タイムマネジメントとは、さまざまな活動の間で時間を整理し、配分する方法です。優れたタイムマネジメント戦略は生産性と効率を向上させます。
効果的なタイムマネジメントは誰にとっても重要ですが、起業家にとっては特に重要です。
起業家はビジネスのあらゆる側面に責任を持つため、適切なタスクに適切な時間を割り当てることが円滑なビジネス運営に不可欠です。
優れたタイムマネジメントは、単に一生懸命働くことではなく、賢く働くことです。生産性のエキスパートに、最高のタイムマネジメント術を共有してもらいました。テクニックを試してみて、自分に一番合った戦略を見つけてください。
効果的なタイムマネジメント術
1. 時間監査を行う
時間を賢く使うためには、まず自分がどこに時間を使っているかを理解することから始めましょう。時間を追跡するための優れたタイムマネジメントアプリがたくさんありますが、私は簡単な方法を好みます。マーク・アンドリーセンのノートカードシステムを使うと、いつもうまくいきます。
はがきサイズよりコンパクトなメモカードに、その日の主なやるべきことを書きます。カードの裏側には、前夜に計画していなかったが実行したことを書き留めます。仕事の日には、常に追加のタスクが忍び込んできます。
一日の終わりにメモカードを見れば、優先タスク（そしてそれを達成できたかどうか）と、追加タスクを確認できます。追加の仕事を処理したことは問題ありませんが、来る日も来る日も優先タスクをクリアできていない場合は、何かが間違っています。
—アダム・ロジャース、Shopifyコンテンツマネージャー
2. 毎日のスケジュールを作成する
私の場合、スケジュールに入れなければ実行されません！ですから、仕事の日の毎時間をスケジュールすることは、集中力を保ち、生産性を向上させるのに重要です。「自由時間」として他の関心事に取り組む時間もカレンダーに入れます。
スケジュールに入れなければ、実行されません！私は目標を非常に小さなプロジェクトに分解し、毎日達成するようにしています。
各ステップは、1日1時間以内に完了できるサイズとします。1時間以上かかる場合は、十分に分解できていないということです。
その日のステップが早く終わっても、次のステップに進むことはありません。直感に反すると思えるかもしれませんが、こうすれば燃え尽きを防ぎ、次の日の仕事に対するモチベーションを保つことができるのです。ステップを「半分だけ終わらせる」ことも防げます。ステップを中断することは、その日に計画したこと全部を終わらせることほど気持ちよくありません。
私にとって、時間を管理するとは時間を事前に計画することです。一日の最後の30分は、次の仕事の日のスケジュールを計画するために必ず確保しています。
—ティム・ボーキン、起業家
3. 優先順位をつけて委任する
プライベートの優先事項と仕事上の優先事項を見極め、カレンダーに計画します。それ以外のすべては、優先事項に合わせて調整するか、予定から外す必要があります。
スケジュール組みやその他のルーチンタスクを委任できる優秀なアシスタントを見つけましょう。生産性が大きく向上し、ストレスが軽減するでしょう。
—エリザベス・グレース・ソーンダース、タイムマネジメントコーチ
4. 関連するタスクをまとめる
リストの最上部から始めて下に向かうのではなく、数分間かけてリスト全体を眺めます。それから、似たようなタスクをまとめます。電話、マネー、ネットワーキング、事務処理、創造的なタスクなどのカテゴリがあるかもしれません。
性質が似ている活動をグループ化（またはバッチ化）すれば、異なる思考タイプの間を脳が飛び回る必要がなくなります。移行がスムーズになり、関連するタスクを実行することで勢いが増し、実際にスピードアップすることさえあります！
—ステファニー・L.H.・カラハン、Calahan Solutions Inc.の創設者
5. マルチタスクを避ける
最近では私たちが皆、やりたいことを達成する時間が足りないようです。インターネットやソーシャルメディアは、ニュースをチェックしたり、人と連絡を取ったり、顧客とコミュニケーションを取ったりするプロセスを加速させましたが、悪い習慣も生まれました。その一つがマルチタスクです。
アメリカ心理学会の研究によると、マルチタスクは時間の節約になりません。実際には、作業の流れを妨げ、ストレスレベルを上昇させ、全体的な機能を妨げます。
スタンフォード大学の研究によると、マルチタスクは短期記憶や長期記憶にさえ影響します。慢性的なマルチタスクは、情報を保持し使用する能力や情報を引き出す能力に実際に悪影響を与えます。
神経科学者ダニエル・レビティンは、「タスク間を切り替えることには神経生物学的コストが伴います。リソースを消耗させるため、1～2時間マルチタスクを試みた後に疲れたり集中できなくなったりするのは、集中するのに必要な神経化学物質が消耗してしまったからです」と述べています。
6. タスクに時間制限を設定する
プロジェクトや作業を小さなサブタスクに分解し、それぞれのタスクにかかる時間を追跡するか、時間制限を設定します。たとえそれが5分でも。
達成したいことを非常に明確に定義することで、実際に完了した（成功した）ときにいわばリストにチェックを入れられるようにします。そうしないと、明確な意図を持たずに仕事に飛び込んでしまい、何時間も働いているのに、達成したいことを本当に達成できたと感じない傾向があります。
—サハール・ユセフ博士、認知神経科学者
7. 定期的に休憩を取る
休憩を取るなら生産性が向上します。実際、ジョージ・メイソン大学のヒューマンファクターと応用認知学の教授ウィリアム・S・ヘルトンは、短い休憩が注意力を改善することを明らかにしました。
教授のチームは、画面上で一連の鉄道路線を監視するタスクを果たす大学生の2グループを対象にした実験を行いました。一方のグループは45分間休憩を取らず、もう一方のグループはタスクの途中で5分間の休憩を取りました。
2番目のグループには、その5分間に行えるさまざまな活動が与えられました。選んだ活動に関係なく、2番目のグループはタスク遂行能力が測定可能なほど改善しました。
同研究によれば、取る休憩の種類も重要です。Psychology Todayの報告によれば、通知やテキストメッセージ、デバイスから離れることが重要です。自然の中を散歩したり、落書きをしたり、運動したりするなど、脳や目に負担をかけない活動を行いましょう。
生産性を維持したければ、このタイムマネジメントツールをツールボックスに保管し、忘れずに使ってください。
8. 気を散らさない
タスクに対する注意を制御しないなら、タイムマネジメントも何もありません。なぜなら、タスクに時間を割り当てても、複数のタスクの間を行ったり来たりしていると、最終的な結果は意図したものとは違ってくるからです。注意を制御するとは、ビジネス内外の気を散らす要因を効果的に管理することです。そうすれば単一タスクに集中して仕事の質とスピードの両方がアップするでしょう。
—モーラ・トーマス、生産性トレーナー
9. 整理整頓する
整理整頓は重要なタイムマネジメント術です。アリゾナ大学の助教授ジェニファー・ヴェルドリン博士は、「研究によると、過度な混乱や散らかりは気を散らし、集中力を妨げます」と述べています。動物界の例を挙げて、整理整頓が動物の活動能力の向上に寄与することを示しています。
整理整頓は、物理的な空間を整理するだけでなく、精神的にも整理された状態を保つことを意味します。上記4番とは異なり、精神的に整理されるとは、似たようなタスクをグループ化することではなく、やるべきことの優先順位をつけることです。したがって、1日の目標を設定し、タスクを次のようにグループ化して整理してみてください。
- 日常のタスク：毎日必ず完了しなければならないタスク。たとえば、時間を追跡する、メールをチェックする、会社のSlackにサインインするなど。
- 緊急なタスク：期限が迫っていて、即座に注意を必要とするタスク。
- 重要なタスク：重要だが、必ずしも期限がないタスク。多くの進行中のプロジェクトがこのカテゴリーに含まれる。
- 小さなタスク：少ない頭脳労働や短い時間で完了するタスク。たとえば、メールを送信する、Slackメッセージに返信する、LinkedInプロフィールを更新するなど。
10. 自分のペースを保つ
起業家は多くの時間を過剰パフォーマンスモードで過ごします。自分のペースを保ちましょう。時間はあります。時間、エネルギー、注意を注ぎ込む必要はありますが、最初から全速力で進むと、疲れ切ってしまいます。
取り組むべきプロジェクトそれぞれについて「十分によい」レベルを知っていますか？組織にとっても、起業家であるあなたにとっても十分よいレベルです。考え過ぎ、創り込み過ぎ、調整し過ぎは貴重な時間を浪費し、必要でもありません。よい仕事をし、そこで止めましょう。
—カーソン・テイト、Work Simplyの著者
11. 立ち止まって考える
忙しい起業家がすべき最も重要なことは、すべてを止めて考えることです。
朝に少なくとも5分間、一日について考えましょう。
- 今日達成すべき最も重要なことは何か？
- カレンダーはその優先順位を反映しているか？
毎時、電話が鳴るように設定し、鳴ったら自問自答します。
- 私は最も重要なことをしているか？
- 私は最もなりたい自分になっているか？
一日の終わりに、5分間立ち止まって自問自答します。
- 私は何を学んだか？感謝すべき人がいるか？
- 明日、一日の過ごし方の何を変えたいか？
タイムマネジメントとは効率を高めることだと考えがちです。しかし、私が知る最も効率的な人たちの中には、タイムマネジメントが得意でない人もいます。大切なのは効果的であること、最も重要なことに取り組み、それ以外のすべてを省くことです。
—ピーター・ブレグマン、エグゼクティブリーダーシップコーチ
12. スケジュールに構造のない時間を組み込む
週のスケジュールに2〜4時間の不定形な時間を組み込みましょう。学んだり、探求したり、考えたりする以外に何もしない時間です。忙しい起業家にとって、直感に反すること、非現実的なことに思えるかもしれませんが、研究によれば、スケジュールに「余裕」を持たせることは2つの観点から重要です。
- 常に忙しく、自由な時間がない、つまり分刻みのスケジュールがぎっしり詰まっている場合、脳の帯域幅が最大限に達します。認知能力が低下し、エラーを犯しやすくなり、洞察力が低下します。
- アマゾンの初期、ジェフ・ベゾスは月曜日と木曜日を完全に不定形な日とし、会社のビジョンについて深く考える時間を常に確保していました。「不定形の時間」を神聖視することは、成功したCEOの特徴であり、さもなければ他人が持ち込む問題に反応し続け、会社の未来について主体的に考えることはできないのです。
—ジョスリン・K・グレイ、仕事と創造性の専門家
13. 最重要なタスクを朝に行う
時間をかけて「正しいこと」を行いましょう。常にプレッシャーの中で働くことは良くありません。不安感や圧倒されるような気持ちになることも良くありません。決定を後悔していますか？では、止めましょう。
結果だけで成功を判断すべきではありません。最もポジティブな結果は、やらなくてもよいことから生まれることがあります。最も重要なことを朝に行いましょう。研究によると、もっと遅い時間に意志力を行使すると、人は悪い決定を下し始めます。
—カミル・ルドニツキ、TimeCampのCEO
14. 最も簡単なタスクを最初に行う
私の高校の数学教師は、問題に行き詰まったら数字を書き始めると驚くほど解答が見つかることがあると言っていました。これは数学だけでなく、人生全般に当てはまります。
何かに行き詰まったとき、プロジェクトの始め方が分からないとき、不安になったり先延ばしにしたりしたとき、私は自分に強いてタスクの最も簡単で小さな部分に取り組みます。プロジェクト全体を完了するという自分の期待値を、最も簡単で達成可能な構成要素を行うことに引き下げます。最初の文を書く、最初のコード行を入れる、スプレッドシートの最初の行を作成するなど。
最初のタスクを終えると、それが次へ次へとつながり、雪玉のように大きくなって、数時間後には勢いよく前進していて、最初に始めるのが難しかった理由を思い出せないほどになります。
—マーク・マンソン、ニューヨーク・タイムズベストセラー著者
15. 人より早く一日を始める
人より早く一日を始めましょう。成功した男女の伝記や自伝を読むと、ふさわしい時間に寝て早起きする習慣を持っていたことが共通しています。
世界の他の人々が目を覚ます前に起きるなら、前もって一日を計画し、他の人が起き上がって邪魔し出す前に目の前のタスクに取り組む時間を持つことができます。
—ブライアン・トレーシー、モチベーショナルスピーカー・著者
16. ポモドーロテクニックを使用する
忙しい起業家に勧めたいタイムマネジメント術の筆頭は、ポモドーロテクニックとアンスケジュールカレンダーです。基本的に、25分間のタイマーを設定し、ただ一つのタスクに取り組むことを意味します。時間制限と単一の焦点の助けで、調子をつかみ、生産性のリズムに入ることができます。
—マイケル・スリウィンスキー、生産性向上アプリ、Nozbeの創設者
17. アイゼンハワーマトリックスを使用する
メールが溜まり、電話がかかり、やるべきことがたくさんです。クリエイターの作業負荷は膨大です。作業の優先順位をつけることが、集中力を持続させる鍵です。優先事項を優先すればするほど、効率が上がります。ここでアイゼンハワーの緊急性-重要性マトリックスが役立ちます。To Doリストにタスクを追加する前に再考させます。
やり方はこうです。緊急度の最も高いタスクを選択します。緊急であるのと同じほど重要ですか？緊急性が低いものは延期し、重要性が低いものは委任します。緊急でも重要でもないタスクは、リストから削除します。
18. 「11時前の5タスク」リストを作成する
明日の午前11時までに実行することを約束できる5つのタスクを挙げた「11時前の5タスク」リストを作成します。各タスクは、あなたの目的、優先事項、目標に貢献するものであるべきです。明日「11時前の5タスク」を実行すると、自分にとって意味あることを成し遂げたという心地よい達成感を味わうことができます。
—アリソン・ルイス、The Seven Minute Lifeの創設者
19. 定期的に脳内を整理する
未完了のタスクが多すぎてストレスを感じています。紙に全部書き出しましょう。絶対不可欠でないものを消してください。厳しく消去しましょう。リストが完了するまで毎日1つのタスクを完了することを自分に約束します。時々、この方法を繰り返してください！
—アリソン・ルイス、The Seven Minute Lifeの創設者
20. タスクの完了に必要な時間を自由に割り当てる
次段階の最小単位タスクを完了するのに現実的に必要な時間を自由に割り当てます。
ここで「現実的」とは、実際にかかる時間を意味します。これくらいで終わったらいいなという希望的な所要時間ではありません。必要時間を決定をしたら、時間のことは忘れて作業を行います。タイムマネジメントについて考えるのは最大の無駄です！所要時間を心配している間は、役立つ作業や問題解決に100％の注意を向けていないのです。
「次段階の最小単位タスク」とは、あなたの作業目標に重要な形で貢献する「有用な要素」を指します。私は「最終結果」にこだわる傾向がありますが、これは不満を生み出し、エネルギーの浪費につながります。
タスクを完了する十分な時間を確保し、時間に急かされず、罪悪感を感じないことが、私にとっては効果的なやり方です。
—デイビッド・シーア、生産性ツールメーカー
21. 前日にタスクをマッピングする
毎日の終わりに、次の日に完了すべきタスクと所要時間をマッピングします。それから、カレンダーの予定の間にタスクを入れ込みます。タイムマネジメントとはすなわち思考の枠組みのマネジメントです。自分が時計をコントロールし、時間に指示を出せることに気づけば、仕事と私生活のストレスが軽減します。
—ヘレナ・セグラ、生産性の専門家
終わりのないTo Doリストを超越して、時間をコントロールしよう
ビジネスに関する一切をマネージしながら時間まで管理するのは不可能な夢に思えるかもしれませんが、不可能ではありません。この記事だけでも、タイムマネジメントスキルを向上させる実証済みの方法を見つけた20人の実例があります。あなたもできます。
時間を浪費する活動にエネルギーを注ぎ込むのはやめましょう。提案された方法1つか2つだけでも試してみて、生産性とメンタルヘルスが向上するのを経験してください。
タイムマネジメント術に関するFAQ
効果的なタイムマネジメント術5つを教えてください。
タイムマネジメントの10ステップは何ですか？
タイムマネジメントの4Pとは何ですか？
タイムマネジメントの4Pとは、Planning（計画）、Prioritizing（優先順位付け）、Performing（実行）、Positivity（ポジティブ）です。
