Obtenir un nouveau client ou un contrat peut être une excellente nouvelle pour de nombreux chefs de petites entreprises. Mais il est courant d’ignorer un des défis qui l'accompagnent : la gestion de projet. C'est là qu'intervient un logiciel de gestion des tâches.
Grâce à une application de gestion des tâches, vous pouvez créer des tâches, les attribuer à des membres de l'équipe, définir des deadlines et suivre l'avancement des projets. Voici comment choisir et utiliser des outils de gestion des tâches pour gérer des projets simples et complexes.
Qu'est-ce qu’un logiciel de gestion des tâches ?
Les logiciels de gestion des tâches sont des outils organisationnels qui aident les équipes à atteindre des objectifs de manière efficace et dans les délais impartis. Chaque outil de gestion des tâches a un ensemble de fonctionnalités unique, mais ils permettent tous d'être plus productif grâce à des fonctionnalités de planification et à la synchronisation sur tous vos appareils. Certains logiciels sont gratuits et d’autres payants, avec des coûts qui varient en fonction du plan et du nombre d'utilisateurs.
9 fonctionnalités des applications de gestion des tâches
- Générer et organiser des taches
- Attribuer des tâches aux membres de l'équipe
- Prioriser les tâches en fonction des besoins du projet
- Gérer les tâches de la conception à la realization
- Planifier des tâches récurrentes
- Suivre la durée du projet
- Envoyer des notifications de délai
- Afficher les dépendances des taches
- Partager l'accès aux clients
Les applications de gestion des tâches sont des outils de productivité qui peuvent vous aider à mieux gérer vos projets de neuf manières différentes
1. Générer et organiser des tâches
Cette fonctionnalité vous permet de déterminer quelles tâches un projet nécessite et de les organiser par équipe ou par service.
2. Attribuer des tâches aux membres de l'équipe
Cela vous permet d’assigner des tâches individuelles aux personnes ou équipes les mieux placées pour les réaliser.
3. Prioriser les tâches en fonction des besoins du projet
Vous pouvez désigner des tâches importantes et les faire remonter dans la to-do list d'une personne.
4. Gérer les tâches de la conception à la réalisation
De nombreuses applications disposent de fonctionnalités de gestion des tâches qui vous permettent de suivre le flux de travail. Par exemple, vous pourriez voir si un directeur marketing a approuvé un budget prévisionnel pour une campagne, puis vérifier plus tard si un autre membre de l'équipe marketing a utilisé ces fonds pour lancer officiellement la campagne.
5. Planifier des tâches récurrentes
Une solution de gestion des tâches peut automatiquement planifier des tâches qui se produisent régulièrement.
6. Suivre la durée du projet
Certaines applications de gestion des tâches offrent des outils de suivi du temps, souvent intégrés parmi leurs fonctionnalités avancées. Cela permet aux managers et aux membres de l’équipe de suivre le temps passé sur un projet.
7. Envoyer des notifications de délai
Un logiciel de gestion des tâches peut rappeler aux personnes concernées les dates d'échéance à tout moment du processus.
8. Afficher les dépendances des tâches
Lorsque l'exécution d'une tâche dépend de l'achèvement d'une autre (par exemple, l'achat de fournitures ne peut pas commencer tant qu'un budget n'est pas établi), on parle de dépendance de tâche. Une application de gestion des tâches peut vous aider à gérer les tâches dépendantes en liant les tâches connexes afin que toute votre équipe ait une vue d'ensemble des étapes à suivre.
9. Partager l'accès aux clients
Vous souhaiterez peut-être inclure un client dans le processus de gestion des tâches. Certaines applications de gestion des tâches fournissent aux clients des mises à jour et un accès en mode lecture. Dans le même temps, les équipes de management peuvent guider le travail réel.
4 avantages des applications de gestion des tâches
- Boostez votre productivité
- Collaborez efficacement
- Gagnez en transparence
- Bénéficiez d’une grande facilité d’utilisation
Les applications de gestion des tâches aident les entreprises de toutes tailles – des grandes sociétés internationales aux entrepreneurs individuels gérant leur propre boutique en ligne. En tant que chef d'entreprise, voici les avantages que vous pouvez titrer de ces outils.
1. Boostez votre productivité
Les meilleures applications de gestion des tâches vous permettent de planifier des tâches et sont personnalisables en fonction des besoins uniques de votre équipe. Les rappels de suivi sont aussi automatisés, ce qui fait gagner du temps aux managers pour qu'ils se concentrent sur d'autres points.
2. Collaborez efficacement
Un logiciel de gestion des tâches peut regrouper plusieurs employés sur le même projet. Il peut indiquer quand des tâches individuelles sont en cours ou terminées, pour que personne ne consacre de temps sur un travail déjà fait.
3. Gagnez en transparence
Les applications de gestion des tâches permettent à toutes les parties prenantes de voir l'état d'une tâche spécifique — ou d'un projet global — et d'avoir une idée de quand il pourra être terminé.
4. Bénéficiez d’une grande facilité d’utilisation
De nombreux outils de gestion des tâches proposent des modèles de projet qui facilitent la création, l'attribution et la planification des tâches. Et comme ces applications stockent leurs données dans le cloud, les utilisateurs peuvent se connecter de n'importe où - par exemple depuis un mobile - pour voir ou mettre à jour l'état d'une tâche.
Les 8 meilleures applications de gestion des tâches
Le meilleur logiciel de gestion des tâches pour votre entreprise dépendra de la nature de votre travail, de la taille de votre équipe et de votre budget. Voici huit des meilleurs outils de gestion des tâches qui conviennent à une variété de cas d'usage.
1. Trello
Trello est idéal pour les startups à petit budget avec des portefeuilles de tâches relativement simples. Parmi ses principales fonctionnalités : un flux de création de tâches intuitif, des cartes de projet en glisser-déposer et la possibilité de laisser des commentaires sur chaque tâche.
- Avantages : Trello propose une visualisation de projet facilement digestible, grâce à son design de tableau Kanban. Il utilise des cartes, des colonnes, des couloirs et des limites de travail en cours.
- Inconvénients : L'interface utilisateur simple de Trello rend difficile le suivi de plusieurs projets à la fois.
- Coût : Les abonnements commencent à 5 € par utilisateur et par mois. Trello propose aussi une version gratuite avec des fonctionnalités limitées mais permettant d'inclure un nombre illimité d’utilisateurs.
2. Todoist
Todoist fonctionne bien pour les travailleurs individuels ou les petites équipes qui ont besoin de solutions de gestion des tâches abordables. Ses multiples options de visualisation incluent des listes, des calendriers et des tableaux Kanban. Un outil de planification intelligente suggère les meilleurs moments de votre journée pour prendre en charge des tâches, et des diagrammes de Gantt représentent les dépendances des tâches.
- Avantages : Todoist se distingue par son interface visuellement épurée, ses outils de collaboration et sa version gratuite riche en fonctionnalités.
- Inconvénients : L'application ne propose pas de suivi du temps et peut être fonctionnellement limitée pour une gestion de projet à grande échelle impliquant un budget et un accès client.
- Coût : Les abonnements commencent à 4 € par utilisateur et par mois, ou vous pouvez opter pour le plan gratuit.
3. Airtable
Airtable peut séduire les équipes de projet qui apprécient les tableurs partagés. Son interface rappelle Microsoft Excel et Google Sheets. Airtable propose plusieurs façons de visualiser les données, comme un calendrier ou un tableau Kanban. L’outil permet aussi de créer des « interfaces », permettant à chaque utilisateur de personnaliser les flux de travail.
- Avantages : Airtable propose une solution riche en fonctionnalités et visuellement flexible qui capture l'apparence familière d'Excel. Ses multiples vues incluent des diagrammes de Gantt et des chronologies de projet. Sa capacité graphique étendue présente les données de l'équipe sous un format visuellement digestible.
- Inconvénients : Airtable est légèrement plus cher que de nombreux concurrents. Gardez quand même en tête que les équipes de cinq membres ou moins pourraient se satisfaire de la version gratuite d’Airtable.
- Coût : Les tarifs commencent à 10 € par utilisateur et par mois. Le plan gratuit peut suffire pour les personnes ou les petites équipes.
4. Asana
Asana propose des outils d’attribution de rôles (comme manager, programmeur ou contact client), de budgétisation et de planification. Ses multiples vues de projet plairont à une variété d'utilisateurs.
- Avantages : La plateforme Asana peut accueillir des équipes de toutes tailles, d'un entrepreneur individuel à tous les membres d'une grande entreprise. Vous pouvez voir le contenu de différentes façons, comme des diagrammes de Gantt et des frises chronologiques. Le logiciel s'intègre facilement avec Slack, Google Drive et Microsoft Teams.
- Inconvénients : Asana est plus cher que la plupart de ses concurrents. Son interface orientée tâches peut ne pas convenir à tous les projets ou équipes.
- Coût : Les abonnements commencent à 10,99 € par utilisateur et par mois. Asana propose aussi un plan gratuit pour les petites équipes.
5. Basecamp
Basecamp est destiné aux équipes qui travaillent sur des projets avec de fortes dépendances de tâches, comme le design de site internet, qui dépend d'une équipe graphique. Ce logiciel de gestion des tâches convient aussi aux équipes avec des clients activement impliqués qui souhaitent accéder à l'avancement d'un projet.
- Avantages : Basecamp propose certains des outils de gestion des tâches les plus orientés vers l'équipe. Son interface utilisateur centrée sur l'équipe inclut les Hill Charts, des check-ins automatiques, des attributions de rôles, des outils de budgétisation et plusieurs vues de projet. Le logiciel propose aussi des vues d'accès client pour renforcer la transparence du projet.
- Inconvénients : Basecamp peut coûter trop cher, et ses fonctionnalités avancées peuvent être inutiles pour les clients individuels ou les petites équipes.
- Coût : Les plans commencent à 14 € par utilisateur et par mois. Basecamp propose un essai gratuit de 30 jours.
6. ClickUp
ClickUp est un excellent choix pour les équipes moyenne ou grande qui cherchent un logiciel de gestion des tâches puissant et polyvalent.
- Avantages : Il est difficile de surpasser ClickUp en termes de nombre de fonctionnalités disponibles. Cela inclut des tâches personnalisables, une organisation de style dossier et plus de 50 options d'automatisation pour tout, de la planification à l'attribution de rôles. Vous avez aussi le choix parmi plus de 1 000 intégrations logicielles et pouvez utiliser des rapports de projet en temps réel ainsi que des outils de gestion du temps et de budget.
- Inconvénients : Avec autant de fonctionnalités, ClickUp peut être trop vaste pour les freelances ou les petites équipes qui ne peuvent pas consacrer beaucoup de temps à la mise en place d'une application de gestion des tâches.
- Coût : Les prix commencent à 5 € par utilisateur et par mois. ClickUp propose aussi un plan gratuit, mais il est assez limité par rapport à la concurrence.
7. Google Tasks
L'application Google Tasks, gratuite mais limitée, peut séduire les freelances avec un budget serré. Il peut aussi s’avérer utile pour les utilisateurs de Google qui souhaitent des rappels de tâches intégrés dans les outils dont ils disposent déjà.
- Avantages : L'application offre une intégration totale avec les produits Google Workspace existants, comme Gmail, Google Calendar et Google Drive. Elle permet de planifier de façon très intuitive et d’utiliser des rappels pour les tâches en cours. Elle fonctionne également comme une application autonome pour mobile.
- Inconvénients : L'outil est fonctionnellement limité et ne peut être utilisé que par un seul utilisateur. Google Tasks n'est pas une solution pour les équipes de plusieurs personnes.
- Coût : Gratuit.
8. TickTick
TickTick est destiné aux freelances ou aux équipes qui apprécient des outils robustes pour la gestion des tâches personnelles. Ce logiciel propose des fonctionnalités de gestion du temps, des listes intelligentes et filtres, des vues multiples de calendrier et des minuteurs Pomodoro.
- Avantages : TickTick combine les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des tâches avec celles d'une application de productivité. Elle plaira aux personnes qui travaillent bien avec la technique Pomodoro qui divise le travail en intervalles (traditionnellement de 25 minutes) ou la méthode Getting Things Done (GTD), qui consiste à découper chaque tâche en actions concrètes avec des délais définis.
- Inconvénients : TickTick est conçu pour la gestion des tâches individuelles, pas pour le travail en équipe. Considérez que c’est une version améliorée de Google Tasks.
- Coût : Gratuit, ou version premium pour 28 € par an.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des tâches pour votre entreprise
Choisir le bon outil de gestion des tâches pour votre entreprise repose sur cinq facteurs.
1. Taille de l'équipe
Par exemple, un freelance peut avoir besoin d'un outil de gestion des tâches axé sur sa propre productivité personnelle. Les équipes de plusieurs personnes peuvent chercher des outils conçus pour renforcer la collaboration.
2. Budget
En règle générale, les logiciels de gestion des tâches les plus puissants sont plus coûteux. La plupart facturent en fonction du nombre d'utilisateurs, donc la taille de votre équipe influencera sans doute le coût.
3. Dépendances des tâches
Les tâches de votre entreprise peuvent être fortement dépendantes les unes des autres, ce qui signifie qu'une tâche ne peut être exécutée tant qu'une tâche précédente n'est pas terminée. Si c'est le cas, recherchez une solution de gestion des tâches conçue pour les tâches interdépendantes.
4. Implication des clients
Si votre client souhaite suivre l'avancement de l'équipe à son propre rythme, choisissez une application de gestion des tâches avec un mode de lecture pour les clients.
5. Relation souhaitée avec votre logiciel de gestion des tâches
Souhaitez-vous une solution de gestion des tâches très simple à configurer et à gérer ? Ou en voulez-vous une qui propose énormément de fonctionnalités qui peuvent demander plus de programmation et de maintenance ? Souvent, vous devrez choisir entre la simplicité d'un outil et sa puissance globale.
FAQ logiciel de gestion des tâches
Comment les applications de gestion des tâches améliorent-elles la productivité ?
Les applications de gestion des tâches améliorent la productivité en :
- Envoyant des rappels.
- Permettant aux équipes de communiquer sur l'état des tâches.
- Montrant des graphiques sur l'avancement de l'équipe.
- Intégrant d'autres logiciels comme Google Drive et Slack.
- Fournissant des outils de suivi du temps.
Peut-on utiliser un logiciel de gestion des tâches pour des fins personnelles et professionnelles ?
Oui, vous pouvez utiliser la même application de gestion des tâches pour vos tâches personnelles et votre travail. Vous pouvez aussi choisir d'utiliser une application de gestion des tâches assez simple comme Google Tasks ou TickTick pour votre to-do list personnelle et un outil plus complet comme ClickUp ou Asana dans votre activité professionnelle.
Est-ce qu’il vaut la peine d’investir dans un logiciel de gestion des tâches ?
Les équipes de taille moyenne à grande avec des tâches interconnectées peuvent constater que le logiciel de gestion des tâches se rentabilise en améliorant la communication et la gestion du temps. Les freelances et les petites équipes peuvent trouver une fonctionnalité suffisante dans les plans gratuits proposés par des entreprises comme Trello et Todoist.
Quelle est la meilleure application de gestion des tâches pour collaborer avec des équipes ?
Certaines applications de gestion des tâches sont spécifiquement conçues pour la collaboration en équipe. Celles-ci incluent Basecamp, Asana, Airtable et ClickUp.
