新しいクライアントや契約を得ることは、多くの小規模ビジネスオーナーにとって非常にエキサイティングなことですが、それに伴う課題の一つであるプロジェクト管理を見落としがちです。そこで、タスク管理ソフトウェアの出番です。
タスク管理アプリを使用することで、タスクを作成し、チームメンバーに割り当て、締切を設定し、プロジェクトの進捗を監視することができます。
ここでは、シンプルなプロジェクトから複雑なプロジェクトまでを管理するためのタスク管理アプリの見つけ方と使い方を紹介します。
タスク管理アプリとは？
タスク管理アプリは、個人やチームが目標を効果的かつタイムリーに達成するための組織ツールです。各タスク管理ツールには独自の機能がありますが、一般的にはスケジューリング機能やデバイス間の同期機能を通じて、より生産的に作業を進めることができます。一部のアプリは無料ですが、アカウントの種類やユーザー数によって料金は異なります。
タスク管理アプリの9つの機能
- タスクの生成と整理
- タスクをチームメンバーに割り当てる
- プロジェクトのニーズに基づいてタスクを優先順位付けする
- タスクを開始から完了まで管理する
- 定期的なタスクをスケジュールする
- プロジェクトの時間を追跡する
- 締切り通知を送信する
- タスクの依存関係を明らかにする
- クライアントにアクセスを許可する
タスク管理アプリは、以下の9つの方法でプロジェクトをより良く管理するための生産性ツールです：
タスクの生成と整理
この機能により、プロジェクトに必要なタスクを特定し、チームや部門ごとに整理できます。
タスクをチームメンバーに割り当てる
個々のタスクを、最も適した人やチームに指示することができます。
プロジェクトのニーズに基づいてタスクを優先順位付けする
重要なタスクを指定し、個人のTo-Doリストの上位に移動できます。
タスクを開始から完了まで管理する
多くのアプリには、ワークフローを追跡するタスク管理機能があります。たとえば、マーケティングディレクターがキャンペーンの予算を承認したかどうかを確認し、後でマーケティングチームの他のメンバーがその資金を使ってキャンペーンを正式に開始したかどうかをチェックできます。
定期的なタスクをスケジュールする
タスク管理ソリューションは、定期的に発生するタスクを自動的にスケジュールできます。
プロジェクトの時間を追跡する
一部のタスク管理アプリは、時間追跡ツールを提供しており、他のプラットフォームとのシームレスな統合やリアルタイム通知などの高度な機能の中にあります。これにより、マネージャーや従業員はプロジェクトに費やした時間を追跡できます。
締切り通知を送信する
タスク管理アプリは、プロセスの任意の時点で従業員に締切を思い出させることができます。
タスクの依存関係を明らかにする
タスクの依存関係とは、一つのタスクの実行が別のタスクの完了に依存することを指します（例：予算が設定されるまで供給の取得は開始できない）。タスク管理アプリは、関連するタスクをリンクすることで、依存タスクを管理するのに役立ち、チーム全体が完了までのステージを俯瞰できます。
クライアントにアクセスを許可する
場合によっては、クライアントをタスク管理プロセスに含めたいことがあります。一部のタスク管理アプリは、クライアントにアップデートを提供し、閲覧専用のアクセスを許可しながら、プロジェクト管理チームが実際の作業を指導できるようにします。
タスク管理アプリの4つの利点
タスク管理アプリは、国際的な企業から、個人事業主が運営するEコマースストアまで、あらゆる規模のビジネスに役立ちます。ビジネスオーナーは、これらのタスク管理ツールから多くの利点を得ることができます。以下はその一部です：
生産性の向上
最良のタスク管理アプリは、タスクをスケジュールし、チームの独自のニーズに合わせてカスタマイズできます。フォローアップのリマインダーも自動化されており、プロジェクトマネージャーは他の議題に集中できます。
コラボレーション
タスク管理アプリは、同じプロジェクトに複数の従業員をペアリングできます。個々のタスクが進行中または完了しているかを確認できるため、重複作業を避けることができます。
透明性
タスク管理アプリは、すべてのステークホルダーが特定のタスクまたは全体のプロジェクトの状況を確認でき、いつ完了するかの感覚を得ることができます。
利便性
多くのタスク管理ツールは、タスクを作成、割り当て、スケジュールするためのプロジェクトテンプレートを提供します。また、これらのアプリはデータをクラウドに保存するため、ユーザーはデスクトップやモバイルデバイスからどこでもログインし、タスクの状況を確認または更新できます。
おすすめのタスク管理アプリ8選
ビジネスに最適なタスク管理アプリは、作業の性質、チームの規模、予算によって異なります。以下は、さまざまな使用ケースに適した8つの優れたタスク管理ツールです。
Trello
Trelloは、予算が限られたスタートアップ企業に最適で、比較的シンプルなタスクポートフォリオに対応しています。主な機能には、直感的なタスク作成ワークフロー、ドラッグ＆ドロップのプロジェクトカード、各タスクにコメントを残す機能があります。
- 利点: Trelloは、カード、カラム、スイムレーン、作業中の制限を利用したカンバンボードデザインにより、視覚的にわかりやすいプロジェクトの可視化に特化しています。
- 欠点: Trelloのシンプルなユーザーインターフェースは、複数のプロジェクトを同時に追跡するのが難しいです。
- コスト: サブスクリプションは1ユーザーあたり月額5ドル（約778円）から始まります。また、無制限のチームメンバーを含むことができる機能制限のある無料プランもあります。
Todoist
Todoistは、手頃なタスク管理ソリューションが必要な個人や小規模チームに適しています。リスト、カレンダー、カンバンボードなど、複数の表示オプションがあります。スマートスケジュールツールは、タスクを実行するのに最適な時間を提案し、ガントチャートはタスクの依存関係をグラフィカルに表示します。
- 利点: Todoistは、視覚的に洗練されたインターフェース、コラボレーションツール、機能豊富な無料プランで際立っています。
- 欠点: アプリには時間追跡機能がなく、予算管理やクライアントアクセスを含むフルスケールのプロジェクト管理には機能が制限される可能性があります。
- コスト: サブスクリプションは1ユーザーあたり月額4ドル（約621円）から始まります。また、無料プランも選択可能です。
Airtable
Airtableは、共有スプレッドシートの見た目と感触を好む資金が豊富なプロジェクトチームにアピールするかもしれません。バックエンドはMicrosoft ExcelやGoogle Sheetsに似ていますが、カレンダーやカンバンなど、データを表示する複数の方法を提供し、個々のユーザーに合わせたワークフローをカスタマイズできる「インターフェース」を作成する機能もあります。
- 利点: Airtableは、Excelの馴染みのある外観を捉えた機能豊富で視覚的に柔軟なソリューションを提供しています。ガントチャートやプロジェクトタイムラインなど、複数のプロジェクトビューを提供します。豊富なグラフィック機能により、チームデータを視覚的に消化しやすい形式で表示します。
- 欠点: Airtableは多くの競合他社よりもやや高価ですが、5人以下のメンバーのチームには無料プランで十分かもしれません。
- コスト: 価格は1ユーザーあたり月額10ドル（約1,553円）から始まります。個人や小規模チームには無料プランが適しているかもしれません。
Asana
Asanaは、役割の割り当て（マネージャー、プログラマー、クライアント連絡役など）、予算管理、スケジューリングのためのツールを提供し、さまざまなユーザーにアピールする複数のプロジェクトビューを備えています。
- 利点: Asanaプラットフォームは、個人事業主から大企業の全員まで、あらゆる規模のチームに対応できます。ガントチャートやタイムラインなど、複数の表示オプションがあります。このソフトウェアは、Slack、Google Drive、Microsoft Teamsとの統合も簡単です。
- 欠点: Asanaは多くの競合他社に比べて高価です。そのタスク指向のインターフェースは、すべてのプロジェクトやチームに適しているわけではありません。
- コスト: サブスクリプションは1ユーザーあたり月額10.99ドル（約1,707円）から始まります。Asanaは小規模チーム向けに無料プランも提供しています。
Basecamp
Basecampは、タスクの依存関係が高いプロジェクト（たとえば、グラフィックチームからの納品に依存するウェブサイトデザイン）や、プロジェクトの進捗を確認したいクライアントが関与するチームに最適です。
- 利点: Basecampは、業界で最もチーム志向のタスク管理ツールの一部を提供しています。チーム中心のユーザーインターフェースには、Basecampの独自のHill Charts、自動チェックイン、役割の割り当て、予算管理ツール、複数のプロジェクトビューが含まれています。プロジェクトの透明性のためにクライアントアクセスビューも提供しています。
- 欠点: Basecampは高価すぎる可能性があり、その広範な機能は個人事業主や小規模チームには不要かもしれません。
- コスト: プランは10人のチーム向けに月額89ドル（約13,823円）から始まります。教育者や学生向けの無料プランもありますが、ビジネスユーザー向けではありません。Basecampは30日間の無料トライアルを提供しています。
ClickUp
ClickUpは、タスク管理ソリューションにおいてパワーと柔軟性を重視する中規模から大規模チームに強く推奨されます。
- 利点: ClickUpは、利用可能なオプションの数において他に類を見ません。カスタマイズ可能なタスク、フォルダー型の整理、スケジューリングから役割の割り当てまでの50以上の自動化オプション、1,000以上のソフトウェア統合、リアルタイムのプロジェクト報告、時間管理、予算ツールなどが特徴です。
- 欠点: これほど多くの機能があるため、ClickUpはプログラミングに多くの時間をかけられない個人起業家や小規模チームには圧倒されるかもしれません。
- コスト: 価格は1ユーザーあたり月額5ドル（約778円）から始まります。ClickUpには無料プランもありますが、競合他社と比較するとかなり制限されています。
Google Tasks
無料ですが、機能が制限されたGoogle Tasksアプリは、予算が厳しい個人事業主や、すでに使用しているツールにタスクリマインダーを組み込みたいGoogleパワーユーザーにアピールするかもしれません。
- 利点: このアプリは、既存のGoogle Workspace製品（Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブなど）との完全な統合、非常に直感的なスケジューリング、継続的なタスクのためのリマインダーを提供します。また、モバイル用のスタンドアローンアプリとしても機能します。
- 欠点: このツールは機能的に制限されており、単一のユーザーのみが使用できます。Google Tasksは、複数人のプロジェクトチームには適していません。
- コスト: 無料。
TickTick
TickTickは、個人のタスク管理に強力なツールを求める個人事業主やチームメンバーに最適です。これは、数多くの時間管理ツール、スマートリストやフィルター、複数のカレンダー表示、ポモドーロタイマーに起因しています。
- 利点: TickTickは、タスク管理アプリと生産性アプリの機能を組み合わせています。ポモドーロテクニック（通常は25分間の作業を行う）や、タスクを外部に記録し、時間制限のある作業アイテムに変換するGetting Things Done（GTD）メソッドを使用する人々にアピールするでしょう。
- 欠点: TickTickは個人のタスク管理向けに設計されており、チームベースの作業には適していません。Google Tasksの強化版と考えてください。
- コスト: 無料、または年間28ドル（約4,349円）のプレミアム版にアップグレード可能です。
ビジネスに最適なタスク管理ソフトウェアの選び方
ビジネスに最適なタスク管理ツールを選ぶ際は、5つの重要な考慮事項を考えます：
チームの規模
個人事業主は、自分自身の生産性に焦点を当てたタスク管理ツールが必要かもしれません。統合されたチームは、コラボレーション用に設計されたツールが必要です。
予算
一般的に、最も強力なタスク管理ソフトウェアは高価です。ほとんどはユーザー数に基づいて料金が発生するため、チームの規模も予算に影響します。
タスクの依存関係
ビジネスのタスクが互いに強く依存している場合、一つのタスクが完了するまで次のタスクを実行できません。その場合、相互依存タスクに対応したタスク管理ソリューションを探してください。
クライアントの関与
クライアントが自分の時間でチームの進捗を把握したい場合は、クライアント閲覧モードを持つタスク管理アプリを選んでください。
タスク管理ソフトウェアとの関係の希望
設定と管理が非常に簡単なタスク管理ソリューションを望みますか？それとも、より多機能でプログラミングやメンテナンスが必要なものを望みますか？多くの場合、ツールのシンプルさと全体的な機能の間で選択する必要があります。
タスク管理アプリに関するFAQ
タスク管理アプリはどのように生産性を向上させますか？
タスク管理アプリは、リマインダーを送信し、チームがタスクの状況についてコミュニケーションを取ることを可能にし、チームの進捗を視覚的に表示し、Google DriveやSlackなどの他の職場ソフトウェアと統合し、時間追跡ツールを提供することで生産性を向上させます。
タスク管理アプリは個人と職業の両方の目的に使用できますか？
はい、同じタスク管理アプリを個人のタスクと職業の作業の両方に使用できます。また、Google TasksやTickTickのような比較的シンプルなタスク管理アプリを個人のTo-Doリストに使用し、ClickUpやAsanaのような機能満載のツールを職業用に使用することも選択できます。
タスク管理ソフトウェアはそのコストに見合う価値がありますか？
中規模から大規模のチームで相互に関連するタスクがある場合、タスク管理ソフトウェアはコミュニケーションや時間管理を改善することでそのコストを回収できるかもしれません。個人起業家や小規模チームは、TrelloやTodoistのような企業が提供する無料プランで十分な機能を見つけるかもしれません。
チームとのコラボレーションに最適なタスク管理アプリはどれですか？
チームコラボレーションのために特に設計されたタスク管理アプリもあります。これには、Basecamp、Asana、Airtable、monday.com、ClickUp、AtlassianのJiraが含まれます。
