Quando le aziende diventano più complesse, possono anche diventare meno efficienti. Man mano che il tuo team si allarga, avrai bisogno di un'infrastruttura più sofisticata per far sì che la tua azienda funzioni al meglio. Senza un piano preciso può essere complicato capire se stai davvero massimizzando la produttività in tutte le aree del tuo business crescente.
Comprendere le operazioni aziendali può aiutare i proprietari di business a mantenere alta l'efficienza durante il processo di espansione. Ecco come ottimizzare le operazioni aziendali per garantire il successo della tua azienda.
Cosa sono le operazioni aziendali?
Le operazioni aziendali sono l'insieme di compiti e processi di routine che un'azienda svolge per generare profitti. Operazioni efficienti massimizzano le risorse di un'azienda, riducendo i costi associati alle attività quotidiane e aumentando la produttività.
Se un'azienda cresce, anche le esigenze operative diventano più complesse. Il proprietario di una piccola impresa nel settore dell'ecommerce potrebbe riuscire a gestire ogni aspetto delle operazioni aziendali da solo, magari esternalizzando solo alcuni compiti quali la contabilità o l'elaborazione delle buste paga.
Un'azienda di grandi dimensioni, tuttavia, è possibile che impieghi più di 100 persone solo nel reparto contabilità. Di solito le grandi aziende delegano la gestione delle operazioni aziendali a un direttore operativo, che è responsabile della supervisione e del miglioramento di ogni aspetto delle attività quotidiane.
Aspetti delle operazioni aziendali
I quattro aspetti chiave di una strategia operativa sono il personale, i processi aziendali, la tecnologia e l’ubicazione degli uffici. Ecco cosa può apportare ciascuno di essi:
Personale
Con la crescita delle aziende, i proprietari tendono a essere meno coinvolti nelle operazioni quotidiane, concentrandosi piuttosto su compiti di sviluppo aziendale come incontri con investitori o pianificazione a lungo termine. Questo significa che i dipendenti di un'azienda sono responsabili dell'esecuzione di tutte (o quasi tutte) le operazioni aziendali quotidiane.
Per quanto riguarda il personale, tra le questioni da considerare attentamente ci sono l'assunzione delle persone giuste per svolgere determinati compiti e il livello di soddisfazione e di produttività dei dipendenti. Generalmente nelle grandi aziende sono i dipartimenti delle risorse umane a gestire aspetti come le assunzioni, l’onboarding, la formazione e lo sviluppo.
Processi aziendali
I processi aziendali sono protocolli ben definiti su come la tua azienda svolge le proprie attività. Le aziende di successo definiscono processi chiari in ogni aspetto: dallo sviluppo dei prodotti alla pianificazione dei post sui social. Tra le best practice ci sono la definizione e la documentazione di processi aziendali coerenti, che possono aiutarti a identificare e ridurre le inefficienze operative, limitando gli errori e aumentando la trasparenza.
I processi aziendali possono anche semplificare l'onboarding di nuovi dipendenti e aiutarti a garantire la conformità alle leggi statali. Monitorando e documentando i processi aziendali,è molto più facile stabilire se il tuo sistema di pagamento delle buste paga sia conforme alle normative vigenti.
Tecnologia
Gli strumenti tecnologici che utilizzi sono determinanti per svolgere compiti operativi. Tra questi possono esserci software, hardware, macchinari e altre apparecchiature.
In base al settore in cui operano le aziende hanno esigenze diverse in termini di attrezzature. Ad esempio, un'azienda manifatturiera potrebbe aver bisogno di grandi attrezzature del valore di centinaia di migliaia di euro, mentre una piccola azienda di ecommerce potrebbe investire principalmente in piattaforme software-as-service (SaaS).
Sedi operative
Le sedi operative sono i luoghi fisici in cui opera la tua azienda. Possono essere spazi per uffici, impianti di produzione, magazzini o negozi.
In ogni caso, trovare una location ottimale riduce i costi e massimizza i profitti. Ad esempio, un'attività commerciale al dettaglio potrebbe investire in un negozio fisico in una posizione con un elevato traffico pedonale e un magazzino vicino a un importante hub di spedizione.
Come migliorare le operazioni aziendali
- Stabilisci obiettivi e identifica le KPI
- Migliora i processi esistenti
- Automatizza i processi
- Investi negli strumenti giusti
- Valuta la tua allocazione delle risorse
- Rimani informato
- Cerca una consulenza esterna
- Prepara un piano
L’ottimizzazione delle operazioni aziendali si basa essenzialmente sull’incremento dell'efficienza, il che implica che i miglioramenti possano ridurre sia la tempistica sia i costi per raggiungere un obiettivo.
Ecco otto strategie che possono esserti d’aiuto:
1. Stabilisci obiettivi e identifica i KPI
Migliorare le operazioni aziendali è un processo a lungo termine. Stabilisci gli obiettivi e identifica gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per concentrare i tuoi sforzi e monitorare le performance della tua azienda sul lungo periodo.
Assicurati che i vari reparti aziendali abbiano stabilito degli obiettivi operativi specifici in linea con i tuoi obiettivi aziendali. Per ogni obiettivo identifica i KPI che vuoi monitorare per misurare la performance e determinarne il successo.
Ad esempio, se uno dei tuoi obiettivi aziendali è aumentare del 10% la tua base clienti nel quarto trimestre, il tuo reparto di assistenza clienti potrebbe fissare l'obiettivo di aumentare del 15% il livello di soddisfazione dei clienti, mentre il tuo reparto marketing potrebbe puntare a incrementare del 20% il traffico organico verso il tuo negozio online.
2. Migliora i processi esistenti
Una volta stabiliti gli obiettivi, sei pronto ad analizzare le diverse operazioni aziendali che possono aiutare a raggiungerli.
Inizia assicurandoti che i processi attuali siano stati documentati e che quanto scritto riflette accuratamente la realtà delle tue pratiche aziendali. In caso contrario, chiedi a un membro del team di documentarli.
Può darsi che il tuo manuale aziendale contenga una procedura di onboarding in 10 passaggi, ma che il processo attualmente utilizzato dal tuo responsabile delle risorse umane sia più efficiente.
Una volta documentato un processo, vai alla ricerca di aspetti superflui, di tecnologie obsolete o disallineamenti con i tuoi valori aziendali. Collabora attivamente con i membri del team per identificare eventuali miglioramenti. L'ottimizzazione è un’attività costante, quindi dài carta bianca ai tuoi dipendenti per testare e implementare nuove procedure a lungo termine.
3. Automatizza i processi
La tecnologia di automazione dei processi si sta sviluppando rapidamente, il che significa che anche se hai esaminato ogni aspetto delle tue operazioni aziendali soltanto l'anno scorso, è possibile che da allora siano emerse delle novità applicabili. Cerca spesso opportunità per automatizzare tutti i processi che deve eseguire la tua azienda.
Per fare un esempio: un'azienda di vendita al dettaglio potrebbe essere in grado di automatizzare la gestione dell'inventario, la pianificazione dei social e alcuni aspetti dell'assistenza clienti.
4. Investi negli strumenti giusti
Sei certamente convinto che gli strumenti utilizzati dai tuoi dipendenti per svolgere compiti operativi debbano essere parte della tua strategia di miglioramento dei processi, ma in alcuni casi può essere difficile capire se ti sta sfuggendo qualcosa. Puoi trovare qualche spunto leggendo pubblicazioni di settore o osservando gli strumenti che usano le aziende concorrenti.
Se possiedi un'azienda nel settore tecnologico, potresti confrontare gli strumenti del tuo team di vendita con quelli utilizzati dai tuoi concorrenti. Se i tuoi principali concorrenti utilizzano uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) focalizzato sulle vendite e tu ti affidi invece a Google Sheets, potresti chiedere al tuo team se è interessato ad adottare la tecnologia CRM.
Puoi anche chiedere ai membri del team di identificare i processi più dispendiosi in termini di tempo (la ricerca di potenziali clienti o la negoziazione dei contratti) e fare una stima di quanto tempo impiegano per svolgere ciascun compito. Puoi utilizzare queste informazioni per eseguire un'analisi costi-benefici prima di investire in un nuovo strumento, e se decidi di procedere, puoi condividere con i membri del team le tue motivazioni, in modo da aumentare l’engagement aziendale.
5. Valuta la tua allocazione delle risorse
Valuta i tuoi budget attuali, l'organizzazione e la struttura del tuo team.
Se il tuo reparto contabilità è al completo ma il tuo team marketing non lo è, e hai i fondi per l’assunzione di nuovo personale, potresti pensare di incrementare il team marketing o investire migliorando le condizioni contrattuali del reparto contabilità. Potresti anche chiedere al responsabile del reparto marketing di utilizzare le risorse extra per raggiungere l'obiettivo aziendale che ti sei prefissato.
6. Rimani informato
Monitorare le tendenze del settore e del mercato può aiutarti a rimanere competitivo, permettendoti di orientare i tuoi sforzi in modo adeguato. Se l’analisi delle tendenze del settore di vendita al dettaglio rivela che il tuo pubblico target preferisce sempre più acquistare prodotti sulle piattaforme social piuttosto che di persona, potresti dedicare un budget maggiore allo sviluppo di una strategia di social commerce, piuttosto che aprire un nuovo negozio fisico.
7. Cerca una consulenza esterna
I direttori delle operazioni aziendali sono responsabili di mantenere un focus elevato sugli obiettivi aziendali, gestire le operazioni quotidiane, monitorare le fluttuazioni del mercato e tenersi aggiornati sugli sviluppi tecnologici. È un compito complesso e anche ai migliori manager può essere utile avere una prospettiva esterna. Considera di mettere sotto contratto un consulente per le operazioni aziendali che possa esaminare le tue pratiche attuali e proporre dei miglioramenti.
Di solito i consulenti aziendali sono specializzati in un determinato settore, quindi assumere un consulente può anche fornirti intuizioni operative specifiche per quel settore. Un consulente del settore manifatturiero può essere specializzato in strategie di gestione della catena di approvvigionamento che possono aiutarti a ridurre i costi di spedizione.Queste strategie possono aiutarti anche a reperire materie prime di qualità in modo più efficiente ed escogitare miglioramenti nei sistemi di produzione, in modo da ridurre il tuo consumo energetico.
8. Prepara un piano
Ottimizzare le operazioni aziendali è un processo costante, ed è per questo che quello di direttore operativo è un ruolo stabile nella maggior parte delle grandi aziende. Oltre a impegnarti periodicamente in verifiche approfondite e farti aiutare da un consulente, considera il miglioramento delle operazioni aziendali un compito quotidiano, o meglio un ambito delle operazioni aziendali.
Analizza i KPI per tenere traccia dei progressi verso i tuoi obiettivi, affinché tu abbia il quadro della situazione. Puoi anche valutare di stabilire delle riunioni a data fissa con i vari reparti dell’azienda, raccogliendo feedback sui nuovi processi e gli strumenti e identificando eventuali altre aree di miglioramento.
Operazioni aziendali: domande frequenti
Cosa fanno i direttori delle operazioni aziendali?
I direttori delle operazioni aziendali sovrintendono le attività quotidiane e guidano gli sforzi di ottimizzazione delle operazioni di un'azienda.
Quali sono le tipologie di operazioni aziendali?
Le quattro principali tipologie di operazioni aziendali sono produzione, finanza, marketing e risorse umane.
- Le operazioni di produzione creano beni e servizi per la distribuzione
- Le operazioni finanziarie gestiscono il denaro e si occupano delle attività contabili
- Le operazioni di marketing promuovono e vendono i prodotti o i servizi di un'azienda
- Le operazioni delle risorse umane gestiscono i dipendenti di un'azienda
Qual è l'obiettivo delle operazioni aziendali?
L'obiettivo principale delle operazioni aziendali è aumentare l'efficienza. Una strategia di operazioni aziendali può ridurre i costi e aumentare la produzione di un'azienda.
