Todo sobre comprobantes de pago y notas sencillas para tu negocio

Todo dueño de tienda, sea virtual o física, debe considerar el tipo de comprobante, de pago o nota sencilla, que va a emitir al cliente.

Nota: Esta información aplica para México, pero el servicio proporcionados por Shopify generador de notas de compra funciona para el resto de los países de Latinoamérica y España.

Uno de los puntos que todo dueño de tienda, sea virtual o física, debe considerar es el tipo de comprobante que va a emitir al cliente para que éste evidencie que realizó una compra.

Los comprobantes de pago, son documentos que una persona física o moral expide a sus clientes y/o proveedores para que puedan demostrar que la adquisición fue cubierta de manera total o parcial. Estos comprobantes de pago son importantes porque en muchos países tienen validez fiscal (caso facturas electrónicas) y, además, son útiles para llevar el control de los gastos.

Para el cliente los comprobantes de pago funcionan como documentos para futuras aclaraciones, manejo de pólizas de garantía, respaldo de compras como proveedores (en caso de ser pedidos por terceras personas), para deducir pagos provisionales y como notas anexas en sus declaraciones mensuales, anuales o bimestrales. En algunas situaciones estas notas son requisitos fiscales y seguramente todo cliente las exige al momento de la compra.

Para el dueño de un negocio los comprobantes de pago son útiles al momento de realizar la declaración anual y/o para controlar las entradas y salidas de inventario.

Quiénes deben expedir estos comprobantes

Salvo los asalariados y prestadores de servicios profesionales que perciben sueldos vía nómina, el resto de las personas incorporadas a un régimen fiscal debe emitir estos comprobantes. Sean comprobantes de pago o facturas electrónicas.

Que tipos de comprobantes de pago existen

Como parte de las obligaciones fiscales de una empresa, debemos aclarar que existen dos tipos de comprobantes a expedir:

Los comprobantes simplificados (comúnmente conocidos como notas sencillas, tickets de compra o notas de venta) únicamente muestran el importe total de la compra, que ya incluye los impuestos correspondientes.

Estas notas de venta se expiden en todas las compras que se hagan en negocios que estén dados de alta ante la autoridad gubernamental correspondiente y tengan máquinas registradoras que estén autorizadas para expedirlos. Si el cliente no llega a solicitar una factura electrónica, es necesario que se expida este comprobante, que debe contener la siguiente información:

• Nombre, denominación o razón social de la empresa, según sea el caso de una persona física o moral.
• Domicilio de la empresa que lo expide
• Folio de impresión o expedición
• Lugar y fecha de expedición
• Importe total de la compra

Siempre se hace un original y una copia, para que como dueño de una tienda tengas manera de comprobar esa compra.

Nota sencilla emitida por Shopify

Si eres cliente Shopify y tienes una tienda virtual con nosotros, queremos presentarte nuestro generador de notas de compra (en inglés, invoice generator). Con él podrás generar tus propias notas de compra. Lo único que necesitas es rellenar el formulario que ofrecemos, con la información de tus clientes y productos. Al momento de generar el documento, tienes la opción de imprimirlo, guardarlo o enviarlo por correo electrónico (OJO, este servicio es el equivalente a una nota sencilla y no debe confundirse con facturación electrónica).

El formato que compartimos tiene todo lo necesario para considerarse un comprobante simplificado, con el logo de tu marca incluido.

Lo primero que debes hacer es incluir la información de tu tienda, incluyendo nombre, correo electrónico, dirección, ciudad, país y código postal.

Posteriormente se solicita la información del cliente, como su nombre, correo electrónico, numero dirección, ciudad, país y código postal. Además, en este apartado debes incluir el número de nota que estás emitiendo y la fecha de su expedición.

Casi para finalizar, debes incluir cada uno de los productos que quieras que aparezcan en tu nota de compra, incluyendo su nombre, descripción, la cantidad y el costo. Puedes incluir tantos productos como gustes.

Para tener el documento completo, es momento de que incluyas algunas notas relacionadas con la compra (de ser necesario). En la sección de subtotal, este se generará de manera automática; los impuestos que vayas a cobrar los puedes editar dependiendo del país al que pertenezcas. Por último, tenemos que aclararte que esta nota solo maneja costos en dólares, pero esperamos en breve tener la opción de elección de moneda para los países que no manejen esta denominación.

Comprobantes fiscales. Este tipo de comprobantes se deben expedir para que los clientes puedan deducir los impuestos de todas sus compras o gastos que se puedan ingresar a su declaración anual. En las facturas electrónicas se desglosan los impuestos que corresponden a la transacción realizada para que al momento de presentarse ante la autoridad correspondiente, se pueda restar de las cantidades a cargo de cada uno de estos impuestos.

Toda factura electrónica  debe incluir parte de la siguiente información:

• Nombre de la persona física o denominación/razón social de la persona moral
• Domicilio fiscal de quien la expide
• RFC de quien expide
• Folio correspondiente
• Lugar y fecha de expedición
• RFC de la persona que ha adquirido el bien o servicio
• Cantidad y descripción de la mercancía o servicio prestado
• Desglose del costo del producto sin impuesto
• Impuesto del producto
• Costo total del producto, con impuesto incluido, ente otros

Si quieres conocer más sobre lo que debe contener una factura electrónica en México, te invitamos a que visites el siguiente enlace y conozcas los requisitos específicos por tipo de negocio.

Las facturas electrónicas en el comercio electrónico se han vuelto populares ya que son emitidas a través de un medio electrónico  y se proporcionan al cliente de ésta manera. También son más fáciles de almacenar que las hechas en papel.

Cómo facturar electrónicamente

Los únicos que pueden expedir facturas electrónicas son aquellos que se han dado de alta ante el fisco. Así que si te estás preguntando cómo facturar electrónicamente, lo primero que debes hacer es incorporarte a un régimen fiscal.  En nuestro artículo titulado ¿Por qué dar de alta mi tienda virtual en hacienda? explicamos cuáles son los regímenes a los que un dueño de tienda virtual debe incorporarse.

Si tu tienda virtual cae en el régimen de actividades empresariales, los trámites serán ligeramente más complicados para que los realices por ti mismo, por lo que te recomendamos que acudas con un contador para que te asesore. Pero, si por otro lado, formas parte del régimen de incorporación fiscal (régimen al que la mayoría de los emprendedores, dueños de tiendas virtuales pertenecen) lo único que debes es acceder al programa de facturación gratuita mis cuentas, para obtener la factura electrónica.

Este servicio funciona de manera muy similar al generador de notas de compra de Shopify, sólo que los comprobantes emitidos tendrán validez fiscal.

A grandes rasgos estos son los dos comprobantes fiscales que debes manejar en tu tienda virtual o en tu negocio físico. De la misma manera, si tienes más dudas respecto a cómo facturar electrónicamente te recomendamos que visites los módulos de atención del sat.