El éxito de tu empresa depende de lo bien que gestiones tu inventario, y no nos referimos únicamente a los productos que están en el almacén a la espera de ser enviados. Descubre qué es el inventario y aprende a gestionarlo con éxito con esta breve y útil introducción.
¿Qué es el inventario?
El inventario es el término que define los productos y materiales que una empresa tiene para vender. Aunque la lógica puede llevarnos a pensar que el inventario únicamente incluye las existencias que están a la espera de ser enviadas, hay mucho más, ya que también se refiere a los trabajos en curso (productos en proceso de fabricación) y a las materias primas (elementos utilizados para crear más productos acabados).
La importancia del inventario
El inventario es fundamental porque suele ser el mayor activo circulante de una empresa y determina cuántos productos puede fabricar y vender una empresa en un plazo determinado. Esto lo convierte en un excelente indicador de lo que está de moda y lo que no.
La gestión del inventario debe ser una tus tareas principales, ya que puede ofrecer información crucial sobre el estado de tu empresa. Controlar el inventario de forma estratégica garantiza que nunca te sobren ni falten existencias, ya que tanto la falta como el exceso pueden incidir negativamente en tu cuenta de resultados.
Los cuatro tipos de inventario y sus aplicaciones
Existen cuatro tipos principales de inventario. Conocerlos te ayudará a clasificar y hacer un seguimiento de los artículos que tienes en stock, ya sean materias primas o productos acabados.
- Materias primas: son los materiales que utilizas para crear tus productos finales, como el aceite para elaborar champú o la madera para fabricar muebles. Cuantas más materias primas tengas en inventario, más productos podrás fabricar.
- Componentes: son las herramientas y equipos que necesitas para crear tus productos finales, como tornillos, clavos o un martillo.
- Trabajos en curso (WIP): son los productos que están en proceso de fabricación, pero que aún no están terminados. Los trabajos en curso pueden ser materias primas, componentes, gastos generales y/o materiales de embalaje.
- Productos acabados: son losproductos finalizados y listos para su venta.
Ejemplos de inventario: de la materia prima al producto acabado
Para ver cómo se desglosan estas cuatro categorías en el mundo empresarial, te mostramos algunos ejemplos de inventario reales para cada una de ellas.
Materias primas
En una empresa de zapatos, las materias primas pueden incluir cuero, tela, tinta e hilo, mientras que en una de joyería podrían ser oro, plata, platino y piedras preciosas para fabricar sus productos.
Componentes
Los componentes del inventario dependen del tipo de productos que vendas y del proceso de fabricación. Por ejemplo, una empresa de muebles puede necesitar tornillos, martillos y componentes de taladro, mientras que una empresa de peluches puede necesitar agujas, tijeras e hilos.
Trabajos en curso
Los trabajos en curso incluyen artículos de las categorías anteriores, materias primas y componentes, así como gastos generales y materiales de embalaje. Una empresa de café, por ejemplo, podría tener en su inventario de trabajos en curso bolsas de arpillera, etiquetas, granos de café y cajas de envío.
Productos acabados
Entre los ejemplos de productos acabados se incluye cualquier unidad de mantenimiento de stock (SKU) que esté lista para la venta, como un diseño de camiseta, un par de zapatos o una funda de teléfono acabados.
El inventario, fuente de información clave sobre operaciones empresariales
El inventario es un importante activo de la empresa, ya que revela información vital sobre la salud de un negocio. Comprender los niveles de inventario y la demanda de cada categoría en un momento determinado puede proporcionar información sobre las tendencias actuales y las preferencias de los clientes.
A continuación puedes ver algunas formas de evaluar tu inventario para acceder a información clave sobre tus operaciones:
- Comprueba la rotación del inventario: si tienes una rotación de inventario rápida, es muy probable que tus productos sean populares, estén bien publicitados y sean deseados por los clientes. Una tasa de venta directa (STR) rápida también puede reducir los costes de mantenimiento, aumentando, a su vez, la cuenta de resultados de tu empresa.
- Recopila datos: llevar un registro de las materias primas y los productos acabados disponibles puede ayudarte a recopilar datos relevantes sobre los productos, que pueden influir y mejorar tus futuras operaciones de compra y distribución.
- Identifica tendencias: el hecho de conocer el ritmo al que se venden los artículos —o la rapidez con la que se desarrolla el inventario— te permite saber cuáles son los productos son más populares.
- Aprende más sobre la rentabilidad: el inventario es el corazón palpitante de tu negocio, por lo que el análisis de inventario te ofrece información detallada sobre tu flujo de caja y la rentabilidad, reduciendo al mismo tiempo los gastos en inventario desperdiciado, así como los retrasos en la reposición.
Una breve introducción al control de inventarios
El control del inventario garantiza que dispones de las existencias y los suministros necesarios para satisfacer la demanda de los clientes. Una buena gestión del control de inventario permite reducir las posibilidades de tener excedentes de stock —que conlleva gastos de mantenimiento adicionales— y de falta de existencias —que puede suponer una pérdida de ingresos cuando los artículos están agotados.
Existen cuatro métodos principales de control de existencias:
1. Análisis ABC
El análisis ABC clasifica el inventario en función de su valor. Los artículos clasificados como de grado «A» son artículos caros y de gran valor que suelen almacenarse en pequeñas cantidades; tienen el valor de consumo anual más elevado y, por tanto, generan porcentaje de ingresos más elevado. Los artículos de grado «B» son productos de gama media con volúmenes de ventas y existencias medios. Y los productos de grado «C» suelen ser artículos de bajo valor y bajo coste, con un número de ventas elevado y, en consecuencia, requieren tener mucho stock.
2. Valoración FIFO y LIFO
El método FIFO (primero en entrar, primero en salir) es un método de valoración de inventario que asume que los primeros productos producidos o adquiridos se venden primero. Para calcular el FIFO, hay que determinar el coste tu inventario más antiguo y multiplicarlo por la cantidad de inventario vendido.
El método LIFO (último en entrar, primero en salir) es justo lo contrario del FIFO: asume que los artículos más recientes añadidos al inventario son los primeros en venderse.
Ambos métodos se centran en cómo los artículos entran y salen de un almacén en función de su antigüedad.
3. Seguimiento de lotes
El seguimiento de lotes agrupa los artículos del inventario según su fecha de fabricación. Este seguimiento permite la trazabilidad de los productos, controlando el origen, el destino y las fechas de caducidad de los productos de inventario, en función de los materiales utilizados.
4. Stock de seguridad
El stock de seguridad es un método de control del inventario que las empresas usan para hacer frente a la volatilidad, comprando más mercancías de las necesarias para evitar el subabastecimiento, con el fin de crear una red de seguridad.
El hecho de garantizar que se dispone de la cantidad adecuada de inventario en el momento oportuno reduce los costes de almacenamiento y asegura que siempre haya suficiente stock para satisfacer la demanda de los clientes. Con una buena gestión de inventario, puedes evaluar sus activos en curso y evitar pagar demasiado por stock que no necesitas.
Consejos sobre el inventario para aumentar la rentabilidad
1. Mantén tu inventario al día
Para asegurarse de que los registros contables y el balance de tu empresa están al día y son precisos, las empresas realizan manualmente un recuento de inventario al final de cada período contable, normalmente trimestral o anualmente. Si el recuento de stock es diario, se considera que tienen un inventario permanente, ya que el inventario siempre está actualizado.
Cualquier diferencia entre el recuento de stock en el balance general de la empresa y lo que realmente hay a mano se conoce como «merma». Esto representa el inventario que falta, independientemente del motivo, como por pérdida o por robo.
2. Utiliza el modelo de inventario «justo a tiempo»
Una forma de reducir la cantidad de stock disponible es utilizar una estrategia «justo a tiempo». Esta estrategia consiste en entregar los materiales «justo a tiempo» para satisfacer la demanda actual de los clientes. De este modo, tendrás menos inventario a la espera de ser producido o vendido.
Para tener éxito con la estrategia «justo a tiempo», debes determinar con precisión cuánto vas a vender entre las diferentes entregas de productos. Por ejemplo, si vendes 250 pares de zapatos a la semana y recibes entregas todos los viernes, lo ideal es que recibas 250 el próximo viernes para satisfacer la demanda. Sin embargo, un significativo aumento o reducción de la demanda entre una entrega y la siguiente podría tener consecuencias negativas.
Tener demasiado inventario es arriesgado porque corres el riesgo de quedarte con mercancía obsoleta o pasada de moda. Esto puede conllevar que tengas que rebajar su precio para venderla, reduciendo así tu margen de beneficios.
Pero tener poco inventario, o quedarse corto, también es problemático. Quedarse sin un producto que tus clientes desean puede provocar insatisfacción y pérdida de ventas, especialmente si deciden comprarlo a otra empresa que tenga el artículo en stock. Así, pierdes dinero por no tener el artículo en stock.
Aunque el objetivo del inventario «justo a tiempo» es reducir la necesidad de almacenar existencias —lo ideal sería venderlas todas justo cuando llega el envío—, hacer un seguimiento preciso del inventario necesario para satisfacer la demanda es todo un reto, ya que los gustos de los consumidores pueden cambiar con rapidez.
3. Invierte en un sistema de gestión de inventarios
Intentar hacer un seguimiento del inventario manual puede llevar mucho tiempo y ser tedioso, y dar lugar a problemas cuando surgen errores humanos inevitables. Para ahorrar tiempo y evitar errores, puedes utilizar una de las muchas plataformas de gestión de inventario que existen. Estas plataformas pueden realizar un seguimiento automático de los niveles de existencias, identificar el stock muerto y destacar el inventario más costoso.
Por qué es esencial que las empresas conozcan bien su inventario
Conocer al detalle el inventario de tu almacén y gestionar eficazmente la cadena de suministro son prácticas cruciales para que el negocio funcione bien: en primer lugar, conocer tu inventario te permite tener una transparencia financiera en toda la empresa. Conocer el stock del que dispones, así como el coste que supone en un momento determinado, también puede ayudarte a librarte de gastos innecesarios sin dejar de satisfacer las demandas de los clientes.
Preguntas frecuentes sobre el inventario
¿Cuál es la definición de inventario?
El inventario es el stock de bienes que una empresa tiene a mano para vender o utilizar en la producción de bienes para la venta. Esto incluye las materias primas, los productos en curso de fabricación, los productos acabados y los suministros que tiene una empresa. El inventario es un componente clave de los activos de una empresa, por lo que suele repercutir en el coste en su adquisición o producción.
Una gestión adecuada del inventario es esencial para que las empresas garanticen unos niveles de stock suficientes para satisfacer la demanda de los clientes y, al mismo tiempo, minimizar los costes de almacenamiento y evitar las roturas de stock. Hay diversos métodos para realizar el seguimiento del stock, como el FIFO (primeras entradas, primeras salidas), el LIFO (últimas entradas, primeras salidas) y el del coste medio ponderado.
¿Cuál es el objetivo principal del inventario?
El objetivo principal del inventario es hacer un seguimiento de los bienes y materiales que una empresa tiene en sus manos para usarlos en el proceso productivo o para venderlos a los clientes. La gestión de inventarios permite a las empresas saber exactamente de cuántos productos dispone, una información de gran utilidad para gestionar la cadena de suministro, anticiparse a la demanda y evitar la rotura de stock.
Además, el inventario puede ser un buen amortiguador frente a imprevistos, como fallos de los proveedores o catástrofes naturales. También permite a las empresas hacer un seguimiento del movimiento de los productos e identificar áreas susceptibles de mejora en el proceso de producción y distribución. Una gestión adecuada del inventario es esencial para garantizar la rentabilidad y el éxito de las operaciones comerciales.
¿El inventario es un activo circulante?
Sí, ya que el inventario incluye materias primas, productos acabados y componentes, que constan en la cuenta de activos corrientes del balance.
¿Cuáles son los cuatro tipos de inventario?
- Materias primas: materiales y componentes utilizados en la producción de productos acabados.
- Trabajo en curso (WIP): productos parcialmente completados a la espera de un procesamiento posterior.
- Productos acabados: productos terminados listos para la venta.
- Componentes: Materiales utilizados para mantener y reparar equipos o instalaciones.
