Es gibt viele Gründe, ein Unternehmen zu gründen, im Vordergrund steht aber sicher nicht die Absicht, künftig weniger Zeit zu haben. Eine virtuelle Assistenz ist deshalb oft die erste “Personalentscheidung”, die neue Online-Unternehmer:innen fällen − mit dem Ziel, dass er/sie die täglich anfallenden Aufgaben übernimmt, damit du dich voll und ganz auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.
Eine virtuelle Assistenz ist wie ein zusätzliches Paar Hände, jedoch ohne die Kosten einer Vollzeit beschäftigten Person. Wenn Probleme, die häufig mit Wachstum einhergehen (wie Stress und mehr Routineaufgaben auf deiner To-do-Liste), auch für dich ein Thema sind, könnte es an der Zeit sein, eine virtuelle Assistenz in Dienst zu nehmen, um zumindest etwas mehr Zeit zur Verfügung zu haben.
Was ist eine virtuelle Assistenz und wie kann sie dir helfen?
Eine virtuelle Assistenz ist ein/e effiziente/e Generalist:in, der/die remote arbeitet und Aufgaben ausführt, die ihm/ihr delegiert werden − wie z.B. E-Mails beantworten, Inhalte für Social Media planen und Daten eingeben. Dies oft zu einem festen Stundensatz oder einem Retainer mit einer festgelegten Stundenzahl pro Monat.
Eine virtuelle Assistenz kann als digitale/r Nomad:in überall auf der Welt arbeiten, zahlreiche Kund:innen managen und ist oft kompetent in Bereichen wie Content-Erstellung, Buchhaltung oder Design.
Welche Aufgaben kannst du einer virtuellen Assistenz überlassen?
Eine virtuelle Assistenz kümmert sich um spezifische Prozesse oder Aufgaben in deinem Unternehmen. So wird eine virtuelle Assistenz nicht deine gesamte Website erstellen, aber er/sie kann dir helfen, Teile deines Online-Shops zu verwalten. Eine virtuelle Assistenz wird wahrscheinlich nicht alle deine Inhalte schreiben und verwalten, kann aber bei der Recherche oder Aktualisierungen von Produktseiten helfen. Hier sind weitere Funktionen, in denen dich eine virtuelle Assistenz unterstützen kann:
- E-Mails, Kommentare in Social Media und Anrufe beantworten
- Übernehmen von Community-Management-Aufgaben wie die Moderation von Kommentaren unter deinen Facebook-Anzeigen oder die Überwachung von X (ehemals Twitter) auf Engagement-Möglichkeiten
- Erstellen von Listen für Blogger:innen/Influencer:innen basierend auf spezifischen Kriterien
- Recherche von Statistiken und Beispielen für kommende Inhalte
- Bearbeitung von Bestellungen und Rücksendungen von Kund:innen (z.B. durch eine auf Shopify spezialisierte virtuelle Assistenz)
- Übernahme von Buchhaltungs-Aufgaben oder Eingabe von Daten aus verschiedenen Quellen in eine einzige Tabelle
- Verkaufsgespräche führen, wenn ein Skript und Richtlinien zur Beantwortung häufiger Fragen bereitgestellt werden
- Meetings planen oder Termine für dich buchen
- Persönliche Besorgungen remote erledigen, wie Blumen oder Online-Geschenke bestellen (eine entsprechend spezialisierte virtuelle Assistenz kann beispielsweise in deinem Namen Einkäufe tätigen)
Wann solltest du eine virtuelle Assistenz in Betracht ziehen?
Eine virtuelle Assistenz ist nicht fest angestellt, das heißt, sie unterstützt dich kostengünstig im täglichen Geschäftsbetrieb, ohne die zusätzlichen Kosten einer Vollzeiteinstellung (außerdem sind die Kosten für eine virtuelle Assistenz als Auftragnehmer:in oft steuerlich absetzbar).
Du solltest eine virtuelle Assistenz in Betracht ziehen, wenn:
- Du mehr im Unternehmen arbeitest als am Unternehmen, weil du mit administrativen Aufgaben überlastet bist und das Gefühl hast, dass jede organisierte und fähige Person das ebenso gut von einem Computer aus erledigen könnte.
- Du bereit bist, 100 bis 3.000 € oder mehr pro Monat auszugeben, um dir Zeit zurückzukaufen, abhängig von den Stunden, der Zeitzone und den Fähigkeiten, die du benötigst.
- Du bereits weißt, welche spezifischen wiederkehrenden Aufgaben und Prozesse du auslagern möchtest, wie z.B. Kundenservice (z.B. du bist introvertiert) oder Buchhaltung
- Organisation und Administration deine größten Schwächen sind. Eine virtuelle Assistenz ist von Berufs wegen organisiert und effizient und fungiert als „Verantwortungspartner:in“ für viele Solo-Unternehmer:innen, deren Stärken woanders liegen.
- Du dich überwältigt fühlst vom Wachstum deines Unternehmens, ein beschäftigter Elternteil bist oder von 9 bis 17 Uhr arbeitest und dein Unternehmen nebenbei aufbaust.
Da eine virtuelle Assistenz ein/e Auftragnehmer:in und kein/e Vollzeitmitarbeiter:in ist, liegt es an dir, wie lange du ihn/sie beschäftigst. Ein oft unterschätzter Vorteil einer virtuellen Assistenz ist die Möglichkeit, auch einige persönliche Besorgungen zu delegieren.
Du kannst auch eine virtuelle Assistenz in Dienst nehmen, wenn eine besonders stressvolle Zeit in deinem Arbeits- und Privatleben bevorsteht. Hier sind beispielhaft einige Aufgaben, die du delegieren könntest:
- Preise für Möbel vergleichen, um deine neue Wohnung einzurichten
- Eine detaillierte Tabelle für Influencer:innen-Recherche erstellen, einschließlich Kontaktdaten, Publikumsgröße und Engagement-Raten
- Recherchen für einen Persönlichkeitstest durchführen und alles in einem einzigen Dokument zusammenfassen
Eine virtuelle Assistenz kann die notwendigen Arbeiten erledigen, die dir keinen Spaß machen, und dir den mentalen Freiraum (und die Zeit) verschaffen, um die Arbeiten anzugehen, die dir Freude bereiten (d.h. Unternehmensstrategie).
Wann solltest du keine virtuelle Assistenz einstellen?
Eine virtuelle Assistenz einzustellen bedeutet nicht, dass jemand kommt und die Leitung deines Unternehmens übernimmt, damit du vier Stunden pro Woche am Strand verbringen kannst.
Bevor du eine virtuelle Assistenz einstellst, solltest du die notwendigen Schritte verstehen, die es braucht, um die betreffenden Aufgaben oder Prozesse auszulagern. Du vertraust einer virtuellen Assistenz an, deine Marke zu vertreten, mit Kund:innen zu sprechen und möglicherweise sogar Zahlungen in deinem Namen vorzunehmen. Deshalb musst du ihr/ihm zuerst beibringen, wie das geht.
Die Aufgabe einer virtuellen Assistenz ist es nicht, die Systeme für dich einzurichten, sondern innerhalb der Systeme zu arbeiten, die du für sie/ihn eingerichtet hast.
Beschäftige keine virtuelle Assistenz, wenn:
- Du keine klaren Richtlinien, Grenzen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen vorbereitet hast. Andernfalls kann eine virtuelle Assistenz dich mehr Zeit kosten, als er/sie dir spart, weil du deine Zeit mit Mikromanagement verbringst.
- Du spezialisierte, proaktive Unterstützung benötigst. Eine virtuelle Assistenz hat möglicherweise Erfahrungen in verschiedenen Kontexten, aber nicht unbedingt tiefgehende Kenntnisse in deinem. Wenn du letzteres suchst, ziehe in Betracht, stattdessen eine/n spezialisierte/n Freelancer:in einzustellen. (Shopify-Experten, zum Beispiel, sind Freelancer:innen und Agenturen, die das Shopify-Ökosystem in- und auswendig kennen.)
- Du keine Zeit hast, um in Schulungen und Feedback zu investieren. Eine fähige virtuelle Assistenz benötigt im Laufe der Zeit weniger Aufsicht. Aber egal, wie viel Erfahrung sie/er hat: Sie/er beginnt einen neuen Job und benötigt eine Einarbeitung.
- Du dich für das Outsourcing entschieden hast, ohne zuerst eine stärkere Automatisierung in Betracht zu ziehen. Als allgemeine Regel gilt: Wenn der Prozess, den du auslagern möchtest, mit „Wenn dieses spezifische Ereignis eintritt, dann führe diese spezifische Aktion aus“ ausgedrückt werden kann, ist es wahrscheinlich kostengünstiger, ihn mit Shopify-Apps, Zapier oder anderen integrierten Softwareautomatisierungen und -integrationen zu automatisieren als durch eine virtuelle Assistenz.
Automatisiere mit Shopify Flow, bevor du einer Outsourcing-Lösung den Vorrang gibst
Shopify Flow ermöglicht es dir, repetitive Aufgaben zu eliminieren, indem spezifische Prozesse innerhalb deines Shopify-Shops automatisiert werden. Du kannst einen Trigger innerhalb von Shopify oder einer kompatiblen App festlegen, eine Variable auswählen, nach der du suchen möchtest (wie eine bestimmte Zahl oder ein Label), und eine Aktion ausführen, wann immer die Bedingungen erfüllt sind.
Shopify Flow ist in den Shopify Advanced- und Shopify-Plänen verfügbar und kann:
- Deine/n Lieferant:innen oder bestimmte Mitarbeiter:innen benachrichtigen, wenn der Lagerbestand niedrig ist
- Eine handgeschriebene Dankesnotiz an Kund:innen senden, die ihre zweite Bestellung aufgeben
- Bestellinformationen zu einem Google Sheet oder zum Asana-Board hinzufügen
- Verzweigungslogik erstellen, um unterschiedliche Workflows basierend auf dem Szenario auszuführen
Wie viel kostet eine virtuelle Assistenz?
Die Preise für eine virtuelle Assistenz können von 5 € bis über 50 € pro Stunde variieren, wobei eine spezialisierte deutsche virtuelle Assistenz teurer ist als eine ausländische mit Fokus auf administrative Arbeiten. Viele berechnen nach Stunden, einige verlangen auch eine monatliche Pauschale von 500 € bis 4.000 € oder mehr für eine festgelegte Anzahl von Stunden. Es gibt auch virtuelle Assistenz-Dienste, die pro Aufgabe oder Projekt abrechnen – die Kosten für diese Dienste sind tief und beginnen bereits bei 20 € pro Monat.
Ein Stundensatz ist in den meisten Fällen die beste Lösung, insbesondere für tägliche Aufgaben, damit du deine Rechnungen überwachen kannst, um sicherzustellen, dass es eine konsistente Stundenleistung gibt.
Wenn du ein/e beschäftigte/r und etablierte/r Unternehmer:in bist, der/die bereit ist, einen höheren Stundensatz zu zahlen, kannst du auch einen Executive Assistant einstellen, der als deine rechte Hand fungiert. Er/sie unterstützt dein Unternehmen, während er/sie zugleich eine Vielzahl von geschäftlichen und persönlichen Aufgaben in deinem Namen übernimmt.
Die Plattform, über die du deine virtuelle Assistenz einstellst, beeinflusst auch die Zeit, die du mit dem Management dieser Beziehung verbringen musst, was du neben dem Preis ebenfalls berücksichtigen solltest.
Einige Plattformen bieten:
- Integrierte Verträge und Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
- Portale, die es deiner virtuellen Assistenz ermöglichen, Käufe für dich zu tätigen
- Sichere Anmeldeinformationen und Dateifreigabe
- Funktionen zur Zeitverfolgung und Berichterstattung
- Strategie-Sitzungen zur Delegation von Aufgaben, um dir zu helfen, eine virtuelle Assistenz in dein Unternehmen zu integrieren
Wo finde ich eine fähige virtuelle Assistenz?
Um eine virtuelle Assistenz auf traditionelle Weise über Jobbörsen zu rekrutieren, gibt es eine Vielzahl von Freelancer-Marktplätzen, Agenturen, technologiegestützte Dienste sowie unabhängige Auftragnehmer:innen, die dir helfen können, je nach Preisvorstellungen und sonstigem Bedarf die richtige Person zu finden.
Hier sind einige Angebote, um deine Suche nach einer virtuellen Assistenz zu beginnen.
1. Freelancer-Marktplätze
Freelancer-Marktplätze sind ein guter Ausgangspunkt, um eine engagierte virtuelle Assistenz zu finden, wenn du spezifische Bedürfnisse hast − und kein Problem damit hast, etwas mehr Zeit für die Einarbeitung aufzuwenden.
Upwork, Guru, und Fiverr sind beliebte Freelancer-Marktplätze für die Suche nach einer virtuellen Assistenz. Wenn du diesen Weg wählst, kannst du deine Branche priorisieren oder spezifische Fähigkeiten als Teil deiner Suche angeben.
Viele Freelancer-Marktplätze bieten:
- Ein Bewertungssystem zur Gewährleistung von Qualität und Transparenz
- Eine Chat-Funktion zum Teilen von Dateien und Feedback
- Einfache Rechnungsstellung und globale Zahlungen
- Eine in die Nutzungsbedingungen integrierte Geheimhaltungsvereinbarung
- Rechnungsstellung über einen Treuhandservice, sodass du nur für die geleistete Arbeit zahlst
Preise: 3 € bis 90 € (oder mehr) pro Stunde.
Abgedeckte Aufgaben: Was auch immer du erledigt haben möchtest. Du kannst im Marktplatz nach einer unabhängigen virtuellen Assistenz suchen, die auf deine Nische und Bedürfnisse spezialisiert ist.
Am besten geeignet für: Unternehmer:innen mit spezifischen Preisvorstellungen oder Fähigkeiten, die Zeit haben, um Interviews zu führen und eine virtuelle Assistenz manuell einzuarbeiten.
2. Time etc
Time etc verbindet Unternehmen und beschäftigte Fachleute mit einer engagierten, in den USA ansässigen virtuellen Assistenz, die in vielen Aspekten der Unternehmensführung erfahren ist.
Das Unternehmen bietet eine kostenlose Testphase und eine Geld-zurück-Garantie, sodass du risikoarm ausprobieren kannst, was die Einstellung einer virtuellen Assistenz für dein Unternehmen bedeutet.
Preis: ab 310 € pro Monat für 10 Stunden pro Monat.
Abgedeckte Aufgaben: Eine virtuelle Assistenz von Time etc kann E-Mail-Management, Website-Updates, Dateneingabe, Social Media Management, Terminplanung, Content-Erstellung, Rechnungsstellung und persönliche Aufgaben übernehmen.
Am besten geeignet für: Unternehmer:innen, die einen Managed Service mit klaren Preise wünschen, um eine erschwinglichen, in den USA ansässige virtuelle Assistenz zu finden, der/die während der Arbeitswoche verfügbar ist.
3. Wing
Wing ist ein Service für virtuelle Assistent:innen. Der Service nutzt Technologie, um die Erfahrung für dich als Nutzer:in so angenehm wie möglich zu machen, mit Funktionen wie einem Workflow-Builder, Login-Sharing und einem Projektmanagement-Board.
Du kannst Aufgaben in eine Warteschlange hinzufügen oder Workflows erstellen, die du übergeben möchtest, und über die Plattform, Telefon, Slack oder Text mit deiner virtuellen Assistenz kommunizieren.
Preis: ab 600 € pro Monat für 80 Stunden pro Monat.
Abgedeckte Aufgaben: Eine virtuelle Assistenz von Wing verwaltet E-Mails, Website-Updates, Dateneingabe und Social Media Management und sendet Rechnungen und Ausgaben.
Am besten geeignet für: Unternehmer:innen, die einen Managed Service mit klaren Preise wünschen, um eine erschwinglichen, in den USA ansässige virtuelle Assistenz zu finden.
4. Fancy Hands
Fancy Hands ist ein kostengünstigerer Service zur Delegation von Aufgaben an eine in den USA ansässige virtuelle Assistenz. Bei den Basisplänen erhältst du keine dedizierte virtuelle Assistenz, sondern eine festgelegte Anzahl von „Anfragen“, die dem Äquivalent von 20 Minuten Arbeit entsprechen, wobei ungenutzte Anfragen auf den nächsten Monat übertragen werden können. Gegen eine höhere Gebühr kannst du Anfragen an eine dedizierte virtuelle Assistenz stellen.
Fancy Hands ist einer der kostengünstigsten virtuelle Assistenz-Dienste mit vielseitigen Funktionen, wie der Möglichkeit, dass eine virtuelle Assistenz Zahlungen oder Telefonanrufe in deinem Namen tätigt.
Preis: Beginnt bei 17,99 € pro Monat für fünf Anfragen (die von Monat zu Monat übertragen werden).
Abgedeckte Aufgaben: Ein Fancy Hands-Assistent kann Meetings planen, einen Telefonvertrag aushandeln, Themen recherchieren, Dateneingaben durchführen und andere einmalige Aufgaben erledigen (um ganze Prozesse zu übergeben ist eine dedizierte virtuelle Assistenz erforderlich).
Am besten geeignet für: die Delegation persönlicher Aufgaben und die Erledigung von Besorgungen.
So beauftragst du deine erste virtuelle Assistenz
Nicht jede virtuelle Assistenz ist gleich. Wie alle anderen Mitarbeiter:innen musst du sie/ihn prüfen, mit der Beschreibung deiner Bedürfnisse in einer Stellenbeschreibung beginnt.
Aber stelle davor sicher, dass du die erforderlichen Ressourcen für die Einarbeitung vorbereitet hast.
1. Dokumentiere einen Prozess, bevor du ihn auslagerst
Die Arbeit mit einer virtuellen Assistenz ist etwas komplexer, als einfach am Telefon zu erklären, was du möchtest, und zu hoffen, dass er/sie es richtig macht. Du kannst sicherstellen, dass es weniger zu Fehlern kommt und die Arbeit so erledigt wird, wie du es möchtest, wenn du den gesamten Prozess dokumentierst und Richtlinien erstellst, die deine virtuelle Assistenz befolgen kann.
Wenn es sich um eine grundlegende Routine handelt, wie z.B. die Verwaltung bestimmter Aspekte deines Shops, gibt es viele effiziente Methoden zur Dokumentation der Prozesse:
- Verwende Loom, um deinen Bildschirm und jeden Klick, den du machst, während du es selbst machst, aufzuzeichnen.
- Visualisiere deinen Workflow in Miro, einschließlich allem, was in verschiedenen Verzweigungsszenarien zu tun oder zu sagen ist.
- Erstelle einen kleinen Ressourcen-Hub oder eine Checkliste in Notion oder Google Drive.
Das erleichtert dir nicht nur die Einarbeitung einer virtuellen Assistenz, sondern zwingt dich auch, jeden Schritt zu durchdenken, den du ihm/ihr kommunizieren willst.
Für Kundenservice, Social Media Management und andere Aufgaben, bei denen deine virtuelle Assistenz direkt mit Kund:innen, Partner:innen oder Lieferant:innen zu tun hat, solltest du deine bisherigen Antworten durchgehen und Skripte oder Standardantworten für jedes Szenario erstellen. Berücksichtige dabei Fälle, in denen ein/e Kund:in nach dem Status einer Bestellung fragt oder eine Rückerstattung möchte.
Denke daran: Dein Ziel beim Outsourcing ist es, deinen Arbeitsaufwand zu reduzieren, nicht umgekehrt.
Nicole Martins Ferreira, eine Serienunternehmerin, die mehrere Shopify-Shops betrieben hat und mit einer virtuellen Assistenz arbeitet, sagt: „Die Schulung sollte mehr umfassen als ein einfaches Dokument mit Richtlinien. Vielmehr benötigt eine virtuelle Assistenz den gesamten Kontext, den du geben kannst, damit er/sie mit wenig Aufsicht erfolgreich arbeiten kann – und einen Service liefert, der zu einer positiven Erfahrung für deine Kund:innen führt.“
2. Verfasse eine Stellenbeschreibung, um die passende virtuelle Assistenz zu finden
Um die virtuelle Assistenz mit den benötigten Fähigkeiten und Qualitäten zu finden, schreibst du am besten eine Stellenbeschreibung. Sie dient dir als Filter, um die richtige Person zu finden, zugleich ist es eine hilfreiche Übung, deine Bedürfnisse zu Papier zu bringen.
Stelle sicher, dass du Folgendes einbeziehst:
- Den Umfang deines Unternehmens (z.B. wie viele Verkäufe/Support-Tickets du typischerweise erhältst)
- Die Erfahrungen, die du selbst gemacht hast, die deine virtuelle Assistenz in seiner/ihrer Tätigkeit unterstützen
- Sprachkenntnisse (z.B. „Exzellente mündliche/schriftliche Englischkenntnisse“, wenn die virtuelle Assistenz mit Kund:innen in den USA kommunizieren soll)
- Eine spezifische Liste der Aufgaben, die deine virtuelle Assistenz für dich erledigen soll
- Alle erforderlichen und wünschenswerten Fähigkeiten
- Ressourcen, die du bereitstellen wirst (z.B. Kundenservice-Skripte)
- Relevante Schlüsselwörter, nach denen potenzielle Bewerber:innen suchen könnten, wie „Social Media Management“
Es ist wichtig, dass du bei der Suche die Tools und Plattformen berücksichtigst, die du im gesamten Prozess verwendest. Es ist nämlich viel einfacher, eine virtuelle Assistenz mit Erfahrung mit bestimmten Apps (z.B. Zendesk, Hootsuite, Facebook) zu finden als jemandem alles von Grund auf beizubringen.
Du kannst die untenstehende Muster-Stellenbeschreibung für eine virtuelle Assistenz verwenden und an deine Zwecke anpassen.
Stellenbeschreibung für eine virtuelle Assistenz [Vorlage]
Gesucht: eine virtuelle Shopify-Assistenz für Shop-Management und Kundenservice.
Wir betreiben ein Bekleidungsunternehmen, das 200+ Bestellungen und 20+ Kundenanfragen pro Woche verwaltet.
Als virtuelle Assistenz unseres Unternehmens solltest du über starke Fähigkeiten im Kundenservice verfügen, um auf Tickets in Zendesk und Nachrichten auf Facebook zu antworten. Skripte und Antworten auf die häufigsten Fragen, die wir erhalten, stellen wir dir zur Verfügung. Zu deinen Aufgaben gehört es weiter, dich in unseren Shopify-Shop einzuloggen und Bestellungen nachzuschlagen, Änderungen an Bestellungen vorzunehmen oder Rückerstattungen zu gewähren.
Idealerweise hast du Erfahrung im E-Commerce, mit Zendesk und mit Shopify. Erfahrung im Social Media Management ist ebenfalls von Vorteil.
Deine Aufgaben umfassen:
- Überwachung von Nachrichten auf Facebook, Beantworten von Fragen
- Beantworten und Lösen von Support-Tickets in Zendesk
- Lösen von Kundenproblemen, wie z.B. Änderungen von Bestellungen
- Beantworten von Kundenanfragen, wie z.B. dem Status von Bestellungen, wie lange es dauert, bis Lieferungen ankommen, usw.
- Nachschlagen und Bearbeiten von Bestellungen in Shopify, wenn erforderlich
- Moderation von Kommentaren unter Facebook-Beiträgen
Deine Fähigkeiten:
- Exzellente mündliche/schriftliche Englischkenntnisse
- Höflicher und einfühlsamer Kundenservice
- Fähigkeit zur Problemlösung
- E-Commerce-Erfahrung
- Interesse an der Bekleidungsbranche ist von Vorteil
Weitere Fähigkeiten/Kenntnisse: Shopify, Zendesk, Facebook, Telefon-Support, E-Mail-Support
3. Eine virtuelle Assistenz einstellen und einarbeiten
Du kannst deine offene Stelle für eine virtuelle Assistenz auch auf einem traditionellen Jobportal, Forum oder sozialen Netzwerk ausschreiben. Wenn du eine Plattform wählst, die speziell für die Einstellung solcher Auftragnehmer:innen entwickelt wurde, profitierst du jedoch von spezifischen Vorteilen.
Beginne deine Suche bei den oben genannten Freelancer-Marktplätzen und Anbieter:innen von virtuelle Assistenz-Diensten.
Führe Interviews mit potenziellen Bewerber:innen über Zoom oder Google Hangouts, insbesondere wenn du sie über einen Marktplatz gefunden hast. Achte auf Referenzen von früheren Kund:innen und andere Anzeichen, die auf die Performance einer virtuellen Assistenz hinweisen.
Arbeite deine virtuelle Assistenz sanft in dein Unternehmen ein, damit du merkst, wo er/sie glänzt, und ob sie dein Unternehmen verstehen. Dinge können schiefgehen, wenn du deiner virtuellen Assistenz zu schnell zu viel anvertraust.
„Der größte Fehler, den ich gemacht habe, als ich eine virtuelle Assistenz für den Kundenservice eingestellt habe, war, ihr zu vertrauen, ohne Genehmigung Inhalte auf unseren Social Media-Accounts zu posten“, sagt Ferreira.
„In einem Fall hat eine virtuelle Assistenz ein anstößiges Meme gepostet, das ich natürlich sofort abgelehnt hätte, wenn ich es zuvor gesehen hätte. Wenn du den Leuten Autonomie gibst, damit du dich auf andere Prioritäten konzentrieren kannst, solltest du entweder als genehmigende Instanz auftreten oder sicherstellen, dass der Kontext, den du gibst, über die Aufgabe hinausgeht und beispielsweise Nuancen bezüglich der Denkweise deines Publikums umfasst.“
4. Schütze deine Informationen und Konten
Sobald du deine virtuelle Assistenz eingestellt, Kommunikationskanäle eingerichtet und ihn/sie eingearbeitet hast, solltest du ihm/ihr eingeschränkten Zugang zu deinem Shop, deinen Social Media-Accounts und allem anderen geben, was er/sie zur Ausführung seiner/ihrer Aufgaben benötigt.
Wenn du keinen Dienst für die Vermittlung virtueller Assistenzen verwendest, der für sicheres Login-Sharing konzipiert ist, solltest du einen Passwort-Manager wie Last Pass nutzen: der kostenlose Plan ermöglicht es dir, jedes Passwort mit anderen Benutzer:innen (d.h. deiner virtuellen Assistenz) zu teilen.
In deinem Shopify-Shop kannst du auch deine virtuelle Assistenz als Mitarbeiter:in mit spezifischen Berechtigungen hinzufügen, basierend auf den Aufgaben, die er/sie ausführen muss.
Die meisten der Tools, die du bereits verwendest, bieten wahrscheinlich eingeschränkten Zugriffsrechte, um mit anderen zusammenzuarbeiten:
- Der Seitenmanager von Facebook ermöglicht es dir, spezifische Rollen zuzuweisen, damit deine virtuelle Assistenz Inhalte kuratieren und posten kann.
- Kundenservice-Tools ermöglichen es dir, neue Benutzer:innen mit der Berechtigung hinzuzufügen, auf Support-Tickets zu antworten.
- Ein PayPal-Geschäftskonto ermöglicht es dir, Benutzerberechtigungen festzulegen, sodass deine virtuelle Assistenz Zahlungen ohne Kreditkarte vornehmen kann.
- Gmail hat eine E-Mail-Delegationsfunktion, sodass deine virtuelle Assistenz E-Mails in deinem Namen oder unter deiner E-Mail-Adresse sehen und beantworten kann.
Da eine virtuelle Assistenz mit mehreren Kund:innen arbeitet, manchmal auch mit Wettbewerber:innen in derselben Nische, ist es klug, sie eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben zu lassen.
Du möchtest schließlich nicht, dass sie deine Geheimnisse preisgibt. Viele Freelancer-Marktplätze und virtuelle Assistenz-Dienste regeln eine Vereinbarung für dich, es empfiehlt sich jedoch, sie zu prüfen, bevor du einer virtuellen Assistenz sensible Informationen anvertraust.
5. Überwache die Performance deiner virtuellen Assistenz und entwickle ihre/seine Rolle im Laufe der Zeit weiter
Es ist schwierig zu beurteilen, in welchem Tempo deine virtuelle Assistenz arbeiten sollte oder wie viel Arbeit er/sie pro Stunde erledigen sollte.
Viele virtuellen Assistenzen haben Systeme, die ihnen helfen, die Arbeitszeit zu verfolgen und sie in den Rechnungen zu rapportieren. Es gibt aber auch Zeitverfolgungstools wie Toggl, die für dich nützlich sein könnten.
Du möchtest zwar, dass deine virtuelle Assistenz ohne viel Aufsicht arbeitet, zugleich solltest du aber regelmäßig mit ihm/ihr kommunizieren, um zu sehen, ob es Möglichkeiten gibt, Prozesse zu optimieren oder Workflows zu verbessern.
Möglicherweise merkst du sogar, dass deine virtuelle Assistenz einen besseren Weg findet, Aufgaben zu erledigen, als du es vorgeschlagen hast. Oder dass er/sie so vertraut wird mit deinem Unternehmen, dass er/sie beginnt, Vorschläge zu machen, wie es ein/e festangestellte/r Mitarbeiter:in tun würde.
Sobald deine virtuelle Assistenz mit seinen/ihren Aufgaben vertraut ist, könntest du in Betracht ziehen, seine/ihre Rolle zu erweitern und weitere Prozesse auszulagern oder eine zusätzliche virtuelle Assistenz einzustellen, um andere Aufgaben in deinem Unternehmen zu übernehmen.
Wie du deinen Arbeitstag mit einer virtuellen Assistenz einteilst
Wenn du länger darüber nachdenkst, ist es nicht das Ziel einer Unternehmensgründung, ein Unternehmen zu besitzen, sondern Teile davon in fähige Hände zu legen, damit dein Unternehmen auch ohne deine volle Aufmerksamkeit funktioniert.
Outsourcing kann sich für Unternehmer:innen, die Kontrolle schätzen, unnatürlich anfühlen. Aber es ist der Schlüssel zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Dieses ohnehin schon anspruchsvolle Ziel ist noch schwieriger zu erreichen, wenn du alles alleine machst.
Eine virtuelle Assistenz ermöglicht es dir, dich auf die Dinge zu konzentrieren, die am wichtigsten sind – dein Unternehmen auszubauen, Zeit mit deiner Familie zu verbringen oder dir einfach auch mal Momente zu gönnen, um durchzuatmen.
Bist du bereit, ein eigenes Unternehmen zu gründen?
Starte noch heute deine kostenlose Testversion von Shopify
Häufig gestellte Fragen zum Thema virtuelle Assistenz
Ist eine virtuelle Assistenz ihr/sein Geld wert?
Eine virtuelle Assistenz kann sich lohnen, wenn du dich mit Arbeiten überfordert fühlst, die jemand anderes für dich erledigen könnte, insbesondere wenn der Wert deiner Zeit (wie viel Geld du verdienst, geteilt durch die Zeit, die es braucht, um es zu verdienen) die Kosten für eine virtuelle Assistenz übersteigt.
Wie viel solltest du einer virtuellen Assistenz bezahlen?
Du solltest einer virtuellen Assistenz einen fairen Lohn auszahlen, basierend auf seinen/ihren Fähigkeiten, Erfahrungen und den Lebenshaltungskosten dort, wo er/sie ansässig ist. So beträgt der Stundenlohn für eine virtuelle Assistenz auf den Philippinen, die/der sich auf Kundenservice konzentriert, ca. 8 €, während eine in den USA ansässige virtuellen Assistenz in Executive Assistant-Funktion mit 10 Jahren Erfahrung ca. 70 € pro Stunde kostet.
Welche Aufgaben kann eine virtuelle Assistenz übernehmen?
Theoretisch kann eine virtuelle Assistenz fast jede Aufgabe erledigen, die eine kompetente Person von einem Computer oder Handy aus übernehmen kann und die keine hoch spezialisierten Kenntnisse erfordert − von der Verwaltung deiner E-Mails bis hin zur Erstellung von Inhalten. Letztendlich hängt es von der jeweiligen Person und ihrem Stundenansatz ab.
Wie finde ich eine virtuelle Assistenz für meinen Online-Shop?
Eine virtuelle Assistenz für deinen E-Commerce-Shop findest du beispielsweise auf Freelancer-Marktplätzen wie Upwork oder Guru, indem du „E-Commerce“ oder „Shopify“ als Schlüsselwörter zu deiner Suche hinzufügst. Virtuelle Assistenzen geben in ihren/seinen Profilen auf diesen Plattformen oft die Fähigkeiten und Erfahrungen an.
