Cómo ser más productivo: 10 trucos para comerciantes cortos de tiempo

El hábito hace al monje, ¿o deberíamos decir ... al emprendedor? Y es que cuando empezamos un negocio pareciera que se acortan los días por la cantidad de tareas que debemos realizar. Todos tenemos las mismas 24 horas, pero depende de nosotros lo que hacemos de ellas; por esa razón te traemos consejos y herramientas prácticas para que puedas hacer mucho más con tus días y avanzar más con tu negocio.

Para los dueños de negocio, el tiempo es la materia prima más importante después del dinero, por lo que la frase “el tiempo es dinero” es especialmente cierta para los comerciantes y dado que  el día sólo tiene 24 horas, es crucial que aprendas a utilizar las horas de tu día de forma más eficiente, ahorrar tiempo y, con fortuna, hacer más dinero.

Existe mucha información disponible sobre cómo ser más productivo, la mayoría dirigida al público general.  Sin embargo, en este artículo te presentamos los 10 trucos de productividad más importantes para los comerciantes, que puedes poner en práctica de inmediato para obtener resultados medibles. 

Empieza temprano y adopta buenos hábitos

Crédito imagen:  Talk of Web

¿Qué tienen en común Richard Branson, fundador de Virgin Group, Tim Cook, Gerente General de Apple y la ex-primera dama de Estados Unidos, Michelle Obama? Todos comienzan su día antes de que amanezca, y así han descubierto uno de los secretos clave para ser más productivos.  Cientos de estudios han demostrado que despertarse temprano incrementa la productividad, y así lo aseguran cientos de emprendedores alrededor del mundo.

Una de las razones por las que empezar el día temprano mejora la productividad es debido a que tu fuerza de voluntad es mayor en las primeras horas de la mañana.   De acuerdo con un artículo publicado en Entrepreneur, la fuerza de voluntad es un músculo que se fatiga con el sobreuso. A medida que lidias con personas y decisiones difíciles durante el día, tu fuerza de voluntad se agota. Esto explica por qué para muchas personas es más fácil ir al gimnasio en la mañana que en la noche.

Claro, convertirse en una persona madrugadora no es algo que ocurre de la noche a la mañana.  Como con todos los hábitos que cambian la vida, al cuerpo y a la mente les toma tiempo aprender, recordar y hacer lo mismo una y otra vez.  Los emprendedores altamente exitosos viven apegados a hábitos estrictos, como practicar la meditación, adoptar un uniforme para el trabajo o comer una comida similar a la misma hora todos los días. Una vez que has adoptado un hábito, necesitas pensar menos, ya que las decisiones ya han sido tomadas por ti, lo que te permite enfocarte en tareas de mayor envergadura, como manejar tu negocio.

Enumera las tareas pendientes por realizar

Cuando estás tratando de realizar varias tareas a la vez es probable que puedas olvidar alguna, a menos que la anotes. Las listas de tareas pendientes son la piedra angular de los emprendedores, ya que les permiten ver exactamente cuáles son las tareas que deben realizar y cómo establecer prioridades.

 La razón por la que muchos emprendedores exitosos afirman que las listas de tareas pendientes han salvado sus vidas es porque funcionan. Son muchas las formas en las que se puede organizar una lista de tareas pendientes; algunas personas prefieren empezar por las más difíciles y dejar las más fáciles para el final. Al comenzar cada día, escribe la tarea más difícil y apremiante al inicio de la lista y ocúpate de completarla antes de pasar a la siguiente tarea de la lista.

Otro método es hacer la lista en orden de importancia. ¿Qué tarea afectaría realmente tu modo de sustento si no se hace hoy?  Podrían ser tareas aparentemente pequeñas, como pagar la cuenta de internet o de la electricidad, pero que si no se llevan a cabo, tu negocio no podrá funcionar.

Cuando prepares listas de tareas pendientes, es importante desglosar las tareas más grandes en tareas más pequeñas y manejables, para que la lista pueda ser efectiva.  Al igual que cuando escribes metas, no tiene sentido decir “quiero correr un maratón en seis meses”. En lugar de ello, debes desglosar esa meta en metas más pequeñas, como cuántos kilómetros deberás correr cada semana, y qué días planeas hacerlo si quieres alcanzar dicha meta.  Si un artículo en tu lista no es una tarea específica que se pueda ejecutar, desglósala en partes más pequeñas que puedan realizarse en secuencia y verás que lograrás avanzar más de esa manera.

¿Estás listo para comenzar tu propia lista de tareas pendientes?  Aunque el papel y el lápiz funcionan bien, aquí te dejamos algunos softwares y apps que te ayudarán a almacenar tus listas de forma digital y sincronizarla en tus distintos dispositivos:

• do
• Todoist
• Wunderlist
• Trello
• Google Keep

Elimina el desorden

Es difícil concentrarse en las tareas que debes realizar cuando hay desorden a tu alrededor, por ello mantén tu espacio de trabajo organizado, bien sea un escritorio para tu negocio de ecommerce o las vitrinas de productos en tu tienda física.   Limpiar tu espacio de trabajo y mantenerlo organizado es una de las formas más rápidas y fáciles de mejorar la productividad.  El desorden conlleva a una mente dispersa; es imposible culminar una tarea cuando tu escritorio está cubierto de papeles.

Asimismo, si eres un comerciante online, el desorden digital puede ser igual de dañino, así que asegúrate de que el escritorio de tu computador esté ordenado y que tus archivos estén organizados y se puedan encontrar con facilidad.  En lo que respecta tu tienda online, tus clientes deben poder navegar en ella con facilidad y el administrador  de tu sitio web debe ser de fácil  manejo.

Crédito imagen:  Happy Body Formula

Evita las interrupciones

A pesar de que los teléfonos inteligentes son uno de los dispositivos más útiles inventados, y muchas personas admiten que no pueden vivir sin uno, también pueden ser una gran fuente de distracción. Y no me refiero únicamente a las redes sociales y a Candy Crush, las llamadas, mensajes de textos y correos electrónicos distraen de igual manera.

Por ello, para optimizar tu productividad, lo mejor es evitar revisar tu teléfono y buzón de entrada de correos electrónicos hasta el final del día.  Una encuesta realizada por Deloitte, sobre el consumo móvil en España, determinó que más del 50% de los usuarios de dispositivos móviles revisan sus teléfonos durante los primeros quinces minutos del día.  El problema con esto, de acuerdo con la revista Psychology Today, es que estás condicionando tu mente a mantenerse en un estado reactivo, lo que fácilmente puede hacer que empieces mal el día. 

Durante el día, no atiendas llamadas telefónicas y deja que caigan en el buzón voz, de esta manera no perderás el hilo de tus actividades más prioritarias y que, realmente, pueden generarle ingresos a tu negocio.Cuando estés concentrado en tus tareas más importantes, considera poner el teléfono lejos, donde no puedas verlo y así no te acuerdes de que existe. Después de todo, incluso el zumbido más leve de un teléfono en modo de vibración, puede distraerte.  En resumen, puede tomar tiempo acostumbrarse a no revisar el teléfono a penas te levantas o a ignorar las llamadas que no sean importantes durante el día, pero es un hábito que vale la pena poner en práctica.

Concéntrate en una tarea a la vez

Cumplir con tus tareas puede parecer arduo cuando tu lista de pendientes es bastante larga y cada vez que tachas una tarea completada, se añaden dos más a la lista.  Incluso puede que no sepas por dónde comenzar, por lo que terminas tratando de matar varios pájaros de un solo tiro. Pero si quieres aprender cómo ser más productivo, eso significa que tienes que aprender a concentrarte en una actividad a la vez.

Los expertos aseguran que el multitasking o multitarea, puede ser contraproducente y que los emprendedores en el comercio deben enfocarse en terminar una tarea a la vez.  Esto puede significar dedicar dos horas únicamente a trabajar en el inventario y luego tomar una hora para concentrarse en los  turnos de trabajo del personal, ya que no hay forma de terminar los horarios del personal de forma eficiente, mientras dedicas parte de tu atención al inventario al mismo tiempo.

Controlar tu atención se trata de lidiar con las distracciones de forma efectiva, para generar resultados más rápidos y de mejor calidad.

Emplea un sistema de gestión del tiempo

Gestionar el tiempo de forma eficiente es una destreza que toma tiempo desarrollar, por lo que puede ser prudente buscar ayuda cuando estás comenzando como emprendedor.  En este sentido, existe una diversidad de apps y software de gestión del tiempo que pueden ayudarte a ejercitar un control consciente para evitar cambiar de una tarea a la otra.  Algunos sistemas de gestión del tiempo, como la técnica Pomodoro y el sistema Eisenhower son muy populares entre los comerciantes emprendedores.

Si buscas tener una idea clara de cómo inviertes tu tiempo, a continuación te presentamos algunas de nuestras herramientas preferidas para llevar registro del tiempo:

• Time Tracking
• TimeCamp
• TimeDoctor

Automatiza y olvídate de eso

Crédito imagen:  Alfavisions

Si manejas tu negocio solo, no hay forma de que puedas recordar todo lo que tienes que hacer, o que tengas el tiempo para hacerlo. Por eso, la automatización puede ser tu gran aliada, ya que puede ayudarte a programar con antelación tareas repetitivas y que requieren tiempo, y así no tener que ocuparte de ellas.  Son muchos los procesos que los comerciantes pueden automatizar.

Por ejemplo, las redes sociales son una plataforma esencial de marketing y publicidad para cualquier comerciante, pero ¿quién tiene el tiempo para tuitear y subir publicaciones a Facebook e Instagram varias veces al día? Para ello, existen un gran número de herramientas como Hootsuite y  Buffer, que te ayudarán a manejar y programar tus canales de redes sociales.  Debes pagar por algunos de estos servicios, pero es mejor que despertarse un jueves y darse cuenta que no has realizado una publicación en Twitter en dos semanas.

Otra forma de automatizar procesos es abandonar el uso del papel.  Aunque pueda sonar atemorizante, la mayoría de los negocios minoristas pueden funcionar sin utilizar papel. Los recibos, facturas y depósitos bancarios pueden manejarse fácilmente en línea, migrar las facturas de proveedores y los formularios de inventario a formatos digitales significa que no tendrás que hurgar en archivos llenos de papeles, cuando estés buscando algo específico, y si tienes empleados, puedes archivar sus registros personales y hojas de tiempo en formatos digitales que puedes alojar en la nube, a los cuales puedas acceder fácilmente sin importar donde te encuentres.

Subcontrata y delega

Como emprendedor, tratar de hacer todo por ti mismo es insostenible, incluso si automatizas una serie de tareas.   Por ello, una forma de ser aprender a ser más productivo es eliminando tareas de tu lista de responsabilidades, así de simple, por lo que es vital subcontratar y delegar todas las tareas que puedas.  Actividades como el registro de datos y servicio al cliente pueden subcontratarse a precios asequibles. Si manejas un ecommerce, pero no tienes la pericia técnica para desarrollar o rediseñar tu página web, contratar a alguien que pueda hacerlo se traduce en un mejor uso de tu tiempo.

Puedes añadir algo de tiempo libre a tu día contratando freelancers o contratistas que puedan realizar algunas de estas tareas.  ¿No estás seguro por dónde debes comenzar? Lee nuestra guía sobre cómo tercerizar tareas para tu negocio minorista.

Toma un descanso

Aprender a ser más productivo significa también bajar el ritmo, a pesar de lo contradictorio que pueda parecer.   Para ser bueno en lo que haces, y disfrutarlo, debes tomar descansos. Esto no significa sólo días de vacaciones o días de reposo por enfermedad, cuando los necesites, sino también hacer pequeñas pausas durante el día también.    Un artículo en inglés de la revista  Fast Company, sugiere que veas a tu jornada de trabajo como una serie de carreras cortas y rápidas, en lugar que como una maratón.

“Es mejor trabajar bien concentrado por cortos períodos de tiempo, con pausas para descansar, que estar parcialmente concentrado por largos períodos de tiempo”, afirma el artículo.  “Puedes exigirte al máximo por períodos cortos de tiempo, siempre y cuando tengas claro cuando detenerte.  Y después de un descanso, puedes arrancar a correr otra vez”.

Nunca programes reuniones sin tener una agenda clara

Con frecuencia, las reuniones pueden ser una gran pérdida de tiempo y dejarte con la sensación de que no se logró nada. Por ello, es importante establecer una agenda clara con antelación antes de cada reunión y asegurarte de que al concluir haya una lista de tareas y acciones que debas realizar posteriormente.

Finalmente, saca tiempo para ti.  Tienes familia y amigos que quieren verte, o quizás hijos o una pareja que quieren tu atención exclusiva.  Con frecuencia, los emprendedores siente que deberían trabajar todas las horas que puedan, después de todo, si no luchas tú para cumplir con tus metas, nadie lo hará por ti.  Pero ese enfoque no es el adecuado.  Pasar tiempo alejado del negocio te permite descansar la mente, por lo que cuando regreses estarás motivado para continuar trabajando duro. 

¿Cuál es tu consejo para ser más productivo?

¿Qué secretos has descubierto para ser más productivo? Cuéntanos en la sección de comentarios.

Acerca del autor

Jenny Izaguirre es la editora en jefe de Shopify para España y América Latina. Fiel creyente del talento en español, amante de los animales, viajera apasionada, emprendedora, conferencista y escribe historias para motivar a otros. Sigue sus pasos en Instagram.

 

Artículo original escrito en inglés por Michelle da Silva

Traducido por Gabriela Agüero