Estrategias para evitar los productos agotados o excedentes y las devoluciones

Cuando se trata de procesos operativos, hay un conocido trío temido que dificulta la organización y las predicciones: es exceso de existencias, productos agotados y devoluciones. Echemos un vistazo a cómo los datos pueden prepararte para lo inevitable en este tipo de situaciones.

Los detalles pequeños del funcionamiento de un negocio de comercio electrónico son estresantes.

¿Las cantidades de productos en stock son exactas? ¿Estamos recibiendo y empacando lo suficientemente rápido? ¿Los envíos llegan a tiempo a los clientes?

Hay un montón de operaciones que administrar por las cuales preocuparse. Los datos pueden ayudar a aclarar el caos, resaltando los procesos que se pueden mejorar para mantener tu productividad y márgenes de ganancia altos.

Cuando se trata de procesos operativos, hay un conocido trío temido que dificulta la organización y las predicciones: es exceso de existencias, productos agotados y devoluciones.

Echemos un vistazo a cómo los datos pueden prepararte para lo inevitable en este tipo de situaciones.

El problema con los productos agotados

El 15% de las ventas promocionadas (aproximadamente $19 mil millones) se pierden debido a la falta de existencias, algo a lo que casi cada comprador se ha enfrentado. De hecho, el año pasado, el 75% de los adultos en Estados Unidos se encontraron con un producto no disponible en las tiendas, mientras que el 63% se encontraron con un artículo agotado en línea.

Y con un montón de otras fuentes a su alcance, los consumidores actuales tienen poca paciencia cuando se trata de productos agotados. De hecho, el 77% de los compradores se irán a otra parte si no pueden encontrar el producto que desean en un sitio web.

Además, el 67% de los negocios minoristas dicen tener productos agotados después de una orden, o simplemente por sobreventa. Es el error número uno en el control de inventario que lleva a la pérdida de clientes.

Imagen vía STITCH LABS

Eliminar los incidentes de productos agotados conduce a un aumento en promedio de 2.7% en ventas anuales, por eso la gestión de inventarios eficiente es vital.

Seguir de cerca tu inventario, y ser transparente con tus clientes cuando tu producto no esté disponible y marcarlo como “agotado” en alguna parte de la ficha de producto, es una buena forma de ayudarlos a no perder el tiempo.

Los datos históricos pueden ayudar a determinar temporadas de ventas más altas, informándote cuándo estás en riesgo de quedarte sin productos determinados.

Por ejemplo, mira tus datos de ventas y la velocidad con la que algunos artículos similares se vendieron en el mismo periodo el año pasado, para tener en cuenta la estacionalidad. Si estás actualizando tu oferta de productos constantemente y no puedes hacer comparaciones, puedes utilizar el etiquetado o combinaciones de tamaño y color para analizar cómo se venden artículos relacionados.

Analizar el crecimiento cada año es otra manera de pronosticar ventas: si has estado vendiendo el doble de unidades que el año pasado, puedes esperar vender el doble de unidades ahora. Ten en cuenta cuántas unidades vendiste hace un año combinadas con la rapidez con que se venden para pronosticar ventas.

Prevenir excedentes

En un esfuerzo para evitar los productos agotados, especialmente durante temporadas de venta altas, los vendedores suelen terminar con exceso de artículos en su inventario. De acuerdo con IHL Group, el excedente de producto de los minoristas cuesta $471.9 mil millones cada año. Además, para ocupar espacio en el almacén, el exceso de productos es dinero que se está estancando en lugar de ser reinvertido en tu negocio o esfuerzos de marketing.

Es necesario prevenir inteligentemente para evitar el exceso de existencias. Si bien planear la demanda es una de las tareas más difíciles y críticas, sobre todo para los minoristas multicanal, hay prácticas y procesos básicos que tienes que comenzar a establecer hoy:

I. Organiza y categoriza tu inventario

Cuando se trata de la gestión de inventarios, los detalles son lo más importante. Pero entre más organizado y descriptivo sea tu inventario, los datos más valiosos serán capaces de extraerse. Este enfoque tendrá importancia a medida que expandes nuevos canales de venta y ejecutas promociones. Imagina cuán fácil sería identificar la temporada, estilo, marca e incluso las tendencias de color del producto.

II. Implementa un seguimiento de inventario

Para que toda tu organización y detalles de la información del producto pueda ser útil, debes ser capaz de realizar un seguimiento eficiente desde el pedido hasta la entrega. Busca una solución de gestión de inventarios multicanal para integrar con tus sistemas de negocio, para marcas de comercio electrónico y marketplaces (como Shopify Plus y Amazon) las soluciones de envío y cumplimiento (cómo ShipStation y Shipwire). La sincronización de datos de inventario a través de todos los sistemas ayudará a romper los datos y proporcionar una comprensión completa de lo que está pasando en tu negocio. Con este panorama, pronosticar ventas y planificar la demanda es más fácil y preciso.

III. Actúa rápido para eliminar el exceso de inventario

A través de tu nuevo lente de datos, debes ser capaz de anticipar e identificar productos que se mueven lento. El tiempo es dinero. Así que en lugar de esperar a ver si van a empezar a venderse, trabaja para sacarlos rápidamente de tu almacén. Ofrecer entregas gratis, agrupar los productos que se venden lento con artículos populares y crear una venta flash, son algunas de las formas más efectivas para convertir un excedente de inventario en efectivo.

Gestión de devoluciones

Con más del 60% de los compradores en línea haciendo devoluciones de productos cada año, las devoluciones siguen siendo la pesadilla de la mayoría de los vendedores. Los datos han demostrado que la forma en la que una empresa gestiona las devoluciones puede afectar el comportamiento de la repetición de compra.

Un estudio realizado por profesores de Administración de empresas/marketing y publicidad de Washington and Lee University encontró que los clientes que tuvieron que pagar para devolver los artículos disminuyeron su gasto con minoristas de un 75 a 100 por ciento en dos años, mientras que los clientes a los que se le ofreció devolución gratuita gastaron 158 a 457 por ciento más que antes de la devolución.

En pocas palabras, vale la pena ofrecer devoluciones sin costo a los compradores online. Sin embargo, vale la pena, aún más, reducir el rendimiento en general.

Entonces, ¿qué puedes hacer para limitar los dolores de cabeza por devoluciones?

Proporciona descripciones de productos detalladas e informativas para reducir los casos de devoluciones debido a malos entendidos.

Las listas de dimensiones, tabla de tallas y revisiones de productos pueden ayudar a los consumidores a tomar decisiones más informadas, por ejemplo, una falda corta o una caja de joyería parecen más grandes en fotos.

Los minoristas que cuentan con un análisis de clientes pueden utilizar esa información para identificar y segmentar a los clientes según las posibilidades de devolver sus compras. Si conoces a un conjunto de clientes en particular que son más propensos a devolver o cambiar artículos, es posible que desees establecer relaciones con ellos para disminuir las devoluciones con un plazo o eliminar las devoluciones gratis.

Sin importar cómo sean tus políticas de devolución, asegúrate de que los clientes y empleados estén en la misma línea con reglas explicitas y transparentes. Algunos comerciantes de membrecías como Jet.com, son cada vez más creativos con las devoluciones.

Al realizar la compra, Jet.com permite a los clientes la opción de reducir la cantidad total por si desean renunciar a las devoluciones.

Imagen vía TECHCRUNCH

Además, la mayoría de los minoristas tienen un valor estándar para cambios y devoluciones. Establecer un plazo en el que las devoluciones son válidas ayudará a gestionar el inventario eficazmente.

Finalmente, cuando se trata de devoluciones, considera asociarte con un proveedor de logística (3PL). David Vehec, vicepresidente senior de la logística de minoristas de Genco, dijo “los proveedores de servicios de logística tienen la oportunidad de ofrecer herramientas inteligentes de negocio y servicios de valor añadido para investigar y buscar patrones, la información puede ser de utilidad para los vendedores para saber, por ejemplo, si un lanzamiento de producto tiene un nivel de rendimiento más alto de lo esperado”.

Asociarte con un proveedor de servicios hace el cumplimiento y el envío más eficientes, pues pueden gestionar devoluciones de decenas de clientes, algo que a un emprendedor le tomaría una gran cantidad de tiempo para manejar el proceso que suele ser inferior al 5% del total de los pedidos. Usando esta información, combinada con los datos de auditorías, puntos de venta, etc., los minoristas pueden determinar por qué los artículos no se están vendiendo o están siendo devueltos más de lo habitual.

Más allá del trío: las mejoras de operación que puedes hacer hoy

Además de tratar de abordar ineficiencias derivadas de excedentes, productos agotados o devoluciones, hay pequeñas mejoras que puedes comenzar a hacer, que cuando se suman pueden tener un gran impacto en las operaciones logísticas de tu tienda online.

I. No infravalores tu tiempo

Cuando estás comprometido a hacer un sistema o proceso más eficiente, es posible que no contabilices el valor  de tu tiempo. Es importante entender lo que vales, y cuánto le cuesta a tu empresa por hora para que puedas definir las tareas que se pueden automatizar.

II. Usa los datos para informar las decisiones de productos

Utiliza los datos de las ventas y la velocidad para determinar qué productos se mueven lentamente, los cuales posiblemente desees considerar suspender para evitar el exceso de existencias.

III. Conoce qué tienes y dónde encontrarlo

Los conteos cíclicos pueden ayudar a eliminar la desalentadora tarea (que increíblemente consumen mucho tiempo) de recuento de inventarios. Los conteos cíclicos son menos perjudiciales para las operaciones diarias, proporcionan una medida continua de la precisión del inventario y la ejecución del procedimiento, y pueden adaptarse para centrarse en artículos de mayor valor, más volumen de movimiento, o los que son críticos para los procesos del negocio.

IV. Considera economías de escala

Mientras la externalización pueden intimidar a muchos minoristas, en cierto punto, tiene sentido. Considera la posibilidad de transporte y logística.

Los datos pueden ayudarte a organizar y automatizar tus procesos, grandes o pequeños, para tener un negocio más eficiente.

La mayoría de las empresas sólo analizan el 12% de sus datos debido a que para la mayoría, los datos son necesarios solo para informar importantes decisiones de compra y merchandising.

Para aprovechar al máximo los datos que ya tienes, considera usar una plataforma que centraliza los diferentes sistemas, que proporciona una visión clara de cómo trabajan tus datos en conjuntos y cómo informar mejor tus decisiones de negocio.

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Sobre el autor

Bridge Mellichamp es Directora de ciencia de datos y proyectos especiales en Stitch Labs. Le encantan los números más de lo que puedes imaginar; trabaja para ayudar a Stitch y a sus clientes a darle sentido a sus datos para que puedan tomar decisiones de negocio inteligentes.