E-commerce boekhouding: gids voor beginners 2024

De weg naar het starten van een bedrijf is vol mijlpalen.

Er is de dag waarop je product klaar is voor de markt, de dag waarop je je online winkel opent voor de wereld, en de dag waarop je je eerste verkoop doet—een belangrijke stap die om een viering vraagt. Als e-commerce ondernemer is er weinig zo spannend als het zien van geld dat op je bankrekening binnenstroomt.

Maar voordat je de champagne opent en het voor gezien houdt, is het belangrijk om een plan te hebben voor het bijhouden en beheren van je inkomsten en uitgaven. Met andere woorden, je hebt een e-commerce boekhoudsysteem nodig.

Wat is e-commerce boekhouding?

E-commerce boekhouding is de praktijk van het registreren, organiseren en beheren van alle financiële gegevens en zakelijke transacties die relevant zijn voor de werking van een e-commerce bedrijf. Beschouw het als een subset van kleine bedrijfsboekhouding die specifiek is opgezet om de unieke behoeften van een e-commerce aanbieder aan te pakken.

In de meest fundamentele zin is boekhouding de praktijk van het volgen en registreren van transacties en het categoriseren van elk als ofwel inkomen of uitgave. Best simpel, toch?

Toch kan het gemakkelijk zijn om verloren te raken in boekhoudterminologie, vooral als je nieuw bent in bedrijfsfinanciën. Om het eenvoudiger te maken, hier zijn enkele van de belangrijkste componenten van e-commerce boekhouding:

Aankooporder. Een aankooporder is een juridisch bindend document van een klant dat de hoeveelheid en het type artikelen aangeeft die ze willen kopen, met de toezegging om een vast bedrag voor deze artikelen te betalen. Hoewel een aankooporder geen betaling is, moet deze betalingsdetails bevatten. Je bedrijf kan een aankooporder gebruiken om grondstoffen bij een leverancier aan te vragen, of een klant kan er een indienen bij jou voor een specifieke hoeveelheid goederen of diensten.
Verkooporder. Een verkooporder is een document dat door de verkoper is opgesteld (vaak als reactie op een aankooporder) en dat alle details van een verkoop schetst. Een verkooporder moet klantinformatie, beschrijving en hoeveelheid van de verkochte goederen, verkoopbedrag, betalingsinformatie en afleveradres en -datum bevatten.
Crediteuren en debiteuren. Deze termen verwijzen naar openstaande rekeningen en facturen, of naar het totale bedrag van uitgaven die nog niet zijn betaald en inkomsten die nog niet zijn ontvangen.
Kosten van verkochte goederen (COGS). Dit is de totale kostprijs van productie en distributie van een product. Het wordt vaak berekend om verzendkosten, opslag, creditcardkosten en andere kosten die direct verband houden met het verkopen van producten in te sluiten. Het omvat geen overheadkosten zoals salarissen, marketing, softwarelicenties of kantoorruimte.
E-commerce btw. Dit verwijst naar de belasting die door een e-commerce bedrijf moet worden afgedragen in het land waar de koper zich bevindt. Dit geldt wanneer er een btw-plicht bestaat tussen de verkoper en het land — wat betekent dat het land het recht heeft om een bedrijf te belasten. (Dit is meestal het geval als het bedrijf enige economische activiteit in het betreffende land uitoefent, zoals het overschrijden van de omzetdrempel voor afstandsverkopen of het hebben van een fysieke aanwezigheid.)

Wat houdt e-commerce boekhouding in?

Net als bij alle bedrijfsboekhouding omvat e-commerce boekhouding:

Basis e-commerce boekhoudfuncties, zoals het beheren van facturering, salarisadministratie en balans
Meer geavanceerde plannings- en rapportagefuncties, zoals het opstellen van financiële overzichten en het creëren van een strategisch belastingplan

Belastingbeheer, boekhouding en groeiplanning zijn vaak drie belangrijke aandachtsgebieden.

Belastingbeheer

Belastingbeheer kan complex zijn, en fouten bij het indienen of interpreteren van de belastingwetgeving kunnen grote gevolgen hebben voor ondernemers. Om deze reden is belastingbeheer (waaronder zowel belastingplanning als -aangifte) een kerndienst van veel administratiekantoren.

E-commerce belastingbeheer omvat het bijhouden en afdragen van BTW, vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting, het doen van kwartaalaangiftes, het voorbereiden van de jaarrekening en het verstrekken van jaaropgaven aan werknemers en IB-47 formulieren aan freelancers.

Het bepalen van btw-verplichtingen voor e-commerce ondernemers kan ingewikkeld zijn – vooral bij verkoop binnen de EU. Voor verkoop binnen Nederland geldt het standaard btw-tarief van 21% of het verlaagde tarief van 9% voor bepaalde goederen. Bij verkoop aan particulieren binnen de EU gelden specifieke drempelbedragen per land waarboven je je moet registreren voor btw in dat land.

Een e-commerce bedrijf heeft altijd btw-plicht in Nederland als het hier is gevestigd. Andere situaties die kunnen leiden tot btw-verplichtingen zijn: het hebben van een fysieke winkel of magazijn in een ander EU-land, het overschrijden van de lokale drempelbedragen voor afstandsverkopen, of het in dienst hebben van personeel in andere EU-landen. Ook moet er rekening worden gehouden met speciale regels voor verkoop buiten de EU.

Boekhouding

Nauwkeurige boekhouding is een basisvereiste voor alle bedrijfsplanning en operaties. Dit omvat het bijhouden en categoriseren van inkomsten en uitgaven, voorraadbeheer, en het beoordelen van balansen.

Het omvat ook het bijhouden van klantretouren, een gemak dat zowel de klantloyaliteit kan vergroten als een boekhoudhoofdpijn kan veroorzaken. Onjuist bijgehouden, kan één retour je verkopen, voorraad, uitgaven, prognoses en btw-registraties allemaal in de war brengen.

Een e-commerce boekhoudsysteem moet rekening houden met klantretouren en je in staat stellen om retouren te accepteren zonder je financiële rapporten te verstoren.

Beheer al je voorraad vanuit Shopify

Shopify komt met ingebouwde tools om magazijn- en winkelvoorraad op één plek te beheren. Volg verkopen, voorspel de vraag, stel lage voorraadwaarschuwingen in, maak aankooporders, tel de voorraad en meer.

Ontdek voorraadbeheer op Shopify

Plannen voor groei

Er zijn weinig dingen zo opwindend als het opschalen van een bedrijf. Gelukkig is e-commerce boekhouding meer dan alleen huiswerk voor bedrijfseigenaren. Het is ook het proces van het verzamelen van alle informatie die je nodig hebt om je bedrijfsdoelen te bereiken.

E-commerce boekhouding kan je helpen analyseren:

Welke producten of diensten het winstgevendst zijn voor jouw bedrijf
Je winstverandering in de loop van de tijd
Je grootste uitgaven en verplichtingen
Kansen om je winstmarges te verhogen

Het kan je ook financiële benchmarks bieden die je kunt gebruiken om het succes van nieuwe ondernemingen te meten (bijvoorbeeld de return on investment, of ROI, voor een nieuwe marketingcampagne) en strategisch na te denken over je volgende stappen.

Kun je het je veroorloven om een concurrent over te nemen? Hoeveel geef je jaarlijks uit aan verzending, en zou opslag in een andere staat kosten besparen? Wanneer is je volgende drukke seizoen, en ben je er klaar voor?

E-commerce boekhouding omvat ook het draaien van financiële rapporten zoals winst- en verliesrekeningen en kasstroomoverzichten. Beschouw deze als het gebruikershandboek voor je bedrijf—je financiële overzichten en rapporten vertegenwoordigen alles wat je moet weten over de werking van je bedrijf, allemaal samengevoegd op één plek.

Waar moeten e-commerce ondernemers op letten?

Bedrijfsboekhouding vereist het bijhouden van alle transacties, voorraden en financiële gegevens van een bedrijf. Dit omvat statistieken zoals kasstroom en brutowinst, balansen en winst- en verlies (P&L) overzichten.

Cashflow. Cashflow management is de beweging van geld in (en uit) je bedrijf. Kasstroombeheer kan je helpen om aan al je verplichtingen te voldoen en te voorkomen dat je onbedoeld schulden opbouwt.
Brutowinst. Een van de belangrijkste statistieken voor het runnen van je bedrijf, brutowinst verwijst naar de totale omzet minus de kosten van verkochte goederen. Geformuleerd als een formule, luidt het brutowinst = omzet - kosten van verkochte goederen.
Brutomarges. Brutomarges worden berekend met dezelfde gegevens als brutowinst, maar deze statistiek wordt uitgedrukt als een percentage van de totale omzet. De formule voor het berekenen van brutomarges luidt brutomarges = (omzet - kosten van verkochte goederen) / omzet. Bijvoorbeeld, als jouw bedrijf € 10.000 verdient met het verkopen van goederen die jou € 4.000 kosten, is jouw brutowinst € 6.000 en zijn jouw brutomarges 60%.
Balansen. Je balans bevat drie belangrijke categorieën: activa (inclusief contanten, vorderingen en voorraad), passiva (inclusief schulden, lonen en inkomstenbelasting) en het gecombineerde eigen vermogen van alle aandeelhouders.
Winst en verlies. Winst- en verliesrekeningen bieden een uitgebreid overzicht van de winstgevendheid van je bedrijf over een bepaalde periode. Ze berekenen de totale omzet minus alle kosten die gepaard gaan met het runnen van je bedrijf, inclusief COGS, marketinguitgaven, salarissen en overhead. Als dit cijfer positief is, heb je winst gemaakt over de gespecificeerde periode. Als het negatief is, heb je verlies geleden.

Boekhoudmethoden voor e-commerce verkopers

Er zijn veel verschillende boekhoudproviders beschikbaar—van boekhoudsoftwareplatforms tot traditionele boekhoudkantoren. Voordat je echter aan de slag gaat met een leverancier, moet je een boekhoudmethode kiezen.

De twee boekhoudmethoden zijn kasboekhouding en accrual boekhouding. Een e-commerce bedrijf kan een van beide methoden gebruiken, maar niet beide tegelijk. Het wisselen van methoden vereist het indienen van papieren bij de belastingdienst.

Kasbasis boekhouding

Kasboekhouding is een boekhoudmethode die de overdracht van contanten meet.

Hier is een voorbeeld van hoe kasbasis boekhouding werkt:

Transaction Table

Datum	Transactie	Contant Ontvangen	Contant Betaald	Netto Kasstroom
1 jan	Begin operaties met € 10.000	€ 10.000		€ 10.000
5 jan	Huur betalen voor januari (€ 2.000)		€ 2.000	€ 8.000
10 jan	Diensten verlenen, gefactureerd € 5.000	€ 5.000		€ 8.000
15 jan	Betalen voor kantoorbenodigdheden (€ 50)		€ 50	€ 7.950
25 jan	Betaling ontvangen voor diensten	€ 5.000		€ 12.950
30 jan	Werknemers betalen (€ 6.000)		€ 6.000	€ 6.950

Het lijkt eenvoudig, toch? Onder deze methode ontvang je misschien een aankooporder voor een handgemaakte salontafel van € 800, maak je de tafel en verzend je deze naar je klant. Onder een kasboekhoudmethode registreer je de inkomsten van de tafel pas wanneer de betaling van de koper op je rekening staat.

Hetzelfde geldt voor uitgaven. Je zou een videograaf € 10.000 kunnen verschuldigd zijn voor een serie productvideo's die aan het begin van Q2 moeten worden voltooid, maar omdat die € 10.000 aan het einde van Q1 nog steeds op je bankrekening staat, betaal je daar belasting over in het eerste kwartaal. Voor boekhoudkundige doeleinden doet deze schuld er alleen toe zodra het geld je rekening verlaat.

Accrual boekhouding

Accrual boekhouding, in tegenstelling tot kasboekhouding, meet een transactie wanneer de middelen worden verdiend of de uitgaven worden gemaakt, niet wanneer de betaling van hand wisselt.

De accrual methode wordt vaker gebruikt door grote bedrijven en vereist meer gespecialiseerde boekhoudkundige kennis en een meer hands-on benadering van accountbeheer dan de kasbasis methode.

Deze methode geeft een nauwkeuriger beeld van de financiële situatie van een bedrijf, maar het is ook complexer dan kasbasis boekhouding. Accrual basis boekhouding is de methode die vereist is door generally accepted accounting principles (GAAP).

Hier is hoe het werkt:

Datum	Transactie	Omzet	Uitgaven	Netto Inkomen
1 jan	Begin operaties met € 10.000	€ 10.000		€ 10.000
5 jan	Huur betalen voor januari (€ 2.000)		€ 2.000	€ 8.000
10 jan	Diensten verlenen, gefactureerd € 5.000	€ 5.000		€ 13.000
15 jan	Betalen voor kantoorbenodigdheden (€ 50)		€ 50	€ 12.950
25 jan	Betaling ontvangen voor diensten	€ 5.000		€ 12.950
30 jan	Werknemers betalen (€ 6.000)		€ 6.000	€ 6.950

Hoewel accrual boekhouding een nauwkeuriger beeld kan geven van de lange termijn financiële situatie van je bedrijf, kan het ook bedrijfseigenaren misleiden over de huidige staat van hun rekeningen. Bijvoorbeeld, de eerder genoemde maker van de salontafel zou € 800 "verdienen" zodra ze haar tafel af heeft, maar haar zakelijke bankrekening kan nog steeds leeg zijn.

Beste e-commerce boekhoudsoftware

Laten we kijken naar de beste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven die je kunt gebruiken in je e-commerce bedrijf.

QuickBooks Online

QuickBooks Online is een uitgebreide cloudboekhoudsoftware die automatisering biedt voor je e-commerce winkel. Het integreert met populaire online verkoopkanalen zoals Shopify. Deze functie elimineert handmatige invoer en de noodzaak om verkopen en uitbetalingen over verschillende winkels te controleren.

Kenmerken zijn onder andere:

Naadloze integratie: Verbind je e-commerce platforms en marktplaatsen met QuickBooks om automatisch verkopen en uitbetalingen te importeren en deze aan de juiste rekeningen toe te wijzen.
Intelligente matching: QuickBooks splitst automatisch de omzet, belastingen en kosten over je verkoopkanaal en koppelt de uitbetalingen aan de bankstortingen.
Tendensanalyse: Het biedt inzichten in je verkopen, omzet en best verkopende producten. Voer gedetailleerde rapporten uit over je bedrijfsresultaten over verschillende verkoopkanalen.
Belastingbeheer: Door gedetailleerde financiële splitsingen te automatiseren, helpt QuickBooks je om je aftrekken te maximaliseren, waardoor de belastingtijd gemakkelijker wordt.

Krijg de QuickBooks Online Shopify Connector app.

Xero

Xero biedt cloudgebaseerde boekhoudsoftware voor kleine en middelgrote bedrijven. Het biedt een scala aan functies voor geldbeheer, waaronder onbeperkte gebruikers, dubbele boekhouding en ondersteuning voor budgettering. Je kunt ook je dashboard aanpassen om al je e-commerce statistieken in één keer te bekijken.

Kenmerken zijn onder andere:

800+ integraties: Integreert met verschillende externe applicaties, waaronder Shopify en Stripe, om de functionaliteit te verbeteren.
Onbeperkte gebruikers: Je kunt zoveel softwaregebruikers hebben als je nodig hebt, met meerdere controle niveaus voor verschillende rekeningen.
Facturering en offertes: Biedt een aanpasbaar factuursjabloon en een functie voor het maken en verzenden van offertes. Het bevat ook opties voor automatische herinneringen, terugkerende facturen, en de mogelijkheid om geld te verzenden en te ontvangen van andere Xero-gebruikers.
Uitgaven bijhouden: Koppel je creditcard en bankrekening direct aan de applicatie, categoriseer je uitgaven, splits transacties en onthoud de vorige transactie categorieën die je hebt gebruikt.

Krijg de Xero Shopify app.

Zoho Books

Zoho Books is een uitgebreid platform voor het beheren van je boekhoudtaken en het organiseren van je transacties. Het biedt een enkele, veilige locatie voor het afhandelen van de rekeningen en facturen van je bedrijf, het reconciliëren van bankafschriften en het beheersen van uitgaven.

Kenmerken zijn onder andere:

Import: De mogelijkheid om je bestaande gegevens te importeren en te organiseren om de operaties te stroomlijnen.
Aanpassing: Maakt het mogelijk om verkoop- en aankooptransactiesjablonen aan te passen aan zakelijke behoeften en je merkidentiteit weer te geven.
Automatisering: Faciliteert taakprioritering en het beheer van meerdere taken met geautomatiseerde workflows. Deze omvatten e-mailwaarschuwingen, veldupdates en in-app meldingen.
Documentbeheer: Biedt een gecentraliseerde locatie voor al je documenten, waardoor je documenten zoals bonnen aan transactiegegevens kunt uploaden en bijvoegen. Documenten kunnen ook rechtstreeks naar je inbox worden gemaild, waar ze automatisch worden gecategoriseerd en verwerkt.

Hoe kies je de juiste e-commerce boekhoudsoftware

Het kiezen van de beste e-commerce boekhoudoplossing voor je winkel is een grote beslissing. Terwijl je je verschillende opties vergelijkt, houd dan rekening met de volgende overwegingen:

Integraties: Wanneer je de twee systemen combineert, kun je eenvoudig gegevensoverdracht automatiseren, voorraadniveaus nauwkeurig houden en je belastingnaleving vereenvoudigen.
Schaalbaarheid: Naarmate je bedrijf groeit, zullen je boekhoudbehoeften veranderen. Zoek naar software die verschillende prijsplannen of pakketten biedt waar je naartoe kunt upgraden naarmate je behoeften toenemen.
Functies: Zoek naar tijdsbesparende tools zoals facturering, uitgavenbeheer, btw-berekening, salarisadministratie en ondersteuning voor meerdere valuta die je kunnen helpen je administratieve taken te stroomlijnen.
Gebruiksvriendelijk: Je wilt niet veel tijd besteden aan het leren (of het trainen van je team) van de software. Zorg ervoor dat het intuïtief is en een schone interface heeft.
Klantondersteuning: Goede ondersteuning is een redder in nood als je problemen ondervindt. Zoek naar software met sterke klantenservice, inclusief live chat, telefonische ondersteuning en een sterke kennisdatabase.
Beveiliging: Je financiële gegevens zijn gevoelige informatie. Zorg ervoor dat je software functies heeft zoals tweefactorauthenticatie, gegevensversleuteling en regelmatige back-ups om je informatie te beschermen.
Goede recensies: Bekijk recensies van andere e-commerce bedrijven. Je kunt sites zoals G2 of de Shopify App Store doorbladeren om een goed gevoel te krijgen over de voor- en nadelen van de software.

Over het algemeen hangt de beste software voor jou af van je specifieke omstandigheden. Voordat je je aan één verbindt, neem een gratis proefperiode om te zien of het alles heeft wat je nodig hebt.

🧠 VERDER LEZEN: Financieel advies: 7 tips voor startende ondernemers

Best practices voor e-commerce boekhouding

Boekhoudregels en belastingvoorschriften verschillen per land en staat, dus up-to-date blijven is cruciaal voor je succes. Zelfs als boekhouding niet je sterke punt is, zijn er een paar eenvoudige richtlijnen om te volgen voor het beheren van een soepel lopende e-commerce operatie.

Of je nu je eerste of vijfde online winkel runt, hier zijn zeven beste praktijken voor boekhouding om te volgen:

Prioriteer goede boekhouding: Het in balans houden van je boeken is de sleutel tot effectieve e-commerce boekhouding. Registreer nauwkeurig alle financiële transacties, inclusief verkopen, aankopen, inkomsten en uitgaven. Op die manier heb je een duidelijk inzicht in je financiële gezondheid.
Automatiseer waar mogelijk: Technologie maakt het gemakkelijk om veel boekhoudtaken te automatiseren. Je kunt software gebruiken om verkopen bij te houden, belastingen te berekenen en zelfs facturen namens jou te verzenden. Dit vermindert het risico op menselijke fouten en bespaart je tijd.
Gebruik een e-commerce boekhoudsoftware: Er zijn veel boekhoudsoftwareoplossingen voor online bedrijven die integreren met je e-commerce platform. Deze systemen kunnen helpen bij het beheren en reconciliëren van je verkopen, voorraden en uitgaven.
Reconcilieer regelmatig je rekeningen: Maak er een gewoonte van om regelmatig je financiële gegevens te vergelijken met je bankafschriften om ervoor te zorgen dat alles overeenkomt. Dit kan je helpen om eventuele fouten op te sporen en te corrigeren voordat ze ernstige problemen worden.
Houd de voorraad bij: Uitstekend voorraadbeheer is van vitaal belang voor e-commerce bedrijven. Je moet weten wat je op voorraad hebt, wat goed verkoopt en wat niet. Je boekhoudsoftware biedt mogelijk voorraadbeheer functies, of je wilt misschien een gespecialiseerd voorraadbeheersysteem gebruiken.
Monitor de kasstroom: Houd je kasstroom in de gaten—hoeveel geld er binnenkomt en uit je bedrijf gaat. Positieve kasstroom betekent dat er geld binnenkomt en dat je bedrijf financieel gezond is, maar als er meer geld uitgaat dan binnenkomt, moet je dit snel aanpakken.
Begrijp de btw: Btw is complex voor e-commerce bedrijven, vooral als je verkoopt aan klanten in verschillende staten of landen. Begrijp je verplichtingen en zorg ervoor dat je het juiste bedrag aan btw int en afdraagt.

Veelgestelde vragen over e-commerce boekhouding

Hoe doe je boekhouding voor een e-commerce bedrijf?

E-commerce boekhouding omvat het registreren van online transacties, die vaak worden betaald met creditcards of andere digitale betalingssysteem. Een webwinkel heeft, in vergelijking met traditionele winkels, te maken met het verwerken en afstemmen van verkopen, retouren en betalingen via diverse betaaldiensten zoals PayPal en Stripe. Bovendien moeten e-commerce bedrijven ook rekening houden met en de voorraad, verzending, belastingen en andere transactiegegevens bijhouden.

Wat zijn veelvoorkomende boekhoudproblemen voor e-commerce?

E-commerce boekhouding brengt verschillende uitdagingen met zich mee, waaronder het beheren van btw-verplichtingen in verschillende EU-landen vanwege de regels voor grensoverschrijdende handel. Het omvat ook de complexe taak van voorraadbeheer die vereist dat de status en locatie van goederen in mogelijk meerdere magazijnen of distributiecentra worden gevolgd. Andere problemen zijn het bijhouden van verschillende verkoperskosten die door e-commerce platforms in rekening worden gebracht, het omgaan met productretouren en ervoor zorgen dat deze nauwkeurig worden geboekt, en beperkingen in de toegang tot realtime gegevensanalyses, wat proactieve besluitvorming kan belemmeren.

Wat zijn de voordelen van e-commerce boekhouding?

Boekhouding en financiële administratie zijn belangrijk voor e-commerce bedrijven om vele redenen. Ten eerste zijn nauwkeurige boekhouding en financiële administratie essentieel voor het volgen van de kasstroom en het begrijpen van de financiële gezondheid van het bedrijf. Deze informatie kan helpen bij het nemen van zakelijke beslissingen en ervoor zorgen dat het bedrijf voldoet aan alle toepasselijke regelgeving. Bovendien kunnen goede boekhoudkundige en administratieve praktijken gebieden identificeren waar het bedrijf kosten kan verlagen en de verkoop kan verhogen. Tot slot, door financiële informatie bij te houden, kunnen bedrijven beter plannen voor belastingen, klantbetalingen volgen en de voorraad beheren.

Heb ik een accountant nodig voor mijn e-commerce bedrijf?

Het hangt af van de grootte van je e-commerce bedrijf. Als je net begint, heb je misschien geen accountant nodig. Maar als je bedrijf groeit en je hulp nodig hebt met belastingen en andere financiële kwesties, kan een accountant nuttig zijn.