Muchos emprendedores inician un negocio con poco más que un sueño y un presupuesto ajustado.
De hecho, algunos modelos de negocio requieren muy pocos costos iniciales, y en Shopify hemos sido testigos del éxito de numerosos emprendedores con comienzos humildes. Sin embargo, entre las pequeñas empresas que logran despegar y luego no perduran, más de un tercio cita la falta de capital como la razón principal.
Queríamos entender: ¿Cuánto cuesta realmente operar un negocio? ¿Y tienen los aspirantes a emprendedores alguna idea errónea sobre cómo se verán esos costos en su primer año de actividad?
Realizamos una encuesta a 150 aspirantes a emprendedores y 300 propietarios de pequeñas empresas en España para averiguarlo.
¿Cuánto cuesta montar un negocio?
Los propietarios de pequeñas empresas gastan un promedio de $40.000 en su primer año completo de actividad. Sin embargo, los costos de montar un negocio varían considerablemente y dependen de diversos factores, como la industria en la que operas, tu modelo de negocio, el tamaño de tu equipo, tus costos de productos, entre otros.
También pedimos a nuestros encuestados que hicieran otro ejercicio más: que revisaran sus registros del primer año y nos dijeran cuánto dinero asignaron a diferentes gastos comerciales como porcentaje de su presupuesto total. Para simplificar, agrupamos las siguientes funciones y categorías de costos para ayudarte a presupuestar al montar un nuevo negocio en línea:
- Costos de productos
- Costos operativos
- Costos de la tienda en línea
- Costos de envío
- Costos fuera de línea
- Costos de personal
- Costos de marketing
1. Costos de productos
Los gastos relacionados con los productos son una parte inevitable de la gestión de un negocio de comercio electrónico. Si no gastas dinero en materias primas, inventario, proveedores, fabricación o patentes, no tendrías nada que vender.
Los costos de productos son, por lejos, el mayor gasto. Nuestro estudio encontró que en el primer año de actividad, los costos de productos representan casi un tercio (31,6 %) de los gastos de una pequeña empresa.
No solo son los más costosos; también son los gastos más difíciles de controlar. Alrededor del 21 % de las empresas mencionaron que los costos asociados a su inventario, como pruebas de productos y la recepción y devolución de productos defectuosos, así como el exceso de inventario, pueden acumularse rápidamente.
2. Costos operativos
Los costos operativos cubren los gastos necesarios para que tu negocio funcione, así como los costos diarios para mantener activa tu tienda. Estos incluyen la constitución de la empresa (como una sociedad de responsabilidad limitada) u honorarios legales, software contable y servicios.
Las pequeñas empresas gastan un promedio del 11 % de su presupuesto en estos costos operativos. Sin embargo, alrededor del 23 % de los emprendedores citó los costos iniciales de constitución de pequeñas empresas, como licencias, permisos y seguros comerciales, como inesperadamente altos. También se sorprendieron al ver que se les cobraba por constituir la empresa a nivel estatal y federal en España.
Además, en la parte cualitativa de nuestro estudio, los propietarios de negocios mencionaron repetidamente que los impuestos y la contabilidad son dolorosamente engorrosos, y que vale la pena contratar ayuda profesional.
3. Costos de la tienda en línea
Cuando preguntamos a nuestros aspirantes a emprendedores cuánto pensaban que les costaría su primer año de negocio, sobreestimaron en un área: su tienda en línea. Los emprendedores esperaban gastar el 12 % de su presupuesto en costos en línea en su primer año, pero en realidad solo gastaron el 9 %.
El costo percibido y la complejidad de lanzar y escalar un negocio en línea siguen siendo una barrera de entrada para muchos aspirantes a emprendedores, pero esto es en gran medida infundado. Por parte de Shopify, nuestra filosofía central es habilitar precisamente a esos emprendedores que no tienen habilidades de codificación o diseño para crear una tienda en línea. Y hacerlo de manera asequible.
Nuestra investigación corrobora esto. De los 300 propietarios de negocios encuestados, encontramos que los clientes de Shopify gastaron un promedio de $38.000 en su negocio en el primer año, en comparación con los clientes que no utilizan Shopify, quienes gastaron un promedio de $41.000 en su primer año.
4. Costos de envío
El proceso de llevar un producto al cliente final es un gasto que cualquier empresa de comercio electrónico necesita considerar. Independientemente de si envías inventario desde tu propio almacén o utilizas proveedores de dropshipping, alrededor del 8,7 % de tus gastos anuales se destinarán al envío. Esto incluye costos de embalaje, etiquetas y seguros de envío.
Alrededor del 34 % de las empresas mencionaron los costos de embalaje, artículos dañados o devueltos, y tarifas generales de envío. Esto fue especialmente doloroso para las empresas con bajos volúmenes de envío en las primeras etapas.
5. Costos fuera de línea
¿Estás complementando tu tienda en línea con ventas en persona? Existen gastos asociados con la venta fuera de línea, como tarifas de puestos o mesas, espacio de oficina, alquiler y gasolina para viajar al lugar.
Cuánto gastarás en esto varía dependiendo de si tienes un negocio físico permanente o si utilizas un modelo temporal (pop-up). Un negocio en línea que vende en un mercado de artesanías ocasional tendrá gastos fuera de línea mucho más bajos que uno con una tienda física permanente; pero como guía aproximada, el negocio promedio tiene un 10,5 % en gastos fuera de línea en su primer año de actividad.
6. Costos de personal
Cuando eres un emprendedor solitario, tus recursos son limitados: empiezan y terminan contigo. Estás limitado a las habilidades que tienes y a las que estás dispuesto a aprender. Muchos propietarios de negocios alcanzan un hito en su carrera donde deben sopesar los costos financieros de contratar ayuda con los costos de tiempo de hacer todo por sí mismos.
Quizás no sea sorprendente que tener empleados aumente drásticamente el gasto total. Si decides optar por la propiedad de negocio en solitario, puedes gastar menos de un tercio de lo que gastan las empresas con empleados.
El negocio promedio gasta un 18,8 % de su presupuesto del primer año en costos de personal, como salarios, beneficios y ventajas. Pero las empresas que reportaron mayores ingresos en su primer año gastaron significativamente más en costos de equipo, casi un tercio de su presupuesto total.
La relación entre los ingresos y los costos del equipo puede parecer obvia: si ganas más dinero, puedes permitirte pagarte a ti mismo y contratar empleados, pero la relación funciona en ambas direcciones. Agregar miembros a tu equipo también puede impulsar el crecimiento de los ingresos.
7. Costos de marketing
El marketing es más un arte que una ciencia, y acertar con el presupuesto desde el principio es complicado. Si gastas muy poco, no lograrás que tu marca llegue a los compradores; si gastas demasiado, es menos probable que alcances tu punto de equilibrio.
Cuando preguntamos a los propietarios de negocios: «¿Cuánto representó el marketing como porcentaje de tu presupuesto total?», encontramos una relación significativa entre el gasto en marketing y los ingresos. Cuanto menos dinero ganaba una empresa en general, más gastaba en estrategia de marketing. Y lo inverso también era cierto: cuanto más dinero ganaba una empresa en general, menos gastaba en marketing.
Nuestros resultados, así como los de expertos de la Asociación Española de Pequeñas Empresas, sugieren que el punto óptimo para un presupuesto de marketing para un negocio B2C en etapa temprana está entre el 7 y el 12 % de los ingresos. Esto debería ser suficiente para cubrir logotipos, branding, anuncios y materiales impresos.
Cuánto cuesta montar un negocio: cálculos
Hay costos comerciales promedio a considerar al planificar tu presupuesto:
- Gastos esenciales frente a opcionales. Antes de presupuestar un gasto, pregúntate: ¿Es absolutamente crítico y algo que el negocio necesita fundamentalmente? La publicidad, por ejemplo, es algo que puede ayudarte a crecer más rápido, pero no es esencial. Muchas empresas han crecido utilizando publicidad gratuita.
- Gastos únicos frente recurrentes. Solo pagarás una vez para registrar patentes y tener un abogado que te ayude con los documentos de constitución de la empresa, pero gastos como alquiler, salarios y suscripciones de software son continuos. Desglosa tus costos promedio de inicio en estas dos categorías para ayudar con la planificación financiera durante tu primer año.
- Costos fijos frente a variables. Incluso si tus costos de inicio son continuos, el precio puede cambiar de un mes a otro. Las facturas de servicios públicos y los pagos de préstamos, por ejemplo, pueden mantenerse constantes, mientras que los gastos de producción son costos variables que fluctúan según la demanda de tus productos.
Después de analizar las tendencias entre las empresas de altos ingresos y consultar a asesores de startups, hay un rango aconsejable para gastar en costos típicos en tu primer año:
- Operaciones: 10 % a 15 %
- Producto: 28 % a 36 %
- Envíos: 8 % a 12 %
- En línea: 9 % a 10 %
- Marketing: 7 % a 12 %
- Equipo: 14 % a 30 %
Recuerda: montar un negocio exitoso es una maratón, no una carrera de velocidad. No midas el éxito de tu nuevo negocio por su rentabilidad en el primer año. Date un plazo de 18 a 24 meses para despegar.
Aceptar que tu primer año de negocio puede no ser muy rentable es importante tanto para la planificación financiera como para la preparación mental. Muchos fundadores son los últimos en recibir pago en su primer año, ya que todos los ingresos de la empresa se reinvierten en el negocio. Eso es perfectamente normal.
Dedica el primer año a abrir tu tienda en línea, probando, reiterando y reinvirtiendo tus ventas en tu negocio utilizando las pautas presupuestarias anteriores.
Cómo conseguir dinero para montar un negocio
- Ahorros personales
- Apoyo financiero de amigos y familiares
- Préstamo personal
- Anticipo de efectivo para comerciantes
- Financiación colectiva
- Capital de riesgo
- Tarjetas de crédito comerciales
¿Qué sucede si un evento inesperado (por ejemplo, una pandemia, una recesión o ambos) altera tus proyecciones? Siempre es una buena idea hacer una planificación de contingencia y reservar un fondo de emergencia, por si acaso.
Si bien los nuevos emprendedores a menudo dependen de sus ahorros personales para mantener a flote su negocio en los primeros días, un tercio de los encuestados informó que reinvirtieron los ingresos de sus ventas para cubrir sus costos reales en el primer año.
Otras opciones de financiación empresarial para complementar tu inversión inicial:
Ahorros personales
¿Tienes dinero ahorrado de trabajos anteriores, negocios o ventas de casas? Los ahorros son la forma más popular de asegurar financiación para un nuevo negocio. Dos tercios de los emprendedores encuestados en nuestra encuesta dijeron que así fue como obtuvieron suficiente dinero para establecer su negocio.
Apoyo financiero de amigos y familiares
Si tienes la suerte de contar con amigos y familiares que quieren apoyar tu nuevo negocio, pide un préstamo a ellos para cubrir los gastos de tu primer año. Casi una cuarta parte (23 %) de los emprendedores optan por esta vía.
Préstamo personal
Los bancos ofrecen préstamos para pequeñas empresas para ayudar a los emprendedores a iniciar sus propias compañías. Alrededor del 21 % de los propietarios de pequeñas empresas eligen esta opción. Solo ten cuidado, ya que si no puedes devolver el préstamo bancario por cualquier motivo, serás personalmente responsable.
Anticipo de efectivo para comerciantes
Este tipo de préstamo comercial te ayuda a asegurar financiación inicial que devolverás como un porcentaje de las ventas. Shopify Capital, por ejemplo, te permite mantener la propiedad de tu empresa y devolver automáticamente el préstamo cuando generas nuevas ventas.
Financiación colectiva
La financiación colectiva es una forma de obtener una gran cantidad de dinero de un amplio grupo de personas. Plataformas como Kickstarter, Wefunder e Indiegogo te ayudan a recaudar dinero de inversores sin tener que devolver el préstamo. Sin embargo, la financiación colectiva es un proceso complejo y que consume tiempo. Puede llevar meses lanzar una campaña exitosa.
Capital de riesgo
Si tienes un producto único, deseas crecer rápidamente y no te importa ceder parte de tu capital, las firmas de capital de riesgo pueden invertir en tu pequeña empresa. Esta opción generalmente conlleva mucha más burocracia, compromisos más altos y un crecimiento agresivo. Pero puede darte acceso a expertos junto con capital para comenzar.
Tarjetas de crédito comerciales
Una tarjeta de crédito comercial puede ayudar a cubrir los costos iniciales de inicio, como equipos o suministros de oficina. Algunas también ofrecen recompensas o devolución de efectivo en compras, lo que puede ayudar a compensar los gastos comerciales. Un inconveniente de las tarjetas de crédito es que puedes acumular fácilmente deudas con altos intereses que se vuelven inmanejables con el tiempo.
Para las empresas que luchan por hacer ventas en su primer año, crear un plan financiero integral sobre cuánto necesitarás y cómo lo usarás facilitará el proceso al solicitar un préstamo para pequeñas empresas o al intentar atraer inversores.
No pienses en esto como asumir deudas: los gastos de inicio son necesarios para generar ingresos, por lo que el retorno de tu inversión probablemente será mayor que los costos iniciales.
Preguntas frecuentes sobre cuánto cuesta montar un negocio
¿Cuál es el costo promedio de montar un negocio?
Según nuestros datos, la mayoría de los negocios invierten alrededor de $40.000 en el primer año para comenzar.
¿Cuánto dinero debería tener antes de montar un negocio?
La respuesta depende del tipo de negocio que deseas operar, la estructura del negocio y los costos asociados con montar ese negocio. En el extremo más bajo, probablemente querrás tener entre cien y mil dólares para cubrir el costo de un sitio de comercio electrónico, costos de marketing y suministros básicos que necesites para operar.
¿Cuánto cuesta mantener un negocio en funcionamiento?
Tendrás gastos fijos y gastos variables, y estos pueden variar de un negocio a otro. Por ejemplo, estos montos serán más altos si operas desde una instalación dedicada (piensa en alquiler, servicios públicos, salarios) o necesitas comprar y mantener inventario. Redactar un plan de negocios al inicio te ayudará a comprender tu flujo de caja y los costos de mantener tu negocio específico en funcionamiento.
¿Son suficientes $1000 para iniciar un negocio?
Existen muchas ideas de negocio con bajos costos totales de inicio. Puedes iniciar uno por menos de 1000 dólares. Estos incluyen paseos de perros, gestión de redes sociales, dropshipping, diseño web y una tienda de impresión en línea.
¿Son suficientes $5000 para montar un negocio?
Los negocios basados en servicios son buenos para comenzar con $5000. Servicios como lavado de ventanas o limpieza a presión son negocios de bajo ingreso. También es posible un negocio de comercio electrónico, dependiendo de los productos que vendas.
¿Cuáles son los costos de inicio comunes para un negocio?
- Tarifas del sitio web
- Honorarios profesionales (por permisos o servicios de contabilidad)
- Depósito de arrendamiento
- Inventario
- Tarifas de marketing
- Activos impresos
- Materiales de embalaje y envío
- Costos de personal
- Suministros
