A medida que comienzas a escalar tu negocio, la gestión del inventario y los procesos de cumplimiento pueden volverse ineficientes y complicados. Las tareas de back office repetitivas que en un principio eran manejables ahora te quitan tiempo de la parte más importante de tu día: hacer crecer tu negocio.
Tareas como gestionar los pedidos, conciliar los pagos o administrar el inventario dificultan cada vez más la gestión de tu tiempo. Una buena gestión del tiempo es crucial para poder hacer crecer tu negocio sin que afecte a las operaciones diarias, pero ¿cómo puedes sacar más tiempo a la jornada?
Aquí es donde Shopify Flow, nuestra potente herramienta de automatización para ecommerce, puede ayudarte a ejecutar las tareas de back office administrativas con menos esfuerzo y ahorrar tiempo valioso.
Flow te permite crear unos flujos de trabajo que automatizan las tareas repetitivas, sin necesidad de escribir una sola línea de código. Puedes utilizar plantillas listas para usar o crear rápidamente tus propios flujos de trabajo personalizados que satisfagan las necesidades únicas de tu negocio.
Nota: Esta aplicación está disponible solo para clientes con planes Advanced y Shopify. Flow solo está disponible en inglés.
A continuación, te presentamos 10 procesos automáticos de Shopify Flow para optimizar la gestión del inventario y de los pedidos:
1. Prepara borradores de etiquetas de envío de Shopify
Según datos recogidos en el informe sobre las tendencias comerciales realizado por Shopify, el 37% de los compradores en línea sienten frustración cuando el envío tarda mucho. Es más importante que nunca asegurar que tu proceso de cumplimiento sea lo más eficiente posible.
Una excelente manera de acelerar el cumplimiento de los pedidos es identificar aquellos que sueles procesar de la misma manera y preparar sus etiquetas de envío automáticamente.
Por ejemplo, podrías utilizar los mismos atributos de etiqueta para pedidos con determinados productos, métodos de envío o país de destino. Utiliza estas plantillas para preparar automáticamente borradores de etiquetas de envío para pedidos específicos, de modo que solo tengas que revisarlos y comprarlos.
Prepara borradores de etiquetas de envío de Shopify
2. Notifica a tu equipo de cumplimiento los envíos urgentes
Para cumplir con las expectativas de envío de tus clientes, es recomendable señalar los pedidos con envío urgente a tu equipo de cumplimiento para que puedan tratarlos de manera prioritaria y enviarlos más rápido.
Esta plantilla envía una notificación por correo electrónico a tu equipo para aquellos clientes que han pagado por un envío urgente y añade una etiqueta para facilitar la organización.
Avisa al equipo de logística de los pedidos urgentes
3. Gestiona el inventario y el reabastecimiento de artículos con bajo stock
La automatización del inventario es crucial para las marcas en crecimiento. No solo ayuda a tu equipo a operar de manera más eficiente, sino que también mejora la experiencia del cliente.
Puedes utilizar este proceso para reabastecer automáticamente cualquier producto que alcance volúmenes bajos de stock.
Tu equipo recibirá automáticamente una notificación, y Flow enviará un correo electrónico de reabastecimiento a tu proveedor. Además, Flow añadirá una etiqueta para mostrar que no hay mucho stock y crear urgencia para el cliente.
Recibe notificaciones cuando el inventario esté bajo y oculta productos cuando estén fuera de stock
4. Etiqueta y organiza productos
Al importar nuevos productos a tu tienda, es importante que estén correctamente etiquetados y organizados en las colecciones adecuadas. Tomarse el tiempo para hacer esto es fundamental para mejorar las búsquedas tanto para tu equipo como para tus clientes. Sin embargo, a medida que tu negocio crece, esta tarea puede volverse engorrosa.
Este proceso te ayuda a etiquetar automáticamente los productos para asegurarte de que están bien organizados y aparecen en los lugares adecuados, acelerando la gestión del inventario y asegurando que tus clientes puedan encontrar lo que buscan.
Estandariza el etiquetado de los productos nuevos
5. Oculta, pausa y vuelve a publicar productos
Cuando los productos están fuera de stock, es importante comunicárselo a los clientes. No hay nada más frustrante que llegar a una página de producto y descubrir que no se puede comprar. Para evitar esta experiencia y aumentar las posibilidades de realizar otras ventas, considera este proceso que oculta y republica productos en el momento adecuado.
Cuando un artículo se queda sin existencias, este proceso oculta automáticamente el producto de tu tienda en línea y notifica a tu equipo de marketing que pause cualquier esfuerzo de marketing que incluya ese artículo. Cuando el artículo esté de nuevo en stock, lo volverá a publicar en la tienda en línea y notificará a tu equipo de marketing que reactive los anuncios.
Oculta y republica productos según el nivel de inventario
6. Revisa pedidos de alto riesgo
Tratar con pedidos de alto riesgo es complicado, pues a menudo requiere verificar los pedidos manualmente, contactar con otros servicios y pagar costos de productos y contracargos. El minorista de ropa personalizada Shelfies encontró una manera eficiente de abordar este problema.
Utilizando Shopify Flow, configuraron un proceso que identifica inmediatamente los pedidos marcados como de alto riesgo y envía automáticamente un correo electrónico al fabricante de impresión correspondiente solicitando que se detenga la producción y se cancele el pedido.
Para ayudarte a marcar pedidos de alto riesgo, utiliza esta plantilla para activar una acción que envíe un correo electrónico o notificación por Slack a tu equipo de atención al cliente para revisar los pedidos de alto riesgo antes de ejecutar el pago.
Si el riesgo del pedido es medio o bajo, el pagó se ejecutará automáticamente. Para que este proceso funcione correctamente, debes tener configurada la ejecución manual de pagos para tu tienda.
Revisa pedidos de alto riesgo antes de ejecutar el pago
7. Cancela, reembolsa y reabastece pedidos de bots y estafadores conocidos
Los bots y los estafadores son un efecto no deseado de tener ventas rápidas o productos exclusivos y únicos. También debes estar preparado para ello durante épocas de alta demanda, como el Black Friday, Cyber Monday o la época navideña.
Flow está aquí para ayudarte hacerles frente. Configura esta plantilla donde solo necesitas las direcciones de correo electrónico o IP de revendedores conocidos. Luego, si un comprador bloqueado realiza un pedido, Flow lo cancela automáticamente y reabastece el artículo en tu inventario, para que tus clientes tengan más oportunidades de comprar tus productos.
Cancela, reembolsa y reabastece pedidos de bots y estafadores conocidos
8. Verifica el estado de cumplimiento después de un número determinado de días
Según el informe en inglés de 2022 sobre el futuro del envío y la logística, el 58% de los compradores en línea esperan entrega gratuita al día siguiente. Esto significa que las marcas deben gestionar los pedidos más rápido que nunca. Y si algo sale mal, necesitas resolver el problema rápidamente y contactar con el cliente para mantenerlo informado.
La plantilla de Verificación de Cumplimiento te ayuda a gestionar este proceso de manera más eficiente. Con esta plantilla, recibirás automáticamente una alerta a través de Slack si un pedido no se ha completado en dos días.
Los detalles de los pedidos retrasados también se registran en una hoja de cálculo. Como resultado, siempre estarás al tanto de los pedidos lentos y tardíos, y tendrás la oportunidad de contactar proactivamente a tus clientes para gestionar o remediar la experiencia.
Rastrea y envía un mensaje si un pedido no se envía en 2 días
9. Rastrea pedidos especiales según condiciones concretas
Gestionar y etiquetar pedidos especiales manualmente puede ser un proceso que lleva mucho tiempo y, además, es ineficiente, y en ocasiones requiere la coordinación de varias partes, lo que puede ocasionar errores humanos.
La plantilla de Rastrear pedidos especiales según ciertas condiciones añade automáticamente etiquetas a los pedidos cuando se hace un tipo de pedido concreto y te manda una notificación. Puedes utilizar operadores y condiciones para distintos casos, como estos:
- La dirección de correo electrónico del cliente incluye “.edu” o tu nombre de dominio
- Se utiliza (o no) un código de descuento específico para un segmento
- Pedidos que proceden de un canal de ventas específico
- Pedidos que proceden (o no) de un país de facturación concreto
- Clientes cuya compra está exenta de impuestos
- El precio del método de envío es gratuito
- Se utilizan pasarelas de pago específicas
- Los descuentos en el pedido superan un umbral establecido
Puedes personalizar este proceso de múltiples maneras para adaptarlo a las necesidades de tu negocio.
Rastrea pedidos especiales según condiciones concretas
10. Obtén información sobre tus devoluciones
Las devoluciones ofrecen una oportunidad para mejorar la experiencia del cliente y construir una base de clientes leales a tu marca. De hecho, es probable que los compradores que están satisfechos con el proceso de devolución de un negocio compren de nuevo.
Con este proceso, puedes etiquetar a los clientes a quienes se les ha más de 100 € en un pedido. Luego, podrías crear un ticket de soporte para hacer un seguimiento específico con ese cliente y ver por qué no estuvieron satisfechos con los productos o la experiencia y entender así cómo puedes mejorar.
Etiqueta y crea un ticket de soporte después de una devolución
Las plantillas personalizables y fáciles de usar de Shopify Flow te ayudarán a optimizar tus tareas administrativas y recuperar tu recurso más valioso: el tiempo. Comienza a usar Flow hoy para automatizar tus tareas de back office y así poder hacer más y centrarte en hacer crecer tu negocio.
