Factura proforma: ¿Qué es y cuándo utilizarla? Guía para 2025

La factura proforma es un documento informativo esencial en las transacciones comerciales. Descubre sus características, cuándo y cómo utilizarla.

La factura proforma es un tipo de recurso que se suele utilizar normalmente en el comercio internacional.

Facilita mucho la vida a los empresarios, ya que no tiene las mismas implicaciones que una factura convencional, pero cumple una función esencial en los procesos de compra-venta.

Es posible que si todavía no has comenzado con tu negocio online, no te haya dado por investigar a fondo este tema, pero este, junto al dilema de qué plataforma elegir, son asuntos importantes al empezar un negocio.

Si has escuchado hablar de este tipo de factura, pero todavía no entiendes bien su razón de ser, tan solo sigue leyendo para conocer sus particularidades en detalle.

¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?

Una factura proforma es una especie de factura borrador. Se envía al comprador con el objetivo de que pueda conocer los detalles de una determinada transacción, aunque solo tendrá valor informativo. La factura proforma se suele emitir antes de finalizar la venta y en ella se detallan las condiciones de la operación.

No es una factura convencional, sino un tipo de documento en el que se detalla el compromiso que existe entre el vendedor para proporcionar los productos o servicios que el comprador ha podido solicitar.

Incluye el precio, impuestos, gastos de envío y cualquier otro detalle económico relevante.

Una gran diferencia entre la factura proforma y una factura convencional es que una factura proforma ni se registra oficialmente, ni cuenta para la facturación de la empresa.

Las facturas proforma no tienen que presentarse en la Agencia Tributaria (en caso de España) o el SAT - Servicio de Administración Tributaria (si estás, por ejemplo, en México), ni pueden desgravar.

Básicamente, no tienen ninguna validez contable o fiscal, aunque son de gran utilidad.

¿Qué elementos debe contener una factura proforma?

Existen algunos datos imprescindibles que, necesariamente, deben estar incluidos en el documento para que se identifique como una factura proforma:

• Título visible: En algún lugar del documento se debe indicar el tipo de factura del que estamos hablando. Esto quiere decir que la palabra proforma debe aparecer en un lugar bien visible.
• Datos del vendedor: Se incluirán todos los datos relativos al vendedor, como el nombre comercial, DNI o CIF, y dirección.
• Datos del destinatario: De la misma manera que en el punto anterior, también deben estar presentes datos del destinatario, como su nombre, CIF, dirección postal, etc.
• Datos de productos o servicios: También se incluirá información relacionada con los productos o servicios que se van a vender, además de la cantidad, el precio unitario y el precio total.

Una práctica muy habitual a la hora de continuar con el proceso de facturación es transformar directamente la factura proforma en una factura convencional.

Para ello, es necesario eliminar la palabra “proforma” e incluir también otros datos como:

• La base imponible
• La cuota del impuesto nacional de tu país
• El precio total
• Cualquier otro dato que sea indispensable para confeccionar la factura final, como la fecha.

Por ello es recomendable que la factura proforma ya incluya esta serie de datos.

Factura proforma: ¿qué modelo o documentación debo presentar?

Tanto si eres empresario como autónomo, las facturas que emitas deben estar incluidas en las declaraciones de IVA en España (o los impuestos obligatorios de tu país) que se llevan a cabo trimestralmente (periódicamente).

Basándose en estas facturas, deberás cumplir con tus obligaciones fiscales y efectuar el pago de los impuestos correspondientes. Sin embargo, la factura proforma, al tratarse de un borrador con valor informativo, no requiere ser presentado ante la autoridad fiscal de tu país de residencia, aunque, como ya has leído, es recomendable incluir cierta información que también estará presente si esta factura proforma se convierte en una factura convencional. 

A rasgos generales, tienes libertad para diseñar la factura proforma con la estructura que prefieras, siempre que incluya los campos mínimos necesarios para cumplir con su función informativa. Aunque los requisitos específicos pueden variar según el país, estos son algunos de los elementos comunes que es recomendable incluir en una factura proforma:

• Tus datos como proveedor y responsable de tu negocio (nombre comercial, razón social, etc.).
• Los datos de tu cliente
• Descripción de los productos que estás vendiendo
• El precio unitario y precio total.
• La fecha de emisión de dicha factura

¿En qué casos se utiliza una factura proforma?

Sabiendo lo que es una factura proforma, es posible que todavía tengas algunas dudas sobre su uso real.

Estos son algunos ejemplos en los que se podrían usar:

• Si un cliente ha formalizado un pedido, pero todavía no ha llegado a completar el proceso de pago.
• Cuando se quiere acceder a un tipo de financiación o préstamo. Las entidades bancarias podrían facilitar este tipo de factura, de tal forma que se puedan comprobar las condiciones del préstamo.
• Para comprobar la rentabilidad real que tienen los planes de viabilidad. La factura proforma es un documento que se suele adjuntar con ellos.
• En ciertos procesos empresariales en los que se necesita este tipo de factura para empezar con el proceso de fabricación.
• Aunque si bien es cierto que no es un documento válido para Hacienda en lo que se refiere a la facturación de la empresa, sí que lo es ante algunas administraciones para determinados procedimientos, como solicitar subvenciones, o para respaldar operaciones de comercio exterior.
• También podría utilizarse como un documento que acredite los gastos de un determinado proyecto, pero sin que este todavía esté en marcha. Por ejemplo, podría ser un recurso utilizado para acceder al pago único de una prestación de desempleo, y así disponer de más capital para poder empezar un nuevo negocio.

Ejemplos de facturas proforma

Tras toda la teoría, es momento de pasar a la práctica y conocer el aspecto de este documento mediante un ejemplo práctico:

Ejemplo 1: factura proforma Infoautónomos

Este es un ejemplo de factura proforma en el que se pueden ver de forma fácil todos los elementos clave:

• Identificación como proveedor: en este ejemplo se observan, como datos de identificación el nombre del profesional que emite la factura (Pedro Prueba Probando) con su DNI (25.158.415T)), dirección (C/ Alberto Aguilera, 1, 28015 Madrid), sus teléfonos (683251205 y 914031500) así como su correo electrónico (pedroprueba@yahoo.es).
• Identificación del cliente: los datos relacionados con la identificación del cliente son el nombre de la empresa (Gestores y Asociados S.L.), el CIF (B4454454), así como la dirección (Gran Vía, 34, 2º A 28013 Madrid).
• Descripción de productos o servicios: en la parte del concepto se encuentra una descripción de lo que se está facturando. Se venden dos radiadores, tubos tapas y juntas y se facturan también las horas de montaje.
• Datos económicos: además, se desglosan los datos económicos de los conceptos anteriores. En la parte inferior puedes observar la base imponible, el IVA y el total de la factura proforma, además de incluir la fecha en la que se expidió la factura.

Ejemplo original extraído de esta web.

Ejemplo 2: factura proforma MGA Restauraciones SL

El siguiente ejemplo presenta una factura proforma mucho más sencilla de entender, extraída de esta otra web, en la que se observan los siguientes detalles:

• Los datos de identificación del proveedor disponibles en la parte superior derecha (Asesoría Meneses, con CIF B60166634), dirección Calle de Raimundo Fernández Villalba, 28019 Madrid (Madrid) España).
• Los datos de identificación del cliente se encuentran después del logotipo. Se identifica claramente que la factura es para MGA Restauraciones SL, que tiene su sede social en la calle Orense, 28020 Madrid (Madrid) España y que su CIF es E41861311.
• En la descripción del servicio encontrarás el concepto de elaboración de nóminas y se estipula tanto la cantidad, como el precio por unidad y precio total.
• También aparece la numeración de la factura proforma, así como la fecha en la que se llevó a cabo.

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?

Ahora que ya conoces lo que es una factura proforma, es posible que pienses que es exactamente lo mismo que un presupuesto.

Por presupuesto se entiende un documento en el que se registra el coste anticipado de una obra o servicio. Incluye gastos o ingresos previstos en un tiempo determinado.

Sin embargo, la factura proforma y el presupuesto tienen algunas características que los diferencian.

1. Aunque ambos tienen carácter informativo, la factura proforma, a diferencia del presupuesto, tiene valor jurídico en caso de conflicto entre las partes.
2. La factura proforma se suele usar normalmente cuando ya hay una relación comercial previa o cuando la negociación ha llegado a una fase más avanzada y lo más lógico es pensar que se va a cerrar.
3. Digamos que la factura proforma está más cerca de la venta que el presupuesto y se podría considerar como un borrador de factura.
4. Lo más habitual en las transacciones internacionales es enviar previamente un presupuesto y hacer las negociaciones pertinentes basándose en el mismo. Una vez se cierra el acuerdo, se procede con el envío de una factura proforma.
5. Si se da el visto bueno sobre dicha factura, se revisarán los datos y ya se pasaría a ejecutar la factura final con el correspondiente envío de productos

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Diferencia entre factura proforma y albarán

Otro de los documentos que aparecerá en la mayoría de las transacciones comerciales es el albarán. Si ya te has encontrado con este documento, o conoces sus características parecidas, sabrás por qué puede haber confusión con la factura proforma.

El albarán es un documento que se emite por parte del vendedor para justificar que se ha entregado la mercancía y forma parte de los procesos de cumplimiento de una empresa.

Digamos que es una forma de asegurarse de que el pedido ha llegado a su destino. 

Aunque si bien es cierto que el albarán puede ir valorado, no es algo imprescindible. Hay muchos albaranes que ni tan siquiera cuentan con los datos económicos; y es que, su único objetivo, es justificar la entrega.

Los albaranes con valores ofrecen una información del valor de la transacción que se está llevando a cabo. Sin embargo, no tienen ninguna validez fiscal ni contable. 

El albarán será elaborado por quienes envían el producto y debe contar con los siguientes datos: código de documento, datos del cliente (DNI, razón social y domicilio), descripción, y fecha (habrá que distinguir tanto la fecha de emisión como la fecha de valor).

Con estos datos, el albarán se considerará válido.

De nuevo hay que hacer hincapié en que estos requisitos no están recogidos por parte de la Agencia Tributaria.

En este sentido, la factura proforma es mucho más completa porque suele incluir los datos económicos de la transacción. Sin embargo, al igual que el albarán, no es un documento válido y no se debe entregar en Hacienda.

La factura proforma y su utilidad comercial

Como has podido observar, la factura proforma es mucho más que un simple documento informativo. Aunque carece de validez fiscal o contable, su importancia radica en su capacidad para facilitar el proceso de compra-venta, especialmente en el sector del comercio internacional. 

De esta manera funciona como un borrador detallado que establece el compromiso entre comprador y vendedor, lo que la convierte en un recurso útil para trámites administrativos, como la solicitud de subvenciones o la gestión de exportaciones. 

Comprender cuándo y cómo utilizar este tipo de facturas, puede agilizar la administración de tu negocio, asegurar el cumplimiento de normativas y fortalecer las relaciones comerciales con tus proveedores.

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Preguntas frecuentes sobre facturas proforma

¿Qué diferencia existe entre una factura proforma y una convencional?

Se entiende que una factura proforma es una especie de factura borrador. Se envía al comprador con el objetivo de que pueda conocer los detalles de una determinada transacción, aunque tan solo tendrá valor informativo.

¿Qué debe contener una factura proforma?

Una gran diferencia entre la factura proforma y una factura convencional es que la primera no se registrará ni entrará en la facturación de la empresa, mientras que la factura convencional deberá presentarse ante la autoridad fiscal de tu país y formará parte de la contabilidad de la empresa.

¿Qué modelo o documentación debo presentar junto a una factura proforma en España?

En España, no es necesario seguir ningún modelo específico junto a una factura proforma ante las autoridades fiscales, ya que este documento no tiene valor contable. Sin embargo, para que esa factura proforma sea válida como documento informativo, es recomendable que contenga: Título visible, datos del vendedor, datos del destinatario y los datos de productos o servicios.