Das Inventarmanagement ist der Prozess der Organisation von Lagerbeständen auf ihrem Weg durch die Lieferkette.
Das Ziel des Inventarmanagements ist es, die Kosten für die Lagerhaltung zu minimieren, gleichbleibende Bestände sicherzustellen und Produkte schneller in die Hände der Kund:innen zu bringen.
Bist du unsicher, wie du mit dem Inventarmanagement starten sollst? Diese Anleitung enthält Tipps und Techniken von Expert:innen, um deinen Bestand zu überwachen und deine Kund:innen zufriedenzustellen.
Was ist Inventarverwaltung?
Unter Inventarverwaltung versteht man die Erfassung und Verwaltung des Inventars eines Unternehmens. Es umfasst die Nachverfolgung der Waren- und Materialbewegungen, die Überwachung der Lagerumschlagshäufigkeit und die Optimierung der Nachbestellung, um sicherzustellen, dass Produkte stets verfügbar sind.
Das Ziel des Inventarmanagements ist es, die Kosten der Lagerhaltung zu minimieren, indem es dir hilft, den richtigen Zeitpunkt für die Nachbestellung von Produkten oder Materialien zur Herstellung dieser Produkte zu bestimmen.
Was zählt als Inventar?
- Rohstoffe: Materialien oder Substanzen, die in der Produktion oder Herstellung von Produkten verwendet werden, wie Holz, Metalle, Kunststoffe oder Stoffe. Sie werden von einem oder mehreren Lieferant:innen bezogen.
- Work-in-progress (WIP): Teilweise fertige Produkte, die auf ihre Fertigstellung warten. Sie umfassen Produktionskosten wie Arbeitsaufwand und Maschinen. Diese Kosten werden den fertigen Erzeugnissen zugeordnet und den Verkaufskosten angerechnet.
- Fertige Produkte: Artikel, die auf Lager sind und von Kund:innen gekauft werden können. Sobald ein WIP-Produkt abgeschlossen ist, wird es Teil des fertigen Lagerbestands.
- Wartungs-, Reparatur- und Betriebsmaterialien (MRO): Materialien und Ausrüstung, die im Produktionsprozess verwendet werden, jedoch nicht Teil des Endprodukts sind, wie persönliche Schutzausrüstung, Reinigungsmittel oder technische Geräte.
Wie funktioniert die Inventarverwaltung?
Die meisten modernen Inventarsysteme sind digital und cloudbasiert. Sie funktionieren geräte- und nutzerübergreifend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten in der Lieferkette auf dem gleichen Stand sind.
Ein solches System überwacht und organisiert alle Bestandselemente und synchronisiert die Daten mit anderen Geschäftssystemen. Es gibt drei Haupttypen von Inventarmanagementsystemen: permanent, periodisch und manuell.
Permanente Systeme (engl.: Perpetual Inventory System) verfolgen den Bestand in Echtzeit. Im Gegensatz dazu erfordern periodische Systeme physische Zählungen des Bestands zu Beginn und Ende eines bestimmten Zeitraums. Manuelle Inventarsysteme hingegen sind die altmodische Methode mit Stift und Papier und eignen sich nur für Unternehmen mit wenigen monatlichen Verkäufen.
8 Wege, um dein Inventar zu überwachen und zu verwalten (Video auf Englisch)
Die Bedeutung des Inventarmanagements
Unabhängig davon, ob du ein kleines Unternehmen führst oder eine große Firma, die eine ERP-Integration nutzt, ist die Inventarverwaltung aus mehreren Gründen relevant:
Vermeidung von Abfall
Produkte mit Verfallsdatum haben ein begrenztes Verkaufsfenster. Optimales Inventarmanagement hilft, unnötiges Verderben zu vermeiden.
Vorbeugung von Ladenhütern
Ladenhüter (auch toter Bestand) sind Produkte, die sich nicht verkaufen – nicht weil sie abgelaufen sind, sondern weil sie möglicherweise aus der Saison, aus der Mode oder anderweitig irrelevant geworden sind. Durch eine sorgfältige Strategie kannst du diesen kostspieligen Fehler in der Inventarverwaltung vermeiden.
Auf der anderen Seite solltest du deine Lagerbestände auch überwachen, um das Risiko zu minimieren über dein Inventar hinaus zu verkaufen oder fehlerhafte Phantom-Beständen zu erfassen.
Reduktion von Lagerkosten
Die Lagerhaltung ist oft ein variabler Kostenfaktor, der je nach benötigtem Platz schwankt. Wenn du zu viele Produkte auf einmal lagerst oder Produkte hast, die schwer zu verkaufen sind, steigen deine Lagerkosten. Vermeide dies, um Geld zu sparen.
Verbesserung des Cashflows
Der Lagerbestand wirkt sich direkt auf den Umsatz aus, da er bestimmt, wie viel du verkaufen kannst. Da er auch vorgibt, was du einkaufen musst, wirkt sich dein Bestand ebenfalls auf deine Ausgaben aus. Beide Faktoren beeinflussen maßgeblich die liquiden Mittel deines Unternehmens. Ein besseres Inventarmanagement führt also zu einem verbesserten Cashflow-Management.
Optimierung der Auftragsabwicklung
Ein gutes Inventarmanagement kann die Auftragsabwicklung erheblich verbessern. Du kannst beispielsweise auf Taktiken wie die Bestandsverteilung zurückgreifen, bei der Inventar auf mehrere Fulfillmentcenter verteilt werden. So sind deine Produkte näher an den Kund:innen, was die Lieferzeit verkürzt und die Versandkosten senkt – beides trägt zur Kundenzufriedenheit bei.
Ein effizientes Inventarmanagement ermöglicht außerdem eine nahtlose Retourenabwicklung, bei der verwendbares Inventar wieder in den Kreislauf zurückgeführt wird.
14 Techniken für eine effektive Inventarverwaltung
1. Inventarplanung
Ein großer Teil des Inventarmanagements hängt von einer genauen Bedarfsprognose ab. Achte besonders auf den Absatz des Vorjahres im gleichen Zeitraum, garantierte Verkäufe aus Verträgen oder Abonnements, Saisonalität und geplante Aktionen.
2. Bestandszählungen
Regelmäßige Bestandsabgleiche sind unerlässlich. In der Regel verlässt du dich auf Software und Berichte deines Lagerverwaltungssystems, um die Lagerbestände zu verfolgen. Dennoch ist eine physische Zählung entscheidend, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind.
Aktualisiere deine Bestandsdaten in Echtzeit, um Produkte effizienter zu bewegen.
3. LIFO vs. FIFO
LIFO (Last in, First out) bedeutet, dass die zuletzt beschafften Waren zuerst verkauft werden. Steigen die Preise, sind die zuletzt gekauften Waren teurer, was zu geringeren Gewinnen und Steuerbelastungen führt.
Bei der FIFO-Inventarverwaltung (First in, First out) verkaufst du zuerst den ältesten Bestand – besonders wichtig, wenn du verderbliche Waren vertreibst.
4. RFID-Technologie
Radiofrequenz-Identifikation (RFID) wird bereits von vielen Unternehmen eingesetzt, um Bestände zu suchen, Phantom-Bestände zu bekämpfen und Überbestände zu reduzieren.
5. Barcodes
Ein Barcode-System hilft dabei, Produktbestände zu verfolgen. Durch Scannen eines Barcodes werden Daten an dein Inventarverwaltungssystem übermittelt, um Lagerbewegungen zu überwachen.
Diese Systeme automatisieren das Tracking deiner Produkte vom Zeitpunkt ab dem sie in deinem Store sind bis hin zum Verkauf. Du erhältst Echtzeit-Einblicke in deinen Bestand, was zu besseren Entscheidungen und zufriedeneren Kund:innen führt.
6. ABC-Analyse
Kategorisiere dein Inventar, indem du die ABC-Analyse nutzt. Mit einem ABC-Report ordnest du den Wert deines Bestands basierend auf dem prozentualen Anteil deines Umsatzes:
- A: 80 % deines Umsatzes
- B: 15 % deines Umsatzes
- C: 5 % deines Umsatzes
Dein A-Bestand umfasst die profitabelsten und wertvollsten Produkte. Stelle sicher, dass diese Produkte stets vorrätig sind, um keine zukünftigen Verkaufschancen zu verpassen. Im Gegensatz dazu umfasst dein C-Bestand schwer oder nicht verkäufliche Artikel. Reduziere diese Produkte durch Rabatte, um Kapital und Lagerfläche zu schaffen.
7. Bestandsbewertungen
Die Bewertung von Lagerbeständen entspricht den Kosten des unverkauften Bestands am Ende eines Berichtszeitraums. Da der Bestand oft das größte Vermögen eines Unternehmens darstellt, ist es wichtig, seinen Wert konsistent zu messen. Die Methode zur Bestandsbewertung beeinflusst die Kosten der verkauften Waren (COGS), den Nettogewinn und den Endbestand – alles Faktoren, die sich direkt auf die Rentabilität auswirken. Darüber hinaus gibt es steuerliche Auswirkungen, die mit der gewählten Bewertungsmethode verbunden sind.
8. Mindestbestellmengen
Die Mindestbestellmenge (MOQ) ist die kleinste Anzahl an Produkten, die du in einer Bestellung bei Lieferant:innen kaufen musst. Lieferant:innen legen MOQs fest, um zu vermeiden, dass Ressourcen für Bestellungen verschwendet werden, die ihnen wenig oder keinen Gewinn bringen.
Durch eine strategische Verwaltung dieser Kennzahl kannst du deine Lagerbestände optimieren, Kosten senken und eine reibungslose Lieferkette aufrechterhalten – und so zum Erfolg und zur Rentabilität deines Einzelhandelsgeschäfts beitragen.
9. Sicherheitsbestand-Warnungen
Der Sicherheitsbestand (auch Par-Level) gibt die Mindestmenge eines Produkts an, die jederzeit vorrätig sein muss. Sobald dein Inventar unter diesen festgelegten Wert fällt, ist es Zeit, eine Nachbestellung auszulösen.
Die Par-Level sollten je nach Produkt, Kundennachfrage und der Zeit, die für die Lieferung neuer Bestände benötigt wird, variieren. Dein Inventarverwaltungssystem verfolgt diese Informationen und stellt sie in einem Verkaufsbericht bereit.
10. Bestandsprüfungen
Führe regelmäßige Audits (monatlich oder quartalsweise) durch, um Abweichungen zwischen deinen Lagerbeständen und Finanzberichten zu minimieren. Analysiere Differenzen bis du die Wurzel des Problems gefunden hast, um es zukünftig zu vermeiden.
11. Six Sigma
Six Sigma ist eine Optimierungsmethode, um überschüssige oder unbrauchbare Bestände zu reduzieren, die oft unter den Kosten verkauft werden.
12. Lieferantenbeziehungen
Gute Beziehungen zu Lieferant:innen bieten dir mehr Flexibilität bei unerwarteten Problemen. Bestehende Lieferantenbeziehungen ermöglichen es oft, Mindestbestellmengen (MOQ) auszuhandeln.
Um als Händler:in deinen Teil der Beziehung zu wahren, informiere deine Lieferant:innen über erwartete Verkaufssteigerungen oder eine große Anzahl von Bestellungen, damit sie Produktion und Lieferzeiten entsprechend anpassen können.
Es ist ebenso wichtig, die Leistung deiner Lieferant:innen regelmäßig zu überprüfen. Analysiere, wo Verbesserungen notwendig sind, und entscheide, wann es an der Zeit ist, die Zusammenarbeit zu beenden.
13. Auslagerung des Inventarmanagements
Nutze für deine Inventarverwaltung einen Fulfillment-Dienstleister. Dieser verteilt deinen Bestand in einem Netzwerk von Lagerhäusern. So kannst du deinen Kund:innen eine Lieferung innerhalb von zwei Tagen zu einem erschwinglichen Preis anbieten.
Fulfillment-Partner:innen übernehmen die Bearbeitung von Kundenbestellungen, die Abwicklung von Retouren und die Wiedereingliederung nutzbarer Bestände in den Warenkreislauf.
14. Just-in-Time
Just-in-Time bzw. JIT-Inventarverwaltung reduziert Lagerbestände auf das Minimum, indem sie kurz vor einem Lagerengpass aufgefüllt werden. Diese Methode erfordert sorgfältige Planung und Prognosen. Sie eignet sich vor allem für schnell wachsende Marken mit getakteten Launches und Produktlinienerweiterungen.
Multichannel-Inventarmanagement
Der Verkauf über mehrere Kanäle ist heutzutage nicht mehr optional, sondern eine Notwendigkeit, um mit anderen Onlinehändler:innen mitzuhalten. Die Inventarverwaltung wird dadurch nicht nur wichtiger, sondern auch komplexer – deine Kund:innen interessiert es nicht, wo die Produkte gelagert sind. Sie möchten nur wissen, ob die Produkte verfügbar sind und wie schnell sie geliefert werden können.
Deshalb ist ein integrierter Multichannel-Ansatz im Inventarmanagement so wichtig. Mit Shopify POS kannst du Daten aus deinem stationären Handel mit Online-Daten synchronisieren, um dein Inventar optimal zu verwalten und genau zu wissen, welche Produkte an welchen Standorten verfügbar sind.
Als Allbirds Shopify POS und Shopify implementierte, konnte das Unternehmen von allen integrierten Geschäftstools profitieren, insbesondere vom Inventarmanagement. Dadurch konnten die Bestände in den Geschäften optimiert, weniger Lagerfläche beansprucht und der Betrieb effizienter gestaltet werden.
„Mit Shopify haben wir unser Point-of-Sale- und E-Commerce-System unter einem Dach, was unser Ziel als Omnichannel-Händler unterstützt: Wir betrachten Kund:innen als eine Einheit – egal, wo sie einkaufen.“, sagt Travis Boyce, Head of Global Retail Operations.
Inventarverwaltungssysteme
Jedes Unternehmen sollte versuchen, menschliche Fehler im Inventarmanagement so weit wie möglich zu eliminieren. Dies bedeutet in der Regel den Einsatz von Inventarsoftware.
Inventarmanagementsoftware
Inventarsoftware gibt es als eigenständiges Programm oder integriert in E-Commerce-Plattformen wie Shopify. Sie ermöglicht es dir, zu überwachen, wann Inventar aufgefüllt werden muss, sowie Bestellungen vom Verkauf bis zur Lieferung nachzuverfolgen.
Inventarmanagement-Apps
Inventarmanagement-Apps erlauben es dir, den aktuellen Status deines Lagers in Echtzeit zu verfolgen. Diese Apps sind besonders praktisch für Mitarbeiter:innen, die aktiv am Betrieb beteiligt sind, da sie Informationen auf einem Smartphone oder Tablet abrufen können.
Die meisten Apps bieten Funktionen wie Bestandsmengen- und Standortverfolgung, Bestandswarnungen und Bestellüberwachung. Beliebte Apps für Shopify-Händler:innen sind:
- Stocky: Leistungsstarke und detaillierte Bestandsverfolgung in Echtzeit.
- Thrive by Shopventory: Verbindet mehrere Shopify-Konten und automatisiert Bestellungen.
- ShipHero: Prognose von Nachfrage, Automatisierung von Einkäufen und mehr.
- Zoho: Integration mit Zoho CRM und Zoho Books.
Inventarmanagement mit Shopify
Wenn du dein Unternehmen mit Shopify betreibst, ist das Inventarmanagement bereits integriert. Du kannst die Bestandsverfolgung einrichten, deinen Lagerbestand anzeigen und Bestandsmengen in der Bestandsübersicht deines Shopify-Adminbereichs anpassen.
Shopify ermöglicht es dir auch, die Historie von Bestandsanpassungen und Transfers für Varianten einzusehen, die über die Plattform verfolgt werden.
Zusätzlich bietet Shopify Bestandsberichte, die dir deinen Lagerbestand am Monatsende zeigen. Zu den verfügbaren Berichten gehören:
- Durchschnittlich verkaufte Bestandsmenge pro Tag
- Prozentual verkaufter Bestand
- ABC-Analyse nach Produkt
- Verkaufsrate von Produkten
- Tage bis zum Verbrauch des Inventars
Um diese Berichte zu finden, gehe wie folgt vor:
- Rufe deinen Shopify-Adminbereich auf und navigiere zu Berichte > Berichte.
- Klicke auf Kategorien.
- Filtere die Berichte, um nur Inventarberichte anzuzeigen, indem du auf Inventar klickst.
Die Zukunft der Inventarverwaltung
Die Technologie entwickelt sich in rasantem Tempo weiter, und viele dieser neuen Technologien finden Anwendung im Inventarmanagement:
Prädiktive Analysen
Prädiktive Analysen nutzen eine Kombination aus Automatisierung, Daten und maschinellem Lernen, um genaue Prognosen und Analysen zu erstellen. Algorithmenbasierte Modelle bieten Einzelhändler:innen datengestützte Einblicke, die das Inventarmanagement verbessern können. Diese Technologie wird mit der Zeit immer präziser, je mehr Daten zur Verfügung gestellt werden.
Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt sich ständig weiter und findet immer mehr Anwendungen im Inventarmanagement. Selbstkorrigierende KI-Tools für Unternehmen ermöglichen es, automatisierte Entscheidungen zu treffen und in Echtzeit auf Kundennachfragen zu reagieren.
Internet of Things (IoT)
IoT-Geräte können die Zeit verkürzen, die Mitarbeiter:innen benötigen, um Bestände zu finden, indem sie Echtzeit-Standortdaten bereitstellen. Diese Daten helfen dir, fundierte und effektive Entscheidungen in der Inventarverwaltung zu treffen, da du genau weißt, wie viel Bestand verfügbar ist und wo er sich befindet.
Kontrolliere deinen Bestand mit effektivem Inventarmanagement von Shopify
Ein Inventarmanagementsystem reduziert Lagerhaltungskosten, hilft dir, Verkaufsmuster zu analysieren, zukünftige Verkäufe vorherzusagen und dich auf das Unerwartete vorzubereiten. Mit einem durchdachten Inventarmanagement können Unternehmen ihre Rentabilität und Überlebensfähigkeit erheblich steigern.
Dieser Beitrag erschien ursprünglich im Shopify.com-Blog und wurde übersetzt.
Häufig gestellte Fragen zur Inventarverwaltung
Was bedeutet Inventarverwaltung?
Was sind die vier wichtigsten Schritte in der Inventarverwaltung?
- Richte deine Inventarverwaltungssoftware ein.
- Entscheide dich für eine Inventarsystem.
- Gib deine vorhandenen Daten ein.
- Analysiere die Ergebnisse.
Was ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Inventarverwaltung?
Was ist das Hauptziel der Inventarverwaltung?
Was sind die fünf Phasen des Inventarverwaltungsprozesses?
- Die Bedarfsprognose ist die Vorhersage der zukünftigen Nachfrage zur Optimierung der Bestandsmengen.
- In der Nachbestellung wird die rechtzeitige Auffüllung der Produkte sichergestellt.
- Danach wird die Auftragsabwicklung optimiert.
- Die Phase „Lagerung und Organisation“ sorgt für die effiziente Verwaltung des Warenlagers.
- In der letzten Phase „Berichterstattung und Analyse“ werden datenbasierte Entscheidungen durch präzise Berichte getroffen.
