Business plan: qué es, para qué sirve y cómo elaborarlo

Un business plan te servirá para responder a todas las preguntas que te puedan surgir sobre tu negocio y como hoja de ruta.

¿Tienes una idea de negocio y no sabes por dónde empezar a ponerla en marcha? Lo más difícil ya lo has conseguido, ahora solo tienes que plasmarla por escrito y planificarla. Para ello, debes crear un business plan.

Un business plan te servirá para responder a todas las preguntas que te puedan surgir sobre tu negocio y como hoja de ruta. ¿Y por qué es tan importante hacer un business plan?

• Porque investigarás sobre tu competencia y conseguirás generar nuevas y creativas formas de superarla.
• Porque podrás identificar los puntos débiles de tu negocio desde el principio y solucionarlos.
• Porque definirás a tu cliente ideal para saber a quién debes dirigirte de forma más eficaz.
• Porque obtendrás una visión global de todo tu proyecto empresarial.

En este artículo encontrarás toda la información que necesitas para crear un business plan y los pasos que debes seguir:

Qué es un business plan

Un business plan, plan de negocio o plan de empresa es un documento en el que se recoge toda la información necesaria para poner en marcha un negocio y las estrategias básicas que se deben seguir para que funcione.

En este documento se analizan cada una de las áreas de gestión de la futura empresa; por ejemplo, los objetivos empresariales, la estructura organizativa de la empresa, los recursos económicos y financieros que se van a necesitar o los posibles problemas internos y externos que pueden surgir y cómo solucionarlos.

Para qué sirve un business plan

El principal objetivo del plan de empresa es determinar la viabilidad económica del negocio que se plantea. También sirve como:

• Carta de presentación de la empresa ante entidades financieras, socios o inversores a la hora de solicitarles apoyo o financiación.

• Documento estratégico por el que regirse a la hora de dirigir la empresa.

• Herramienta de control para comparar los resultados con las previsiones y tomar medidas si fuera necesario.

Consejos para elaborar un business plan

Ten en cuenta que la economía y el entorno empresarial evolucionan constantemente, así que es vital que te bases en datos recientes y actualizados.
Sé realista. No sobrevalores la idea de negocio ni infravalores los inconvenientes con los que te puedas encontrar.
Estructúralo de forma clara y utiliza un lenguaje adecuado para que todo el mundo pueda entenderlo fácilmente.
Expón la información de manera directa y concisa para facilitar la lectura y el análisis del documento.
Cuida la presentación del documento. Incluye una portada con el logo y los datos de tu empresa, un índice, una conclusión con una valoración global de la viabilidad de la empresa, etc.

Cómo elaborar un business plan

No existe un único modelo de business plan. Este documento debe adaptarse a la realidad de cada empresa. Por lo tanto, la estructura y la información que debe incluir dependerá del tipo de actividad, el número de promotores, la inversión necesaria, etc.

Las partes más habituales que suele incluir un plan de empresa son las siguientes:

1. Resumen ejecutivo
2. Descripción general de la empresa
3. Análisis del entorno y del mercado
4. Plan de marketing
5. Plan de producción
6. Plan de personal
7. Plan de finanzas

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo es una síntesis de los principales aspectos de tu negocio. Tiene dos objetivos principales: captar la atención de los lectores para que se animen a leer el documento completo y ofrecerles una visión general de lo que van a encontrar en el plan.

Para ello, deja claro qué necesidad pretendes cubrir con tu negocio, quién eres y qué números te respaldan.

Con una o dos páginas será suficiente para incluir información como:

• Presentación general de la empresa
• Mercado en el que vas a operar
• Productos o servicios que ofreces
• Resumen financiero
• Datos de contacto

Aunque aparece al principio del business plan, es un documento que debes escribir al final, ya que resume todos los datos que presentas y justificas en el plan.

Descripción general de la empresa

En este apartado debes responder a dos preguntas principales: ¿quién eres? y ¿qué planeas hacer?

Visión, misión y valores

Estos serán los tres elementos principales que constituyen la identidad de tu empresa. A continuación, te explicamos qué son y te ponemos un ejemplo en el que te puedes inspirar.

• La misión es la razón por la que creas tu empresa.
• La visión describe hacia dónde quieres dirigir tu empresa a largo plazo.
• Los valores son los criterios por los que te vas a regir a la hora de dirigir y operar tu empresa.

Por ejemplo, la empresa Lácteos Román define muy bien estos elementos en su página web. Su misión es ofrecer al consumidor postres de la máxima calidad, con la máxima frescura y a precios justos. Su visión es ser el referente a nivel nacional en postres lácteos. Sus valores son esfuerzo, sacrificio, trabajo bien hecho e innovación.

Origen de la idea

En este apartado debes explicar brevemente cómo se te ocurrió la idea de montar el negocio, cómo fue madurando y cómo y en qué momento surgió.

Por ejemplo, la empresaria y coach financiera Amalia Guerrero pasó por una situación económica muy vulnerable después de separarse de su marido, pero pudo salir de ella gracias a la educación financiera. Ahora ofrece servicios de coach y asesoramiento financiero para que otras personas también puedan alcanzar la tranquilidad financiera.

Datos de la empresa

Indica todos los datos identificativos de tu empresa, como el nombre comercial, la forma jurídica que vas a adoptar, el sector en el que vas a operar, la fecha prevista de inicio de actividad, etc.

Datos del equipo

Uno de los factores de los que depende la viabilidad del proyecto es que las personas que participan en él tengan la formación y la experiencia necesarias para llevarlo a cabo.

Aprovecha este apartado para presentarte a ti y, si procede, también a tu equipo. Haz una breve referencia a vuestra experiencia y formación, especialmente la relacionada con la actividad de tu empresa.

Para transmitir más credibilidad y profesionalidad, también podrías añadir el CV como anexo del documento o incluir un QR o enlace al perfil profesional de LinkedIn o a tu página web si la tuvieras.

Descripción del producto o servicio

Describe de forma general los productos o servicios que quieres ofrecer. Explica en qué consisten y para qué sirven, cuáles son sus características, qué ventajas tienen, etc. También puedes destacar en qué se diferencian y qué novedades aportan respecto a otros productos que ya haya disponibles en el mercado.

Por ejemplo, si quieres montar una tienda online de ropa interior, corsetería y moda de baño para todas las tallas, podrías describir brevemente las categorías de prendas que vendes, como lencería para novias, fajas o sujetadores para lactancia o posoperatorio. Además, también podrías explicar que uno de los elementos que te diferencian de la competencia es que ofreces un servicio de asesoramiento online para ayudar a las clientas a encontrar la prenda perfecta.

Ten en cuenta que toda la información que incluyas en este apartado debe estar debidamente justificada en el resto del documento.

Análisis del entorno y del mercado

Una vez que has explicado los conceptos básicos sobre tu proyecto empresarial, toca analizar el entorno general y específico en el que pretendes operar y competir.

Entorno general

El entorno general o macroentorno hace referencia a todos los factores externos que influyen en tu empresa de manera indirecta y que no puedes controlar. Son factores demográficos, económicos, culturales y sociales, legales, tecnológicos, etc.

Por ejemplo, si tienes un negocio de dropshipping y el Gobierno aprueba una nueva normativa fiscal que regula la importación de productos de países que no pertenezcan a la Unión Europea, la rentabilidad de tu empresa podría verse afectada.

Para identificar los factores externos que puedan influir en el desarrollo de tu negocio, puedes hacer un análisis PEST. Tendrás que analizar los factores políticos, económicos, socioculturales y tecnológicos que podrían afectar a tu empresa, sacar conclusiones al respecto y planificar una estrategia para hacerles frente.

Entorno específico

El entorno específico o microentorno se refiere a una serie de factores que afectan de forma específica a las empresas de un mismo sector y sobre los que puedes tener cierta capacidad de control. Algunos de estos factores son la competencia, los proveedores y los clientes.

Competencia

Es vital que conozcas muy bien a tu competencia para saber cómo puedes mejorar tu posición en el mercado y hacerles frente. Para ello, puedes buscar cuatro o cinco empresas similares a la tuya y analizar aspectos como sus productos o servicios, calidad, precios, atención al cliente y, sobre todo, determinar cuál puede ser tu ventaja competitiva respecto a ellas.

Una vez que lo tengas claro, puedes poner en práctica varias estrategias para diferenciarte de tus competidores. Por ejemplo:

• Estrategia de diferenciación: comercializa productos o servicios con funciones o características únicas que no ofrezca la competencia.

• Estrategia de segmentación del mercado: dirígete a un nicho de mercado específico.

• Estrategia de liderazgo en costes: reduce los costes para poder ofrecer un precio de venta más bajo que tus competidores.

Proveedores

Los proveedores son personas o empresas a las que compras mercancía o a las que contratas servicios necesarios para tu negocio. Asegúrate de buscar los proveedores más adecuados para tu negocio en función de aspectos como el plazo de pago, el tiempo de entrega, el margen de beneficio, etc.

Clientes

Es fundamental que identifiques los gustos, las preferencias y los hábitos de consumo de tus clientes, tanto para ofrecerles lo que realmente necesitan como para asegurarte de conseguir buenos resultados con tus iniciativas de marketing y tu estrategia de comunicación.

Haz un estudio sociológico y psicológico sobre tu cliente ideal recopilando datos como:

• Características demográficas, como edad, género, país de residencia, nivel de estudios, rango de ingresos, estado civil, etc.
• Intereses y objetivos
• Necesidades y problemas
• Objetivos vitales

Para analizar el entorno específico de tu entorno con una mayor profundidad, puedes hacer un análisis Porter. Te servirá para analizar cinco fuerzas competitivas: la amenaza de nuevos competidores y de productos o servicios sustitutivos, el poder de negociación de proveedores y compradores y la rivalidad competitiva.

Esta información te servirá para visualizar a tu competencia, evaluar la rentabilidad de tu sector, desarrollar una mejor estrategia competitiva y empresarial, anticipar tendencias y nichos de mercado. Recopila toda la información, reflexiona sobre los resultados y crea un plan de acción.

Puedes complementar el análisis Porter con el DAFO. Su objetivo consiste en concretar, en un gráfico o tabla resumen, la evaluación de los puntos fuertes y débiles de la empresa y de las amenazas y oportunidades que el entorno supone para ella.

Mercado de la empresa

Es fundamental que estudies el mercado en el que quieres operar para conocer su tamaño, evaluar tus posibilidades de éxito, comprobar que existe una oportunidad real, identificar qué estrategia te conviene seguir, analizar los riesgos, etc.

Hacer un estudio de mercado te permitirá obtener todos esos datos, pero también profundizar sobre quiénes son tus clientes y tus competidores. Para hacer este estudio, puedes:

• Consultar fuentes de información oficiales, como estadísticas de organismos oficiales, cámaras de comercio, etc.
• Hacer encuestas a clientes potenciales.
• Asistir a ferias.
• Visitar a proveedores.

A partir de la información que recopiles, debes sacar conclusiones sobre cuáles son las características de tu mercado, qué barreras de entrada debes superar (por ejemplo, mercado copado por grandes marcas, legislación muy estricta, etc.) y qué oportunidades ofrece (por ejemplo, satisfacer una demanda no atendida, falta de personal cualificado, etc.).

Una vez que tengas toda la información necesaria y conozcas muy bien el terreno, podrás pasar a la siguiente fase del business plan.

Plan de marketing

El plan de marketing es un documento en el que debes recoger las conclusiones que hayas sacado previamente, definir tus objetivos de marketing y establecer un plan de acción para conseguirlos.

Para desarrollarlo, debes tener en cuenta las distintas fases por las que pasa un consumidor desde que conoce la marca hasta que toma la decisión de compra, y definir estrategias de marketing específicas para cada una de ellas.

Debes definir una estrategia para cuatro elementos: producto, precio, promoción y distribución.

Producto

¿Qué cualidades vas a destacar de tu producto o servicio para que la audiencia pueda identificarlo fácilmente? ¿Qué beneficios obtienen tus clientes con este producto?

Por ejemplo, puede que estés pensando en montar una tienda online de juguetes para niños y bebés. Gracias al estudio de mercado que has hecho, te has dado cuenta de que existe un gran interés por la pedagogía Montessori, así que decides vender únicamente productos que respeten esta filosofía.

Precio

¿Cómo vas a determinar el precio de tu producto o servicio? ¿Qué políticas de precios vas a aplicar? ¿Vas a ofrecer descuentos por volumen?

Por ejemplo, si quieres poner en marcha una empresa de desarrollo de software, quizás te interese aplicar una estrategia de precio freemium.

Consiste en ofrecer gratis una versión básica del producto con la intención de que los usuarios acaben pagando por tener acceso a más funciones. Quizás también podrías ofrecer precios distintos en función de si el cliente paga de forma mensual o anual.

Promoción

¿En qué canales vas a promocionar tu producto o servicio? ¿Cuál será la imagen y el mensaje que vas a transmitir?

Algunas de las estrategias de promoción a las que puedes recurrir son email marketing, SEO, marketing de contenidos, street marketing, etc.

Distribución

¿A través de qué canales vas a distribuir tu producto? ¿Vas a distribuirlo tú o vas a hacerlo a través de un intermediario?

Por ejemplo, si quieres abrir una tienda online para vender las mochilas y los bolsos que elaboras artesanalmente, podrías distribuirlas a través de tu tienda online, de las redes sociales o de tiendas físicas con las que hayas llegado a un acuerdo para que vendan tu producto.

Una vez que hayas atado todos estos cabos, puedes empezar a pensar en cómo vas a operar tu empresa.

Plan de producción

El objetivo del plan de producción o plan de operaciones es describir cómo vas a llevar a la práctica tu idea de negocio. Debes describir todos los aspectos técnicos y organizativos necesarios para prestar tus servicios o entregar tu producto al cliente final. Se trata de informar sobre los recursos humanos, materiales y tecnológicos que necesita tu empresa para operar.

Los datos que se deben incluir varían en función del tipo de empresa, pero podrías organizarlos en dos apartados: la gestión del aprovisionamiento y el programa de producción.

Algunos de los datos que puedes detallar sobre la gestión del aprovisionamiento en tu empresa son estos:

• Proveedores: quiénes te van a proporcionar los materiales para fabricar tu producto.

• Instalaciones: dónde tendrás tu inventario o dónde estará ubicada tu oficina o almacén.

• Equipo: qué herramientas y tecnología vas a necesitar para el funcionamiento de tu negocio.

• Inventario: dónde almacenarás tus productos y cómo vas a hacer un seguimiento del stock.

La descripción del programa de producción debe ser lo más detallada posible. Por ejemplo, detalla:

• Qué procesos vas a seguir y qué personas van a estar implicadas en cada uno de ellos.

• Cuánto tiempo se va a tardar en producir una o varias unidades de tu producto.

• Qué respuesta vas a dar cuando recibas una gran demanda de productos.

• Qué procedimientos vas a llevar a cabo cuando lleguen pedidos imprevistos.

• Cómo vas a responder a las solicitudes de reembolso y las devoluciones o las reclamaciones de los clientes.

Por ejemplo, supongamos que ofreces servicios online de entrenamiento personal. Estos podrían ser los pasos de tu proceso productivo:

1. Recibes una solicitud de presupuesto a través del formulario de contacto de tu sitio web.
2. Le respondes al cliente potencial por correo electrónico en un plazo de 24 horas. En ese correo incluyes un formulario para que te proporcione más información y un enlace para que reserve una cita online contigo para conocerle más.
3. El cliente potencial te envía la información que le solicitas y reserva la cita contigo.
4. Haces una videollamada por Zoom con el cliente y le explicas cómo trabajas, qué beneficios podrías aportarle, cuáles son los métodos y plazos de pago, etc.
5. El cliente hace el pago y empiezas a prestarle tus servicios de entrenamiento personal según lo acordado.

Ahora ya solo te quedaría abordar los recursos humanos que necesitarás y todos los aspectos económico-financieros de tu negocio.

Plan de personal

Si estás pensando en montar un negocio, lo más probable es que lo hagas en solitario. También podría ocurrir que en el momento de poner en marcha tu empresa no te puedas permitir contratar a nadie, pero que te lo plantees a medida que vaya creciendo. En este caso, tendrías que incluir un plan de personal en tu business plan.

El plan de personal tiene como finalidad analizar, seleccionar, evaluar y controlar los recursos humanos en la empresa. Estos son algunos de los datos que deberías incluir:

• Organigrama para representar la estructura organizativa de la empresa: áreas, relaciones, jerarquías y dependencias
• Funciones, tareas y responsabilidades de cada puesto de trabajo
• Perfiles profesionales de los trabajadores: formación académica, experiencia profesional, características personales, etc.
• Descripción del proceso de selección de personal
• Empleados contratados
• Actividades de formación previstas: en qué consistirán, quién participará en ellas y qué coste tendrán
• Determinación de posibles riesgos laborales

Las personas son uno de los activos más importantes de las empresas, así que es importante gestionarlas correctamente desde el primer momento.

Plan de finanzas

El último paso de tu plan de negocio es el plan de finanzas. Se trata de analizar la viabilidad económica y financiera de tu negocio durante el periodo de planificación que abarque tu business plan.

El objetivo de esta fase es determinar cómo vas a obtener el capital que necesitas para poner en marcha tu negocio, cómo lo vas a mantener, cómo vas a financiar su crecimiento y qué beneficio vas a obtener.

Plan de inversiones

El plan de inversiones recoge el coste de todos los recursos que necesitarás para poner en marcha tu empresa.

El primer paso que debes dar es preparar un presupuesto con todas las inversiones iniciales que debes hacer. Para ello, identifica y compara la oferta de los diferentes fabricantes, proveedores o distribuidores de los distintos bienes.

Después, elabora una tabla con esos datos para poder compararlos por producto, tipos o modelos de productos; características; especificaciones técnicas, precios, forma de pago, plazo de entrega, etc.

A continuación, selecciona las ofertas más adecuadas aplicando criterios como la relación calidad-precio.

Ten en cuenta que en este plan también debes incluir el coste de otros elementos, como mobiliario, software, equipos informáticos, etc.

Plan de financiación

Se utiliza para determinar de qué fondos dispones para poder hacer la inversión inicial que has detallado en el paso anterior.

En este paso tienes que analizar las diferentes fuentes de financiación a las que puedes recurrir. Por ejemplo:

• Autofinanciamiento
• Pedir un préstamo bancario
• Pedir subvenciones a la Administración pública
• Crowfunding

Para garantizar la viabilidad económica de tu negocio, las cifras del plan de inversión y las del plan de financiación deben coincidir.

Plan económico y financiero

El objetivo de este plan financiero es evaluar la situación económico-financiera actual de la empresa y proyectar su futuro. Para ello, puedes calcular dos datos principales: la cuenta de resultados y el balance de tu empresa.

Cuenta de resultados

La cuenta de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias recoge los ingresos y gastos de la empresa durante un periodo de tiempo determinado. El objetivo es calcular si la empresa ha obtenido ganancias o generado pérdidas.

Para elaborar la cuenta de resultados debes registrar los siguientes datos:

• Ingresos de explotación: Los ingresos de explotación más habituales son los generados por la prestación de servicios, la venta de productos, etc.
• Gastos de explotación: Los gastos de explotación más frecuentes son la compra de mercancías o materias primas, los gastos de personal, los alquileres, la publicidad, etc.
• Ingresos financieros: por ejemplo, descuentos en compras por pronto pago.
• Gastos financieros; por ejemplo, las comisiones bancarias, los intereses por préstamos.

Para calcular el resultado, debes restar los gastos de los ingresos:

Ingresos de explotación - Gastos de explotación = Resultado de explotación
Ingresos financieros - Gastos financieros = Resultado financiero.

Si el resultado es positivo, la empresa habrá generado beneficios. Si es negativo, habrá registrado pérdidas.

Balance

El balance es la representación contable del patrimonio de tu empresa en un momento determinado. El balance se divide en dos partes: activo y pasivo + patrimonio neto:

• El activo es lo que tiene la empresa más lo que le deben. Por ejemplo, mobiliario, existencias, dinero en efectivo, etc.
• El pasivo es todo lo que la empresa debe. Por ejemplo, deudas con proveedores, préstamos bancarios, etc.
• El patrimonio neto es el resultado de restar el pasivo del activo.

En general, podrías afirmar que tu empresa es solvente y tiene liquidez si el activo es mayor que el pasivo.

Si has seguido todos los pasos anteriores y has llegado a la conclusión de que tu idea de negocio es viable, ya solo te falta poner en marcha tu empresa.