¿Qué es un sistema de gestión de almacenes? Definición y revisión del software

Te acercamos la guía sobre WMS, tipos de sistemas de gestión de almacenes, ventajas de utilizarlo, y cómo elegir el más adecuado. Más una lista de los mejores a la fecha.

Hoy en día, la gente espera mucho de las empresas de comercio electrónico. Gracias a Amazon, estamos acostumbrados a los envíos en dos días, como mínimo. Incluso las tiendas familiares deben mejorar su logística de comercio electrónico y sus enfoques de cumplimiento para ser competitivos.

El problema: los almacenes están creciendo no sólo en popularidad, sino también en tamaño. La altura de los centros de distribución aumentó en más de 24 centímetros en los últimos años. Los metros cuadrados totales de los almacenes aumentaron de 240.410 pies cuadrados en 2016 a 305.000 pies cuadrados en 2018.

¿Cómo se puede hacer un seguimiento de las existencias dispersas en un mega-almacén?

Un sistema de gestión de almacenes (SGA), o WMS por sus siglas en inglés, ayuda a las empresas de ecommerce de cualquier tamaño a escalar sus operaciones de preparación de pedido a la vez que les permiten aceptar más pedidos, más rápidamente, y todo ello sin comprometer la velocidad de entrega o la precisión de los pedidos.

Esta guía comparte las ventajas de utilizar un WMS, orientaciones para elegir el adecuado y cuatro posibles opciones entre las que elegir.

1. Qué es un sistema de gestión de almacenes
2. Componentes de un buen sistema de gestión de almacenes
3. Los mejores software de gestión de almacenes en 2022
4. Ventajas de los sistemas de gestión de almacenes
5. Tipos de sistemas de gestión de almacenes
6. Cómo elegir un sistema de gestión de almacenes
7. Encuentra (o actualiza) tu sistema de gestión de almacenes

 

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?

Un sistema de gestión de almacenes es un software creado para apoyar y optimizar las operaciones de almacenamiento y distribución. Los minoristas utilizan esta tecnología automatizada para facilitar la planificación, la organización, la dotación de personal y el control de los recursos disponibles en toda la cadena de suministro.

Todos los comerciantes, desde los que sólo tienen comercio electrónico hasta los que tienen una tienda física, necesitan un sistema de gestión de almacenes para hacer un seguimiento de las operaciones de entrega. Con un sistema de este tipo, pueden gestionar:

• Devoluciones. Convierten lo que a menudo se denomina una pesadilla logística en un proceso racionalizado y en su mayor parte automatizado. Determinan qué artículos están dañados, necesitan ser reetiquetados o están listos para volver a la estantería. Esos datos serán visibles dentro de su WMS.
• Logística de almacén. En lugar de procesos escritos que el personal del almacén debe recordar, pueden seguir flujos de trabajo predeterminados dentro de su WMS para mejorar la coherencia.
• Integraciones. La mayoría de las plataformas de WMS se integran con otras herramientas que ya utilizan, como las soluciones de envío y su sitio de comercio electrónico. Con esta funcionalidad, no hay que alimentar los datos manualmente (lo que probablemente causaría inexactitudes).
• Informes y previsiones. ¿Cuándo se agotan las existencias? ¿Para qué superventas necesitan un flujo constante de existencias? Todo eso lo ven dentro de su WMS para que nunca tengan mensajes de falta de existencias que alejen a los clientes potenciales.

En resumen: El software WMS actúa como un lugar central para tus procesos operativos en un almacén o centro de distribución. Proporciona una visibilidad completa de tus niveles de inventario y almacenamiento, productividad del personal, previsión de la demanda y cumplimiento de la venta al por menor para mejorar el retorno de la inversión.

Componentes de un buen sistema de gestión de almacenes

Un WMS tiene varias características clave, entre ellas muchas de las siguientes:

• Sistemas de diseño de almacenes, que permiten establecer los flujos de trabajo más eficaces.
• Integración con dispositivos de inventario como la identificación por radiofrecuencia (RFID) y las tecnologías de códigos de barras.
• Integración del back-office con los módulos de entrada de pedidos, control de inventario y órdenes de compra.
• Seguimiento del inventario en tiempo real para estar siempre al día de los movimientos de las existencias.
• Gestión de la plantilla para ayudarte a asignar la mano de obra y supervisar el rendimiento.
• Soporte para múltiples métodos de recogida y embalaje y vistas generales de las zonas de recogida.
• Etiquetado de conformidad y avisos de envío avanzados (ASNs) para que puedas gestionar la llegada de nuevo inventario y mantener las cosas al día.
• Gestión de depósitos y dársenas para ayudar a terceras empresas repartidoras a encontrar el lugar adecuado para cargar y descargar.

Y en términos de usabilidad, el sistema también podría ofrecer:

• Escalar con tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), si es una empresa mediana o grande que necesita que todo esté integrado.
• Capacidades avanzadas de elaboración de informes, que te proporcionan un análisis detallado de lo que está ocurriendo y que puedes compartir con el resto de la empresa.
• Diseño adaptado al móvil, para que no estés encadenado a un escritorio cuando lo utilices.

Algunos son más extensos y otros más sencillos. Hay diferentes opciones en función de sus necesidades. Las repasamos a continuación.

Los mejores software de gestión de almacenes en 2022

1. Easyship

Lo mejor para las marcas transfronterizas que se expanden

Easyship es un proveedor de envíos con herramientas de gestión de almacenes integradas en su software. Los comerciantes obtienen descuentos en las tarifas de envío de más de 50 transportistas internacionales, entre ellos DHL y UPS, lo que permite a los clientes obtener precios de envío precisos y en tiempo real en la página de pago (y reducir el abandono del carrito).

Easyship también tiene una red global de almacenes y centros de distribución. Almacena tu inventario en tus almacenes y ve los niveles de stock de inventario a través de tu panel de control de Shopify.

Precio: Gratis por debajo de los 100 envíos/mes.

 2. ShipBob

Lo mejor para las marcas directas al consumidor en Estados Unidos y Reino Unido

ShipBob es otro proveedor de SGA que hay que tener en cuenta, especialmente si se trata de una marca de venta directa al consumidor (DTC). Es una empresa de logística de terceros que permite a los comerciantes almacenar existencias en sus almacenes. Con el envío integrado de dos días en todo el territorio continental de EE.UU. para todos los pedidos, ofrece una gran manera de aumentar el valor medio de los pedidos y reducir el abandono del carrito.

Tan pronto como recibes un pedido a través de tu sitio de comercio electrónico, pasará automáticamente a uno de los centros de cumplimiento de ShipBob. Desde allí, los artículos se recogen, se empaquetan y se envían a tus clientes. No tendrás que ocuparte de la logística física, por lo que es ideal para las pequeñas y medianas marcas de venta al por menor que quieren centrarse en otras partes del negocio.

Precio: A la carta para cada servicio, así que elige lo que necesitas

3. ShipHero

Lo mejor para las marcas emergentes, de escala y de gran volumen

¿Tienes una estrategia de venta multicanal? Si vendes productos en tiendas pop-up, en tu sitio de comercio electrónico, o en una tienda física, ShipHero puede rastrear el inventario del almacén en todos los canales de venta.

Los pedidos entrantes se validan antes de ser enviados desde un centro de distribución de ShipHero. También puedes configurar la automatización para ahorrar aún más tiempo y dinero, como el envío prioritario para los pedidos internacionales.

ShipHero crea rutas óptimas a lo largo de la cadena de suministro -utilizando transportistas nacionales, regionales y locales- reduciendo el riesgo de retrasos e ineficiencias. Y su nueva función PostHero te permite hacer un seguimiento de los paquetes entre los transportistas, para que puedas analizar el rendimiento de los envíos después de que hayan salido de las instalaciones.

Precio: 499 $/mes básico, 1.850 $/mes estándar

4. Inventario y cumplimiento de Veeqo

Lo mejor para las marcas multicanal que venden varios productos en diferentes almacenes.

Veeqo es una plataforma de cumplimiento de pedidos que combina el inventario a través de múltiples plataformas, incluyendo tu sitio de ecommerce Shopify y mercados como Amazon y Etsy.

Proporcionando una única fuente de verdad para la pregunta "¿Cuánto stock nos queda de esta SKU?" Veeqo también puede gestionar las devoluciones entrantes y actualizar los niveles de stock en consecuencia. Podrás automatizar tareas como el enrutamiento de las existencias del almacén, las reglas de envío y el estado de los pedidos.

Veeqo ofrece un amplio conjunto de herramientas de elaboración de informes, lo que hace que sus previsiones sean más fáciles y precisas. Puede ayudarte a predecir los problemas de suministro, a ver qué artículos pueden agotarse y a comprender mejor la demanda durante los períodos de venta.

Precio: 255 $/mes para 500 pedidos en el plan de alto crecimiento

5. Gestión de almacenes Blue Yonder

Lo mejor para los almacenes con robots que buscan la orquestación de recursos

BlueYonder es un SGA de nivel empresarial diseñado para operaciones de gran envergadura como tiendas de comestibles, alta tecnología y minoristas de línea dura. Cuenta con una enorme gama de opciones de gestión y optimización para la logística de almacenes que operan a escala nacional.

BlueYonder ofrece los servicios típicos de un SGA, como el cumplimiento del comercio electrónico, el envío y la gestión del inventario. Pero también hay un potente conjunto de herramientas para usuarios más avanzados, como la gestión unificada del depósito (que supervisa los equipos, las puertas de las dársenas y el personal) y la orquestación de recursos (que gestiona el flujo de tareas laborales, la programación y la automatización). Se trata de optimizar el rendimiento de cada pedido para obtener importantes beneficios en el conjunto de la operación.

Precio: Disponible bajo petición

6. Gestión de almacenes de Oracle

Lo mejor para los proveedores de bienes de consumo, fabricantes y mayoristas

Oracle Warehouse Management se conecta a los almacenes que manejan una amplia gama de tipos de material, cubriendo una gran variedad de productos. Puedes utilizarlo para gestionar el inventario en varios centros de distribución y almacenes, lo que permite a los clientes comprar y devolver en cualquier lugar a través del cumplimiento omnicanal.

Está basado en la nube y se integra perfectamente con el conjunto de soluciones de gestión de la cadena de suministro de Oracle. Esto lo convierte en una solución de nivel empresarial para las marcas con muchas partes móviles, pero es lo suficientemente flexible como para transformar un sitio de cualquier tamaño en un centro de cumplimiento, ya sea un almacén, un centro de distribución, una tienda, un quiosco o un garaje. Sin embargo, Oracle WMS se ocupa de los pedidos de venta directa, así que no lo descartes si no es una marca grande: aún podría ser una opción viable.

Precio: Disponible bajo petición

Ventajas de los sistemas de gestión de almacenes

Mejorar la precisión del inventario

La gestión del inventario es uno de los aspectos más complicados de la gestión de una empresa minorista. Un exceso de existencias podría sobrepasar su fecha de caducidad; un exceso de existencias y los mensajes de "producto no disponible" ahuyentan a los clientes potenciales.

Las pérdidas de inventario se producen cuando se tienen menos existencias físicas de las que muestran las hojas de contabilidad. Cuesta a las empresas unos 61.700 millones de dólares al año.

El software WMS descubre exactamente la cantidad de inventario almacenado, en tiempo real. Escaneará los códigos de barras del nuevo inventario y la recuperación de cada unidad recogida en un pedido. Esto ayuda a evitar la pérdida de inventario.

Los sistemas de gestión de almacenes también ofrecen análisis avanzados de los pedidos para que pueda:

• Conoce los estados a los que más envía
• Ve qué pedidos no han sido entregados
• Ve el inventario disponible
• Comprueba en todo momento los niveles históricos de existencias
• Ve cuántos días faltan para que se agote una referencia
• Gestiona la reposición de pedidos en función de la disponibilidad de existencias
• Gestiona la asignación de pedidos a los almacenes o distribuidores internacionales
• Comprende los valores medios de los carros y los gastos de envío
• Determina dónde puede ahorrar en el envío

Logística optimizada

La era de los envíos en cinco días ha quedado atrás. El auge de Amazon hace que los clientes esperen recibir sus pedidos rápidamente.

Entonces, ¿qué es la rapidez? La gran mayoría (97%) de los consumidores considera que el envío en el mismo día es rápido, mientras que el 95% lo considera rápido al día siguiente. En cualquier caso, una cosa está clara: los artículos deben llegar a la puerta de los clientes en 24 horas para ser considerados de calidad.

¿Quiere ofrecer envíos en dos días o menos? Un SGA puede determinar los plazos de envío con precisión. Los clientes ven las estimaciones de envío precisas para sus direcciones, sin necesidad de enviar incómodos correos electrónicos del tipo "Oye, tu pedido se retrasa porque estás más lejos de lo habitual".

Además, la mayoría de los proveedores tienen relaciones con terceros proveedores de logística. Puedes apoyarte en sus altos volúmenes de pedidos para prometer a los clientes una entrega rápida y gratuita en cualquier lugar.

Mejorar la eficacia de los pedidos

Un sistema de gestión de almacenes se integra directamente con tu plataforma de ecommerce para que puedas mantener las existencias actualizadas. No hay que preocuparse de que los clientes hagan un pedido de artículos agotados. Menos errores en el inventario equivale a tiempos de ejecución más rápidos y mayor precisión.

Esto también tiene un efecto dominó en los costos de inventario. Reducir las roturas de stock y los excesos de existencias puede reducir los costes de inventario hasta en un 10%.

Otros casos de uso del software WMS para mejorar la eficiencia y la precisión de los pedidos son:

• Asignar rutas optimizadas a los recolectores
• Abrir más centros de distribución para reducir los tiempos de envío
• Mejorar los procesos de embalaje

Menores costos laborales

Un SGA puede parecer caro, pero las ganancias de productividad compensan su precio. El costo de la mano de obra para volver a contar el inventario o reenvasar los productos es menor con un SGA. Un sistema casi automático se encarga de ello, liberando tiempo para que el personal pueda realizar otras tareas.

Además, el almacén funciona de forma más eficiente cuando el recuento de pedidos es preciso y los pedidos se empaquetan y envían de forma eficaz. Hay menos posibilidades de que las devoluciones mermen los ingresos. Además, como la precisión de los pedidos es mayor, mejorará la satisfacción de los clientes. Esto hace que un sistema WMS sea más rentable que la gestión de la mano de obra.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

WMS autónomo

Los WMS autónomos suelen ser sistemas locales desplegados en la red nativa de una organización. Se utilizan únicamente para las funciones de gestión del almacén. Es el tipo de WMS más asequible, pero carece de muchas de las funciones de una solución de software integrada.

Pueden combinarse con las soluciones existentes, pero se venden como un producto único sin otras funciones de la cadena de suministro.

Las características estándar incluyen:

• Lectura de códigos de barras
• Recuento de ciclos
• Slotting
• Putaway
• Seguimiento de la fecha de caducidad
• Preparación de pedidos
• Embalaje
• Recepción
• Envío
• Cross-docking

La mayor ventaja de utilizar un WMS autónomo es que se tienes un control total del inventario.

Sin embargo, un WMS independiente no cubre otros tipos de operaciones de la cadena de suministro. Otros sistemas ofrecerán funciones de gestión del transporte, como la integración con sistemas de seguimiento de envíos con los principales transportistas.

Es el tipo más básico de sistema de gestión de almacenes. Es una buena solución para las pequeñas empresas o para aquellas que no tienen mucho presupuesto para software. También pueden utilizarse como sistemas de gestión de inventarios para PYMES.

Integrado con ERP

Una de las formas más potentes de mejorar la logística del ecommerce es combinar su WMS con otras herramientas. Es una buena opción para las empresas que buscan actualizar su software a mayor escala. Puede ayudar a las organizaciones a obtener una ventaja competitiva y mejorar el ROI.

La planificación de recursos de la empresa es un software utilizado para gestionar los recursos de una organización. Ofrece una visión de todas las aplicaciones de software, como recursos humanos, ventas y marketing, finanzas y contabilidad, seguimiento del inventario y CRM

Algunos proveedores de ERP, como SAP y Oracle, ofrecen módulos de WMS integrados en sus sistemas.

Es más caro, pero un ERP puede sustituir todo el software existente y centralizar la logística en una sola interfaz. Si no te gusta tu software actual y quieres reunirlos en un solo sistema, puedes hacerlo con un software ERP.

Este tipo de SGA se diferencia del autónomo porque ofrece la gestión del almacén junto con capacidades más amplias. Decide si quieres invertir en un WMS especial o si te conviene un sistema ERP. Depende de las necesidades, el tamaño, los objetivos y la pila de herramientas existentes de tu empresa.

Módulos de gestión de la cadena de suministro

El software de gestión de la cadena de suministro (SCM, por sus siglas en inglés) es mucho más amplio que el integrado o el independiente. Suele adoptar la forma de un sistema de gestión de la cadena de suministro, con un subconjunto para la gestión de almacenes. Se utiliza para gestionar varios aspectos de la cadena de suministro en un solo lugar.

Al igual que un SGA independiente, obtendrás una visión general del funcionamiento de tu almacén. Sin embargo, la principal diferencia con el SCM es que puedes gestionar toda tu cadena de suministro en una sola herramienta.

El objetivo es automatizar la gestión de inventarios, los ciclos de los productos, el abastecimiento de materiales y otras tareas habituales de almacenamiento. También puedes evaluar los riesgos y gestionar las relaciones con los proveedores.

Con sus funciones adicionales y su escalabilidad, no te sorprenderá saber que este tipo de SGA puede ser caro. Hay que tener en cuenta los costos de instalación y mantenimiento. Y, si utilizas una solución SaaS, también tendrás que considerar cómo se integra el software con tu sistema actual.

Para utilizar un SCM como sistema WMS, tu empresa tendrá que invertir e integrar un nuevo software.

Cómo elegir un sistema de gestión de almacenes

Si crees que tu almacén no es tan productivo como te gustaría, te explicamos cómo elegir una solución de SGA.

1. Evalúa tu sistema actual

Añadir una nueva tecnología a los procesos de tu almacén no resolverá todos tus problemas.

En su lugar, analiza qué cambios hay que hacer en tu sistema actual. ¿Qué está funcionando? ¿Qué es lo que no funciona? ¿Cómo están afectando negativamente las imprecisiones a tu organización? Esta información te servirá para decidirte por un SGA.

Pregunta a los miembros del equipo qué les resulta frustrante del trabajo. Detecta las redundancias y las ineficiencias para ver en qué aspectos debes mejorar.

Por ejemplo, ¿se está haciendo una recogida eficaz? Si no es así, estás perdiendo tiempo y dinero. Un sistema de gestión de almacenes puede ayudarte añadiendo soluciones automatizadas de recogida y preparación de pedidos, como rutas de recogida optimizadas y gestión automatizada del inventario.

Del mismo modo, introducir manualmente la información de los productos devueltos -como el cliente, la referencia y el precio de compra- es una pérdida de tiempo. Con un SGA, puedes utilizar etiquetas RFID para escanear el código de barras de un producto, actualizar los niveles de existencias y procesar la devolución en cuestión de segundos.

2. Recoger las necesidades del equipo

Una vez que hayas auditado tu sistema, pide a cada miembro del equipo que cree una lista de funciones que crean que la gestión de almacenes necesita. Podría tratarse de una integración de back-office con módulos de entrada de pedidos y control de inventario, o automatizaciones para el etiquetado de conformidad y ASN.

Anima a los miembros del equipo a priorizar lo que se necesita y lo que se quiere. Esto te ayudará a eliminar rápidamente cualquier SGA que no satisfaga las necesidades de tu equipo o de tu empresa.

Empieza con estas preguntas:

• ¿Qué necesitas para recoger, embalar y enviar los pedidos con precisión?
• ¿Qué flujos de trabajo actuales podrían automatizarse?
• ¿Cómo es tu sistema ERP actual?
• ¿Qué información necesitas para tomar decisiones estratégicas de almacenamiento?
• ¿Con qué rapidez deben sincronizarse los datos del almacén en toda la empresa?

3. Buscar y evaluar a los proveedores

Comprender las necesidades de un nuevo sistema de gestión de almacenes le proporciona una lista de control para examinar a los posibles proveedores.

Pero, independientemente de las características individuales del nuevo software, una parte importante de la elección de un SGA es la cantidad de tiempo y esfuerzo que tendrás que dedicar a su implementación.

Cada proveedor debe tener conocimientos sobre las operaciones de la cadena de suministro. Eso incluye la gestión de almacenes, la gestión de inventarios, la gestión de pedidos, la contabilidad y la integración con EDI.

Una vez que hayas confeccionado una lista de posibles proveedores que cumplan estas condiciones, busca una solución que mejore el control del inventario y la productividad del personal. Asegúrate de que el personal de tu almacén puede integrar el nuevo sistema con las herramientas y equipos de que dispones, como la RFID, los equipos de comunicaciones, los sistemas de envío, los palés, las carretillas elevadoras y los montacargas.

A continuación, toda la información recopilada mediante el uso de este equipo debe ponerse a disposición de toda la empresa, especialmente los datos de contabilidad y gestión de inventario.

El proveedor que elijas debe dedicarse a atender las necesidades cambiantes del sector del almacenamiento y la logística y comprometerse a actualizar y mejorar el producto. 

Por último, piensa en los costos. No tiene mucho sentido invertir en un nuevo software de gestión de almacenes si no se rentabiliza la inversión. Conoce bien los costos de funcionamiento de cada opción haciéndose preguntas como las siguientes:

• ¿Cuáles son los costos de licencia estimados para su aplicación?
• ¿Cuáles son los costos estimados de construcción para adaptar el sistema a sus necesidades?
• ¿Cuál es el plazo y el costo de la aplicación?
• ¿Qué presupuesto debo destinar a los costos anuales de asistencia y mantenimiento?
• ¿A cuánto ascienden los gastos de formación del personal?

También merece la pena preguntarse si el proveedor de SGA dispone de estudios de casos sobre cómo otras empresas de un tamaño/industria similar han utilizado con éxito el software. Busca datos como:

• Tiempo ahorrado por hora
• Mejoras en la precisión de los pedidos
• Porcentaje de reducción de errores
• Dólares ahorrados o recuperados
• Aumento de la velocidad de procesamiento de pedidos o del rendimiento

4. Elige

A estas alturas, ya tienes una lista de proveedores de SGA entre los que elegir. Ahora viene la parte divertida: elegir cuál vas a utilizar en tu almacén.

No hay ninguna práctica óptima en este sentido. En resumen, el SGA adecuado para ti se ajusta a tu presupuesto y tiene estudios de casos probados que demuestran cómo ha resuelto los problemas de otras empresas. Además, debe integrarse con las herramientas y tecnologías que ya utilizas.

El SGA ideal incluye las funciones necesarias que tu equipo ha enumerado (y algunas otras que también son buenas). Por último, un proveedor de SGA que disponga de los materiales de formación necesarios para formar al personal del almacén en el uso del software.

Una vez que hayas elegido, empieza a integrar el SGA con tu configuración actual. Elliott Davidson, consultor de comercio electrónico de Parcel Master, aconseja lo siguiente:

• Utiliza un sistema de etiquetado lógico para las ubicaciones de tus contenedores, como zona, fila, estantería, estante y contenedor.
• No pongas todos los productos de una marca en un mismo lugar. Las probabilidades de elegir el color o la talla equivocados, incluso un producto ligeramente diferente, son mucho mayores.
• Tus artículos más vendidos deben estar en las estanterías más cercanas a los bancos de empaquetado para reducir la distancia que tienen que recorrer los preparadores para procesar los pedidos.
• Utiliza un escáner de código de barras para realizar múltiples controles de calidad y asegurarse de que estás recogiendo y empaquetando los productos correctos para reducir los errores.

Encuentra (o actualiza) tu sistema de gestión de almacenes

No hay duda de que un SGA tiene sus ventajas. Con el software adecuado, mejorarás la precisión de los pedidos y del inventario, agilizarás la logística y reducirás los costos de la mano de obra. Todo ello repercutirá en tu cuenta de resultados.

Tanto si tu objetivo es automatizar las operaciones de tu almacén por primera vez como actualizar tu sistema actual, la guía anterior te ayudará a encontrar uno que se adapte a las necesidades de tu empresa.

 

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Editor, Pablo Golán, Artículo de Michael Keenan, comercializador de SaaS y SEO y fundador de Peak Freelance. Le inspira conocer las historias de la gente, escalar montañas y viajar con su pareja y sus dos Xoloitzcuintles..