus het is belangrijk om je merk op een beknopte manier over te brengen.
2. Schrijf een begeleidende brief
Je begeleidende brief dient als een introductie van jou en je bedrijf. Je begeleidende brief moet niet langer zijn dan één pagina. In een paar alinea's beschrijf je kort de achtergrond van je bedrijf, de missie en je ‘unique selling proposition’, de unieke verkooppunten van je bedrijf.
Je begeleidende brief moet vriendelijk en beleefd zijn. Vermeld je contactinformatie en moedig je lezers aan om contact met je op te nemen bij vragen.
In tegenstelling tot een begeleidende brief bij een cv, zijn afbeeldingen aan te raden, vooral als ze een belangrijk aspect van de prestaties of missie van je merk illustreren.
3. Schrijf een samenvatting
De samenvatting kan het belangrijkste deel van je voorstel zijn. Het biedt details over waarom je het voorstel verstuurt en waarom jij de beste optie bent voor de klant om hun probleem op te lossen of aan hun behoeften te voldoen.
Je samenvatting fungeert als een waardepropositie die de manieren toont waarop jouw bedrijf uniek is en hoe je potentiële klant, partner of investeerder zal profiteren van samenwerken met jou.
Samenvattingen zijn beknopt, maar ze moeten wel specifiek zijn. Identificeer de exacte problemen van de klant, leg uit wat jouw bedrijf doet en schets je voorgestelde oplossingen voor de problemen van de klant. Er is geen behoefte om hier logistiek of strategieën te behandelen; dat komt later in het voorstel aan bod.
Je samenvatting moet nauwkeurig zijn afgestemd op de behoeften van de klant. Zelfs als je het zakelijke voorstel aan verschillende potentiële klanten doorgeeft, moet het gelezen worden alsof het specifiek voor één klant is geschreven. Als verschillende potentiële klanten verschillende problemen hebben, wil je je samenvatting voor elk van hen aanpassen.
Je samenvatting moet de lezer een duidelijk idee geven van hoe jouw bedrijf hen kan helpen en hen uitnodigen om verder te lezen voor meer details. De samenvatting moet specifiek genoeg zijn om als een zelfstandig document te functioneren, maar kort genoeg om aanvullende vragen te inspireren.
Je samenvatting moet twee tot vier pagina's zijn. Vergeet niet dat de details pas later komen.
4. Breng het probleem van de klant en jouw oplossing in kaart
Veel schrijvers van zakelijke voorstellen denken in termen van problemen en oplossingen. Begin ieder voorstel door de potentiële problemen van de klant te schetsen. Hiermee laat je klanten zien dat je een diepgaand begrip hebt van hun behoeften.
Probleem- en oplossingspagina's vereisen veel onderzoek. Je wilt potentiële klanten laten zien dat je je huiswerk hebt gedaan: je begrijpt hun behoeften en weet precies wat ze willen bereiken.
Hoe je de problemen en oplossingen van de klant indeelt, is aan jou. Sommige offerteschrijvers zullen een aantal probleemstellingen naast gedetailleerde leveringen opsommen. Andere voorstellen kunnen zich richten op één of twee grotere problemen en vervolgens een lijst met oplossingen bieden.
Tijdschema's zijn ook belangrijk. Potentiële klanten willen weten hoe snel je in staat bent om je oplossing in te voeren en wanneer ze resultaten kunnen verwachten. Tijdschema's beantwoorden deze vragen en zijn een handige manier om tekstblokken op te splitsen.
Het is een goed idee om je zakelijke voorstel op te splitsen in secties die elk probleem identificeren en een oplossing voorstellen. Hier zijn enkele belangrijke punten om in secties aan te pakken:
- Het probleem. Gebruik gegevens om je claims te onderbouwen en wees specifiek over waar je klant mogelijk tekortschiet in het bereiken van hun doelen.
- Implementatie. Leg gedetailleerd uit welke veranderingen je van plan bent aan te brengen, hoe lang het zal duren om deze veranderingen door te voeren, en het doel van deze veranderingen.
- Doelen. Leg uit hoe je het succes van je oplossing gaat meten en wanneer je klant resultaten van de doorgevoerde veranderingen kan verwachten.
- Voordelen. Omschrijf de verwachte resultaten van de veranderingen en leg de impact uit die deze veranderingen zullen hebben.
Je voorstel moet alle details dekken van de plannen die je gaat implementeren. Het is het beste om de tekst op te splitsen in hapklare brokken, zodat het makkelijk leesbaar is. Decoratieve afbeeldingen moeten hier worden vermeden, maar visuele hulpmiddelen zoals grafieken en diagrammen zijn geweldig om je punten te illustreren.
5. Maak een prijzentabel
Een prijzentabel moet volgen op je probleem- en oplossingspagina's. Het bevat al je producten en diensten, gekoppeld aan hun prijsinformatie.
Hoe je je prijsstrategie structureert, is grotendeels afhankelijk van het type dienst of product dat je aanbiedt. Maar het is meestal een goed idee om potentiële klanten opties te bieden. Een enkele vaste prijs maakt van je voorstel een ja-of-nee-vraag, wat gemakkelijk te verwerpen is.
Het toevoegen van prijsopties biedt klanten een meer onderhandelbaar startpunt, waardoor het gesprek over hun specifieke behoeften wordt geopend, in plaats van een eindpunt te zijn.
Transparantie is cruciaal in deze sectie. Zorg ervoor dat het makkelijk te begrijpen is waar klanten voor betalen en welke opties ze hebben om je dienst aan te passen. Niemand houdt van verborgen kosten of kleine lettertjes. Vermeld alle details van je prijsopties op een duidelijke en beknopte manier.
Afhankelijk van je vakgebied wil je misschien geen gedetailleerde prijsinformatie opnemen voordat er serieuze gesprekken zijn gevoerd, maar het is belangrijk om de gewoonte te ontwikkelen om je prijzen effectief te communiceren.
6. Deel je merkverhaal
Potentiële klanten willen niet alleen je strategie kennen, ze willen ook weten wie je bent. Creëer een boeiend verhaal dat de lezers helpt een verbinding met jouw bedrijf te vormen. Enkele elementen van merkverhalen die je mogelijk wilt opnemen zijn:
- Setting. Bouw de scène: Introduceer de hoofdrolspelers van het verhaal (jijzelf en je medeoprichters) en beschrijf hoe jullie samen zijn gekomen om je bedrijf op te richten.
- Conflict. Welk probleem inspireerde je om je bedrijf te starten? Beschrijf het probleem dat jouw bedrijf probeert op te lossen.
- Plot. Hoe hebben jij en je team geprobeerd de oplossing voor je probleem te vinden? Welke uitdagingen kwamen jullie tegen en hoe hebben jullie deze overwonnen?
- Resolutie. Wat was je oplossing? Hoe heeft het jouw sector veranderd? Welke mijlpalen heb je bereikt?
- Personages. Stel je team voor. Geef korte biografieën van je teamleden en introduceer je potentiële partners bij de mensen met wie ze aan hun project zullen werken.
- Ontknoping. Wat komt er daarna? Beschrijf wat je in de toekomst voor je bedrijf ziet. Praat over hoe je van plan bent je doelen te blijven nastreven. Zorg ervoor dat je jezelf voorbereidt op een goed vervolg.
7. Vat je kwalificaties samen
In je begeleidende brief heb je aangestipt wat jouw bedrijf uniek maakt om de problemen van je klanten op te lossen. In de kwalificatiesamenvatting ga je op de details in: waarom is jouw bedrijf het beste gekwalificeerd om klanten te helpen hun doelen te bereiken?
De beste kwalificatiesamenvattingen vertrouwen op sociale bewijskracht om hun zaak te onderbouwen. Neem casestudy's van eerdere klanten op, klantgetuigenissen, lof op sociale media, aanbevelingen van vertrouwde experts in jouw vakgebied en alles wat de waarde die je aan je klanten biedt kan aantonen.
8. Leg de voorwaarden van de overeenkomst vast.
Aan het einde van je zakelijk voorstel schrijf je de voorwaarden van je voorstel uit. Sommige voorstellen kunnen juridisch bindend zijn, dus werk samen met een juridisch expert om deze sectie op te stellen.
Niet alle zakelijke voorstellen bevatten een contract, dus als je offerte bedoeld is om je klant naar verdere onderhandelingen te trekken, kun je gewoon een eenvoudige call-to-action opnemen die contactinformatie weergeeft.
Als je wel een juridisch bindend contract opneemt, zorg er dan voor dat je klanten ruimte hebben om de overeenkomst te ondertekenen of hun voorkeur voor verdere stappen aan te geven.
Hoe volg je je zakelijk voorstel op?
- Geef de potentiële klant tijd
- Trek hun aandacht met een goede onderwerpregel
- Wees beknopt
- Vermijd opdringerige, verkooptaal
- Wees vriendelijk, benaderbaar en authentiek
- Weet wanneer je moet stoppen
Wachten op een reactie van klanten tijdens het verkoopproces kan zenuwslopend zijn, maar het is belangrijk om geduldig te blijven. Geef potentiële besluitvormers wat tijd; vergeet niet dat ze ook de dagelijkse routine van hun bedrijf moeten beheren.
Heb je nog niets gehoord en wil je ze een duwtje in de rug geven? Hier zijn dan een paar tips voor het opvolgen van je voorstel:
Geef de potentiële klant tijd
Wacht minstens een week voordat je een follow-up stuurt. Als de klant de ontvangst van je voorstel heeft bevestigd, geef ze dan een week vanaf de datum van bevestiging. Houd er rekening mee dat ze misschien je voorstel met hun team willen bespreken voordat ze weer contact met je opnemen.
Trek hun aandacht met een goede onderwerpregel
Net als bij andere vormen van e-mailmarketing, zal een aantrekkelijke onderwerpregel de kans vergroten dat potentiële klanten je e-mail openen.
Wees beknopt
Er is geen behoefte om hier in detail te treden; laat je voorstel voor zich spreken! Gebruik je follow-up om te benadrukken dat je beschikbaar bent voor vragen, en maak het makkelijk voor de klant om contact met je op te nemen.
Vermijd opdringerige, verkooptaal
Je doel hier is om een partner te winnen, niet om een snelle verkoop te maken. Opdringerige reclame-clichés zoals "Mis deze spannende kans niet!" kunnen potentiële klanten afschrikken.
Wees vriendelijk, benaderbaar en authentiek
Je follow-up is een kans om een voorproefje te geven van hoe het zal zijn om met jou samen te werken. Wees beleefd maar vriendelijk, alsof je contact opneemt met je favoriete collega.
Weet wanneer je moet stoppen
Het is makkelijk om één of twee e-mails te negeren, maar veel moeilijker om er drie of vier te negeren. Als je klant niet heeft gereageerd op drie follow-ups, is het tijd om verder te gaan.
Veelgestelde vragen over het schrijven van een zakelijk voorstel
Hoe lang moet een zakelijk voorstel zijn?
Een zakelijk voorstel is het liefst minder dan 10 pagina's lang, maar de lengte hangt grotendeels af van het type voorstel dat je schrijft en hoe ver je diensten reiken. Dingen zoals je begeleidende brief, samenvatting en prijspagina moeten kort worden gehouden, met niet meer dan twee pagina's voor ieder onderdeel. De rest van je voorstel moet bestaan uit de voorstelpagina's, die in detail ingaan op elk aspect van je voorstel.
Wat zijn de verschillende onderdelen van een zakelijk voorstel?
Een zakelijk voorstel bestaat in ieder geval uit een titelpagina, inhoudsopgave, begeleidende brief, samenvatting, voorstelpagina's, prijspagina, aanvullende informatie over je bedrijf en de overeenkomst die je voorstelt.
Wat is de basisvorm voor een zakelijk voorstel?
Een basisofferte omvat alle hierboven genoemde elementen. Verschillende sectoren kunnen unieke kenmerken bevatten (bijvoorbeeld, een appontwikkelaar kan interactieve elementen opnemen om te illustreren hoe hun product werkt), maar de bovengenoemde aspecten worden beschouwd als standaard kenmerken van zakelijke voorstellen.
Hoe schrijf je een zakelijk voorstel?
Begin met het kiezen uit het online aanbod van gratis sjablonen voor zakelijke voorstellen en overweeg wat jouw bedrijf anders maakt dan de concurrentie. Waarom ben jij in de beste positie om potentiële klanten met hun behoeften te helpen? Wees specifiek over waar je klanten mee kunt helpen en maak het makkelijk voor hen om te ontdekken hoe ze contact met je kunnen opnemen als ze vragen hebben.
