成功したビジネスリーダーたちは、生産性向上の戦略において非常に創造的です。
BlockのCEOであり、元TwitterのCEOであるジャック・ドーシーは、アイスバスに入ったり、週に7回だけ食事をしたりすると言われています。また、TalaのCEOであるシヴァニ・シロヤは、長時間のフライトの後に逆立ちをしてリフレッシュします。
ここでの教訓は、サンドイッチを食べるのをやめて逆立ちをすることではなく、成功した人々は生産性を重視し、それを最大化するための戦略を見つけているということです。
特に時間や予算に制約のある起業家にとって、生産性を高める戦略は非常に価値があります。自分自身やチームに合った生産性向上の取り組みを見つけることで、利益を増やし、労働時間を減らし、ビジネスの長期的な成長を促進することができます。
生産性とは？
生産性は、プロセスの効率を測る指標です。数学的には、インプットとアウトプットの比率であり、インプットはプロセスに投入される資源、アウトプットは最終的な製品を示します。公式は次のようになります：生産性 = アウトプット / インプット。
生産性を向上させるためには、プロセスの効率を高める（インプットを減らす）か、製品の価値を高める（アウトプットを増やす）必要があります。
ビジネスでの生産性の測定方法
生産性を測定するには、同じ単位でインプットとアウトプットを定義する必要があります。例えば、通貨を時間で割ることはできませんし、誕生日ケーキをストレス量で割ることもできません。
ビジネスリーダーは通常、ビジネスタスクに費やした時間に円の価値を割り当てることでこれを管理します。
例えば、価格が10,000円の製品を作成し配送するプロセスの生産性を評価しているとしましょう。チームの時間を1時間2,000円と評価し、製品を作成して配達するのに30時間かかります。また、送料や材料費に500円を追加で使います。
公式を使って生産性を計算すると、次のようになります：
生産性 = 10,000 / (2,000 x 30) + 500 = 1.54
生産性スコアが1を超えると利益を上げていることになり、1未満の場合は損失が出ていることを意味します。
この方法を使って、特定のプロセスの生産性、ビジネス全体の生産性、または個々の従業員の生産性を測定することができます。
生産性を向上させる7つの取り組み
会社の立ち上げ初期の重要な時期には、1分（そして1円）も大切です。これらの7つの生産性向上の取り組みは、チームの効率を高め、両方の投資の最大化に役立ちます。
1. ToDoリストを作り、タスクを優先順位付けする
ビジネスの運営には多くの作業を伴います。通常の日には、12のビジネスエリアで60のタスクを実行するかもしれません。責任を記憶に頼るのではなく、ToDoリストを作成し、最も重要なタスクを上位に配置して優先順位を付けましょう。
ビジネスリーダーは時折、アイゼンハワーのマトリックスを使用してタスクを優先順位付けします。このシステムは、重要性と緊急性に基づいてタスクを分類します：
- 緊急かつ重要なタスクはリストの最上部に置きます。これを最初に行いましょう。
- 緊急だが重要でないタスクはすぐに完了する必要がありますが、必ずしも自分が行う必要はありません。可能な限りこれらのタスクを誰かに任せましょう。
- 緊急でないが重要なタスクはリストの下の方に置きます。これを完了する計画を立てますが、より緊急な問題に気を取られないようにしましょう。
- 緊急でも重要でもないタスクは、スケジュールを組むか、誰かに任せるか、完全にリストから削除することができます。
2. プロセスを記録する
多くのビジネス活動は標準化できます。例えば、クライアントをオンボードするたびに、似たようなタスクを似た順序で繰り返す必要があります。このプロセスを特定し、記録するために時間をかけ、何を行う必要があるか、どの順序で行う必要があるかをメモしましょう。
プロセスを標準化したら、個々のタスク（または全体のプロセス）をチームメンバーに任せられます。プロセスを書き留めることで、それを分析し、非効率性や重複の排除にも役立ちます。
3. 休憩を取る
あなた自身も有限なリソースであり、チームメンバーも同様です。数日間、1日14時間働くことができるかもしれませんが、長時間の労働は長期的には生産性を低下させます。身体的および精神的健康を守るための境界を設定し、従業員にも同様のことを奨励しましょう。
休憩を取ることも役立ちます。研究によると、短い休憩でも生産性を高めることができるため、生産的な時間を他の活動と交互に行うことを考えてみましょう。少しの散歩などで、体を動かしたりや自然光を浴びることで、認知能力が向上し、気分が良くなることがあります。
4. チームの意見を聞く
生産性向上のヒントや実践方法をチームに教えますが、フィードバックを求めることも重要です。従業員に、作業環境やビジネスプロセスの変更がどのように生産性を向上させるかを尋ねましょう。
5. 先延ばしに打ち勝つ
オデュッセイアの英雄オデュッセウスが乗組員に頼んで自分を船のマストに縛り付けてもらい、気が狂って船を岩に突っ込ませることなくセイレーンの歌を聞くことができたのは有名な話です。
要するに、オデュッセウスは自分の最悪の衝動に打ち勝ちました。彼は誘惑を克服したのではなく、行動を起こすことを不可能にしました。あなたも同様の戦略を使って、先延ばしを克服できます。
重要なタスクを先延ばしにしたい場合は、期限を他人の目に触れるように設定しましょう。プロダクトマネージャーが水曜日までに重要な資料を期待している場合、あなたはそれを実行に移さざるを得なくなります。
6. 時間を区切る
時間を区切って、特定のタスクに集中して作業できるようにしましょう。会議を断り、メールを閉じ、チームメンバーに自分が不在であることを通知します。これは、クリエイティブなプロジェクトや集中を要するタスクの生産性向上に特に役立ちます。
また、最も生産性の高い時間を活用するために時間を区切ることもできます。もし生産性が午前中にピークに達するなら、最も要求の厳しいタスクのために朝の時間を確保しましょう。
7. 生産性向上ツールを使用する
- 生産性向上ツール。 生産性向上ツールは、時間を節約し、作業の生産性測定に役立ちます。次のようなツールを考慮してみましょう：
- タスク管理アプリ。 Todoistのようなアプリは、整理されたToDoリストを維持し、すべてのデバイスでリストの同期に役立ちます。定期的なタスク機能を使えば、四半期、月次、または週次のタスクを自動的にスケジュールできます。
- プロジェクト管理ツール。 AsanaやTrelloのようなプロジェクト管理ツールは、ビジネスオーナーやチームリーダーがプロジェクトを実現させ、コミュニケーションを効率化し、重要なアイテムやステップを見失わないようにします。
- コミュニケーションツール。 Slackのような職場のコミュニケーションツールは、チームからの質問に迅速に回答することを可能にします。また、特定のプロジェクトやトピックに関する継続的な会話チャンネルを作成することもできます。
- 時間追跡ツール。 RescueTimeやHarvestのようなツールは、生産性を測定し、時間管理の改善に役立ちます。時間を無駄にしているかどうか、またその場所を特定することができます。
- カレンダーアプリ。 Googleカレンダーのようなカレンダーアプリは、チームスケジュールの視覚化に役立ちます。会議を設定したり、時間の区切りを作成したり、チームメンバーの空き状況を確認してスケジュールプロセスを効率化できます。
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マーケティング自動化ツール。 多くのマーケティングタスクは自動化できます。Sprout SocialのようなSNSスケジューリングツールや、Hubspotのようなメール自動化ツールの使用を検討しましょう。
あなたのECプラットフォームも、マーケティング自動化機能を提供しているかもしれません。例えばShopifyは、メールマーケティング、顧客関係管理（CRM）、Facebook広告の自動化を提供しています。 - 校正ツール。 GrammarlyやHemingway Editorのようなアプリは、文書を迅速にスキャンし、エラーを特定し、修正箇所を提案します。チームの専門的なコピーライターが提案内容を評価し、社内スタイルガイドとの一貫性を確保する必要がありますが、これらのアプリは校正プロセスの時間を節約できます。
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集中最適化ツール。 Kanban FlowやFocus To-Doのようなツールは、ポモドーロテクニックを使用して生産性を向上させます。この生産性システムは、作業日を集中する作業期間と短い休憩に分けます。
メール通知に気を取られたり、SNSをスクロールする誘惑に駆られたりする場合は、FreedomやCold Turkeyのようなウェブサイトブロッカーを使用して特定のサイトやインターネット全体をブロックすることもできます。 -
ストレージおよび整理ツール。 DropboxやGoogle Driveのようなクラウドベースのファイルストレージおよび整理ツールは、チームがプロジェクトで協力し、文書をメールでやり取りする必要性の排除に役立ちます。
一部のツールは、ライブ文書での共同編集を可能にし、バージョン履歴を確認できます。最新のファイルバージョンを簡単に確認し、必要に応じて以前のバージョンに戻ることができます。
生産性向上の取り組みに関するよくある質問
先延ばしを克服して生産性を向上させるにはどうすればよいですか？
先延ばしを克服するための生産性向上のヒントを試してみましょう：
- 2分ルールを守る。 2分ルールは、小さなタスクをすぐに完了させることを奨励します。このルールによれば、2分以内でできるタスクはすぐに行うべきです。
- 5分ルールを守る。 タスクを先延ばしにしたい場合は、たった5分だけ作業することを約束しましょう。少なくとも何らかの進展があり、要件を超えて作業を続けるモチベーションが湧くかもしれません。
- 自分にご褒美を与える。 タスクを完了した際に少しの報酬を自分に与えましょう。ECストアのデザインに2時間連続で取り組みましたか？おめでとうございます、チョコレートを食べましょう。月次の給与計算を終えましたか？テレビを見る時間です。
休憩を取ることで生産性が向上しますか？
研究によれば、短い休憩でも生産性を高めることができ、身体運動や自然光を取り入れた休憩の効果はさらに大きいです。
テクノロジーは生産性向上にどのように寄与しますか？
デジタル生産性ツールは、プロセスを自動化し、コミュニケーションを効率化し、チームの整理を助けます。また、時間管理を改善し、ビジネス全体の生産性測定にも役立ちます。
生産性を向上させるために明確な目標と優先順位を設定するにはどうすればよいですか？
タスクを重要性と緊急性に基づいて優先順位付けしてみましょう。緊急かつ重要なタスクを最初に行い、重要でないタスクはチームに任せます。
