El ecommerce te permite realizar ventas a cualquier rincón del mundo sin necesidad de tener una tienda física en cada país. Es una gran ventaja, pero no está exenta de problemas. Y es que completar con éxito un envío internacional puede convertirse en todo un reto.
Pero, ¡no te desanimes! Aunque el sistema es un poco más complejo que el de los envíos nacionales, solo es cuestión de familiarizarse con el proceso.
Aspectos como los controles aduaneros, las regulaciones locales o la documentación adicional pueden parecerte todo un mundo ahora, pero no lo verás tan complicado cuando termines de leer este artículo. Así que, ¿a qué esperas para ponerte a ello?
¿Qué debo tener en cuenta antes de hacer un envío internacional?
Aunque, en esencia, el objetivo de hacer un envío a un cliente siempre es el mismo (trasladar un paquete del punto A al punto B), en un envío internacional entran en juego otras variables. Deberás tenerlas en cuenta para evitar sanciones y retrasos, controlar el gasto y garantizar un buen margen de beneficios.
- Prevé un aumento en los gastos de envío: enviar paquetes al extranjero tiene un coste superior. Deberás decidir si asumes todo el coste, si lo asume el comprador o si lo divides entre los dos.
- Elige un transportista adecuado: investiga cuáles son las empresas de transporte internacional que mejor se adaptan a las necesidades de tu negocio y comprueba su fiabilidad a través de reseñas y consultas a otros usuarios. Es fundamental que te asegures de que tus paquetes estarán en buenas manos.
- Prepárate para hacer frente a nueva documentación: entre los requisitos más complicados de un envío internacional está la cumplimentación de documentos aduaneros, formularios y facturas. Todo tiene que estar en orden para que tus paquetes lleguen sin demoras ni recargos.
- Reorganiza tu proceso de envíos: para hacer frente a los envíos internacionales necesitarás gestionar más tiempo y recursos. Prevé posibles modificaciones en tu estructura de trabajo para que no te desborde.
- Ten en cuenta los riesgos y trata de evitarlos: debido a su largo proceso de tránsito, los envíos internacionales están más expuestos a la pérdida, el robo o el daño. Plantéate la posibilidad de asegurar los envíos más valiosos para evitar sorpresas costosas.
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Envío internacional: documentos, formularios e información
La gran cantidad de documentación que genera un envío internacional puede resultar abrumadora. Facturas, impresos oficiales, formularios legales… Es fundamental que tengas muy claro todo lo que necesitas para que tus paquetes lleguen a su destino sin problemas y sin sobrecostes innecesarios.
Este artículo te explica los documentos esenciales para realizar un envío internacional, el tipo de información que incluyen y cómo presentarlos correctamente. Con un poco de organización y de práctica, estarás dominando el proceso en muy poco tiempo. ¡Ánimo!
Factura
Las facturas normales se quedan un poco cortas de información en lo que a envíos internacionales se refiere. Para que tus paquetes puedan atravesar las fronteras, deberán ir acompañados de una factura comercial. Este es un documento aduanero más completo que incluye información como:
- Número de factura
- Número de paquetes en el envío
- Valor de los artículos (unitario y total)
- Peso total del paquete
- Descripción de los productos
- Información detallada sobre el remitente y el destinatario (países y NIF)
- Condiciones de transporte
- Términos de venta (Incoterms)
- Código HS (códigos arancelarios armonizados)
- Número EORI (código de identificación de operadores económicos)
Si realizas tu envío internacional dentro de la UE, no necesitarás adjuntar este documento. No obstante, ten en cuenta que algunas regiones forman parte de la UE, pero no de su territorio aduanero. Es el caso de Canarias, Ceuta y Melilla. En estos casos, sí necesitarás incluir la factura comercial.
¿Cómo se adjunta este documento? Muy fácil: coloca dos copias en un sobre para embalajes que queda visible en el exterior del paquete, y una tercera copia dentro del paquete.
Formularios de aduanas
¿Solo tienes pensado realizar envíos internacionales dentro de la UE? Entonces lo tienes un poco más fácil: dentro de estas fronteras, las mercancías pueden circular libremente.
En el caso de que realices envíos fuera de la UE, el proceso se complica un poco más porque es necesario presentar información adicional para completar el despacho de aduanas. Ten en cuenta que este es un paso fundamental a la hora de hacer envíos al extranjero, y que lo habitual es que lo completes en el momento de generar las etiquetas de envío.
De hecho, la mayoría de los transportistas internacionales te pedirán tener lista esta documentación aduanera junto a las etiquetas de envío. Pero, no hay razón para preocuparse: basta con que tengas claro cuáles son los formularios que necesitarás completar.
Declaración aduanera CN22
Es un formulario que deberás adjuntar en el exterior del paquete cuando su contenido tenga un valor inferior a los 425 € o pese menos de 2 kg. Se debe rellenar en inglés e incluye información sobre el valor del contenido, el remitente y el destinatario.
Declaración aduanera CN23
Es un documento muy parecido al CN23, solo que en este caso incluye un poco más de información y deberás colocarlo tanto en el exterior como en el interior del paquete. Es el formulario obligatorio en caso de que el paquete pese más de 2 kg o su valor supere los 425 €.
Formulario CP71
Siempre que utilices una declaración CN23, deberás adjuntar también un formulario CP71. Es un documento de expedición complementario en el que, además de toda la información de las otras declaraciones, se incluye un apartado sobre qué hacer con el paquete en caso de que sea rechazado por el destinatario.
Ejemplos prácticos sobre el uso de formularios aduaneros
La cumplimentación y el uso adecuado de formularios aduaneros es uno de los pasos más complicados de los envíos internacionales. No en vano, las empresas que trabajan con un gran volumen de envíos suelen contratar a agentes de aduanas para que se encarguen de estas gestiones.
Si tienes un pequeño negocio, no es necesario que te compliques tanto. Aquí tienes tres ejemplos habituales de envíos internacionales desde España (territorio peninsular):
- Envío internacional fuera de la UE: deberás utilizar los formularios CN22 o CN23+CP71, dependiendo de las características del envío.
- Envío a Canarias, Ceuta o Melilla: a efectos prácticos, funciona como un envío internacional, con todas las condiciones de documentación.
- Envío a Reino Unido (Inglaterra, Gales y Escocia): desde su salida de la UE en 2020, se considera territorio extracomunitario. Esto implica que, para hacer un envío, se aplican los mismos requisitos que para cualquier envío internacional fuera de la UE.
Algunas empresas de transporte emplean sistemas paperless, es decir, generan los documentos de forma digital en el momento de crear las etiquetas de envío. Esto facilita en gran medida el cumplimiento de estas obligaciones, pero también suele suponer un coste más alto del servicio de transporte.
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Códigos arancelarios
Existen unos códigos reconocidos internacionalmente para la identificación inequívoca del tipo de mercancía que se envía. Son los denominados códigos del sistema armonizado o SA (también conocidos como códigos HS, por sus siglas en inglés).
Como ya habrás visto en el apartado de la factura comercial, es una información obligatoria para hacer un envío internacional. En Internet encontrarás numerosos buscadores en los que localizar el código que corresponde al contenido de tu paquete. También puedes obtener más información (en inglés) aquí.
Incoterms
Son los términos que recogen las condiciones en las que se realiza un envío internacional, como reparto de los gastos, lugar de entrega de la mercancía, transmisión de riesgo…). Al igual que los códigos HS responden a un estándar internacional que se revisa cada 10 años (los actuales estarán vigentes hasta 2030), clasificados en cuatro categorías e identificados mediante siglas. Puedes encontrar más información al respecto en la web de la Cámara de Comercio de España.
Número EORI
Es un número que permite a las autoridades aduaneras identificar al exportador o importador de las mercancías. Todas las empresas de la UE que realicen envíos fuera de la UE necesitan disponer de este número e incluirlo en sus facturas comerciales. En España, el número EORI se corresponde con el NIF o número de IVA de la empresa y está formado por una letra seguida de ocho dígitos.
Elementos básicos de un envío internacional
¿Ya tienes clara toda la información que necesitas para realizar un envío internacional? Entonces ha llegado el momento de pasar a cuestiones más prácticas, como la elección de una empresa de transporte que se adapte a tus necesidades.
¿Y cuáles son los aspectos básicos que deberás valorar en tus envíos internacionales? Fundamentalmente, tres: el tiempo que tardarán en llegar tus envíos, las posibilidades de seguimiento del paquete y el coste total del servicio.
Tiempo de entrega
El cliente siempre querrá que su paquete le llegue lo antes posible, pero en un envío internacional los plazos son algo más prolongados que en uno nacional. Aparte de esto, no todas las empresas de transporte proporcionan los mismos servicios ni los mismos plazos de entrega. Y, por lo general, más rápido significa siempre más caro.
Haz un análisis detallado de los tiempos de entrega que ofrecen los diferentes transportistas y de los planes que tienen disponibles. Es una información que suele estar accesible en su página web, pero puedes contactar con sus servicios comerciales si necesitas información más detallada.
A modo orientativo, piensa que con Correos Express el tiempo de tránsito de un paquete internacional Estándar dentro de la UE es de 2-3 días, mientras que el mismo envío fuera de la UE se demora una media de 3-5 días.
Los envíos por mensajería urgente tienen tiempos de entrega más reducidos, pero su precio es más elevado.
Seguimiento de los envíos
No tener muy claro dónde está el paquete es una situación que genera incertidumbre tanto en el comprador como en el vendedor.
Asegúrate de que la empresa de transporte con la que realices tus envíos internacionales te facilite un código de seguimiento para poder localizar tu envío desde que sale de tu tienda hasta que se entrega al cliente. Las actualizaciones de estado y la comunicación proactiva con el comprador son fundamentales para garantizar la satisfacción del cliente.
Precios según tipo de envío internacional
El coste de un envío internacional puede reducir tu margen de beneficios si no te lo planteas del modo adecuado. Para ello, debes tener en cuenta que los gastos varían en función del peso, la distancia y los plazos de entrega.
Si tienes previsto realizar envíos internacionales de forma regular, lo más conveniente es que consultes los planes cerrados que ofrecen muchas empresas de transporte. Están pensados para que ahorres en tus costes de envío siempre que cumplas determinados requisitos, como alcanzar un cierto número de envíos al mes.
Por otro lado, piensa que lo más barato no es siempre lo más conveniente. Los envíos demasiado económicos a veces son sinónimo de retrasos e incidencias que podrán en peligro la confianza de tus clientes y dañarán la imagen de tu negocio.
Además, no es necesario que asumas todos los costes de un envío internacional. Por lo general, los clientes entienden que se trata de un servicio más costoso, y estarán dispuestos a pagar más por sus paquetes, siempre que esto sea una garantía de que llegan en buen estado y dentro de unos plazos razonables.
En cuanto a las tarifas, varían mucho de un transportista a otro. De media, un envío estándar tiene un coste aproximado de unos 15 € para entregas entre 3-5 días laborables, mientras que los envíos urgentes entre 1-2 días pueden suponer un coste de 30 €. Si las entregas son en EE. UU. o Latinoamérica, los tiempos de tránsito y los precios son incluso superiores.
Por último, deberás tener en cuenta los costes aduaneros aplicables y especificar en tu política de envíos y devoluciones quién se hace responsable de ellos (el cliente o el vendedor).
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Consejos para realizar un envío internacional con éxito
Ya tienes todas las herramientas necesarias para expandir tu negocio con envíos al extranjero. Pero, antes de lanzarte a la piscina, échales un vistazo a estos consejos prácticos para garantizar el éxito de tus envíos internacionales.
- Consulta las restricciones de cada país en materia de mercancías peligrosas o prohibidas y asegúrate de que tus productos cumplen con todos los requisitos para el envío. En caso contrario, serán confiscados o destruidos en aduana, perderás el envío y generarás una crisis con tus clientes. Algunos ejemplos de productos “problemáticos” son las bebidas alcohólicas, el tabaco, los perfumes o los aerosoles.
- Haz un cálculo preciso de los gastos de envío: aunque siempre pueden surgir imprevistos, cuanto más ajustadas sean tus previsiones de gasto por envío mayor será la rentabilidad que puedas obtener de ellos. Además, deberás informar a tus clientes debidamente de las condiciones del envío y de los costes imputables.
- Cuida el empaquetado: tus paquetes no solo deberán cumplir con los estándares de peso y tamaño que te indique el transportista, sino que deberán garantizar la integridad de su contenido. Empaqueta a conciencia cada artículo empleando el envoltorio y los materiales de protección más adecuados para cada tipo de producto (plástico de burbujas, corchos, confeti…). Según las directrices para envíos internacionales, un paquete debe ser capaz de soportar una caída desde 1,5 metros de altura.
- Revisa los datos de envío: parece obvio, pero lo cierto es que gran parte del fracaso en las entregas se debe a las direcciones erróneas. Evita este tipo de incidencias y las consecuentes devoluciones revisando la información de la etiqueta de envío antes de la recogida por el transportista.
- Plantéate asegurar tus envíos: es el mejor modo de tener las espaldas cubiertas ante cualquier imprevisto. Ten en cuenta que los envíos internacionales tienen más riesgo de pérdida, robo o daño.
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Preguntas frecuentes sobre los envíos internacionales
¿Quién paga los costes de aduanas?
Todo depende de cómo esté estipulado en tu política de envíos. Lo recomendable es que incluyas una anotación específica sobre este tema para evitar disputas con el cliente o eventuales devoluciones. Pero, en caso de no incluirla, se entiende que los costes aduaneros corren por cuenta del destinatario.
¿Cómo saber dónde está mi envío?
Asegúrate de contratar un transportista que disponga de servicio de seguimiento. En el momento de recoger el paquete, el transportista te facilitará un código que puedes compartir con el cliente para rastrear la localización del paquete hasta el momento de la entrega.
¿Cómo se hace una factura comercial?
Aunque no existe una plantilla estándar para la factura comercial, esta siempre deberá incluir la información esencial para completar con éxito el despacho de aduanas. Los datos principales son:
- Número de factura
- Número de paquetes en el envío
- Valor de los artículos (unitario y total)
- Peso total del paquete
- Descripción de los productos
- Información detallada sobre el remitente y el destinatario (países y NIF)
- Condiciones de transporte
- Términos de venta (Incoterms)
- Código HS (códigos arancelarios armonizados)
- Número EORI (código de identificación de operadores económicos)
Dependiendo del país, pueden ser necesarios algunos datos adicionales.
¿Qué son los formularios aduaneros?
Los formularios y declaraciones aduaneras son documentos obligatorios al realizar envíos internacionales fuera de la UE o a territorios que no están sometidos a su régimen fiscal (como Canarias, Ceuta o Melilla). Dependiendo del peso del envío o de su valor, deberás adjuntar un determinado tipo de documento: el CN22 o el CN23+CP71.