6 excelentes apps de gestión de tiempo para diseñadores, desarrolladores y agencias

Hacer el seguimiento de horas de manera manual puede llegar a ser ineficiente, por no mencionar potencialmente inexacto y mundano. Para evitar esto debes decirle adiós a las largas hojas de cálculo de Excel e invertir en una herramienta de gestión de tiempo.

La gestión de tiempo es un tema importante en la industria del comercio electrónico. Algunos creen que los proyectos deben planificarse de antemano y cobrarse con base en una tarifa plana (algo conocido como fijación de precios basados en valor), mientras que otros cobran por hora. Si eres parte del último grupo,  necesitas realizar un seguimiento del tiempo que pasas en cada proyecto, cliente y tarea.

Hacer el seguimiento de horas de manera manual puede llegar a ser ineficiente, por no mencionar potencialmente inexacto y mundano. Para evitar esto –y gestionar tu tiempo adecuadamente – debes decirle adiós a las largas hojas de cálculo de Excel e invertir en una herramienta de gestión de tiempo. En lugar de perder horas que sabes debes facturar, investiga que herramienta o app funciona mejor para tus necesidades. Te compartimos 6 excelentes recomendaciones.

1. Harvest

Harvest es una herramienta de gestión de tiempo estándar, sobre todo cuando se trata de tomar tiempo y manejar presupuestos. Ofrece una interfaz entendible e intuitiva que funciona tanto en dispositivos móviles como de escritorio, disponible en las plataformas más populares –de hecho ya existe una app para Apple Watch y un widget de escritorio–. Incluso puedes deducir el “tiempo de inactividad” de tus horas en aquellos proyectos en donde se generen acciones de distracción relacionadas. Cuando termines con un proyecto, Harvest inmediatamente produce una factura desglosada y lista para entregar al cliente.

Lo que diferencia a Harvest de otras herramientas de gestión de tiempo es que se integra completamente con otras herramientas de gestión empresarial, incluyendo QuickBooks, Slack, Stripe, Trello y Asana. La compañía también hace un excelente trabajo al rastrear y gestionar su atención al cliente, centrando se en la satisfacción del cliente.

Al igual que la mayoría de estas herramientas, Harvest cuenta con una versión gratuita y de pago. La versión gratuita es perfecta si eres un profesional independiente que trabaja con no más de cuatro clientes y dos proyectos a la vez. Sin embargo, si necesitas un poco más de comodidad y proyectos ilimitados, Harvest ofrece su versión de pago con un costo de $12 al mes, con $10 de cargo adicional por usuario.

Extra: Harvest es excelente para un freelancer o para un equipo creativo que tiene interés por los detalles y se basa en otro software de negocios.

2. Toggl

Toggl es una versión simplificada de tu app de gestión de tiempos. Su estilo de seguimiento de un solo clic permite realizar un seguimiento de manera efectiva, sin campanas ni silbatos. Toggl ofrece todas las funciones básicas que puedes esperar, específicamente hablando de tiempos de seguimiento y generación de facturas. Cuando hayas terminado un trabajo y necesites una factura, puedes exportarla a Excel, CSV o PDF. También puedes organizar tus tiempos por proyectos, clientes o cualquier otra etiqueta. Así como Harvest, Toggl funciona bien en todos los sistemas operativos móviles y de escritorio, incluso incluye una aplicación para Google Chrome.

Toggl se adapta a entornos basados en equipos ya que puede segmentar la actividad de cada miembro del equipo en función de su desempeño –una excelente solución si estás trabajando en una agencia con diseñadores, administradores de cuentas y desarrolladores web, involucrados en un mismo proyecto.

Toggl cuenta con un plan gratuito que ofrece casi todo lo que necesita un freelancer: seguimiento básico y presentación de informes, proyectos ilimitados y equipos de hasta cinco personas. Si quieres alguna función extra, puedes optar por un plan de negocios o pro –ambos ofrecen beneficios adicionales como tamaño de equipo ilimitado, tasas facturables, estimaciones de tiempo y soporte al cliente por un costo extra.

Extra: Toggl es ideal para grupos de colaboración entre freelancers o equipos creativos trabajando con un presupuesto limitado.

3. Hours

Construido exclusivamente para equipos Apple, Hours es otra aplicación para gestionar el tiempo de proyectos, con un diseño elegante. Su interfaz y la experiencia que ofrece son extremadamente sencillas y se centran casi exclusivamente en la funcionalidad de la herramienta, por lo que es fácil abrirla y darle seguimiento a cada proyecto sin ningún obstáculo. Hours ofrece reportes que se pueden visualizar desde la app o descargarla y enviarla por correo electrónico formato CSV o PDF.

Debido a su enfoque de simplicidad, Hours no cuenta con algunas características básicas e integraciones con plataformas estándar encontradas en otras herramientas de gestión de tiempo. Pero lo que le falta se compensa por su precio: Hours es totalmente gratuito, por lo que es una gran solución para freelancers que tratan de mantener los costos de operación al mínimo.

Hours se enfoca principalmente en gestión de tiempo individual, lo que lo hace una excelente solución para proyectos independientes o con un presupuesto limitado. Pero si lo que buscas es algo que tu agencia pueda utilizar para realizar un seguimiento de horas facturables, Hours probablemente no sea la herramienta adecuada para ti. El equipo de Tapity, el cual construyo Hours, afirma que van a liberar próximamente una versión para todo el equipo, así como una versión basada en la web de su aplicación, pero por el momento se trata de una aplicación de un solo hombre.

Extra: Hours es una herramienta de gestión de tiempo. Si eres freelancer o trabajas en una agencia, esta app gratuita puedes ser la solución perfecta.

4. Tick

Tick está diseñado como una herramienta de gestión de tiempo que incluye un enfoque fuerte para optimizar tu productividad. Al iniciar sesión en Tick y comenzar a trabajar con las cards de tareas, recibirás retroalimentación sobre el tiempo que te queda para completar una tarea o proyecto. De esta manera no solo manejas el tiempo, mantienes un recordatorio de lo que estás haciendo y el tiempo estimado.

Las cards o tarjetas de tiempo pueden organizarse por proyecto o cliente, y ofrece subcategorías para medir el tiempo para tareas específicas (digamos diseño vs desarrollo). En realidad puedes establecer presupuestos fijos de tiempo y dinero dentro de un proyecto; de esta manera puedes ser capaz de manejar áreas problemáticas dentro de tu flujo de trabajo desde un inicio. Tick también elimina el esfuerzo manual necesario para darle seguimiento a las estrategias de cada proyecto, ofreciendo una opción para configurar restauraciones automáticas para determinados puestos de trabajo.

Tick se conecta con más de 400 plataformas y aplicaciones web, incluyendo la integración con software de gestión de proyectos como Basecamp o QuickBooks. Además, ya está disponible para Apple Watch.

Los planes van desde una cuenta gratuita hasta un plan de proyectos ilimitados a un costo de $149 al mes. Todos los planes ofrecen a los miembros del equipo acceso ilimitado a Basecamp, por lo que si estás trabajando en varios proyectos al mismo tiempo o estás haciendo una estrategia de retención de clientes, podrás optar por otro plan más elevado.

Extra: Tick es una excelente solución para un equipo que está buscando una app de gestión y optimización de tiempo, especialmente si utilizas Basecamp como tu plataforma de gestión de proyectos.

5. Timely

Timely actúa como un puente entre la gestión de tiempo y la programación de tu trabajo. Su interfaz, bastante sencilla, se asemeja a una aplicación de calendario estándar, que te da la posibilidad de programar de forma proactiva el flujo de trabajo de tu día a día.

Desde un punto de vista organizativo, Timely es lo suficientemente ágil para manejar proyectos en equipo. Como propietario de la cuenta puedes asignar proyectos y tareas para miembros específicos, monitorear tareas individuales y re organizarte según sea necesario. Se puede evaluar rápidamente el tiempo registrado contra el tiempo previsto, para asegurar que tu proyecto esté en el camino correcto.

La aplicación también se integra con las aplicaciones de calendario más populares, incluyendo el calendario de Apple y el de Google, lo que te permite sincronizar tu calendario existente con tus tareas. Esto significa que lo que pones en tu calendario se va a sincronizar automáticamente, por lo que tu flujo de trabajo se mantendrá siempre claro y actualizado.

Timely ofrece dos planes: gratuito y de pago. La versión gratuita es el plan ideal para un freelancer, ya que permite que un solo usuario controle un máximo de cinco proyectos. El plan regular, de $14/mes, es más adecuado para un equipo o agencia y no ofrece ningún límite en la cantidad de proyectos permitidos.

Extra: Timely es una aplicación de seguimiento y programación auxiliar. Es más adecuado para freelancers con no más de cinco proyectos, o para equipos de no más de cinco integrantes.

6. TrackingTime

Por último, TrackingTime es una sencilla aplicación de gestión de tiempo totalmente gratis. Has leído bien: esta herramienta de gestión de tiempo ofrece la posibilidad de crear un número ilimitado de proyectos, usuarios y clientes sin aumentar tus gastos generales. Funciona en dispositivos con los sistemas operativos más conocidos, e igual que Toggl tiene una app para Chrome. TrackingTime también incluye capacidades de un software de gestión de proyectos como listas de tareas y actualizaciones en tiempo real, para asegurar que tus proyectos y equipo siempre estén organizados.

Aunque no prometemos que siempre se mantenga sin costo, la compañía garantiza que sus funciones de seguimiento y colaboración serán libres indefinidamente. Sin duda recomendamos conocer esta herramienta.

Extra: Es la perfecta herramienta de seguimiento para un freelancer que está comenzando y quiere mantener sus gastos generales al mínimo.

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