Qué buscar en un sistema de gestión de contenidos (CMS)

Un sistema de gestión de contenidos (CMS) sirve para la gestión del contenido de un sitio web. En este artículo te damos una introducción a los CMS.

Detrás de cada página web, hay un CMS. Tanto si tu web vende productos o servicios, como si la utilizas para compartir tus pensamientos con el mundo, necesitarás utilizar un CMS para llenarla de contenido. También utilizarás ese CMS para actualizar ese contenido, ya sea añadiendo una nueva página de producto o corrigiendo un error tipográfico.

Aquí encontrarás una introducción al software CMS y al mundo de la gestión de contenidos web.

¿Qué es un sistema de gestión de contenidos?

Un sistema de gestión de contenidos, o CMS, es una aplicación de software que se utiliza para crear, editar, publicar y, en general, gestionar tu contenido digital sin necesidad de programar. En esencia, es la interfaz que se utiliza para añadir contenido a un sitio web. «Publicar contenido» puede significar añadir entradas de blog, páginas web multimedia o listados de productos de una tienda online. Un CMS también te permite añadir o modificar elementos en tus páginas web.

Un CMS puede formar parte de un creador de sitios web «todo en uno», en el que puedes diseñar tu web y cargar contenido directamente en ella mediante una única aplicación. Este tipo de CMS te permite crear una página web utilizando un diseño de plantilla y rellenar ese diseño con texto y medios. En este tipo de soluciones, el back-end (donde se introducen los contenidos) y el front-end (lo que visualiza el visitante del sitio) son gestionados por la misma herramienta.

Un CMS también puede ser «headless,» lo que significa que el back-end está separado del front-end. Un CMS «headless» o sin cabecera, se integra con otras herramientas que puedes utilizar en la gestión de tu página web.

Características que debes buscar en un sistema de gestión de contenidos (CMS) todo en uno

1. Funciones y permisos de usuario
2. Herramientas de edición y publicación
3. Gestión de medios
4. Analítica
5. Diseño adaptable y optimización para móviles

Existen plataformas CMS para empresas de todos los tamaños, presupuestos y ámbitos de uso. Cualquier buen CMS «todo en uno» debería tener estos cinco componentes.

1. Funciones y permisos de usuario. Un CMS te permite establecer funciones concretas para las personas que crean el contenido digital de tu empresa. Puedes designar a personas como administradores de la web, editores, redactores, etc. Cada rol tiene su propio conjunto de permisos y privilegios de acceso.
2. Herramientas de edición y publicación. Todos los sistemas de gestión de contenidos populares hoy en día vienen con interfaces fáciles de usar que simplifican la creación de nuevos contenidos y su publicación en la web. Por ejemplo, si estás redactando una entrada para un blog, es probable que veas una ventana de edición parecida a la de un procesador de textos. No es necesario saber programación para publicar en un CMS moderno.
3. Gestión de medios. Un buen CMS facilita la gestión de activos digitales, creando una biblioteca con todas las imágenes y todos los vídeos que hayas utilizado en el contenido de tu sitio web.
4. Analítica. Muchas de las plataformas CMS actuales incorporan herramientas de analítica, que pueden ayudarte a conocer cuánto tiempo pasa la gente en tu sitio web y qué páginas han visitado. Ten en cuenta que las soluciones CMS gratuitas no suelen incluir analíticas.
5. Diseño adaptable y optimización para móviles. Con más gente que nunca comprando a través de sus teléfonos móviles y tablets, resulta esencial que el contenido de tu web se visualice correctamente en estos dispositivos. Las plataformas CMS estándar «todo en uno» lo hacen automáticamente, garantizando que tu sitio resulte atractivo independientemente del dispositivo desde el que se visite.

Ten en cuenta que un CMS «headless» puede no ofrecer todas estas características. En la arquitectura de un CMS «headless», puedes elegir otras herramientas para llevar a cabo alguno de estos flujos de trabajo.

Características que debe tener un sistema de gestión de contenidos (CMS) para comercio electrónico

 

1.     Gestión de productos e inventario
2.     Seguimiento de pedidos
3.     Gestión de clientes

Las empresas de comercio electrónico tienen determinadas necesidades en lo que respecta a su CMS. Si estás buscando un CMS para tu tienda online, asegúrate de que, al menos, tenga estas tres funcionalidades.

1. Gestión de productos e inventario. Un buen CMS de comercio electrónico debería ayudarte a gestionar el inventario y los listados de productos. Si tu CMS no incluye funciones de seguimiento de inventario, puedes añadir un complemento que sí que las incluya. Existen plug-ins de Shopify para realizar ese seguimiento de inventario específicamente en páginas web de Shopify, plug-ins de WordPress diseñados para páginas de WordPress, etc.
2. Seguimiento de pedidos. Necesitarás realizar un seguimiento del pedido una vez que lo envíes. Puedes dejar que un CMS eficaz se encargue de ello, o bien puedes utilizar un plug-in de seguimiento de pedidos para tu CMS.
3. Gestión de clientes. El software CMS para empresas normalmente puede almacenar nombres de clientes, información de contacto, historial de compras, historial de servicio al cliente y mucho más. Si quieres profundizar más, deberás utilizar un producto específico llamado software de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

4 consejos para elegir un sistema de gestión de contenidos (CMS)

1. Identifica tus necesidades y objetivos
2. Compara prestaciones y precios
3. Analiza si buscas facilidad de uso o máxima flexibilidad
4. Determina tus necesidades de atención al cliente

Cuando te dispongas a buscar un CMS, te darás cuenta de que hay muchos servicios que compiten por tu negocio. Aquí tienes cuatro pautas que te ayudarán a elegir el óptimo:

1. Identifica tus necesidades y objetivos. Identifica los objetivos de tu empresa para saber qué necesitas de un CMS. ¿Vas a centrar tu sitio web en una tienda de comercio electrónico, en un portfolio, en un blog, o en algo completamente distinto? Tu CMS debe facilitar el mantenimiento del tipo de sitio web adecuado para tu empresa. Ten en cuenta que puedes tener, por ejemplo, un CMS para tu sitio web principal y otro para tu blog.
2. Compara prestaciones y precios. Los planes básicos de desarrolladores de páginas web «todo en uno» como Wix, Squarespace, Shopify y Weebly oscilan entre los 7 y los 20 euros al mes. WordPress, que es la base de algunos de los principales sitios web, ofrece una gama más amplia de funciones y precios.
3. Analiza si buscas facilidad de uso o la máxima flexibilidad. Un CMS «todo en uno» reduce la carga técnica de tu sitio web, lo que supone una gran ventaja en cuanto a facilidad de uso. El principal inconveniente de un CMS «todo en uno» es que puedes verte limitado por el diseño de plantillas y las funcionalidades que ofrece. Un CMS headless permite mucha más personalización y unas funcionalidades más complejas, pero normalmente necesitarás recursos técnicos para construir y mantener un sitio web con una arquitectura «headless».
4. Identifica tus necesidades de atención al cliente. Algunas plataformas CMS «todo en uno» disponen de un servicio de atención al cliente incluido en la misma suscripción. Otras plataformas pueden publicar explicaciones de productos y tutoriales en vídeo, pero no ofrecen una atención personalizada al cliente. Si la atención al cliente te preocupa, tómate tu tiempo para comparar directamente qué tipo de servicios ofrece cada plataforma a sus suscriptores.

Cómo implementar un sistema tradicional de gestión de contenidos (CMS)

1. Conecta el CMS a tu dominio y asigna administradores
2. Importa contenido y configura la estructura del sitio web
3. Personaliza el diseño y la funcionalidad
4. Forma a los usuarios y establece flujos de trabajo

En general, la implantación de un sistema de gestión de contenidos «todo en uno» requiere llevar a cabo los siguientes cuatro pasos.

1. Conecta el CMS a tu dominio y asigna administradores. Una vez que hayas elegido un CMS tradicional, el primer paso es conectarlo a tu dominio. A continuación, deberás asignar administradores del sitio web para que lo mantengan. Estas plataformas ofrecen diferentes niveles de precios que se actualizan según el número de administradores.
2. Importa contenido y configura la estructura del sitio web. Una vez conectado, lo más probable es que elijas una plantilla de diseño y la utilices para empezar a construir tu página web. Todas las páginas web tienen una página de inicio; además, se puede añadir un blog, una tienda o páginas auxiliares de marketing. La estructura exacta de la página depende de la naturaleza de tu negocio. (Nota: Puedes utilizar un CMS diferente para tu sitio principal, tu tienda o tu blog. Esto añade complejidad, pero es posible).
3. Personaliza el diseño y la funcionalidad. Una vez establecida la estructura básica, podrás personalizar el diseño, la navegación y las funciones interactivas del nuevo sitio web. Contar con conocimientos prácticos sobre interfaces de usuario (UI) y experiencia de usuario (UX) puede serte de gran utilidad en esta fase.
4. Forma a los usuarios y establece flujos de trabajo. Una vez configurado el sitio, los administradores pueden entrenar a otros miembros del equipo (vendedores, redactores de contenido, directores de ventas, etc.) a utilizar el CMS. Estos miembros del equipo recibirán permisos específicos para el sitio web que les permitirán añadir nuevos contenidos sin que el sitio se caiga inadvertidamente o no funcione como se espera.

Preguntas frecuentes sobre CMS

¿Cuáles son los tres tipos de sistemas de gestión de contenidos (CMS)?

Los CMS se dividen por sus distintos niveles de funcionalidad:

• CMS todo en uno: El tipo más popular de CMS. Gestiona el back-end y el front-end de tu web en la misma herramienta. Este tipo de CMS está disponible en proveedores como Wix, Squarespace y Shopify.
• CMS de código abierto (open CMS): Es un tipo de CMS sin coste inicial, pero que requiere de amplios conocimientos de programación de sitios web. WordPress.org es un ejemplo muy popular de CMS de código abierto (no debe confundirse con las ofertas de CMS todo en uno que se encuentran en WordPress.com).
• CMS a medida: En este tipo de CMS, un proveedor de software utiliza código de fuentes abiertas para crear un producto personalizado para un cliente comercial. De esta manera podrás combinar la asistencia al usuario de una plataforma «todo en uno» con la flexibilidad de un CMS abierto.

¿Qué hace un CMS?

Como sugiere el nombre de sistema de gestión de contenidos, un Content Management System (CMS) es una herramienta que gestiona todo el contenido de tu página web. Es una interfaz que se utiliza para crear páginas web y cargar texto y medios en esas páginas. Un buen sistema de gestión de contenidos «todo en uno» también sirve como base de datos para todo el contenido publicado, ofrece gestión de inventario de comercio electrónico, proporciona herramientas de SEO y se integra con un software de análisis para revelar cómo descubren y utilizan un sitio web los usuarios.

¿Cuáles son los componentes básicos de un CMS?

Hay dos componentes básicos de un CMS tradicional: el front-end y el back-end. El front-end de un CMS presenta el contenido a los visitantes. El back end de un CMS es donde se añade y gestiona el contenido.