La planificación de recursos empresariales (ERP) es el secreto detrás de las marcas de comercio electrónico más exitosas.
El ERP se refiere al software y los sistemas que conectan todos los procesos empresariales: finanzas, fabricación, cadena de suministro, ventas, adquisiciones y otros. A un nivel básico, el ERP integra estos procesos en un solo sistema.
Un ERP no se puede utilizar tal cual, necesita ser integrado con las estructuras y objetivos de una empresa. Reúne datos, desde información financiera hasta logística y recursos humanos, para apoyar la planificación y operaciones a nivel empresarial.
Tener un ERP centralizado es fundamental para una empresa de comercio electrónico a gran escala, y las integraciones que elijas reflejarán tu éxito. En esta guía, obtendrás una visión profunda sobre los fundamentos de la integración de ERP, así como sobre cómo puedes comenzar a construir tu sistema ERP hoy mismo.
¿Qué es una integración de ERP?
La integración de ERP es el proceso de conectar un sistema de planificación de recursos empresariales con otras aplicaciones de software, bases de datos o sistemas externos. Facilita el flujo de datos, la sincronización y la automatización entre diferentes funciones empresariales.
Esto, a su vez, mejora la eficiencia, la visibilidad y la capacidad de toma de decisiones dentro de una organización.
En términos simples, es una forma de automatizar procesos empresariales y mejorar la productividad en toda la empresa.
Alrededor del 73 % de las empresas considera que romper los silos de datos y fomentar una mejor comunicación y colaboración interna es muy o extremadamente importante. La integración de ERP ayuda a crear una única fuente de verdad en tu negocio, lo que permite compartir información relevante entre departamentos de forma rápida y sencilla.
Los métodos de integración más comunes son:
- Integraciones personalizadas, en las que una empresa desarrolla su propia integración central. Los programadores conectan el código API de un software con el sistema ERP que desean integrar. Requieren recursos técnicos y tiempo de implementación.
- Integraciones nativas o construidas por el proveedor, soluciones listas para usar que permiten conectar aplicaciones específicas. Por ejemplo, muchas herramientas se integran directamente con Shopify. Suelen cubrir casos de uso comunes y, por lo general, no tienen costes de suscripción adicionales.
- Plataforma de integración como servicio (iPaaS), soluciones en la nube que permiten crear e implementar integraciones. Con iPaaS, las empresas pueden conectar aplicaciones en la nube y automatizar flujos de trabajo sin necesidad de instalar ni gestionar hardware.
Las empresas de comercio electrónico pueden utilizar un ERP para automatizar el proceso de gestión de pedidos o fulfillment. Por ejemplo, si integras NetSuite con una tienda Shopify, podrías traer automáticamente pedidos y datos de clientes de Shopify a NetSuite en el momento del pago. También podrías utilizar un conector para enviar información a un socio 3PL.
Esto puede ayudar a las empresas a cumplir pedidos más rápido y aumentar el cumplimiento el mismo día de los pedidos en línea. Piensa en la cantidad de horas laborales que podrías ahorrar al mes.
Sin una integración de ERP, la empresa tendría que realizar manualmente el control de inventario en su sistema ERP y en su aplicación de comercio electrónico. A medida que aumenta el volumen de ventas y aumenta el stock, los procesos operativos ineficientes y laboriosos son difíciles de escalar.
Esa es la belleza de la integración de ERP. Ya sea tu empresa B2B, B2C o DTC, a medida que tu negocio crece, también lo hace la complejidad de tus operaciones. Terminas necesitando más de lo que las soluciones offline pueden ofrecer.
Otros aspectos del comercio electrónico, como la gestión de inventario, las compras y la cadena de suministro, CRM, cumplimiento y la información de ventas y pagos, también se integran en un ERP. Si hay un enfoque fragmentado o silo, habrá inconsistencias dentro del negocio.
Beneficios de la integración de ERP
Imagina las actividades de tu negocio como un motor de coche en marcha. Poder mirar bajo el capó mientras está en marcha, puede ayudarte a decidir si es el momento de hacer un mantenimiento o si tienes otros 1.000 kilómetros hasta tu próximo cambio de aceite.
Las integraciones de ERP te ayudan a obtener una visión general de tu empresa y de todas sus aplicaciones en funcionamiento. Pueden ayudar a rastrear indicadores clave de rendimiento en tiempo real, asegurar la integridad de los datos y mucho más.
Veamos algunos de los principales beneficios de la integración de ERP.
Sistemas heredados actualizados
En el competitivo entorno empresarial actual, las organizaciones están descubriendo que no tienen otra opción más que añadir un sistema ERP moderno.
El software adquirido hace años puede que ya no soporte el modelo de negocio de la empresa y puede obstaculizar la innovación. De hecho, el 94 % de las organizaciones encuestadas dicen que la innovación oportuna es importante y el ERP ayuda con ello.
Una marca de comercio empresarial puede expandirse globalmente o necesitar más procesos internos. Estas razones pueden hacer que un sistema heredado sea ineficaz.
Si las empresas quieren obtener una ventaja competitiva, necesitan acceso a información en tiempo real. Estos conocimientos son fundamentales si deseas mejorar la experiencia del cliente u optimizar tu cadena de suministro.
Por ejemplo, si gestionas el inventario a través de un sistema heredado, es posible que no se integre con otros sistemas. Esto puede dificultar la confirmación y programación de pedidos, ya que no hay forma de saber si hay suficiente inventario disponible para hacer un pedido.
Puede generar problemas en la cadena de suministro, puesto que los compradores no siempre pueden realizar nuevos pedidos, entre otros.
Las integraciones ERP modernas ofrecen análisis avanzados que optimizan la gestión del inventario y garantizan que nunca falte stock, mejorando así la experiencia del cliente. Muchos proveedores de ERP también realizan varias actualizaciones al año, por lo que estarás actualizando tu sistema de forma constante y viendo mejoras relacionadas en el negocio.
Datos centralizados
Una integración de ERP permite centralizar los datos de la empresa y mejorar la comunicación en toda la organización. Ayuda a crear un centro de datos centralizado donde todos los departamentos pueden acceder a información en tiempo real y aprovechar soluciones flexibles y ágiles en un entorno en constante cambio.
Sin un sistema ERP, cada departamento tiene sus propios registros y bases de datos. Los equipos pueden cargar datos y crear informes y compartirlos entre diferentes grupos. Pero si hay datos duplicados, necesitan confirmar la integridad de los datos, lo que genera más trabajo y dolores de cabeza para todos.
Los sistemas heredados a menudo utilizan «guardianes» para compartir información, pero pueden verse rápidamente abrumados con solicitudes de información.
Tener muchos datos es una cosa. Pero tener datos precisos y poder acceder, analizar y actuar sobre ellos es otra. Las integraciones de ERP te ayudan a construir marcos éticamente responsables y seguros para gestionar y utilizar datos en tu negocio.
Procesos automatizados
Las integraciones de ERP facilitan la vida a las organizaciones que mueven grandes cantidades de datos cada minuto. Actualmente, el 67 % de las organizaciones considera la facilidad de uso como una de las principales cosas que valoran en una plataforma de comercio, y el ERP puede ayudar con eso.
Estas integraciones facilitan el intercambio de datos automatizado y bidireccional entre tus sistemas y aplicaciones, eliminando errores humanos costosos. La automatización se puede utilizar en numerosos puntos de contacto para agilizar los procesos empresariales.
Las siguientes actividades pueden ser transferidas entre sistemas para crear un sistema ERP inteligente:
- Información de pedidos
- Datos de clientes
- Detalles de envío
- Sistemas contables
- Información de productos y precios
- Conteos de inventario
- Órdenes de compra
El ERP ayuda a cerrar los silos empresariales y funcionales, pero la automatización ayuda a escalar la innovación. Cuando se combina con tecnologías como la IA y la nube, el ERP ofrece posibilidades casi ilimitadas para mejorar los procesos empresariales.
Mejores experiencias para el cliente
Una experiencia de cliente excepcional y personalizada es esencial para cualquier empresa. La personalización contribuye a una mayor satisfacción del cliente, retención y fidelidad, y mejora la reputación de la marca.
Sin embargo, satisfacer las necesidades únicas de un cliente en un solo canal no es suficiente para mantener una ventaja competitiva. Las empresas deben comprender y crear experiencias de cliente holísticas y omnicanal.
Las integraciones ERP pueden ayudar a las empresas a adquirir una comprensión profunda de las preferencias e intereses de los clientes. Las empresas de comercio electrónico con una integración de ERP, por ejemplo, pueden acceder a todas las herramientas adecuadas para llegar al mercado más rápido y mejorar la experiencia del cliente.
La forma en que las empresas utilizan las integraciones ERP para desarrollar el compromiso del cliente determinará el éxito de una marca en los próximos años. Aquellos que utilicen sistemas ERP para un compromiso inteligente con el cliente tendrán éxito.
Desafíos y riesgos comunes de la integración de ERP
Para resumir, ¿cuál es el propósito de un sistema ERP? Si dijiste automatizar procesos empresariales y hacer que la empresa sea más eficiente, tienes razón.
El 28 % de las empresas encuestadas ya ha obtenido beneficios y eficiencias significativas a través de la integración profunda de una plataforma de comercio SaaS en su negocio.
Pero integrar un ERP con otros sistemas empresariales no siempre es fácil. Aquí hay algunos desafíos comunes a los que se enfrentan al integrar un ERP
Sobrepasar el presupuesto
Las implementaciones de ERP pueden costar de tres a cuatro veces lo que se había presupuestado inicialmente. Pero no te preocupes: los beneficios superan los costes.
Los mejores socios de ERP son clave para crear un buen sistema ERP para tu organización. Ofrecerán un conjunto de servicios para cubrir integraciones e implementaciones, establecerán objetivos claros y pondrán en marcha el sistema adecuado para tu empresa.
Conexiones inseguras
Tu sistema ERP alberga la información empresarial más crítica, incluidos datos confidenciales de clientes y la información confidencial. Deben ser protegidos a toda costa.
Agregar más complejidad a tu sistema a través de la integración de ERP aumenta las posibilidades de conexiones inseguras, lo que pone a tu organización en un nivel de amenaza más alto cuando los hackers cibernéticos pueden atacar el software ERP.
Complejidad
Las implementaciones también tienden a tardar más de lo anticipado. Los fracasos son a menudo el resultado de una mala comunicación y planificación.
Las empresas a menudo tienen que superar:
- Resistencia interna a los nuevos sistemas
- Problemas de integración de software
- Mala calidad de los datos
Las personas necesitan ser capacitadas para usar los sistemas correctamente. La adopción y formación interna son clave. Las implementaciones pueden fallar después del lanzamiento si no hay un líder interno o una documentación adecuada del flujo de trabajo. También necesitan entender por qué hay un cambio en su proceso para mantenerse motivados a aprender el sistema.
Las empresas que tienen un plan claro para la integración de ERP y una comprensión de sus requisitos pueden evitar convertirse en estadísticas de fracaso de ERP.
Tipos de integraciones de ERP
El tipo de integración de ERP que elijas depende de tus recursos de TI y necesidades empresariales específicas.
Comercio electrónico
La integración de comercio electrónico implica conectar tu sistema de comercio electrónico (como Shopify) con una solución ERP basada en la nube. Juntos, ayudan a expandir la funcionalidad de tu tienda de comercio electrónico y a crear mejores experiencias de compra para los clientes.
Datos como clientes potenciales, clientes reales, pedidos, tiempos de envío, impuestos y atención al cliente se rastrean a través de una integración de ERP de comercio electrónico. El objetivo de la integración es hacer que los datos estén disponibles para todos los miembros de la organización que gestiona la tienda de comercio electrónico.
Los beneficios incluyen:
- Datos precisos y relevantes disponibles en todos los departamentos
- Conteos de inventario en tiempo real tanto en el front office y en el back office.
- Opciones de precios dinámicas y específicas para cada cliente
- Auditorías financieras automatizadas
Hay varias formas de integrar un ERP con tu plataforma de comercio electrónico:
- Usar la API de soluciones de comercio electrónico por tu cuenta y personalizar el sistema. El inconveniente es que eres completamente responsable de gestionarlo.
- Usar una solución de terceros lista para usar. Si necesitas alguna personalización, tendrás que pagar por ella y depender de otro equipo para que lo haga.
- Usar un sistema ERP dentro de una integración nativa a tu plataforma de comercio electrónico. Un ERP con integraciones nativas, como Shopify-NetSuite, es la opción más flexible. La empresa de ERP crea una integración nativa en el sistema de comercio electrónico. Esta opción es lo suficientemente ágil para satisfacer las necesidades de una organización y puede adaptarse a las demandas del mercado.
Las marcas de comercio electrónico también pueden integrarse con diferentes plataformas para mejorar la eficiencia y el ahorro de costes, incluyendo:
- Gestión del ciclo de vida del producto
- Gestión de la cadena de suministro
- Sistemas de gestión de almacenes
Gestión de relaciones con clientes (CRM)
Cada empresa de comercio electrónico necesita una forma estandarizada de gestionar clientes potenciales y clientes reales. Los sistemas CRM gestionan datos de clientes como compras e información de contacto, que pueden ser utilizados por los equipos de ventas y marketing.
Las empresas utilizan estos datos para obtener mejores conocimientos sobre los clientes y tomar decisiones informadas al interactuar con ellos.
Por ejemplo, Salesforce y NetSuite de Oracle, una integración de ERP y CRM, intercambian datos entre sí, lo que proporciona a las empresas una visión de 360 grados del cliente. Ya sea datos de ventas, soporte, marketing o compras, tu empresa tendrá todo lo que necesita en un solo lugar. Los datos pueden ser utilizados fácilmente para crear experiencias que mejoren tus relaciones con los clientes.
Inteligencia empresarial (BI)
El software de inteligencia empresarial está diseñado para recuperar, analizar e informar de los datos. El software BI es importante para las empresas que están atravesando una transformación digital porque proporciona visibilidad sobre los datos de la empresa. Compila y visualiza datos fácilmente para que las partes interesadas puedan adquirir nuevos conocimientos y actuar según esos datos para mejorar su rentabilidad.
En algunos casos, una función de BI puede estar integrada en tu sistema ERP. Pero a menudo, la funcionalidad no es lo suficientemente potente para organizaciones que reciben grandes cantidades de datos diariamente.
Cuando una empresa conecta un sistema BI de terceros con un ERP integrado, estos conocimientos se vuelven fácilmente accesibles para cualquier empleado autorizado. También obtienen acceso a informes avanzados que ayudan a una empresa a aprovechar al máximo cada dato que recibe.
Recursos humanos
Ningún otro departamento tiene más tareas de back-end que recursos humanos. Entre nómina, reclutamiento, evaluaciones y ofertas de trabajo, gestionar datos de RR. HH. puede volverse abrumador rápidamente. Manejar incorrectamente datos confidenciales de RR. HH. es costoso y representa una amenaza de seguridad para cualquier negocio.
Un módulo de RR. HH. en tu ERP ayuda a gestionar, digitalizar y automatizar los procesos del departamento de RR. HH. Algunos beneficios incluyen:
- Almacenamiento y gestión seguros de bases de datos básicas de empleados
- Gestión simplificada de nómina y compensación
- Mejor gestión de tiempo y asistencia
- Mejor capacitación y desarrollo de empleados
Las empresas también pueden ser creativas con su módulo de RR. HH. en el ERP. Pueden enviar encuestas laborales para medir los niveles de satisfacción de los empleados, configurar informes automatizados y comprender fácilmente las evaluaciones de desempeño en toda la organización.
Gestión de proyectos
Al igual que el software BI, algunos sistemas ERP pueden incluir soluciones de gestión de proyectos. Sin embargo, muchas empresas que comienzan a construir sus sistemas ERP ya utilizan software de gestión de proyectos más complejo. Ver el estado de los proyectos en tu ERP es útil por varias razones:
- Puedes determinar los costes del proyecto.
- Puedes ver actualizaciones y procesos del proyecto.
- Puedes averiguar si las metodologías del proyecto están funcionando o no.
- Puedes colaborar con los departamentos de RR. HH. y nómina.
Cuando creas un módulo de gestión de proyectos en tu ERP, cualquiera puede ver quién está trabajando en qué y cuándo se entregará. Comprender estos flujos de trabajo fomenta la responsabilidad entre departamentos y puede ayudar a las empresas a resolver pequeños problemas en los proyectos antes de que se conviertan en grandes problemas.
Cómo integrar un ERP con tus operaciones de software existentes
El término integración tiene muchos significados en el comercio electrónico. Cualquier par de sistemas con interfaces de programación de aplicaciones (API) sólidas debería poder comunicarse entre sí o integrarse. A menudo, cuando alguien se refiere a integración, se refiere a un conector preconfigurado.
Estas conexiones tienen diferentes nombres dependiendo del software anfitrión; por ejemplo, Shopify las llama aplicaciones.
Una estrategia de integración cada vez más popular se conoce como plataforma de integración como servicio (iPaaS). Este es un enfoque basado en la nube para la integración que permite que las aplicaciones se sincronicen más rápido y fácilmente. No requiere programación y puede conectar sistemas ERP a productos SaaS.
Muchas de estas aplicaciones, o conectores preconfigurados, existen en una plataforma iPaaS. Listas para usar, están diseñadas para iniciar una integración con entre el 50 y el 90 % del trabajo ya hecho. A menudo requieren algunos ajustes por parte de un desarrollador o socio de integración para completar la integración.
Para integrar un ERP con un sistema utilizando un integrador iPaaS, necesitarás:
- Configurar el token API para tu ERP y otros sistemas que planeas integrar.
- Crear flujos que definan las interacciones entre tu ERP y otras aplicaciones. Esto cubrirá cómo la integración transferirá datos y cómo se realizarán las operaciones CRUD.
- Configurar canales de integración (pipes) en los sistemas conectados.
- Establecer mapeos y modificadores. Por ejemplo, puedes añadir un nuevo cliente a contactos específicos en tu CRM. Luego sincroniza la etiqueta con tu software de marketing por correo electrónico para poner en marcha una campaña de bienvenida.
- Configurar tu horario y frecuencia de sincronización. Si deseas sincronización en tiempo real, necesitarás asegurarte de que el sistema ERP y otras aplicaciones estén enviando automáticamente datos recientes entre sí.
Los socios de integración de Shopify se conocen como «socios iPaaS». La razón es que muchos de los conectores preconfigurados están alojados en los servicios o en la nube de elección de los socios. La mayoría de las ofertas de iPaaS incluyen mapas y transformaciones para acelerar el desarrollo de flujos de integración y reglas de negocio para definir interacciones.
Shopify se integra con los principales software ERP, incluyendo:
- NetSuite
- Acumatica
- Brightpearl
- Microsoft
Por ejemplo, una tienda Shopify puede instalar la aplicación ERP de NetSuite y transferir datos a NetSuite. Luego, un equipo de implementación de NetSuite o un socio certificado de NetSuite puede añadir personalización a la implementación de NetSuite.
Mejores prácticas para la integración de sistemas ERP
Ya sea tu primera integración de ERP o tu decimoquinta, ten en cuenta las siguientes prácticas para obtener el mejor resultado.
Tener un plan de integración en marcha
Antes de considerar la integración de un ERP, crea un plan con tu equipo. Designa a una persona que entienda tus objetivos empresariales y procesos internos para liderar el proyecto. Trabaja con las partes interesadas para planificar cualquier obstáculo que pueda surgir.
Al crear tu plan, piensa en:
- ¿Por qué quieres integrar tu tienda con tu sistema ERP?
- ¿Qué información deseas enviar de la tienda al ERP?
- ¿Qué información deseas enviar del ERP a la tienda?
- ¿Dónde están las brechas en tus datos de inventario?
- ¿Qué otros sistemas, como la gestión de almacenes o 3PL, necesitan ser integrados y cómo funcionará la integración?
La planificación ayudará a implementar una integración fluida y reducirá las posibilidades de convertirte en una estadística de fracaso.
Informar a empleados, socios y proveedores sobre el cambio
Las empresas que utilizan sistemas heredados más antiguos probablemente encontrarán algunos cambios y resistencia al integrar un ERP. Los procesos empresariales, roles y otros aspectos centrales de cómo funciona una empresa podrían verse afectados, así que espera algo de resistencia o bloqueos que puedan surgir con cualquier cambio organizacional.
Aun aquellas organizaciones que utilizan sistemas ERP más nuevos y basados en la nube (por ejemplo, NetSuite) probablemente experimentarán algunos cambios en sus procesos y rutinas. Pueden descubrir que los procesos actualmente en marcha necesitan adaptarse a una integración de comercio electrónico y flujos de trabajo específicos. La comunicación a lo largo del proyecto de integración es clave.
Informar de manera deficiente al personal de almacenamiento y logística podría llevar a confusiones cuando los pedidos comiencen a llegar a un sistema ERP desde una plataforma de comercio electrónico, si este equipo no fue incluido en las discusiones sobre integración y cumplimiento. El servicio al cliente podría verse afectado si las expectativas y nuevos procesos (después de la integración) no están alineados en toda la organización.
Practicar una buena gestión de datos
Una gestión de datos sólida es la columna vertebral de la integración de ERP. Tener datos limpios y confiables que ofrezcan una visión clara de tus procesos empresariales impactará tu rentabilidad.
Regularmente deberás:
- Limpiar datos y normalizar formatos
- Validar datos para asegurar su precisión
- Revisar quién tiene acceso a los datos y por qué
- Eliminar datos erróneos o duplicados
Una buena gestión de datos reducirá retrasos durante el proceso de integración y hará que la transición sea más fluida.
¿Cómo puede Shopify ayudar con la integración de ERP?
Está claro que la integración de ERP es la base de un negocio de comercio electrónico exitoso. Por eso, el 72 % de las empresas ya tiene una plataforma de comercio SaaS completamente integrada en sus operaciones comerciales.
Con el Programa Global ERP de Shopify, puedes conectar tu ERP a tu tienda a través de un socio de planificación de recursos empresariales a través de la App Store de Shopify.
Además, Shopify se ha asociado con Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica y Brightpearl para hacer que la integración de ERP sea simple.
Una vez que tu tienda y tu ERP estén conectados, podrás:
- Acceder a datos precisos de inventario, productos, pedidos y clientes en tiempo real.
- Implementar automatizaciones para hacer que las operaciones sean más eficientes.
- Evitar implementaciones personalizadas que consumen tiempo y son costosas.
- Tener la tranquilidad de que tus datos fluyen de manera segura y sin problemas entre tu administración de Shopify y tu ERP.
Echa un vistazo a los socios ERP de Shopify y las soluciones que ofrecen.
Preguntas frecuentes sobre la integración de ERP
¿Qué es ERP y cómo funciona?
La planificación de recursos empresariales (ERP) es un sistema de software que conecta todos los procesos empresariales: finanzas, fabricación, cadena de suministro, ventas, adquisiciones y otros. A un nivel básico, el ERP integra estos procesos en un solo sistema.
¿Qué se entiende por integración de ERP?
Una integración de ERP implica conectar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) con otras herramientas y aplicaciones de software dentro de una empresa. La integración de ERP tiene como objetivo hacer que la información y los procesos fluyan sin problemas a través de diversas funciones de la empresa, como finanzas, recursos humanos, cadena de suministro, inventario, ventas y marketing.
¿Cuáles son los tres métodos de integración de ERP?
- Integraciones personalizadas
- Integraciones nativas
- Integraciones punto a punto
¿Cuál es el papel del ERP en la integración empresarial?
El papel del ERP es agilizar e integrar procesos, operaciones y flujos de información en una empresa. Los sistemas ERP integran datos de toda una organización, desde la mano de obra hasta los materiales, dinero y tiendas en línea, y los traen a un sistema unificado.
