Planificación de proyectos de diseño web

Utiliza nuestros cronogramas adaptables y emprende el camino del éxito con la planificación de proyectos de diseño web de forma profesional.

La planificación de proyectos de diseño web es esencial en el desarrollo de un sitio online. Te permite conocer el alcance del proyecto desde el comienzo y te prepara para identificar y evitar los obstáculos que pueden ralentizar tu avance.

¿Has oído hablar de los cronogramas? Son una herramienta estupenda para la planificación de proyectos de diseño web. Esta forma de organizar el trabajo es ideal para identificar, evaluar y estructurar los elementos clave de tu actividad, incluyendo objetivos, plazos y recursos.

Existen numerosas herramientas y aplicaciones para la planificación de proyectos de diseño web. El problema es que las más avanzadas suelen tener un coste elevado. Pero no tienes por qué hacer una gran inversión: puedes crear tu cronograma de trabajo en una hoja de cálculo. ¡Y gratis!

En este artículo descubrirás por qué la planificación de proyectos de diseño web es tan importante en el éxito de un proyecto online. Además, podrás sacarle partido a nuestros consejos y a tres ejemplos de cronograma que puedes adaptar a las particularidades de tu proyecto.

Importancia de los cronogramas en la planificación de proyectos de diseño web

Antes de profundizar en las particularidades de un cronograma, es fundamental que entiendas su importancia en el éxito de un proyecto online.

Los cronogramas te permiten mantener el flujo de trabajo organizado. Básicamente, recogen una serie de objetivos e indican el plazo en el que deben cumplirse. Identificar esas fechas clave en el desarrollo del proyecto ayuda a que tu equipo pueda cumplir con las metas previamente establecidas. A lo largo del proceso podrás ir haciendo los ajustes necesarios en función del tiempo y el presupuesto disponibles.

Pero los cronogramas de trabajo no solo resultan útiles en las tareas internas: también se emplean en la gestión del trabajo con los clientes. A través de ellos puedes fijar con mayor claridad cuáles son las expectativas en cada punto del proyecto. Incluir a los clientes en tus cronogramas es fundamental porque podrás anticiparte mejor a una eventual ampliación de los costes o del tiempo de ejecución.

¿Ya tienes una idea más clara de por qué los cronogramas son los protagonistas de una buena planificación? Entonces pasemos a la acción: es el momento de que crees tu propio cronograma.

Cómo crear un cronograma para la planificación de proyectos de diseño web

Al principio de un proyecto es normal que surjan algunas dudas. ¿Por dónde empezar? El modo más eficiente y ordenado de ponerte en marcha es crear tu propio cronograma. En tan solo siete pasos puedes tenerlo listo:

1. Identifica metas individuales: toma un folio y anota en la parte de arriba cuál es la meta final (en este caso, el diseño de una web). A continuación, ve descendiendo y anotando los objetivos secundarios que te permitirán alcanzar esa meta: esquema del sitio web, contenidos, diseño adaptado a dispositivos móviles… Conocer las piezas independientes que componen el proyecto en su conjunto te ayudará a hacerte una idea de su alcance.
2. Define la secuencia de actuaciones: ¿qué pasos necesitas dar para ir avanzando hacia tu meta final? Organiza los objetivos secundarios para que sigan esa idea de progreso. Esta organización secuencial te permitirá definir el flujo de trabajo para organizar a tu equipo en cada fase.
3. Fija los recursos necesarios: debes hacer una estimación de los recursos que necesitas para cada etapa del proyecto. Esto implica considerar el tiempo, el dinero y el equipo humano del que dispones.
4. Identifica los factores externos y su influencia: el flujo de trabajo se puede ver afectado por factores externos, algunos de ellos previsibles. ¿Estás trabajando en la planificación de proyectos de diseño web para otros clientes? Inclúyelos en el diseño de tu cronograma para hacer estimaciones más acertadas sobre tiempos de trabajo y de descanso.
5. Establece etapas y plazos: organiza las acciones que debes llevar a cabo siguiendo un orden secuencial y pon fecha para completar la ejecución de cada una. No olvides información importante como las fechas límite para las revisiones y el feedback para garantizar que el trabajo no se queda estancado. 
6. Crea un esquema de tu cronograma: en principio, no tiene por qué ser extremadamente detallado. Pero sí es importante que la información aparezca reflejada de un modo claro y accesible para que puedas trabajar sobre ella.
7. Monitoriza y reajusta: la creación del cronograma es solo el primer paso en la planificación de proyectos de diseño web. Empléalo para monitorizar tu avance y realiza los ajustes necesarios para garantizar la eficiencia del flujo de trabajo.

3 formatos de cronograma para la planificación de proyectos de diseño web

¿Quieres empezar a trabajar sobre seguro? Existen diferentes plantillas que pueden servirte de base en la planificación de proyectos de diseño web. A continuación, encontrarás tres de los ejemplos más versátiles para trabajar con cronogramas. 

1. Cronograma de trabajo desglosado

Un cronograma de trabajo desglosado es una herramienta de planificación que organiza las partes del proyecto de un modo muy visual. Te resultará útil para concentrarte en la meta final desglosándola en acciones más pequeñas. En esencia, su diseño es muy similar al del esquema estándar de un sitio web, con la particularidad de que, en lugar de páginas y carpetas, aquí aparecen reflejados otros componentes individuales. 

La parte alta del cronograma de trabajo desglosado está protagonizada por la meta principal (crear tu sitio web o el de un cliente). De esta meta se desprenden varias submetas, organizadas por disciplinas o grupos de trabajo (en este ejemplo, diseño, copywriting y programación). Si trabajas con varios departamentos, este esquema dejará clara la tarea que debe asumir cada equipo dentro de su área (por ejemplo, la descripción de productos y la optimización dentro del objetivo secundario de copywriting).

No es una estructura al azar. Se basa en la denominada regla del 100 %: esto implica que la suma de todas las partes desglosadas del trabajo suman el 100 % del proyecto. Por este motivo, cada elemento independiente del cronograma lleva asociado un porcentaje de valor que corresponde al tiempo de trabajo y al presupuesto destinado.

En el siguiente ejemplo puedes comprobar cómo la suma de dichos porcentajes corresponde al total del trabajo y del presupuesto del proyecto. 

El cronograma de trabajo facilita la organización estratégica de cualquier proyecto, especialmente los de alto nivel. Además, proporciona una visión detallada de todo el proceso, por lo que te permite anticipar posibles riesgos en el flujo de trabajo. Imagina que se produce un retraso en una de tus submetas: con un cronograma desglosado podrás identificar cómo afecta eso al resto de componentes del proceso y qué medidas adoptar. 

Además, es una herramienta útil para calcular el coste en tiempo y dinero de cada parte del proyecto a nivel interno de la empresa. A partir de todos estos datos podrás desarrollar un cronograma más orientado a las fechas de inicio y finalización de cada trabajo: el diagrama de Grantt.

2. Diagrama de Gantt

Si el cronograma desglosado es uno de los más habituales en la planificación de proyectos de diseño web, el diagrama de Grantt es el más popular en la industria creativa. No obstante, te resultará muy fácil adaptarlo a cualquier tipo de proyecto, sobre todo aquellos con un tiempo limitado.

¿En qué se diferencia de un cronograma de trabajo desglosado? El diagrama de Grantt se emplea sobre todo de forma externa, ya que no refleja los costes del proyecto, solo los tiempos de ejecución. Tiene una estructura bastante sencilla, basada en filas y columnas: en la columna de la izquierda se especifican las tareas que hay que realizar y en la fila superior el tiempo para cada proyecto. 

A partir de estas dos guías se va completando el contenido siguiendo un orden secuencial de tareas, con fechas específicas para su realización. Es un diagrama muy útil para organizar el trabajo de cada miembro del equipo de un modo detallado y con unos márgenes de tiempo preestablecidos. 

Estos son los componentes imprescindibles en un diagrama de Grantt:

• Objetivos secundarios, progreso y plazos para cada una de ellas
• Persona responsable de cada objetivo
• Fechas de entrega de cada trabajo por separado
• Etapas clave del proceso (pausas en la producción, fechas de aprobación, período de correcciones…)
• Notas acerca del progreso y actualizaciones de estado

Durante la etapa de planificación de proyectos de diseño web y antes de ponerte manos a la obra, informa a tu cliente del plan previsto. Es conveniente que lo revise y que lo apruebe, preferiblemente por email, para que quede constancia de lo acordado en caso de que surjan discrepancias.

Los diagramas de Grantt son muy útiles para cerrar los detalles de la planificación con el cliente, pero también te resultarán prácticos a nivel interno para realizar un seguimiento de los objetivos secundarios de forma independiente. Además, puedes añadir información adicional en caso necesario. Por ejemplo, es habitual incluir una columna en la que se muestren las horas de trabajo. Esto te dará una perspectiva de los costes laborales del proyecto.

3. Cronograma de actualización simple

Por lo general, los clientes no disponen del tiempo suficiente para hacer un seguimiento detallado de tu planificación de proyectos de diseño web. Así que se lo puedes poner un poco más fácil a través de una propuesta simple en la que vayas actualizando el estado del trabajo.

A medida que un proyecto avanza, el cronograma de planificación evoluciona. Esto implica la realización de cambios e incluso la creación de una nueva propuesta de trabajo a nivel interno. El cronograma de actualización simple no muestra toda esta información al detalle, sino que se limita a recoger las actualizaciones de un modo más básico.

En lugar de enviarle al cliente un diagrama de Grantt nuevo con cada actualización, mantenlo informado con esta versión simplificada. De este modo el cliente podrá revisar los cambios más importantes con tan solo un vistazo y desde cualquier dispositivo.

El correo electrónico es el modo más sencillo de mantener esta comunicación, aunque en ocasiones también resultan prácticos los documentos compartidos de Google Sheets u otras hojas de cálculo. Estos tienen la ventaja de que puedes acceder a ellos desde cualquier lugar y mantenerlos siempre actualizados. 

En el caso de que optes por un email, aquí tienes un ejemplo de lo que puedes enviarle al cliente para que esté siempre informado:

Hola, [nombre del cliente]:

Te pongo al día de la evolución del proyecto. Teniendo en cuenta los avances de las últimas semanas, esta es la actual programación que tenemos prevista. Te la envío en el cronograma para que lo revises y nos des tu aprobación.

Avísame si estás conforme con la propuesta o si necesitas más información al respecto.

Un saludo y gracias,

[Tu nombre]

Cómo llevar la planificación de proyectos de diseño web a otro nivel

Ahora que ya conoces las ventajas de utilizar cronogramas en la planificación de proyectos de diseño web, es el momento de pasar al siguiente nivel.

Utiliza estos ejemplos como guía a la hora de planificar tus proyectos de diseño web. Puedes crearte tu propia plantilla a partir de estos modelos de cronogramas para reutilizarlas tantas veces como te haga falta, incluyendo las modificaciones oportunas. Ahorrarás mucho tiempo en la planificación y obtendrás unos resultados estupendos.

Preguntas frecuentes sobre la planificación de proyectos de diseño web

¿Para qué se usan los cronogramas en la planificación de proyectos de diseño web?

Los cronogramas son una herramienta muy útil para organizar los flujos de trabajo. Permiten tener los objetivos del proyecto bien identificados, repartir tareas y establecer fechas clave en el desarrollo del proyecto. 

¿Qué información básica debe contener un cronograma?

Aunque existen diferentes modos de organizar la información en un cronograma, por lo general necesitarás incluir detalles como objetivos, secuencia de realización de los trabajos, recursos disponibles, factores que pueden interferir en el desarrollo del proyecto, etapas y plazos. También es importante monitorizar toda esta información para comprobar si se está siguiendo con el plan establecido o si hay que realizar modificaciones. 

¿Cuáles son los cronogramas más útiles en la planificación de proyectos de diseño web?

En la planificación de proyectos de diseño web se suelen emplear tres tipos de cronograma:

• Cronogramas de trabajo desglosado, para estructurar las tareas por bloques porcentuales: la suma de todas las tareas es igual al 100 % del trabajo. 
• Diagramas de Grantt (sobre todo en la industria creativa), para repartir tareas entre los miembros del equipo con fechas de entrega más específicas y que garanticen el flujo de trabajo. 
• Cronogramas de actualización simple, con un formato más escueto e informativo, se utilizan sobre todo para mantener al cliente informado de los progresos.